Sarastia Oy pyytää tarjoustanne matkatoimistopaveluista tarjouspyyntöasiakirjojen mukaan. Kilpailutus suoritetaan avoimena menettelynä, jonka perusteella laaditaan yhden (1) toimittajan puitejärjestely. Puitejärjestely on kestoltaan määräaikainen neljä (4) vuotta sisältäen kuuden (6) kuukauden irtisanomisajan koskien hankintayksikköä, palveluntuottajaa sekä puitesopimusta käyttäviä Sarastian asiakasyhteisöjä (tilaajia).
Kilpailutuksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus ja vertailuperusteena paras hinta-laatusuhde. Tarjousten laadullinen vertailu sisältää varsinaisen tarjousajan päätyttyä toteutettavan demotilaisuuden, jonka tarkoituksena on arvioida ja pisteyttää tarjoajan onlinepalveluiden toimivuus. Tarkemmat tiedot tarjousten vertailuperusteista, pisteytyksestä ja demotilaisuudesta on esitetty tarjouspyynnössä.
Tarjoaja sitoutuu tarjouksellaan kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Vaihtoehtoisia tai rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjouspyynnön vastaiset tai muutoin virheellisesti toimitetut tarjoukset suljetaan hankintamenettelystä.
Huom.: Tarjouspalvelun käyttöön liittyvissä ongelmissa tarjoajan tulee olla yhteydessä Cloudia-tukeen: tuki@cloudia.fi / p. +358 207661077. Sarastia Oy ei vastaa tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalista.
Määräaika
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2021-03-11.
Hankinta julkaistiin 2021-02-08.
Toimittajat
Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:
Kohde Hankinnan laajuus
Otsikko: Matkatoimistopalvelut
Tuotteet/palvelut: Matkatoimistopalvelut ja vastaavat palvelut📦
Lyhyt kuvaus:
“Sarastia Oy pyytää tarjoustanne matkatoimistopaveluista tarjouspyyntöasiakirjojen mukaan. Kilpailutus suoritetaan avoimena menettelynä, jonka perusteella...”
Lyhyt kuvaus
Sarastia Oy pyytää tarjoustanne matkatoimistopaveluista tarjouspyyntöasiakirjojen mukaan. Kilpailutus suoritetaan avoimena menettelynä, jonka perusteella laaditaan yhden (1) toimittajan puitejärjestely. Puitejärjestely on kestoltaan määräaikainen neljä (4) vuotta sisältäen kuuden (6) kuukauden irtisanomisajan koskien hankintayksikköä, palveluntuottajaa sekä puitesopimusta käyttäviä Sarastian asiakasyhteisöjä (tilaajia).
Kilpailutuksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus ja vertailuperusteena paras hinta-laatusuhde. Tarjousten laadullinen vertailu sisältää varsinaisen tarjousajan päätyttyä toteutettavan demotilaisuuden, jonka tarkoituksena on arvioida ja pisteyttää tarjoajan onlinepalveluiden toimivuus. Tarkemmat tiedot tarjousten vertailuperusteista, pisteytyksestä ja demotilaisuudesta on esitetty tarjouspyynnössä.
Tarjoaja sitoutuu tarjouksellaan kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Vaihtoehtoisia tai rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjouspyynnön vastaiset tai muutoin virheellisesti toimitetut tarjoukset suljetaan hankintamenettelystä.
Huom.: Tarjouspalvelun käyttöön liittyvissä ongelmissa tarjoajan tulee olla yhteydessä Cloudia-tukeen: tuki@cloudia.fi / p. +358 207661077. Sarastia Oy ei vastaa tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalista.
Näytä lisää
Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: EUR 1 425 000 💰
1️⃣
Suorituspaikka: Manner-Suomi🏙️
Hankinnan kuvaus:
“Kilpailutuksen perusteella valitaan palveluoperaattori, joka vastaa tarjouspyyntöasiakirjoissa mainittujen palveluiden tuottamisesta ja välittämisestä...”
Hankinnan kuvaus
Kilpailutuksen perusteella valitaan palveluoperaattori, joka vastaa tarjouspyyntöasiakirjoissa mainittujen palveluiden tuottamisesta ja välittämisestä sopimusta käyttäville asiakkaille. Hankinta sisältää liikematkustuksen ja ryhmä- ja kokousmatkojen matkatoimistopalvelut sekä tapahtumajärjestämisen palvelut. Hankinta kattaa palveluoperaattorin repertuaarista valittavat varsinaisten matkapalvelutuottajien, kuten lentoyhtiöt ja hotellit, käytön palveluoperaattorin välityksellä. Sopimusta käyttävien asiakkaiden ei näin ollen tarvitse kilpailuttaa erikseen hotelleja, lentoja yms. Hankinnan ennakoidussa arvossa on huomioitu matkatoimistopalveluiden tuottajalle maksettavien korvausten lisäksi myös varsinaisten matkojen ennakoidut arvot.
Palveluntuottaja tarjoaa asiakkailleen nimetyt sopimusvastuuhenkilöt, 24/7-asiakaspalvelun, pilvipalveluna toimivan Online-varausportaalin sekä mobiililaitteissa toimivan mobiilikäyttöliittymän varausten tekoon ja hallinnointiin. Hankintayksikkö voi käyttää pilvipalveluna toteutettavasta ratkaisusta nimityksiä "pilvipalvelu", "asiakasportaali" ja "online-varauskanava". Kaikilla nimityksillä tarkoitetaan kuitenkin tarjoajan ratkaisun mukaista pilvipalvelua, joka täyttää tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset. Palvelu sisältää lisäksi kriisi- ja poikkeustilanteiden hallinnan palvelut sekä optioina erikseen sovittavat matkanjohtajapalvelut ja lähettipalvelut.
Palveluntuottaja laatii hankintaan sitoutuneiden asiakkaiden kanssa keskinäiset palvelusopimukset, jotka noudattavat reunaehdoiltaan aina varsinaista puitesopimusta. Palveluntuottaja vastaa asiakaskohtaisten palvelusopimusten laadinnasta ja niiden mukaisen palvelukokonaisuuden käyttöönotosta. Palveluntuottaja järjestää asiakkaille tarvittavat koulutukset välittömästi sopimuskauden alussa palvelun käyttöönoton yhteydessä. Palvelusopimukset ovat kestoltaan määräaikaisia kaksi (2) vuotta, jonka jälkeen ne jatkuvat toistaiseksi voimassaolevina. Määräaikaisten ja toistaiseksi voimassa olevien palvelusopimusten kesto rajoitetaan päättymään viimeistään vuoden kuluttua varsinaisen puitesopimuksen päättymisestä. Mikäli asiakkaalla on ainoastaan yksi (1) palvelusopimus, sen irtisanomisaika on asiakkaan ja palveluntuottajan osalta kuusi (6) kuukautta määräaikaisuudesta huolimatta. Mikäli asiakkaalla on useampia palvelusopimuksia, yksittäisen palvelusopimuksen irtisanomisaika on asiakkaan osalta kolme (3) kuukautta ja palveluntuottajan osalta kuusi (6) kuukautta määräaikaisuudesta huolimatta.
Asiakkailla on oikeus hankkia palveluntuottajalta vähäisissä määrin myös muita sellaisia matkatoimistopalveluita, joita ei ole pystytty etukäteen yksilöimään tarjouspyyntöasiakirjoissa. Kyseiset palvelut on huomioitu hankinnan kokonaisarvossa. Edellä mainittuja palveluita hankittaessa asiakkaalla on oikeus pyytää palveluntuottajalta erillistä tarjousta palvelun hinnoittelusta. Palvelut kytketään palveluntuottajan ja asiakkaan välisiin palvelusopimuksiin, mikäli kyse on toistuvaisluonteisesta palvelusta.
Esimerkki:
Asiakas voi pyytää erillistä tarjousta tapahtumakokonaisuuden järjestämisestä ja kytkeä siihen edellytyksen tapahtumajärjestäjän kokemuksesta, tai mahdollisen matkanjohtajan tai muun henkilön henkilökohtaisesta osaamisesta ja kokemuksesta. Vastaavasti asiakas voi pyytää tarjouksen ja sopia jostain tarjoajan lisäpalvelusta, joka kytketään kiinteäksi osaksi tarjoajan ja asiakkaan välistä palvelusopimusta (esim. erinäiset raportointiin liittyvät palvelut).
Näytä lisää Myöntämisperusteet
Hinta ei ole ainoa myöntämisperuste, ja kaikki perusteet ilmoitetaan ainoastaan hankinta-asiakirjoissa
Hankinnan laajuus
Arvioitu kokonaisarvo ilman arvonlisäveroa: EUR 1 425 000 💰
Sopimuksen, puitesopimuksen tai dynaamisen hankintajärjestelmän kesto
Jäljempänä oleva aikataulu on ilmaistu kuukausina.
Kuvaus
Kesto: 48
Tietoa vaihtoehdoista
Vaihtoehdot ✅
Vaihtoehtojen kuvaus:
“Sopimuksessa on lisähankintamahdollisuutena (optiona) lähettipalvelut ja matkanjohtajapalvelut. Palveluiden sisällöt on kuvattu lyhyesti tarjouspyynnön...”
Vaihtoehtojen kuvaus
Sopimuksessa on lisähankintamahdollisuutena (optiona) lähettipalvelut ja matkanjohtajapalvelut. Palveluiden sisällöt on kuvattu lyhyesti tarjouspyynnön liitteenä olevassa palvelukuvauksessa. Sopimusta käyttävät asiakkaat päättävät option hyödyntämisestä tapauskohtaisesti ja itsenäisesti. Tarjoaja on velvollinen tuottamaan palvelut asiakkaan hyödyntäessä optiota.
Näytä lisää Kuvaus
Lisätietoja:
“Hankinta toteutetaan valtakunnallisena yhteishankintana, jota ei ole jaettu osakokonaisuuksiin. Hankintayksikkö perustelee ratkaisun seuraavasti:...”
Lisätietoja
Hankinta toteutetaan valtakunnallisena yhteishankintana, jota ei ole jaettu osakokonaisuuksiin. Hankintayksikkö perustelee ratkaisun seuraavasti: matkatoimistopalveluiden luonne, hankintavolyymit ja käytännön toteutus palveluntuottajan toimesta eivät edellytä useamman toimittajan mallia, eikä se hankintayksikön arvion mukaan lisäisi kilpailua tai tuottaisi muuta lisäarvoa.
Menettely Toimenpiteen tyyppi
Avoin menettely
Puitesopimusta tai dynaamista hankintajärjestelmää koskevat tiedot
Puitesopimus yhden toimijan kanssa
Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2021-03-11
12:00 📅
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Jäljempänä oleva aikataulu on ilmaistu kuukausina.
Vähimmäisaika, jonka kuluessa tarjoajan on pidettävä tarjous voimassa: 9
Tarjousten avaamista koskevat ehdot: 2021-03-11
12:01 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot (paikka): Sarastia Oy Hankintapalvelut, Hämeenlinna
Tarjousten avaamista koskevat ehdot (Tiedot valtuutetuista henkilöistä ja avaamismenettelystä):
“Tarjousten avaus ei ole julkinen tilaisuus. Tarjousten avaamisesta vastaa Sarastia Oy:n Hankintapalvelut.”
Hankintamenettelyyn sisältyvä demotilaisuus
Hankintamenettely sisältää tarjoajan pilvipalveluna toimivaa asiakasportaalia / itsevarausjärjestelmää koskevan demotilaisuuden, josta tarjoajalla on mahdollisuus ansaita tarjoukseensa maksimissaan 20 laatupistettä. Demotilaisuus pidetään varsinaisen tarjousajan päätyttyä. Tilaisuuteen kutsutaan kaikki hyväksytyn tarjouksen jättäneet tarjoajat, jotka ovat antaneet alustavan vakuutuksensa siitä, että täyttävät kaikki hankintalain mukaiset pakolliset ja harkinnanvaraiset poissulkemisperusteet sekä hankintayksikön asettamat muut tarjoajayritykseen kohdistuvat soveltuvuusvaatimukset. Demotilaisuudet järjestetään etäyhteyden välityksellä, ja niihin osallistuu aina yksi (1) tarjoaja kerrallaan. Demotilaisuuden sisältö, toteutus, arviointikohteet ja -kriteerit ym. käytännön ohjeet on esitetty tarjouspyynnön liitteenä olevassa dokumentissa Demotilaisuus.
Tarjoajia pyydetään huomioimaan, että hankintayksikön tavoitteena on saada mahdollisimman valmis ratkaisu, joka on käyttöönotettavissa välittömästi sopimuskauden alussa asiakkaiden ja valitun palveluntuottajan välisen palvelusopimuksen käyttöönottosuunnitelman mukaisessa aikataulussa. Hankintayksikkö ei hyväksy ratkaisuja, jotka eivät ole valmiita käyttöönotettaviksi tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyssä aikataulussa ja/tai jotka edellyttävät tilaajalta tarjouspyyntöasiakirjoissa mainittua laajempaa osallistumisvelvoitetta käyttöönottoprojektiin.
Vapaaehtoista ex ante avoimuutta koskeva ilmoitus (2021-06-23) Hankintaviranomainen Nimi ja osoitteet
Yhteyshenkilö: Juhani Törni
Sähköposti: juhani.torni@sarastia.fi📧
Alue: Kanta-Häme🏙️
Kohde Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:
“Sarastia Oy ilmoittaa matkatoimistopalveluiden suorahankinnasta hankintalain mukaisin perustein. Suorahankinnalla perustetaan yhden (1) toimittajan...”
Lyhyt kuvaus
Sarastia Oy ilmoittaa matkatoimistopalveluiden suorahankinnasta hankintalain mukaisin perustein. Suorahankinnalla perustetaan yhden (1) toimittajan valtakunnallinen puitejärjestely, joka on kestoltaan määräaikainen neljä (4) vuotta sisältäen kuuden (6) kuukauden irtisanomisajan koskien hankintayksikköä, palveluntuottajaa sekä puitesopimusta käyttäviä Sarastian asiakasyhteisöjä (tilaajia).
Näytä lisää
Hankinnan kokonaisarvo (ilman arvonlisäveroa): EUR 1 425 000 💰
Kuvaus
Hankinnan kuvaus:
“Palveluntuottaja toimii palveluoperaattorin roolissa vastaten palveluiden tuottamisesta, järjestämisestä sekä välittämisestä sopimusta käyttäville...”
Hankinnan kuvaus
Palveluntuottaja toimii palveluoperaattorin roolissa vastaten palveluiden tuottamisesta, järjestämisestä sekä välittämisestä sopimusta käyttäville asiakkaille. Hankinta sisältää liikematkustuksen ja ryhmä- ja kokousmatkojen matkatoimistopalvelut sekä tapahtumajärjestämisen palvelut.
Hankinta kattaa palveluoperaattorin repertuaarista valittavat varsinaisten matkapalvelutuottajien, kuten lentoyhtiöt ja hotellit, käytön palveluoperaattorin välityksellä. Sopimusta käyttävien asiakkaiden ei näin ollen tarvitse kilpailuttaa erikseen hotelleja, lentoja yms. Hankinnan ennakoidussa arvossa on huomioitu matkatoimistopalveluiden tuottajalle maksettavien korvausten lisäksi myös varsinaisten matkojen ennakoidut arvot.
Palveluntuottaja tarjoaa asiakkailleen nimetyt sopimusvastuuhenkilöt, 24/7-asiakaspalvelun, pilvipalveluna toimivan online-varausportaalin sekä mobiililaitteissa toimivan mobiilikäyttöliittymän varausten tekoon ja hallinnointiin. Palvelu sisältää lisäksi kriisi- ja poikkeustilanteiden hallinnan palvelut sekä optioina erikseen sovittavat matkanjohtajapalvelut ja lähettipalvelut.
Palveluntuottaja laatii hankintaan sitoutuneiden asiakkaiden kanssa keskinäiset palvelusopimukset, jotka noudattavat reunaehdoiltaan aina varsinaista puitesopimusta. Palveluntuottaja vastaa asiakaskohtaisten palvelusopimusten laadinnasta ja niiden mukaisen palvelukokonaisuuden käyttöönotosta. Palveluntuottaja järjestää asiakkaille tarvittavat koulutukset välittömästi sopimuskauden alussa palvelun käyttöönoton yhteydessä. Palvelusopimukset ovat kestoltaan määräaikaisia kaksi (2) vuotta, jonka jälkeen ne jatkuvat toistaiseksi voimassaolevina. Määräaikaisten ja toistaiseksi voimassa olevien palvelusopimusten kesto rajoitetaan päättymään viimeistään vuoden kuluttua varsinaisen puitesopimuksen päättymisestä. Mikäli asiakkaalla on ainoastaan yksi (1) palvelusopimus, sen irtisanomisaika on asiakkaan ja palveluntuottajan osalta kuusi (6) kuukautta määräaikaisuudesta huolimatta. Mikäli asiakkaalla on useampia palvelusopimuksia, yksittäisen palvelusopimuksen irtisanomisaika on asiakkaan osalta kolme (3) kuukautta ja palveluntuottajan osalta kuusi (6) kuukautta määräaikaisuudesta huolimatta.
Asiakkailla on oikeus hankkia palveluntuottajalta vähäisissä määrin myös muita sellaisia matkatoimistopalveluita, joita ei ole pystytty etukäteen yksilöimään tarjouspyyntöasiakirjoissa. Kyseiset palvelut on huomioitu hankinnan kokonaisarvossa. Edellä mainittuja palveluita hankittaessa asiakkaalla on oikeus pyytää palveluntuottajalta erillistä tarjousta palvelun hinnoittelusta. Palvelut kytketään palveluntuottajan ja asiakkaan välisiin palvelusopimuksiin, mikäli kyse on toistuvaisluonteisesta palvelusta.
Esimerkki:
Asiakas voi pyytää erillistä tarjousta tapahtumakokonaisuuden järjestämisestä ja kytkeä siihen edellytyksen tapahtumajärjestäjän kokemuksesta tai mahdollisen matkanjohtajan tai muun henkilön henkilökohtaisesta osaamisesta ja kokemuksesta. Vastaavasti asiakas voi pyytää tarjouksen ja sopia jostain tarjoajan lisäpalvelusta, joka kytketään kiinteäksi osaksi tarjoajan ja asiakkaan välistä palvelusopimusta (esim. erinäiset raportointiin liittyvät palvelut).
Näytä lisää Tietoa vaihtoehdoista
Vaihtoehtojen kuvaus:
“Sopimuksessa on lisähankintamahdollisuutena (optiona) lähettipalvelut ja matkanjohtajapalvelut. Sopimusta käyttävät asiakkaat päättävät option...”
Vaihtoehtojen kuvaus
Sopimuksessa on lisähankintamahdollisuutena (optiona) lähettipalvelut ja matkanjohtajapalvelut. Sopimusta käyttävät asiakkaat päättävät option hyödyntämisestä tapauskohtaisesti ja itsenäisesti. Palveluntuottaja on velvollinen tuottamaan palvelut asiakkaan hyödyntäessä optiota.
Menettely Hankintasopimuksen tekeminen julkaisematta etukäteen kilpailupyyntöä Euroopan unionin virallisessa lehdessä seuraavissa tapauksissa
Hankinta ei kuulu direktiivin soveltamisalan piiriin
Toimenpiteen tyyppi
Hankintasopimuksen tekeminen julkaisematta etukäteen kilpailupyyntöä Euroopan unionin virallisessa lehdessä (selitys):
“Aiempi hankintamenettely:
Hankintayksikkö julkaisi matkatoimistopalveluita koskevan tarjouspyynnön Matkatoimistopalvelut / 303780 8.2.2021. Tarjoupyyntö...”
Hankintasopimuksen tekeminen julkaisematta etukäteen kilpailupyyntöä Euroopan unionin virallisessa lehdessä (selitys)
Aiempi hankintamenettely:
Hankintayksikkö julkaisi matkatoimistopalveluita koskevan tarjouspyynnön Matkatoimistopalvelut / 303780 8.2.2021. Tarjoupyyntö julkaistiin Euroopan unioinin virallisen lehden täydennysosassa (EUVL S) numerolla 2021/S 030-073286. Ennen tarjouspyynnön julkaisua hankitayksikkö oli käynyt markkinavuoropuheluita neljän (4) eri matkatoimistopalveluita tuottavan yrityksen kanssa. Lisäksi hankintayksikkö pyysi markkinavuoropuheluun osallistuneilta yrityksiltä kommentteja tarjouspyyntöluonnoksesta ennen tarjouspyynnön julkaisua. Hankintayksikkö oli siis suorittanut huolellisen markkinakartoituksen.
Kilpailutukseen saatiin ainoastaan yksi (1) tarjous, mutta tarjoaja jouduttiin sulkemaan hankintamenettelystä oleellisesti tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen vuoksi. Hankintayksikkö laati poissulkemisesta ja hankinnan keskeyttämisestä hankintapäätöksen, joka sai lainvoiman ilman oikaisuvaatimusta tai valitusta markkinaoikeuteen. Kyseisessä hankintapäätöksessä hankintayksikkö ilmoitti siirtyvänsä suorahankintamenettelyyn parhaaksi katsomansa yrityksen kanssa.
Suorahankinta:
Hankintayksikön on hankintalain 40 §:n mukaan mahdollista siirtyä suorahankintamenettelyyn, mikäli aiemmassa avoimessa hankintamenettelyssä ei ole saatu lainkaan tarjouksia tai on saatu vain tarjouksia, jotka eivät täytä tarjouspyynnön ehtoja. Näin ollen tässä hankintamenettelyssä oli hankintalain mukaan mahdollista siirtyä suorahankintaan.
Näytä lisää Puitesopimusta koskevat tiedot
Hankintaan liittyy puitesopimuksen tekeminen
Hallinnolliset tiedot
Tätä menettelyä koskeva aiempi julkaisu: 2021/S 030-073286
Sopimuksen tekeminen
1️⃣
Otsikko: Matkatoimistopalvelut
Sopimuksen tekopäivä: 2021-06-23 📅
Toimeksisaajan nimi ja osoite
Nimi: Elämys Travel Design Oy
Kansallinen rekisterinumero: 2803098-1
Postitoimipaikka: Helsinki
Maa: Suomi 🇫🇮
Alue: Helsinki-Uusimaa🏙️
Toimeksisaaja on pk-yritys ✅ Tiedot sopimuksen/erän arvosta (ilman alv:tä)
Hankintasopimuksen/kiinteistön arvioitu kokonaisarvo: EUR 1 425 000 💰
Sopimuksen/osuuden kokonaisarvo: EUR 1 425 000 💰
Lähde: OJS 2021/S 122-324378 (2021-06-23)