Hankinnan kuvaus
Osa-alue 1 sisältää strategisen viestinnän ja markkinoinnin kumppanuuden.
Tässä osa-alueessa on mukana Asiakasryhmä 1A:
- Oulun kaupunki
Osa-alueeseen valitaan yksi (1) kumppani/palveluntuottaja.
Oulun kaupungin strateginen kumppani vastaa yhteistyössä viestinnän ja markkinoinnin asiantuntijoiden ja kumppaneiden kanssa kaupunkistrategian ja -brändin mukaisesta tulevaisuutta ennakoivasta ja proaktiivisesta viestinnästä ja markkinoinnista, jolla johdetaan kaupungin tavoitteita haluttuun suuntaan (
https://www.ouka.fi/oulun-kaupunkistrategia ja
https://www.ouka.fi/viestinta/brandi).
Strateginen kumppani tekee tiivistä yhteistyötä viestinnän ja markkinoinnin asiantuntijoiden ja kumppaneiden kanssa aina suunnittelusta ja konseptoinnista toteutukseen sekä raportointiin saakka.
Strategisen kumppanin tehtäviin kuuluu mm.:
- strategisen kaupunkimarkkinoinnin kumppani (sis. kansalliset imagomarkkinoinnin toimenpiteet ja kansainväliset toimenpiteet määritetyillä kohdealueilla)
- brändin hallinnan ja kehittämisen kumppani
- strategisen PR-, yhteiskunta- ja vaikuttajaviestinnän kumppani (päättäjäviestintä ja edunvalvonta)
- kansalliset ja kansainväliset strategisesti merkittävät mediatoimenpiteet ja -suhteet
Valittu palveluntuottaja tekee yhteistyötä osana tilaajan kumppaniverkostoa.
Palveluntuottajan tulee osallistua palavereihin paikan päällä, koska strategisesti merkittävien toimenpiteiden suunnittelu ja katselmointi edellyttää avainhenkilöiden läsnäoloa. Palveluntuottajalla tulee olla valmius matkustaa tilaajan määrittelemällä tavalla ja ajankohtina tilaajan tiloihin. Matkustamisesta aiheutuvia kustannuksia ei korvata ja ne tulee aina sisältyä palveluntuottajan hintoihin.
Palveluntuottajan tulee käydä vähintään kerran kuukaudessa (tai muussa tilaajan määrittelemässä ajassa) tilaajan luona tapaamassa ja keskustelemassa meneillään olevista sekä mahdollisista tulevista asioista. Palveluntuottajalta halutaan tilaajan tasolla strategisesti merkittävien viestintä- ja markkinointitoimenpiteiden suunnittelua ja toteutusta, joiden sisällöt määräytyvät vuosi- ja toimintasuunnitelmista, jotka tehdään yhteistyössä esim. yhdeksi (1) vuodeksi kerrallaan.
Kilpailutuksessa määritellyn sopimuskauden aikana ostetaan strategisen tason kumppanuutta ja sparrausta. Oman tekemisen osuus määritellään toimenpidekohtaisesti suunnitelmia tehtäessä.
Mikäli tilaaja kokee, ettei yhteistyö strategisen kumppanin kanssa toimi (esim. brändikäsikirjan mukainen toteuttaminen tms.), voi tilaaja perustellusta syystä irtisanoa sopimuksen kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla ja kilpailuttaa sopimuksen uudelleen.
Tarjoajan tulee nimetä tarjouspyynnössä pyydetyn mukaisesti vastuuhenkilöistä koostuva vastuutiimi. Katso ”Hankinnan kohteen kriteerit”. Tiimin tulee koostua tilaajan ilmoittaman mukaisesti mm. asiakkuusvastaavasta, joka hoitaa yhteydenpidon asiakkaaseen sekä luovaa työtä tekevistä henkilöistä (ml. vähintään strategi, luova johtaja, visuaalinen osaaja (AD), mediasuhteiden vastaava ja päättäjäviestinnän vastaava). Strategisesti merkittävien toimenpiteiden suunnittelu ja katselmointi edellyttää vastuuhenkilöiden fyysistä läsnäoloa.
Tämä osa-alue voi sisältää osia muista osa-alueista, jolloin niitä ei tarvitse kilpailuttaa erikseen. Esim. verkkosivut, sosiaalinen media, valokuvaus.
Strategisen kumppanin kilpailutuksessa käytetään kaksivaiheista hankintamenettelyä.
Ensimmäinen vaihe
- Tarjoajat jättävät avoimena olevaan tarjouspyyntöön tarjouksensa
- Tarjoukset arvioidaan tämän tarjouspyynnön ensimmäisen vaiheen mukaisten laadullisten arviointikriteerien perusteella. Jokainen kelpoisuus- ja soveltuvuusvaatimukset täyttävä tarjous pisteytetään ensimmäisen vaiheen osioissa ilmoitetulla tavalla.
- Kolme (3) laatupisteiltään parasta tarjousta jatkavat toiseen vaiheeseen. Mikäli kaksi (2) tai useampi saavat sijalla kolme (3) samat pisteet, valitaan toiseen vaiheeseen molemmat/kaikki tasapisteet saaneet tarjoajat.
Toinen vaihe
- Toiseen vaiheeseen sisältyy jatkotehtävä ja keskustelutilaisuus
- Jatkotehtävä ja keskustelutilaisuus arvioidaan ja pisteytetään tarjouspyynnössä toisen vaiheen osioissa ilmoitetulla tavalla
- Ensimmäisen ja toisen vaiheen laatupisteet sekä hintapisteet lasketaan yhteen, ja korkeimmat yhteenlasketut pisteet saanut tarjoaja valitaan palveluntuottajaksi.