Markkinoinnin suunnittelu- ja toteutuskumppani

Lyhyt kuvaus

Kotkan kaupunki (hankintayksikkö, tilaaja) hakee tällä hankintamenettelyllä markkinoinnin suunnittelu- ja toteutuskumppania tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.

Kilpailutuksella perustetaan puitejärjestely, johon valitaan tarjousvertailun perusteella enintään kaksi (2) kokonaistaloudellisesti edullisinta sopimustoimittajaa (tarjoaja, palveluntuottaja). Lisätietoja puitejärjestelyn toimintamallista tarjouspyynnön kohdassa Muut tiedot. Tilaaja pidättää oikeuden muodostaa puitejärjestely, vaikka soveltuvuusvaatimukset täyttäviä tarjouksia tulisi vain yksi.

Markkinoinnin suunnittelu- ja toteutuskumppania tilaaja tarvitsee käyttöönsä kaupunkimarkkinoinnin ja julkisen liikenteen markkinoinnin suunnitteluun kokonaisvaltaisesti tai projektikohtaisesti. Operatiivinen suunnittelu voi sisältää erilaisten markkinointikampanjoiden ja konseptien suunnittelua ja toteuttamista niin paikallisesti kuin valtakunnallisesti.

Hankinta sisältää seuraavat palvelukokonaisuudet:

MARKKINOINTIKAMPANJOIDEN OPERATIIVINEN SUUNNITTELU JA TOTEUTUS

• kampanjoiden ja konseptien suunnittelu, toteuttaminen ja raportointi

- suunnittelutyö painettuihin ja digitaalisiin välineisiin

- suunnitteluun tarvittavien selvitysten ja tutkimusten tekeminen, esim. kyselyt

- mediavalinnat yhdessä Tilaajan kanssa, mediatila- ja näkyvyysvaraukset

- sisältöjen toteutukset, kuten tekstit, graafinen suunnittelu, videot, animaatiot eri mainosvälineisiin

- somesisältöjen suunnittelu, digi- ja somemainonta

- kampanjan www-sivuston tai laskeutumis/kampanjasivun suunnittelu ja toteutus

- kampanja-analytiikasta raportointi

- tapahtumiin liittyvä näkyvyyden suunnittelu ja toteutus

Palveluntuottajalla tulee olla valmius toteuttaa tilaajan toimeksianto kokonaisvaltaisesti sisältäen, markkinoinnin operatiivisen suunnittelun sekä tuotannon, esimerkiksi mainostilan ja näkyvyyksien suunnittelun, graafisen suunnittelun, valokuvauksen, videotuotannon ja sisällöntuotannon. Palvelu voi sisältää digitaalisia toteutuksia tai kampanjan osatoteutuksia, esimerkiksi videokampanjat. Mikäli toimeksiannoissa tarvitaan käännöspalveluita, käytetään niissä lähtökohtaisesti kaupungin kääntäjäpalvelusopimuksia, ellei toimeksiantokohtaisesti muuta sovita.

Palvelu toteutetaan aina tilaajan toimeksiannon mukaisesti ja siinä määritetyssä laajuudessa.

Lähtökohtaisesti tilaaja ostaa myös digitaaliset toteutukset tämän puitejärjestelyn kautta. Poikkeuksena ovat tilanteet, joissa

a) tilaaja tarvitsee erityisosaamista vaativaa (esim. Google-mainontaan tai hakukoneoptimointiin erikoistunutta) digitaalista palvelua,

b) digitaalinen palvelu sisältyy olennaisena osana esimerkiksi sellaisen mediatilan ostamiseen, joka ei sisälly tämän hankintasopimuksen alaan (esim. Kaakon Viestinnältä ostettu mainostila, johon voi liittyä kiinteänä osana jokin lisäpalvelu).

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana, vaan palveluita tilataan kaupungin toimialojen tarpeiden ja määrärahojen perusteella.

RINNAKKAISET TARJOUKSET

Rinnakkaisia tarjouksia ei sallita.

Uudistusten kuvaus

Tilaajalla on oikeus yksipuolisella päätöksellä jatkaa 2 vuoden määräaikaista sopimuskautta ottamalla käyttöön kaksi yhden vuoden optiota (1+1). Tilaaja ilmoittaa optiokauden käyttöönotosta kirjallisesti 7 kk ennen voimassaolevan sopimus- tai optiokauden päättymistä. Mikäli tilaaja ottaa option käyttöön, pätevät nyt kilpailutettavan sopimuksen ehdot sellaisenaan myös siihen.

Vaihtoehtojen kuvaus

Lisäksi mikäli tilaaja tarvitsee sellaista markkinoinnin suunnitteluun ja/tai toteutukseen luettavaa palvelua, jota ei ole yksilöity tarjouspyynnössä, voidaan se tämän puitejärjestelyn piirissä hankkia/minikilpailuttaa (pois lukien hankinnan kuvauksessa sopimuksesta pois rajatut palvelut). Tällaisia uusia, tarjouspyynnön julkaisuhetkellä tunnistamattomia kohteita pidetään sopimuksen mukaisina optioina, joiden ennakoitu sopimuskauden aikainen arvo on huomioitu hankinnan ennakoidussa kokonaisarvossa.