Mikkelin kaupungin rakennusvalvontaviranomaisen lupa-arkiston digitointi

Mikkelin kaupunki

Hankinnan kohteena on Mikkelin kaupungin rakennusvalvontaviranomaisen lupa-arkiston digitointi osana kaupungin digitointiprojektia tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Hankintaan kuuluu digitoitavien asiakirjojen noutaminen kaupungilta, asiakirjojen skannaaminen sekä metatietojen poimiminen ja tuottaminen niihin, analogisten asiakirjojen palauttaminen kaupungille sekä digitoitujen asiakirjojen siirtäminen kaupungin osoittamalle palvelimelle tai tietojärjestelmään tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyllä tavalla. Hankintaan kuuluu lisäksi edellä mainittuihin toimenpiteisiin liittyvät projekti- ja asiantuntijapalvelut.
Digitoinnilla tavoitellaan viranomaistoiminnan tehokkuuden ja tuloksellisuuden lisäämistä, sillä digitaalisessa muodossa olevat asiakirjat ovat paremmin käytettävissä kuin analogisessa muodossa olevat asiakirjat, jolloin työaikaa ei tarvitse käyttää tiedon etsimiseen arkistosta. Lisäksi viranomaisten asiakirjoihin kohdistuvien tietopyyntöjen toteuttamiseen käytetyn ajan arvioidaan vähentyvän huomattavasti edellä esitetyistä syistä.
Hankittava palvelu on kuvattu tarkemmin liitteessä 1 Palvelukuvaus ja vaatimukset.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2021-06-11. Hankinta julkaistiin 2021-05-10.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

Kuka? Mitä? Missä?
Hankintojen historia
Päivämäärä Asiakirja
2021-05-10 hankintailmoitus
2022-03-23 Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
hankintailmoitus (2021-05-10)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Skannauspalvelut
Lyhyt kuvaus:
Hankinnan kohteena on Mikkelin kaupungin rakennusvalvontaviranomaisen lupa-arkiston digitointi osana kaupungin digitointiprojektia tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Hankintaan kuuluu digitoitavien asiakirjojen noutaminen kaupungilta, asiakirjojen skannaaminen sekä metatietojen poimiminen ja tuottaminen niihin, analogisten asiakirjojen palauttaminen kaupungille sekä digitoitujen asiakirjojen siirtäminen kaupungin osoittamalle palvelimelle tai tietojärjestelmään tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyllä tavalla. Hankintaan kuuluu lisäksi edellä mainittuihin toimenpiteisiin liittyvät projekti- ja asiantuntijapalvelut. Digitoinnilla tavoitellaan viranomaistoiminnan tehokkuuden ja tuloksellisuuden lisäämistä, sillä digitaalisessa muodossa olevat asiakirjat ovat paremmin käytettävissä kuin analogisessa muodossa olevat asiakirjat, jolloin työaikaa ei tarvitse käyttää tiedon etsimiseen arkistosta. Lisäksi viranomaisten asiakirjoihin kohdistuvien tietopyyntöjen toteuttamiseen käytetyn ajan arvioidaan vähentyvän huomattavasti edellä esitetyistä syistä. Hankittava palvelu on kuvattu tarkemmin liitteessä 1 Palvelukuvaus ja vaatimukset.
Näytä lisää
Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Skannauspalvelut 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Etelä-Savo 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Alue- tai paikallistason viranomainen
Hankintaviranomaisen nimi: Mikkelin kaupunki
Postiosoite: PL 33
Postinumero: FI-50100
Postitoimipaikka: Mikkeli
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.mikkeli.fi 🌏
Sähköposti: hankinnat@mikkeli.fi 📧
Puhelin: +358 153511 📞
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/mikkeli?id=342459&tpk=85220469-d0c7-491c-b48d-ff2766769a02 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/mikkeli?id=342459&tpk=85220469-d0c7-491c-b48d-ff2766769a02 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2021-05-10 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2021-06-11 📅
Julkaisupäivä: 2021-05-14 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2021/S 093-242947
EUVL-S-numero: 93
Lisätietoja
Tilaaja tarjoaa tarjouskilpailuun osallistuville mahdollisuuden tutustua kymmenen (10) arkistokotelon kokoiseen osuuteen digitoitavasta aineistosta, johon on valikoitu kantakaupungin ja liitoskuntien lupa-akteja eri aikakausilta. Tarkempi kuvaus tutustumismahdollisuudesta on selostettu liitteessä 1 Palvelukuvaus ja vaatimukset.
Näytä lisää

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:
Hankinnan kohteena on Mikkelin kaupungin rakennusvalvontaviranomaisen lupa-arkiston digitointi osana kaupungin digitointiprojektia tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Hankintaan kuuluu digitoitavien asiakirjojen noutaminen kaupungilta, asiakirjojen skannaaminen sekä metatietojen poimiminen ja tuottaminen niihin, analogisten asiakirjojen palauttaminen kaupungille sekä digitoitujen asiakirjojen siirtäminen kaupungin osoittamalle palvelimelle tai tietojärjestelmään tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyllä tavalla. Hankintaan kuuluu lisäksi edellä mainittuihin toimenpiteisiin liittyvät projekti- ja asiantuntijapalvelut.
Näytä lisää
Digitoinnilla tavoitellaan viranomaistoiminnan tehokkuuden ja tuloksellisuuden lisäämistä, sillä digitaalisessa muodossa olevat asiakirjat ovat paremmin käytettävissä kuin analogisessa muodossa olevat asiakirjat, jolloin työaikaa ei tarvitse käyttää tiedon etsimiseen arkistosta. Lisäksi viranomaisten asiakirjoihin kohdistuvien tietopyyntöjen toteuttamiseen käytetyn ajan arvioidaan vähentyvän huomattavasti edellä esitetyistä syistä.
Näytä lisää
Hankittava palvelu on kuvattu tarkemmin liitteessä 1 Palvelukuvaus ja vaatimukset.
Hankinnan kohteena on Mikkelin kaupungin rakennusvalvontaviranomaisen lupa-arkiston digitointi osana kaupungin digitointiprojektia tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti.
Kaupungin digitointiprojektissa tarkoituksena on muuttaa digitaaliseen muotoon Mikkelin kaupungin rakennusvalvontaviranomaisen lupa-arkiston lupa-aktiasiakirjat. Rakennusvalvontaviranomaisen lupa-aktit ovat tärkeitä ja käytettyjä viranomaisasiakirjoja, ja niille on käyttötarvetta niin rakennusvalvonnan viranomaistoiminnassa kuin ulkopuolisille toimijoille, kuten kuntalaisille ja yksityisille yhteisöille.
Näytä lisää
Rakennusvalvontaviranomaisen lupa-arkistossa on noin 720 hyllymetriä lupa-aktiasiakirjoja. Lupa-aktien lisäksi, jotka sisältävät muun muassa rakennuslupahakemuksia, pääpiirustuksia, lausuntoja ja katselmuspöytäkirjoja, on rakennusvalvontaviranomaisen arkistossa myös rakennuslautakuntien pöytäkirjoja sekä muita rakennuslautakuntien asiakirjoja. Lupa-arkisto muodostuu Mikkelin kaupungin eli niin sanotun kantakaupungin sekä liitoskuntien rakennusvalvontojen asiakirjoista. Digitointiprojektissa tarkoituksena on digitoida ensisijaisesti lupa-arkiston lupa-aktiasiakirjat. Digitoinnin ulkopuolelle rajataan lupa-akteista kuitenkin ne viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 24 §:n perusteella salassa pidettävät asiakirjat, jotka ovat julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 18 §:n mukaisesti turvallisuusluokiteltuja.
Näytä lisää
Valtaosa lupa-arkiston hyllymetreistä koostuu kantakaupungin lupa-akteista, joita on noin 560 hyllymetriä. Kantakaupungin suuri asiakirjamäärä selittyy sillä, että kaupunkialueelle on rakennettu eniten, jonka lisäksi vuoden 2001 Mikkelin kaupungin, Mikkelin maalaiskunnan ja Anttolan kunnan kuntaliitoksen jälkeen, on liitettyjen kuntien uusia lupa-akteja alettu säilyttää osana kantakaupungin lupa-akteja. Mikkelin maalaiskunnan lupa-akteja on noin 75 hyllymetriä, Ristiinan kunnan lupa-akteja on noin 55 hyllymetriä ja Anttolan kunnan, Haukivuoren kunnan sekä Suomenniemen kunnan lupa-akteja on noin 10 hyllymetriä kuntaa kohden. Kantakaupungin lupa-aktien kohdalla lupa-arkistossa on käytetty paljon ohuita arkistokoteloita. Tämä aiheuttaa sen, että lupa-arkiston lupa-aktiasiakirjat täyttävät 720 hyllymetriä tilaa, mutta todellisuudessa itse aineisto ei tiiviimmin koteloituna täytä koko tätä tilaa, vaan todennäköisesti lupa-aktiasiakirjoja on noin 600–700 hyllymetriä tai mahdollisesti vähemmän. Mikkelin kaupunki ei sitoudu tämän tarjouspyynnön perusteella mihinkään minimiostoon, vaan palvelua hankitaan digitoitavan aineiston todelliseen määrään nähden tarvittava määrä.
Näytä lisää
Digitointiprojektissa tilaajan henkilöstö suorittaa digitoitavan aineiston digitointikuntoon saattamisen, mikä pitää sisällään aineiston järjestämisen, tiivistämisen, jälkiseulonnan ja kuvailevien metatietojen keräämisen.
Hankinnan kohteena on digitointiprojektin varsinainen digitointi- eli skannaustyö ja siihen liittyvät kuljetus-, siirto-, projekti- ja asiantuntijatehtävät. Tarjouskilpailun voittaneen toimijan tehtävinä on noutaa digitoitavat asiakirjat tilaajalta, skannata ne vaadituin kriteerein, poimia ja tuottaa niihin vaaditut metatiedot, palauttaa analogiset asiakirjat takaisin tilaajalle ja siirtää digitoidut asiakirjat tilaajan osoittamalle palvelimelle tai tietojärjestelmään. Edellä mainitut työvaiheet toistuvat useamman kerran projektin aikana, koska lupa-aktiasiakirjoja on tarkoitus digitoida erissä. Projektin alkaessa sovitaan tarkemmin, millaisissa erissä aineistoa on mahdollista digitoida. Hankittava palvelu, mukaan lukien siinä edellytetyt vaatimukset, on kuvattu tarkemmin liitteessä 1 Palvelukuvaus ja vaatimukset.
Näytä lisää
Tilaajan henkilöstö tarkastaa palautettujen asiakirjojen kunnon, digitoitujen asiakirjojen laadun, lisää niihin tarvittavat kuvailevat metatiedot ja siirtää ne sähköiseen arkistoon.
Kesto: 24 kuukautta
Uudistusten kuvaus:
Sopimusta voidaan jatkaa, mikäli optio toteutuu. Option kesto on yksi (1) vuosi. Optio on kuvattu kohdassa Tietoa lisähankintamahdollisuuksista.
Vaihtoehtojen kuvaus:
Mahdollinen optiovuosi:
Rakennuslupa-aktiasiakirjojen lisäerän tai muiden lupa-arkiston asiakirjojen (rakennuslautakuntien pöytäkirjat, diaarikortit) digitointi alkuperäisen vaatimusmäärittelyn mukaisesti (tarjouspyyntö liitteineen, erityisesti liite 1 Palvelukuvaus ja vaatimukset) ja alkuperäisessä palvelussa tarjotuilla hinnoilla.
Näytä lisää
Lisäksi tilaaja voi hankkia palvelun seuraavilla täydentävillä lisäpalveluilla:
Rakennuslupa-aktiasiakirjojen digitointi TIFF- tai JPEG-tiedostomuotoon metatietoineen vaatimusten (tarjouspyynnön liitteet 1.1 ja 1.2) mukaisesti. Digitointi TIFF- tai JPEG-tiedostomuotoon sisältää myös yhden (1) kuvailevan metatiedon lisää alkuperäiseen vaatimusmäärittelyyn: nimike. Lisäpalvelu toteutettaisiin muilta osin alkuperäisen vaatimusmäärittelyn mukaisesti (tarjouspyyntö liitteineen, erityisesti liite 1 Palvelukuvaus ja vaatimukset).
Näytä lisää
Rakennuslupa-aktiasiakirjoista muiden kuin tarjouspyynnön liitteessä 1 Palvelukuvaus ja vaatimukset mainittujen kuvailevien metatietojen poimiminen. Lisäpalvelu toteutettaisiin muilta osin alkuperäisen vaatimusmäärittelyn mukaisesti (tarjouspyyntö liitteineen, erityisesti liite 1 Palvelukuvaus ja vaatimukset).
Näytä lisää
Lisähankinta tehdään, mikäli tilaaja tahtoo toteuttaa lisähankinnan.
Optio-oikeus ja lisäpalveluiden hankinta on ainoastaan tilaajan harkinnassa.
Lisätietoja:
Tilaaja tarjoaa tarjouskilpailuun osallistuville mahdollisuuden tutustua kymmenen (10) arkistokotelon kokoiseen osuuteen digitoitavasta aineistosta, johon on valikoitu kantakaupungin ja liitoskuntien lupa-akteja eri aikakausilta. Tarkempi kuvaus tutustumismahdollisuudesta on selostettu liitteessä 1 Palvelukuvaus ja vaatimukset.
Näytä lisää

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 11:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 5 kuukautta
Tarjousten avauspäivä: 2021-06-11 📅
Tarjousten avausaika: 12:00
Paikka: Mikkeli

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0165116-3
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Hankintapalvelut
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/mikkeli?id=342459&tpk=85220469-d0c7-491c-b48d-ff2766769a02 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: FI-00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2021/S 093-242947 (2021-05-10)
Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2022-03-23)
Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:
Hankinnan kohteena on Mikkelin kaupungin rakennusvalvontaviranomaisen lupa-arkiston digitointi osana kaupungin digitointiprojektia tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Hankintaan kuuluu digitoitavien asiakirjojen noutaminen kaupungilta, asiakirjojen skannaaminen sekä metatietojen poimiminen ja tuottaminen niihin, analogisten asiakirjojen palauttaminen kaupungille sekä digitoitujen asiakirjojen siirtäminen kaupungin osoittamalle palvelimelle tai tietojärjestelmään tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyllä tavalla. Hankintaan kuuluu lisäksi edellä mainittuihin toimenpiteisiin liittyvät projekti- ja asiantuntijapalvelut. Digitoinnilla tavoitellaan viranomaistoiminnan tehokkuuden ja tuloksellisuuden lisäämistä, sillä digitaalisessa muodossa olevat asiakirjat ovat paremmin käytettävissä kuin analogisessa muodossa olevat asiakirjat, jolloin työaikaa ei tarvitse käyttää tiedon etsimiseen arkistosta. Lisäksi viranomaisten asiakirjoihin kohdistuvien tietopyyntöjen toteuttamiseen käytetyn ajan arvioidaan vähentyvän huomattavasti edellä esitetyistä syistä.
Näytä lisää
Hankinnan kokonaisarvo: 330 000 EUR 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Postinumero: 50100

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2022-03-23 📅
Julkaisupäivä: 2022-03-28 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2022/S 061-161203
Viittaa ilmoitukseen: 2021/S 093-242947
EUVL-S-numero: 61

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:
Valtaosa lupa-arkiston hyllymetreistä koostuu kantakaupungin lupa-akteista, joita on noin 560 hyllymetriä. Kantakaupungin suuri asiakirjamäärä selittyy sillä, että kaupunkialueelle on rakennettu eniten, jonka lisäksi vuoden 2001 Mikkelin kaupungin, Mikkelin maalaiskunnan ja Anttolan kunnan kuntaliitoksen jälkeen, on liitettyjen kuntien uusia lupa-akteja alettu säilyttää osana kantakaupungin lupa-akteja. Mikkelin maalaiskunnan lupa-akteja on noin 75 hyllymetriä, Ristiinan kunnan lupa-akteja on noin 55 hyllymetriä ja Anttolan kunnan, Haukivuoren kunnan sekä Suomenniemen kunnan lupa-akteja on noin 10 hyllymetriä kuntaa kohden. Kantakaupungin lupa-aktien kohdalla lupa-arkistossa on käytetty paljon ohuita arkistokoteloita. Tämä aiheuttaa sen, että lupa-arkiston lupa-aktiasiakirjat täyttävät 720 hyllymetriä tilaa, mutta todellisuudessa itse aineisto ei tiiviimmin koteloituna täytä koko tätä tilaa, vaan todennäköisesti lupa-aktiasiakirjoja on noin 600-700 hyllymetriä tai mahdollisesti vähemmän. Mikkelin kaupunki ei sitoudu tämän tarjouspyynnön perusteella mihinkään minimiostoon, vaan palvelua hankitaan digitoitavan aineiston todelliseen määrään nähden tarvittava määrä.
Näytä lisää
Hankinnan kohteena on digitointiprojektin varsinainen digitointi- eli skannaustyö ja siihen liittyvät kuljetus-, siirto-, projekti- ja asiantuntijatehtävät. Tarjouskilpailun voittaneen toimijan tehtävinä on noutaa digitoitavat asiakirjat tilaajalta, skannata ne vaadituin kriteerein, poimia ja tuottaa niihin vaaditut metatiedot, palauttaa analogiset asiakirjat takaisin tilaajalle ja siirtää digitoidut asiakirjat tilaajan osoittamalle palvelimelle tai tietojärjestelmään. Edellä mainitut työvaiheet toistuvat useamman kerran projektin aikana, koska lupa-aktiasiakirjoja on tarkoitus digitoida erissä. Projektin alkaessa sovitaan tarkemmin, millaisissa erissä aineistoa on mahdollista digitoida.
Näytä lisää
Vaihtoehtojen kuvaus:
Rakennuslupa-aktiasiakirjojen lisäerän tai muiden lupa-arkiston asiakirjojen digitointi alkuperäisen vaatimusmäärittelyn mukaisesti ja alkuperäisessä palvelussa tarjotuilla hinnoilla.
Rakennuslupa-aktiasiakirjojen digitointi TIFF- tai JPEG-tiedostomuotoon metatietoineen vaatimusten mukaisesti. Digitointi TIFF- tai JPEG-tiedostomuotoon sisältää myös yhden kuvailevan metatiedon lisää alkuperäiseen vaatimusmäärittelyyn: nimike. Lisäpalvelu toteutettaisiin muilta osin alkuperäisen vaatimusmäärittelyn mukaisesti (tarjouspyyntö liitteineen, erityisesti liite 1 Palvelukuvaus ja vaatimukset).
Näytä lisää
Rakennuslupa-aktiasiakirjoista muiden kuin tarjouspyynnön metatietojen poimiminen. Lisäpalvelu toteutettaisiin muilta osin alkuperäisen vaatimusmäärittelyn mukaisesti.

Menettely
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Laatu
Laatukriteeri (painotus): 30
Hinta (painotus): 70

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2022-03-23 📅
Nimi: Depona Ab
Kansallinen rekisterinumero: SE5565783007
Postiosoite: Kungsgatan 4
Postitoimipaikka: Tukholma
Postinumero: 11135
Maa: Ruotsi 🇸🇪
Stockholm 🏙️
Nimi: Vaasan Micro Copy Oy
Kansallinen rekisterinumero: 0361411-2
Postitoimipaikka: Vaasa
Maa: Suomi 🇫🇮
Pohjanmaa 🏙️
Nimi: Heikkinen & Puljula Oy
Kansallinen rekisterinumero: 0790356-0
Postitoimipaikka: Rovaniemi
Maa: Lappi 🏙️
Hankinnan kokonaisarvo: 330 000 EUR 💰
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 6

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Postinumero: 00520
Lähde: OJS 2022/S 061-161203 (2022-03-23)
Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕
Aiheeseen liittyvät haut 🔍
Alue:
Suomi/Finland Manner-Suomi Pohjois- ja Itä-Suomi Etelä-Savo
Toimittajat:
Depona Ab Heikkinen & Puljula Oy Vaasan Micro Copy Oy
Tuotteet/palvelut:
Liike-elämän palvelut: laki,... Erilaiset liike-elämän palvelut ja muut palvelut Erilaiset liike-elämän palvelut Skannaus- ja laskutuspalvelut Skannauspalvelut