Hämeenlinnan kaupunki (jatkossa myös hankintayksikkö / tilaaja) pyytää tarjoustanne varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmästä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.
Sopimuskumppaniksi valitaan yksi toimittaja.
Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta. Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo on noin 250 000 - 450 000 euroa, josta kertakustannus käyttöönoton osalta on noin 50 000 - 90 000 euroa ja vuosittainen kustannus on noin 50 000 - 100 000 euroa. Kyseessä ovat arviot, jotka eivät sido hankintayksikköä.
HUOM!
Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1-2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta).
Määräaika
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2021-12-08.
Hankinta julkaistiin 2021-11-04.
Toimittajat
Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:
Kohde Hankinnan laajuus
Otsikko:
“Varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmä
HML/1383/02.08.06/2021”
Tuotteet/palvelut: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki📦
Lyhyt kuvaus:
“Hämeenlinnan kaupunki (jatkossa myös hankintayksikkö / tilaaja) pyytää tarjoustanne varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmästä tämän...”
Lyhyt kuvaus
Hämeenlinnan kaupunki (jatkossa myös hankintayksikkö / tilaaja) pyytää tarjoustanne varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmästä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.
Sopimuskumppaniksi valitaan yksi toimittaja.
Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta. Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo on noin 250 000 - 450 000 euroa, josta kertakustannus käyttöönoton osalta on noin 50 000 - 90 000 euroa ja vuosittainen kustannus on noin 50 000 - 100 000 euroa. Kyseessä ovat arviot, jotka eivät sido hankintayksikköä.
HUOM!
Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1-2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta).
Hämeenlinnan kaupunki pyytää tarjoustanne varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmästä. Tarjouskilpailun kohteena on varhaiskasvatuksen tietojärjestelmän hankinta SaaS-palveluna. Hankinnan tavoitteena on varhaiskasvatuspalveluita tehokkaasti ja monipuolisesti palveleva, kokonaistaloudellisesti edullinen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmä. Hankittavan järjestelmän tulee noudattaa varhaiskasvatusta ohjaavaa lainsäädäntöä ja asetusta sekä Opetushallituksen määräyksiä ja mahdollistaa varhaiskasvatuspalveluiden tuottaminen Opetushallituksen ja Hämeenlinnan kaupungin varhaiskasvatussuunnitelmien mukaisesti.
Varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmän tulee sisältää tukipalvelun ja kehitystyön, käyttöönottohetkellä lakien edellyttämien / mahdollistamien ulkopuolisten tahojen tai järjestelmien integraatiot, konversiot, koulutukset ja järjestelmän ylläpidon. Järjestelmän avulla tulee voida suunnitella, seurata, ohjata ja arvioida varhaiskasvatuksen toimintaa tehokkaasti, taloudellisesti ja helppokäyttöisesti.
Hankittavan järjestelmän tulee kattaa varhaiskasvatuksen keskeisimmät prosessit, kuten hakemukset ja päätökset, lasten hoitoaikavaraukset ja niiden toteutumat, työntekijöiden työvuorosuunnitelmat ja niiden toteutuma (mukaan lukien perhepäivähoidon työvuorosuunnittelut ja toteuma), toiminnan suunnittelua ja arviointia tukevat raportit ja tilastot, lapsen hoitoon ja sen suunnitteluun liittyvien dokumenttien hallinta ja ylläpito, varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen pedagoginen asiakirjahallinta, esiopetuksen opetussuunnitelman perusteet sekä viestintä varhaiskasvatuksen ja kodin välillä. Edellä mainitut prosessit tulee olla hallittavissa kokonaan sähköisesti.
Tulevaan varhaiskasvatusjärjestelmään liitetään myös yksityisen varhaiskasvatuksen palveluntuottajat, jotka tulee huomioida omina toimintoinaan ja yksiköinään järjestelmän yhteydessä. Hankittavan järjestelmän tulee toimia siten, että sekä kaupungin oman palvelutuotannon että yksityisen varhaiskasvatuksen asiakkuuksia voidaan käsitellä yhdessä ja samassa järjestelmässä ja että Hämeenlinnan kaupunki pystyy seuraamaan ja näkemään myös yksityisten palveluntuottajien asiakkuudet ja niissä tapahtuneet muutokset.
Avoimella hankintamenettelyllä haetaan kokonaisvastuullista toimittajaa toimittamaan kokonaisratkaisu tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti siten, että ratkaisu on käyttöönotettavissa 1.4.2022 mennessä, poislukien tarjousasiakirjassa mainitut integraatiot ja liittymät, joiden käyttöönotosta sovitaan tapauskohtaisesti erillisen aikataulun mukaisesti.
Tarjouspyyntö sisältää myös migraation nykyisestä Hämeenlinnan kaupungin käyttämästä Daisy-järjestelmästä uuteen järjestelmään. Osana käyttöönottosuunnitelmaa tilaaja ja järjestelmän toimittaja määrittävät yhteisesti, mitä tietoja käytössä olevasta järjestelmästä siirretään uuteen järjestelmään. Tilaaja sopii nykyisten järjestelmätoimittajien kanssa tietojen siirrosta ja aikataulusta. Tilaaja ja tietojärjestelmätoimittajat sopivat yhdessä teknisistä yksityiskohdista ja aikataulusta yhteisesti. Tilaaja pidättää oikeuden olla siirtämättä tietoja vanhasta järjestelmästä uuteen.
Näytä lisää Myöntämisperusteet
Hinta ei ole ainoa myöntämisperuste, ja kaikki perusteet ilmoitetaan ainoastaan hankinta-asiakirjoissa
Sopimuksen, puitesopimuksen tai dynaamisen hankintajärjestelmän kesto
Jäljempänä oleva aikataulu on ilmaistu kuukausina.
Kuvaus
Kesto: 36
Sopimuksen, puitesopimuksen tai dynaamisen hankintajärjestelmän kesto
Tämä sopimus voidaan uusia ✅ Kuvaus
Uudistusten kuvaus:
“Sopimuskausi on määräaikainen kolme (3) vuotta tuotantokäytön alkamisesta, minkä jälkeen sopimus jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana...”
Uudistusten kuvaus
Sopimuskausi on määräaikainen kolme (3) vuotta tuotantokäytön alkamisesta, minkä jälkeen sopimus jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana määräaikaisen sopimuskauden päätyttyä.
Sopimuskauden pituus on kerrottu sopimusluonnoksessa.
Näytä lisää Tietoa vaihtoehdoista
Vaihtoehdot ✅
Vaihtoehtojen kuvaus: Optiot ilmoitetaan tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot Osallistumisehdot
Luettelo ja lyhyt kuvaus olosuhteista: Ilmoitetaan tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Taloudellinen ja rahoituksellinen asema
Hankinta-asiakirjoissa mainitut valintaperusteet
Tekninen ja ammatillinen pätevyys
Hankinta-asiakirjoissa mainitut valintaperusteet
Sopimukseen liittyvät ehdot
Sopimuksen täytäntöönpanoehdot: Ilmoitetaan tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Tiedot sopimuksen toteuttamisesta vastaavasta henkilöstöstä
Velvollisuus ilmoittaa sopimuksen toteuttamiseen nimetyn henkilöstön nimet ja ammatillinen pätevyys
Menettely Toimenpiteen tyyppi
Avoin menettely
Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2021-12-08
12:00 📅
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Jäljempänä oleva aikataulu on ilmaistu kuukausina.
Vähimmäisaika, jonka kuluessa tarjoajan on pidettävä tarjous voimassa: 6
Tarjousten avaamista koskevat ehdot: 2021-12-08
12:10 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot (Tiedot valtuutetuista henkilöistä ja avaamismenettelystä): Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.
Täydentävät tiedot Tietoa sähköisistä työnkuluista
Sähköinen laskutus hyväksytään
Lisätietoja
“Hankinnan kohteena on kokonaisuus, jolla varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjaukseen liittyvät toimenpiteet voidaan suorittaa.
Tällä ilmoituksella on...”
Menettely Hallinnolliset tiedot
Tätä menettelyä koskeva aiempi julkaisu: 2021/S 217-571422
Sopimuksen tekeminen
1️⃣
Sopimuksen numero: 2022.18.1
Otsikko: Varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmä
Sopimuksen tekopäivä: 2022-02-02 📅
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 1
Pk-yrityksiltä saatujen tarjousten määrä: 1
Sähköisesti vastaanotettujen tarjousten määrä: 1
Toimeksisaajan nimi ja osoite
Nimi: Abilita Oy Ab
Kansallinen rekisterinumero: 0794748-3
Postiosoite: Paul Hallvarin katu 1
Postitoimipaikka: Pietarsaari
Postinumero: 68600
Maa: Suomi 🇫🇮
Alue: Keski-Pohjanmaa🏙️
Toimeksisaaja on pk-yritys ✅ Tiedot sopimuksen/erän arvosta (ilman alv:tä)
Sopimuksen/osuuden kokonaisarvo: EUR 368 542 💰
Täydentävät tiedot Lisätietoja
“Hankinnan kohteena on kokonaisuus, jolla varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjaukseen liittyvät toimenpiteet voidaan suorittaa.” Arvostelurunko
Postiosoite: Sörnäistenkatu 1
Postinumero: 00580
Lähde: OJS 2022/S 035-090060 (2022-02-15)