Lapin hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon toimintayksiköiden saneluiden purkupalvelut

Lyhyt kuvaus

Lapin hyvinvointialue hankkii eri sosiaali- ja terveydenhuollon toimintayksiköissä tuotettujen saneluiden purkupalveluita. Hankittavilla sanelunpurkupalveluilla tarkoitetaan sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilön saneleman äänitallenteen purkamista ja syntyvän tuotoksen tallentamista kirjoitetussa muodossa tilaajan antamisen ohjeistuksen mukaisesti tilaajan käytössä oleviin asiakas-, potilas- tai muihin tietojärjestelmiin. Sanelut ovat suomenkielisiä ja sisältävät sosiaali- ja terveyshuollon ammatillista sanastoa ja saneluiden asiayhteyteen liittyviä vierasperäisiä sanoja ja termejä.

Tarjoajia pyydetään ilmoittamaan tarjouksessaan hinta tilaajan ilmoittaman sanelunpurun prioriteettiasteen mukaisille
a) pikasanelunpurkupalvelulle,
b) kiireelliselle sanelunpurkupalvelulle,
c) kiireettömälle sanelunpurkupalvelulle ja
d) sanelunpurun ylivuotopalvelulle kiireettömänä sekä
e) sanelunpurun ylivuotopalvelulle kiireellisenä.

Sanelunpurun ylivuotopalvelulla tarkoitetaan saneluiden purkupalvelua tilanteissa, joissa tilaajan omat henkilöresurssit eivät riitä täyttämään saneluiden purulle asetettuja aikatauluvaatimuksia.

Lapin hyvinvointialue hankkii tällä hetkellä sanelunpurkupalveluita Lapin keskussairaalaan, Inarin perusterveydenhuoltoon, Kemin perusterveydenhuoltoon, Keminmaan perusterveydenhuoltoon, Kittilän perusterveydenhuoltoon, Pellon perusterveydenhuoltoon, Ranuan perusterveydenhuoltoon, Rovaniemen perusterveydenhuoltoon, Sallan perusterveydenhuoltoon, Sodankylän perusterveydenhuoltoon, Utsjoen perusterveydenhuoltoon, Ylitornion perusterveydenhuoltoon sekä Sallan ja Sodankylän sosiaalihuoltoon. Sanelunpurun ylivuotopalveluita tarvitsevia toimintayksiköitä ovat tällä hetkellä Lapin keskussairaala ja Rovaniemen perusterveydenhuolto. Sanelunpurkupalveluita tarvitseviin tilaajan toimintayksiköihin ja palvelutarpeen laajuuteen voi tulla muutoksia varsinaisen sopimuskauden ja mahdollisten optiosopimuskausien aikana.

Hankinnan kohteena oleville palveluille asetetut vaatimukset, palvelukategorioiden volyymiarviot, tarjousten vertailuperusteet sekä solmittavan hankintasopimuksen toteutuksen kannalta muut oleelliset seikat ovat ilmaistu tarkemmin tässä tarjouspyynnössä sekä sen liitteissä.

Sopimuskauden pituus on 24 kuukautta ja siihen sisältyy mahdollisuus kahteen (2) 12 kuukauden mittaiseen optiosopimuskauteen. Sopimus tulee voimaan sopimusosapuolten allekirjoitettua sopimuksen. Mikäli jossakin Lapin hyvinvointialueen toimintayksikössä on voimassa oleva sanelunpurkupalvelua koskeva sopimus jonkin toisen kuin valituksi tulleen palveluntuottajan kanssa, palveluntuotanto aloitetaan kyseisessä toimintayksikössä aiemman sopimuksen irtisanomisajan päätyttyä. Sopimuskauden pituus lasketaan siitä ajankohdasta, kun sopimusosapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen.

Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Tilaaja hankkii sanelunpurkupalveluita omien tarpeidensa mukaisesti. Tilaaja ei sitoudu vähimmäisostomäärään eikä solmittava sopimus sisällä määräostovelvoitetta.

Lisätietoja

Lapin hyvinvointialueella tällä hetkellä käytössä olevia tietojärjestelmiä ovat ESKO-potilastietojärjestelmä, Pegasos, AluePegasos, Lifecare, Mediatri sekä Effica. Tarkemmat eri yksiköiden käytössä olevat tietojärjestelmät ovat ilmaistu tässä tarjouspyynnössä. Puretut sanelut tallennetaan tilaajan käytössä oleviin tietojärjestelmiin tilaajan ohjeistuksen mukaisesti.

Hankittava sanelunpurun määrä on arviolta yhteensä noin 72 000 sanelua vuodessa. Yksittäisen sanelun merkkimäärän keskiarvo Lapin hyvinvointialueella on ollut noin 1440 merkkiä (sisältäen välilyönnit). Lapin hyvinvointialueen saneluista noin 90 prosenttia on ollut kiireettömiä ja noin 10 prosenttia kiireellisiä. Noin neljäsosa hankittavista sanelunpuruista on niin sanottua ylivuotopalvelua. Määrät ja prosenttiosuudet ovat arvioita, eivätkä sido tilaajaa.

Menettelyn tärkeimmät piirteet

Hankinta toteutetaan avoimella menettelyllä. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta.

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki).

Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 125 §).

Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta.

Tarjousten käsittelyn menettelyvaiheet ovat seuraavat:
Hankintayksikkö

1) Avaa tarjoukset
2) Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset
3) Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden
4) Vertailee tarjoukset
5) Tekee hankintapäätöksen ja antaa päätöksen tiedoksi
6) Tekee hankintasopimuksen.

Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

ALIHANKINTA JA RYHMITTYMÄNÄ TARJOAMINEN

Hankinnan toteuttamisessa voi käyttää alihankintaa. Sopimus tehdään sen toimittajan (yrityksen) kanssa, jonka nimissä tarjous on tehty. Kyseinen toimittaja on vastuussa kaikista sopimuksen mukaisista velvoitteista myös silloin, kun se käyttää alihankkijoita. Alihankintasuhteisiin liittyvät ehdot on esitetty tarjouspyynnön liitteenä olevissa sopimusehdoissa.

Ryhmittymänä tarjoaminen on sallittua. Tällöin sopimuksen tekeminen ryhmittymän kanssa edellyttää ryhmittymään kuuluvien yritysten yhteisvastuullista sitoutumista tuotteiden toimittamista ja palvelun tuottamista koskevien sopimusten velvoitteisiin ja vastuisiin. Ryhmittymän vastuisiin liittyviä ehtoja on esitetty tarjouspyynnön liitteenä olevissa sopimusehdoissa. Ryhmittymällä ja toimittajalla alihankkijoineen edellytetään olevan tekniset, taloudelliset ja muut edellytykset sopimuksen mukaisten tuotteiden toimittamiseen ja palvelujen tuottamiseen koko sopimuskauden ajan.

Toimittajalta voidaan pyytää tarjouskilpailun aikana ja ennen sopimuksen tekemistä ja sopimuskauden aikana selvityksiä sellaisista sitoumuksista ja sopimuksista, joita se on tehnyt ilmoittamiensa alihankkijoiden kanssa ja joilla on merkitystä toimittajien edellytyksille sopimuksen mukaisten velvoitteiden täyttämiselle. Ryhmittymältä voidaan pyytää vastaavia selvityksiä ryhmittymän jäsenten välisten suhteiden järjestämisestä.

Tarjoajia pyydetään huomioimaan, että kilpailijoiden välisten yhteistarjousten tekemiseen liittyy kilpailuoikeudellisia rajoituksia. Ennen yhteistarjouksen tekemistä tarjoajan tulee arvioida, onko yhteistarjous kilpailulainsäädännön mukainen.

MUIDEN TAHOJEN VOIMAVAROIHIN VETOAMINEN

Tarjoaja tai ryhmittymä voi käyttää hankinnan toteuttamiseen muiden yritysten voimavaroja riippumatta niiden välisten suhteiden oikeudellisesta luonteesta. Muiden yritysten voimavarojen on oltava tosiasiallisesti tarjoajan tai ryhmittymän käytössä hankinnan kohteena olevaa palvelua suoritettaessa. Hankintayksikkö varaa oikeuden vaatia näyttöä (kuten yritysten välisiä sitoumuksia ja sopimuksia) siitä, että muiden tahojen voimavarat ovat tarjoajan taikka ryhmittymän käytettävissä. Tällaisia voimavaroja voivat olla esimerkiksi:

1) tarjoajan kanssa samaan konserniin kuuluvan tai jonkin muun yrityksen kokemus hankinnan kohteena olevien palveluiden toimittamisesta edellyttäen, että tämä yksikkö nimetään tarjouksessa tarjoajan tai ryhmittymän alihankkijaksi kyseisten palveluiden osalta ja tämä tulee tosiasiallisesti myös osallistumaan palvelun suorittamiseen;
2) toisen yrityksen palveluksessa olevan henkilöstön ammatillinen pätevyys edellyttäen, että henkilöt tosiasiallisesti osallistuvat palvelun suorittamiseen;
3) taloudelliseen tilanteeseen ja rahoitusasemaan liittyvät voimavarat edellyttäen, että tarjoaja ja kyseiset muut yksiköt ovat yhdessä vastuussa sopimuksen mukaisten velvoitteiden toteuttamisesta.
4) tekniseen suorituskykyyn liittyvät voimavarat edellyttäen, että kyseisiä voimavaroja tosiasiallisesti hyödynnetään hankinnan kohteena olevaa palvelua suoritettaessa.

Lisätietoja

Lapin hyvinvointialueella tällä hetkellä käytössä olevia tietojärjestelmiä ovat ESKO-potilastietojärjestelmä, Pegasos, AluePegasos, Lifecare, Mediatri sekä Effica. Tarkemmat eri yksiköiden käytössä olevat tietojärjestelmät ovat ilmaistu tässä tarjouspyynnössä. Puretut sanelut tallennetaan tilaajan käytössä oleviin tietojärjestelmiin tilaajan ohjeistuksen mukaisesti.

Hankittava sanelunpurun määrä on arviolta yhteensä noin 72 000 sanelua vuodessa. Yksittäisen sanelun merkkimäärän keskiarvo Lapin hyvinvointialueella on ollut noin 1440 merkkiä (sisältäen välilyönnit). Lapin hyvinvointialueen saneluista noin 90 prosenttia on ollut kiireettömiä ja noin 10 prosenttia kiireellisiä. Noin neljäsosa hankittavista sanelunpuruista on niin sanottua ylivuotopalvelua. Määrät ja prosenttiosuudet ovat arvioita, eivätkä sido tilaajaa.