Markkinoinnin suunnittelu- ja toteutuskumppani

Lyhyt kuvaus

Kotkan kaupunki (hankintayksikkö, tilaaja) hakee tällä hankintamenettelyllä markkinoinnin suunnittelu- ja toteutuskumppania tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.
Kilpailutuksella perustetaan puitejärjestely, johon valitaan tarjousvertailun perusteella enintään kaksi (2) kokonaistaloudellisesti edullisinta sopimustoimittajaa (tarjoaja, palveluntuottaja). Lisätietoja puitejärjestelyn toimintamallista tarjouspyynnön kohdassa Muut tiedot. Tilaaja pidättää oikeuden muodostaa puitejärjestely, vaikka soveltuvuusvaatimukset täyttäviä tarjouksia tulisi vain yksi.
Markkinoinnin suunnittelu- ja toteutuskumppania tilaaja tarvitsee käyttöönsä kaupunkimarkkinoinnin ja julkisen liikenteen markkinoinnin suunnitteluun kokonaisvaltaisesti tai projektikohtaisesti. Operatiivinen suunnittelu voi sisältää erilaisten markkinointikampanjoiden ja konseptien suunnittelua ja toteuttamista niin paikallisesti kuin valtakunnallisesti.
Hankinta sisältää seuraavat palvelukokonaisuudet:
MARKKINOINTIKAMPANJOIDEN OPERATIIVINEN SUUNNITTELU JA TOTEUTUS
• kampanjoiden ja konseptien suunnittelu, toteuttaminen ja raportointi
- suunnittelutyö painettuihin ja digitaalisiin välineisiin
- suunnitteluun tarvittavien selvitysten ja tutkimusten tekeminen, esim. kyselyt
- mediavalinnat yhdessä Tilaajan kanssa, mediatila- ja näkyvyysvaraukset
- sisältöjen toteutukset, kuten tekstit, graafinen suunnittelu, videot, animaatiot eri mainosvälineisiin
- somesisältöjen suunnittelu, digi- ja somemainonta
- kampanjan www-sivuston tai laskeutumis/kampanjasivun suunnittelu ja toteutus
- kampanja-analytiikasta raportointi
- tapahtumiin liittyvä näkyvyyden suunnittelu ja toteutus
Palveluntuottajalla tulee olla valmius toteuttaa tilaajan toimeksianto kokonaisvaltaisesti sisältäen, markkinoinnin operatiivisen suunnittelun sekä tuotannon, esimerkiksi mainostilan ja näkyvyyksien suunnittelun, graafisen suunnittelun, valokuvauksen, videotuotannon ja sisällöntuotannon. Palvelu voi sisältää digitaalisia toteutuksia tai kampanjan osatoteutuksia, esimerkiksi videokampanjat. Mikäli toimeksiannoissa tarvitaan käännöspalveluita, käytetään niissä lähtökohtaisesti kaupungin kääntäjäpalvelusopimuksia, ellei toimeksiantokohtaisesti muuta sovita.
Palvelu toteutetaan aina tilaajan toimeksiannon mukaisesti ja siinä määritetyssä laajuudessa.
Lähtökohtaisesti tilaaja ostaa myös digitaaliset toteutukset tämän puitejärjestelyn kautta. Poikkeuksena ovat tilanteet, joissa
a) tilaaja tarvitsee erityisosaamista vaativaa (esim. Google-mainontaan tai hakukoneoptimointiin erikoistunutta) digitaalista palvelua,
b) digitaalinen palvelu sisältyy olennaisena osana esimerkiksi sellaisen mediatilan ostamiseen, joka ei sisälly tämän hankintasopimuksen alaan (esim. Kaakon Viestinnältä ostettu mainostila, johon voi liittyä kiinteänä osana jokin lisäpalvelu).
Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana, vaan palveluita tilataan kaupungin toimialojen tarpeiden ja määrärahojen perusteella.
RINNAKKAISET TARJOUKSET
Rinnakkaisia tarjouksia ei sallita.

Hankinnan kuvaus

Kotkan kaupunki hakee kahta kumppania kaupunkimarkkinoinnin suunnitteluun- ja toteutukseen. Hankinnalla/palvelulla haetaan sitä, että Kotkan kaupunkistrategiaa toteutetaan markkinoinnin keinoin parhaalla mahdollisella tavalla arvojen reiluus, rakkaus ja rohkeus mukaisesti. Reiluus tarkoittaa strategiassamme toimintaa tasa-arvoisesti, kestävästi ja kotkalaisella asenteella. Rakkaus kotiseudusta ja sen ihmisistä välittäen, ilon kautta, ja rohkeus innostuen, uskaltaen ja uudistuen.
Kaupunkistrategiassa tahtotila vuodelle 2025 määritellään seuraavasti: Kotka on väylä uusiin mahdollisuuksiin. Kotka on reilu ja rohkea kaupunki, joka johdattaa luokseen asukkaita, matkailijoita ja yrityksiä upealla ympäristöllään, elinikäisen oppimisen edellytyksillä ja vahvalla yhteisöllisyydellä. Kotka on hyvän tuulen kotipesä, jossa kaiken ikäisillä kotkalaisilla on onnellista olla ja jota ei voi unohtaa, vaikka välillä kävisikin kokeilemassa siipiään maailmalla – sitä on Miä <3 Kotka.
Markkinoinnin tehtävänä on vahvistaa Kotka-brändiä ja markkinointia kehitetään edistäen Kotkan tunnettuutta, elinvoimaa ja muutto- ja pitovetovoimaa, mikä vaikuttaa myös yritystoimintaan ja kannustaa mahdollisimman monen Kotkan puolestapuhujaksi. Kotkan kaupunki tarvitsee markkinoinnin suunnittelu- ja toteutuskumppaneita kaupunkimarkkinoinnin kokonaisvaltaiseen suunnitteluun kuin myös projektikohtaisiin markkinointikampanjoihin niin paikallisesti kuin valtakunnallisesti. Matkailumarkkinoinnista Kotkalla on sopimus Cursor Oy:n kanssa.
Kotkan markkinointiresurssit ovat rajalliset, joten hyvät ideat ja kustannustehokkuus on kaikessa tekemisessä tärkeää. Markkinointikumppanien odotetaan tuovan Kotkan arvojen mukaista uudenlaista näkemystä kaupunkimarkkinointiin. Lisäksi kumppanilta odotetaan vahvaa kokemusta markkinoinnista ja toimivista keinovalikoimista.
RAJAUKSET
Tällä kilpailutuksella syntyvä sopimus ei koske kampanjoiden ulkopuolella toteutettavia viestinnällisiä ja markkinoinnillisia toimia, kuten:
- matkailumarkkinointia, josta erillinen sopimus Cursor Oy:n kanssa
- painopalveluita, joista erillinen puitesopimus
- yksittäisiä ja pienempiä graafisen suunnittelun palveluita, esim. lehtimainokset, esitteet, julkaisut, joista erillinen puitesopimus
- suurien tapahtumien markkinointi (esim. Meripäivät, The Tall Ships Races)
- yksittäisiä video- ja striimauspalveluja, jotka hankitaan tapauskohtaisesti
- muu kuin kampanjoihin tarvittava valokuvaus
- valtakunnallisen näkyvyyden strategista kehittämistä tai suunnittelua
- brändiuudistuksia
- lehti-, radio- tai muuta ilmoitustilaa
- muu kuin kampanjoihin tarvittavat piirroskuvitukset, esim. jo hankitut kuvituskuvat ja niiden lisätilaukset
- livekuvitukset
- koulutuksia ja valmennuksia
- digikanavien kehittämistä.

Uudistusten kuvaus

Tilaajalla on oikeus yksipuolisella päätöksellä jatkaa 2 vuoden määräaikaista sopimuskautta ottamalla käyttöön kaksi yhden vuoden optiota (1+1). Tilaaja ilmoittaa optiokauden käyttöönotosta kirjallisesti 7 kk ennen voimassaolevan sopimus- tai optiokauden päättymistä. Mikäli tilaaja ottaa option käyttöön, pätevät nyt kilpailutettavan sopimuksen ehdot sellaisenaan myös siihen.

Vaihtoehtojen kuvaus

Lisäksi mikäli tilaaja tarvitsee sellaista markkinoinnin suunnitteluun ja/tai toteutukseen luettavaa palvelua, jota ei ole yksilöity tarjouspyynnössä, voidaan se tämän puitejärjestelyn piirissä hankkia/minikilpailuttaa (pois lukien hankinnan kuvauksessa sopimuksesta pois rajatut palvelut). Tällaisia uusia, tarjouspyynnön julkaisuhetkellä tunnistamattomia kohteita pidetään sopimuksen mukaisina optioina, joiden ennakoitu sopimuskauden aikainen arvo on huomioitu hankinnan ennakoidussa kokonaisarvossa.