Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä

Mikkelin kaupunki

Mikkelin kaupunki ja muut mukana olevat kunnat kilpailuttavat yhdessä varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän. Mikkelin kaupunki ja hankinnassa mukana olevat kunnat (Hirvensalmi, Kangasniemi, Mäntyharju ja Pertunmaa) pyytää tarjoustanne varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmästä kokonaistarjouksena tämän tarjouspyynnön ja liitteenä olevien asiakirjojen mukaisesti. Hankinnan yhteinen tavoite on kuntien toimintaprosessien tehostaminen hyödyntämällä sähköisiä palveluja ja automaattista tietojenkäsittelyä.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2020-02-19. Hankinta julkaistiin 2020-01-15.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• WhileOnTheMove Oy

Kuka?

• Mikkelin kaupunki

Mitä?

Missä?

• Pohjois- ja Itä-Suomi › Etelä-Savo

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2020-01-15	hankintailmoitus
2020-08-11	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2020-01-15)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Lyhyt kuvaus:

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Lisä-CPV-koodi: Toimialakohtaiset ohjelmatuotteet 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Etelä-Savo 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Alue- tai paikallistason viranomainen
Hankintaviranomaisen nimi: Mikkelin kaupunki
Postiosoite: Raatihuoneenkatu 8-10
Postinumero: 50100
Postitoimipaikka: Mikkeli
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.mikkeli.fi 🌏
Sähköposti: hankinnat@mikkeli.fi 📧
Puhelin: +358 151941 📞
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/mikkeli?id=240029&tpk=238f8dd7-a17b-4362-9a03-73150ca17b71 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/mikkeli?id=240029&tpk=238f8dd7-a17b-4362-9a03-73150ca17b71 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2020-01-15 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2020-02-19 📅
Julkaisupäivä: 2020-01-20 📅
Aloituspäivä: 2020-08-01 📅
Loppupäivä: 2023-07-31 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2020/S 013-026211
EUVL-S-numero: 13
Lisätietoja

Tarjouskilpailua koskevat kysymykset tulee lähettää Tarjouspalvelu-toimittajaportaalista. Samasta paikasta löytyvät myös kysymyksiin annetut vastaukset.

Kohde
Hankinnan laajuus
Arvioitu kokonaisarvo: 350 000 EUR 💰
Lyhyt kuvaus:

Mikkelin kaupunki tekee hankintapäätöksen ja palvelusopimuksen muiden osallistujien valtuuttamana.

Hankintaan osallistuvien tilanne 1.12.2019 on seuraava:

Mikkeli: lapsimäärä 2 300, henkilöstömäärä 460

Hirvensalmi: lapsimäärä 53, henkilöstömäärä 9

Kangasniemi: lapsimäärä 166, henkilöstömäärä 33

Mäntyharju: lapsimäärä 170, henkilöstömäärä 31

Pertunmaa: lapsimäärä 38, henkilöstömäärä 10.

Järjestelmällä voidaan hallita sekä kunnallista että yksityistä varhaiskasvatusta. Käyttöönoton tavoitteena ovat prosessit, joissa hakemukset ja päätökset, lasten hoitoaikavaraukset ja niiden toteutumat sekä työntekijöiden työvuorosuunnitelmat ja niiden toteutumat ovat hallittavissa kokonaan sähköisesti. Sähköisten prosessien mahdollistamiseksi kullekin käyttäjäryhmälle on oma looginen käyttöliittymänsä, joka mahdollistaa sekä tietojen syöttämisen, että niiden tarkastelun reaaliajassa kunkin oman roolin mukaisessa muodossa ja antamin oikeuksin. Varhaiskasvatus tukeutuu kunnan tukipalveluihin, joten merkittävä osa hankintaa ovat myös hankittavan järjestelmän integraatiot kunnan tukijärjestelmiin, esimerkiksi talous- ja palkanlaskentajärjestelmiin. Järjestelmän ja sen toimintaympäristön tarkempi kuvaus on liitteenä. Hankittavaan järjestelmään integroitavat järjestelmät vaihtelevat kuntakohtaisesti ja ne on esitetty tarjouspyynnön liitteenä olevassa vaatimusmäärittelyssä (Excel-liite 1). Tällä hetkellä mukana olevien kuntien toiminnanohjausjärjestelmä on Daisy. Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän käyttäjiä ovat varhaiskasvatuksen hallinto, päiväkotien henkilöstö ja perhepäivähoitajat sekä varhaiskasvatuksen asiakkaat.

Käyttöönoton aikataulu:

Järjestelmän on oltava kokonaisuudessaan tilaajan käytössä 1.8.2020. Käyttöönotto alkaa 3 kuukauden pilotilla, jossa järjestelmää kokeillaan yhdessä päiväkodissa ja 1 kunnan perhepäivähoidossa sekä 1 yksityisen palveluntuottajan ja palvelusetelijärjestelmä Vaanan kanssa. Pilotti päättyy viimeistään 31.5.2019. Tilaaja tekee lopullisen päätöksen järjestelmän käyttöönotosta pilotista saatujen kokemusten perusteella. Tilaaja maksaa integraatioiden toteutuksen ja palvelumaksut pilotin ajalta käytön laajuuden mukaan, mutta tilaajan päätös keskeyttää käyttöönotto ei oikeuta toimittajaa korvauksiin. Toimittajan on esitettävä vaiheistettu projektisuunnitelma.

Tietojen migraatio vanhasta järjestelmästä:

Osana käyttöönottosuunnitelmaa tilaaja ja toimittaja määrittävät mitä tietoja käytössä olevasta järjestelmästä siirretään uuteen järjestelmään. Tilaaja sopii nykyisten järjestelmätoimittajien kanssa tietojen siirrosta ja aikataulusta. Tilaaja ja tietojärjestelmätoimittajat sopivat yhdessä teknisistä yksityiskohdista (mitä tietoja siirretään, formaatti, jne.). Myös aikataulu sovitaan yhteisesti. Tilaaja vastaa tietojensiirto-osaprojektin hallinnasta.

Hankintaan osallistuvien kuntien migraatiot: Mikkelin ja hankinnassa mukana olevien muiden kuntien nykyinen järjestelmä on Daisy toiminnanohjausjärjestelmä. Mikkelin osalta tiedot siirretään uuteen järjestelmään. Muiden kuntien osalta on mahdollista tietojen syöttö suoraan järjestelmään. Vastuunjako:

Toimittaja vastaa hankittavan järjestelmän toteuttamisesta ja sen ylläpidosta koko sopimuskauden ajan. Toimittaja vastaa siitä, että ohjelmisto toimii määritellyllä ja sovitulla tavalla. Toimittaja vastaa tarpeellisten käyttöohjeiden laatimisesta ja koulutusten järjestämisestä. Koulutusten ja käyttöohjeiden perusteella järjestelmän käyttäjien on pystyttävä käyttämään järjestelmää itsenäisesti, kukin oman roolinsa mukaan.

Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: 350 000 EUR 💰
Uudistusten kuvaus:

Sopimuskausi on määräaikainen ajalla 1.8.2020–31.7.2023, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana 9 kk:n irtisanomisajalla. Kunnat tekevät itsenäisen päätöksen sopimuksen jatkamisesta 1.8.2023 alkaen.

Vaihtoehtojen kuvaus: Ks. edellä.

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 11:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 6 kuukautta
Tarjousten avauspäivä: 2020-02-19 📅
Tarjousten avausaika: 11:30

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0165116-3
Hankintaviranomaisen nimi: Kangasniemen kunta
Kansallinen rekisterinumero: 0164690-3
Postitoimipaikka: Kangasniemi
Maa: Etelä-Savo 🏙️
Hankintaviranomaisen nimi: Mäntyharjun kunta
Kansallinen rekisterinumero: 0165761-0
Postitoimipaikka: Mäntyharju
Hankintaviranomaisen nimi: Pertunmaan kunta
Kansallinen rekisterinumero: 0165867-2
Postitoimipaikka: Pertunmaa
Hankintaviranomaisen nimi: Hirvensalmen kunta
Kansallinen rekisterinumero: 0164384-1
Postitoimipaikka: Hirvensalmi
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Hankintapalvelut
Sähköposti: info@kangasniemi.fi 📧
Internetosoite: http://www.kangasniemi.fi 🌏
Sähköposti: kirjaamo@mantyharju.fi 📧
Internetosoite: https://mantyharju.fi 🌏
Sähköposti: keskustoimisto@pertunmaa.fi 📧
Internetosoite: https://www.pertunmaa.fi 🌏
Sähköposti: hirvensalmi@hirvensalmi.fi 📧
Internetosoite: https://www.hirvensalmi.fi 🌏
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/mikkeli?id=240029&tpk=238f8dd7-a17b-4362-9a03-73150ca17b71 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2020/S 013-026211 (2020-01-15)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2020-08-11)
Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Sopimuksen kohteena on varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä. Hankinnassa ovat mukana Mikkelin kaupunki ja ilmoituksessa mainitut kunnat (Hirvensalmi, Kangasniemi, Mäntyharju ja Pertunmaa).

Hankinnan kokonaisarvo: 341 136 EUR 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Postiosoite: Raatihuoneenkatu 8–10
Postinumero: FI-50100

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2020-08-11 📅
Julkaisupäivä: 2020-08-14 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2020/S 157-383272
Viittaa ilmoitukseen: 2020/S 013-026211
EUVL-S-numero: 157

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Vaihtoehtojen kuvaus:

Menettely
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän lisätöiden (jatkokehitys) tuntihinta
Laatukriteeri (painotus): 3
Laatukriteeri (nimi): Varhaiskasvatuksentoiminnanohjausjärjestelmän lisäkoulutusten päivähinta
Laatukriteeri (painotus): 2
Laatukriteeri (nimi): Toiminnanohjausjärjestelmä: Sovelluksen käytettävyys ym. tekijät (ks. tp)
Laatukriteeri (painotus): 20
Laatukriteeri (nimi): Työvuorosuunnittelusovelluksen käytettävyys hallinnon ja työntekijöiden näkökulmasta. Sovelluksen selkeys, helppokäyttöisyys, valikkojen loogisuus ym.
Laatukriteeri (painotus): 10
Laatukriteeri (nimi): Raportointi
Laatukriteeri (painotus): 5
Hinta (painotus): 60

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2020-08-04 📅
Nimi: WhileOnTheMove Oy
Kansallinen rekisterinumero: 2351407-1
Postitoimipaikka: Oulu
Maa: Suomi 🇫🇮
Pohjois-Pohjanmaa 🏙️
Hankinnan kokonaisarvo: 341 136 EUR 💰
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 1

Hankintaviranomainen
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Carita Hakkarainen

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Postinumero: FI-00520
Lähde: OJS 2020/S 157-383272 (2020-08-11)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)