Varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmä

Hämeenlinnan kaupunki

Hämeenlinnan kaupunki (jatkossa myös hankintayksikkö / tilaaja) pyytää tarjoustanne varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmästä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.
Sopimuskumppaniksi valitaan yksi toimittaja.
Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta. Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo on noin 250 000 - 450 000 euroa, josta kertakustannus käyttöönoton osalta on noin 50 000 - 90 000 euroa ja vuosittainen kustannus on noin 50 000 - 100 000 euroa. Kyseessä ovat arviot, jotka eivät sido hankintayksikköä.
HUOM!
Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1-2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta).

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2021-12-08. Hankinta julkaistiin 2021-11-04.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• Abilita Oy Ab

Kuka?

• Hämeenlinnan kaupunki

Mitä?

Missä?

• Etelä-Suomi › Kanta-Häme

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2021-11-04	hankintailmoitus
2022-02-15	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2021-11-04)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Viitenumero: HML/1383/02.08.06/2021
Lyhyt kuvaus:

Hämeenlinnan kaupunki (jatkossa myös hankintayksikkö / tilaaja) pyytää tarjoustanne varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmästä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Sopimuskumppaniksi valitaan yksi toimittaja. Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta. Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo on noin 250 000 - 450 000 euroa, josta kertakustannus käyttöönoton osalta on noin 50 000 - 90 000 euroa ja vuosittainen kustannus on noin 50 000 - 100 000 euroa. Kyseessä ovat arviot, jotka eivät sido hankintayksikköä. HUOM! Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1-2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta).

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Lisä-CPV-koodi: Ohjelmointi ja siihen liittyvät neuvontapalvelut 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Kanta-Häme 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Alue- tai paikallistason viranomainen
Hankintaviranomaisen nimi: Hämeenlinnan kaupunki
Postiosoite: PL 84
Postinumero: 13101
Postitoimipaikka: Hämeenlinna
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.hameenlinna.fi/ 🌏
Sähköposti: janne.orkola@hameenlinna.fi 📧
Puhelin: +358 408696294 📞
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/hameenlinna?id=340585&tpk=01896102-9fc9-4237-baac-71ebb087f481 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/hameenlinna?id=340585&tpk=01896102-9fc9-4237-baac-71ebb087f481 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2021-11-04 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2021-12-08 📅
Julkaisupäivä: 2021-11-09 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2021/S 217-571422
EUVL-S-numero: 217
Lisätietoja
Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Sopimuskumppaniksi valitaan yksi toimittaja.

Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta. Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo on noin 250 000 - 450 000 euroa, josta kertakustannus käyttöönoton osalta on noin 50 000 - 90 000 euroa ja vuosittainen kustannus on noin 50 000 - 100 000 euroa. Kyseessä ovat arviot, jotka eivät sido hankintayksikköä.

HUOM!

Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1-2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta).

Hämeenlinnan kaupunki pyytää tarjoustanne varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmästä. Tarjouskilpailun kohteena on varhaiskasvatuksen tietojärjestelmän hankinta SaaS-palveluna. Hankinnan tavoitteena on varhaiskasvatuspalveluita tehokkaasti ja monipuolisesti palveleva, kokonaistaloudellisesti edullinen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmä. Hankittavan järjestelmän tulee noudattaa varhaiskasvatusta ohjaavaa lainsäädäntöä ja asetusta sekä Opetushallituksen määräyksiä ja mahdollistaa varhaiskasvatuspalveluiden tuottaminen Opetushallituksen ja Hämeenlinnan kaupungin varhaiskasvatussuunnitelmien mukaisesti.

Varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmän tulee sisältää tukipalvelun ja kehitystyön, käyttöönottohetkellä lakien edellyttämien / mahdollistamien ulkopuolisten tahojen tai järjestelmien integraatiot, konversiot, koulutukset ja järjestelmän ylläpidon. Järjestelmän avulla tulee voida suunnitella, seurata, ohjata ja arvioida varhaiskasvatuksen toimintaa tehokkaasti, taloudellisesti ja helppokäyttöisesti.

Hankittavan järjestelmän tulee kattaa varhaiskasvatuksen keskeisimmät prosessit, kuten hakemukset ja päätökset, lasten hoitoaikavaraukset ja niiden toteutumat, työntekijöiden työvuorosuunnitelmat ja niiden toteutuma (mukaan lukien perhepäivähoidon työvuorosuunnittelut ja toteuma), toiminnan suunnittelua ja arviointia tukevat raportit ja tilastot, lapsen hoitoon ja sen suunnitteluun liittyvien dokumenttien hallinta ja ylläpito, varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen pedagoginen asiakirjahallinta, esiopetuksen opetussuunnitelman perusteet sekä viestintä varhaiskasvatuksen ja kodin välillä. Edellä mainitut prosessit tulee olla hallittavissa kokonaan sähköisesti.

Tulevaan varhaiskasvatusjärjestelmään liitetään myös yksityisen varhaiskasvatuksen palveluntuottajat, jotka tulee huomioida omina toimintoinaan ja yksiköinään järjestelmän yhteydessä. Hankittavan järjestelmän tulee toimia siten, että sekä kaupungin oman palvelutuotannon että yksityisen varhaiskasvatuksen asiakkuuksia voidaan käsitellä yhdessä ja samassa järjestelmässä ja että Hämeenlinnan kaupunki pystyy seuraamaan ja näkemään myös yksityisten palveluntuottajien asiakkuudet ja niissä tapahtuneet muutokset.

Avoimella hankintamenettelyllä haetaan kokonaisvastuullista toimittajaa toimittamaan kokonaisratkaisu tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti siten, että ratkaisu on käyttöönotettavissa 1.4.2022 mennessä, poislukien tarjousasiakirjassa mainitut integraatiot ja liittymät, joiden käyttöönotosta sovitaan tapauskohtaisesti erillisen aikataulun mukaisesti.

Tarjouspyyntö sisältää myös migraation nykyisestä Hämeenlinnan kaupungin käyttämästä Daisy-järjestelmästä uuteen järjestelmään. Osana käyttöönottosuunnitelmaa tilaaja ja järjestelmän toimittaja määrittävät yhteisesti, mitä tietoja käytössä olevasta järjestelmästä siirretään uuteen järjestelmään. Tilaaja sopii nykyisten järjestelmätoimittajien kanssa tietojen siirrosta ja aikataulusta. Tilaaja ja tietojärjestelmätoimittajat sopivat yhdessä teknisistä yksityiskohdista ja aikataulusta yhteisesti. Tilaaja pidättää oikeuden olla siirtämättä tietoja vanhasta järjestelmästä uuteen.

Kesto: 36 kuukautta
Uudistusten kuvaus:

Sopimuskausi on määräaikainen kolme (3) vuotta tuotantokäytön alkamisesta, minkä jälkeen sopimus jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana määräaikaisen sopimuskauden päätyttyä.

Sopimuskauden pituus on kerrottu sopimusluonnoksessa.

Vaihtoehtojen kuvaus: Optiot ilmoitetaan tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Suorituspaikka
Pääkohde tai suorituspaikka: K109 (Hämeenlinna)

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa: Ilmoitetaan tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Sopimuksen toteuttaminen
Sopimuksen täytäntöönpanoehdot: Ilmoitetaan tarjouspyyntöasiakirjoissa.

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 12:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 6 kuukautta
Tarjousten avauspäivä: 2021-12-08 📅
Tarjousten avausaika: 12:10
Lisätietoja: Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0146921-4
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Janne Orkola
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/hameenlinna?id=340585&tpk=01896102-9fc9-4237-baac-71ebb087f481 🌏

Viite
Lisätietoja

Hankinnan kohteena on kokonaisuus, jolla varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjaukseen liittyvät toimenpiteet voidaan suorittaa.

Tällä ilmoituksella on liitteitä/linkkejä osoitteessa https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/public/procurement/60506/notice/85508

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2021/S 217-571422 (2021-11-04)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2022-02-15)
Kohde
Hankinnan laajuus
Hankinnan kokonaisarvo: 368 542 EUR 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2022-02-15 📅
Julkaisupäivä: 2022-02-18 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2022/S 035-090060
Viittaa ilmoitukseen: 2021/S 217-571422
EUVL-S-numero: 35

Menettely
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Käyttöönottoprojektin projektisuunnitelma
Laatukriteeri (painotus): 5
Laatukriteeri (nimi): Vaatimusmäärittely
Laatukriteeri (painotus): 30
Laatukriteeri (nimi): Työnäyte
Laatukriteeri (painotus): 25
Hinta (painotus): 40%

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2022-02-02 📅
Nimi: Abilita Oy Ab
Kansallinen rekisterinumero: 0794748-3
Postiosoite: Paul Hallvarin katu 1
Postitoimipaikka: Pietarsaari
Postinumero: 68600
Maa: Suomi 🇫🇮
Keski-Pohjanmaa 🏙️
Hankinnan kokonaisarvo: 368 542 EUR 💰
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 1

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Postiosoite: Sörnäistenkatu 1
Postinumero: 00580
Lähde: OJS 2022/S 035-090060 (2022-02-15)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)