Mikkelin kaupunki ja muut mukana olevat kunnat kilpailuttavat yhdessä varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän. Mikkelin kaupunki ja hankinnassa mukana olevat kunnat (Hirvensalmi, Kangasniemi, Mäntyharju ja Pertunmaa) pyytää tarjoustanne varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmästä kokonaistarjouksena tämän tarjouspyynnön ja liitteenä olevien asiakirjojen mukaisesti. Hankinnan yhteinen tavoite on kuntien toimintaprosessien tehostaminen hyödyntämällä sähköisiä palveluja ja automaattista tietojenkäsittelyä.
Määräaika
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2020-02-19.
Hankinta julkaistiin 2020-01-15.
Toimittajat
Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:
Kohde Hankinnan laajuus
Otsikko: Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä
Tuotteet/palvelut: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki📦
Lyhyt kuvaus:
“Mikkelin kaupunki ja muut mukana olevat kunnat kilpailuttavat yhdessä varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän. Mikkelin kaupunki ja hankinnassa...”
Lyhyt kuvaus
Mikkelin kaupunki ja muut mukana olevat kunnat kilpailuttavat yhdessä varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän. Mikkelin kaupunki ja hankinnassa mukana olevat kunnat (Hirvensalmi, Kangasniemi, Mäntyharju ja Pertunmaa) pyytää tarjoustanne varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmästä kokonaistarjouksena tämän tarjouspyynnön ja liitteenä olevien asiakirjojen mukaisesti. Hankinnan yhteinen tavoite on kuntien toimintaprosessien tehostaminen hyödyntämällä sähköisiä palveluja ja automaattista tietojenkäsittelyä.
Näytä lisää
Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: EUR 350 000 💰
1️⃣
Lisätuotteet/palvelut: Toimialakohtaiset ohjelmatuotteet📦
Suorituspaikka: Etelä-Savo🏙️
Hankinnan kuvaus:
“Mikkelin kaupunki tekee hankintapäätöksen ja palvelusopimuksen muiden osallistujien valtuuttamana.
Hankintaan osallistuvien tilanne 1.12.2019 on...”
Hankinnan kuvaus
Mikkelin kaupunki tekee hankintapäätöksen ja palvelusopimuksen muiden osallistujien valtuuttamana.
Hankintaan osallistuvien tilanne 1.12.2019 on seuraava:
Mikkeli: lapsimäärä 2 300, henkilöstömäärä 460
Hirvensalmi: lapsimäärä 53, henkilöstömäärä 9
Kangasniemi: lapsimäärä 166, henkilöstömäärä 33
Mäntyharju: lapsimäärä 170, henkilöstömäärä 31
Pertunmaa: lapsimäärä 38, henkilöstömäärä 10.
Järjestelmällä voidaan hallita sekä kunnallista että yksityistä varhaiskasvatusta. Käyttöönoton tavoitteena ovat prosessit, joissa hakemukset ja päätökset, lasten hoitoaikavaraukset ja niiden toteutumat sekä työntekijöiden työvuorosuunnitelmat ja niiden toteutumat ovat hallittavissa kokonaan sähköisesti. Sähköisten prosessien mahdollistamiseksi kullekin käyttäjäryhmälle on oma looginen käyttöliittymänsä, joka mahdollistaa sekä tietojen syöttämisen, että niiden tarkastelun reaaliajassa kunkin oman roolin mukaisessa muodossa ja antamin oikeuksin. Varhaiskasvatus tukeutuu kunnan tukipalveluihin, joten merkittävä osa hankintaa ovat myös hankittavan järjestelmän integraatiot kunnan tukijärjestelmiin, esimerkiksi talous- ja palkanlaskentajärjestelmiin. Järjestelmän ja sen toimintaympäristön tarkempi kuvaus on liitteenä. Hankittavaan järjestelmään integroitavat järjestelmät vaihtelevat kuntakohtaisesti ja ne on esitetty tarjouspyynnön liitteenä olevassa vaatimusmäärittelyssä (Excel-liite 1). Tällä hetkellä mukana olevien kuntien toiminnanohjausjärjestelmä on Daisy. Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän käyttäjiä ovat varhaiskasvatuksen hallinto, päiväkotien henkilöstö ja perhepäivähoitajat sekä varhaiskasvatuksen asiakkaat.
Käyttöönoton aikataulu:
Järjestelmän on oltava kokonaisuudessaan tilaajan käytössä 1.8.2020. Käyttöönotto alkaa 3 kuukauden pilotilla, jossa järjestelmää kokeillaan yhdessä päiväkodissa ja 1 kunnan perhepäivähoidossa sekä 1 yksityisen palveluntuottajan ja palvelusetelijärjestelmä Vaanan kanssa. Pilotti päättyy viimeistään 31.5.2019. Tilaaja tekee lopullisen päätöksen järjestelmän käyttöönotosta pilotista saatujen kokemusten perusteella. Tilaaja maksaa integraatioiden toteutuksen ja palvelumaksut pilotin ajalta käytön laajuuden mukaan, mutta tilaajan päätös keskeyttää käyttöönotto ei oikeuta toimittajaa korvauksiin. Toimittajan on esitettävä vaiheistettu projektisuunnitelma.
Tietojen migraatio vanhasta järjestelmästä:
Osana käyttöönottosuunnitelmaa tilaaja ja toimittaja määrittävät mitä tietoja käytössä olevasta järjestelmästä siirretään uuteen järjestelmään. Tilaaja sopii nykyisten järjestelmätoimittajien kanssa tietojen siirrosta ja aikataulusta. Tilaaja ja tietojärjestelmätoimittajat sopivat yhdessä teknisistä yksityiskohdista (mitä tietoja siirretään, formaatti, jne.). Myös aikataulu sovitaan yhteisesti. Tilaaja vastaa tietojensiirto-osaprojektin hallinnasta.
Hankintaan osallistuvien kuntien migraatiot: Mikkelin ja hankinnassa mukana olevien muiden kuntien nykyinen järjestelmä on Daisy toiminnanohjausjärjestelmä. Mikkelin osalta tiedot siirretään uuteen järjestelmään. Muiden kuntien osalta on mahdollista tietojen syöttö suoraan järjestelmään. Vastuunjako:
Toimittaja vastaa hankittavan järjestelmän toteuttamisesta ja sen ylläpidosta koko sopimuskauden ajan. Toimittaja vastaa siitä, että ohjelmisto toimii määritellyllä ja sovitulla tavalla. Toimittaja vastaa tarpeellisten käyttöohjeiden laatimisesta ja koulutusten järjestämisestä. Koulutusten ja käyttöohjeiden perusteella järjestelmän käyttäjien on pystyttävä käyttämään järjestelmää itsenäisesti, kukin oman roolinsa mukaan.
Näytä lisää Myöntämisperusteet
Hinta ei ole ainoa myöntämisperuste, ja kaikki perusteet ilmoitetaan ainoastaan hankinta-asiakirjoissa
Hankinnan laajuus
Arvioitu kokonaisarvo ilman arvonlisäveroa: EUR 350 000 💰
Kesto
Aloituspäivä: 2020-08-01 📅
Loppupäivä: 2023-07-31 📅
Sopimuksen, puitesopimuksen tai dynaamisen hankintajärjestelmän kesto
Tämä sopimus voidaan uusia ✅ Kuvaus
Uudistusten kuvaus:
“Sopimuskausi on määräaikainen ajalla 1.8.2020–31.7.2023, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana 9 kk:n irtisanomisajalla. Kunnat tekevät...”
Uudistusten kuvaus
Sopimuskausi on määräaikainen ajalla 1.8.2020–31.7.2023, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana 9 kk:n irtisanomisajalla. Kunnat tekevät itsenäisen päätöksen sopimuksen jatkamisesta 1.8.2023 alkaen.
Näytä lisää Tietoa vaihtoehdoista
Vaihtoehdot ✅
Vaihtoehtojen kuvaus: Ks. edellä.
Menettely Toimenpiteen tyyppi
Avoin menettely
Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2020-02-19
11:00 📅
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Jäljempänä oleva aikataulu on ilmaistu kuukausina.
Vähimmäisaika, jonka kuluessa tarjoajan on pidettävä tarjous voimassa: 6
Tarjousten avaamista koskevat ehdot: 2020-02-19
11:30 📅
Täydentävät tiedot Lisätietoja
“Tarjouskilpailua koskevat kysymykset tulee lähettää Tarjouspalvelu-toimittajaportaalista. Samasta paikasta löytyvät myös kysymyksiin annetut vastaukset.” Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi📧
URL: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus🌏
Lähde: OJS 2020/S 013-026211 (2020-01-15)
Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2020-08-11) Hankintaviranomainen Nimi ja osoitteet
Postiosoite: Raatihuoneenkatu 8–10
Postinumero: FI-50100
Yhteyshenkilö: Carita Hakkarainen
Kohde Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:
“Sopimuksen kohteena on varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä. Hankinnassa ovat mukana Mikkelin kaupunki ja ilmoituksessa mainitut kunnat...”
Lyhyt kuvaus
Sopimuksen kohteena on varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä. Hankinnassa ovat mukana Mikkelin kaupunki ja ilmoituksessa mainitut kunnat (Hirvensalmi, Kangasniemi, Mäntyharju ja Pertunmaa).
Näytä lisää
Hankinnan kokonaisarvo (ilman arvonlisäveroa): EUR 341 136 💰
Kuvaus
Hankinnan kuvaus:
“Järjestelmällä voidaan hallita sekä kunnallista että yksityistä varhaiskasvatusta. Käyttöönoton tavoitteena ovat prosessit, joissa hakemukset ja päätökset,...”
Hankinnan kuvaus
Järjestelmällä voidaan hallita sekä kunnallista että yksityistä varhaiskasvatusta. Käyttöönoton tavoitteena ovat prosessit, joissa hakemukset ja päätökset, lasten hoitoaikavaraukset ja niiden toteutumat sekä työntekijöiden työvuorosuunnitelmat ja niiden toteutumat ovat hallittavissa kokonaan sähköisesti. Sähköisten prosessien mahdollistamiseksi kullekin käyttäjäryhmälle on oma looginen käyttöliittymänsä, joka mahdollistaa sekä tietojen syöttämisen, että niiden tarkastelun reaaliajassa kunkin oman roolin mukaisessa muodossa ja antamin oikeuksin. Varhaiskasvatus tukeutuu kunnan tukipalveluihin, joten merkittävä osa hankintaa ovat myös hankittavan järjestelmän integraatiot kunnan tukijärjestelmiin, esimerkiksi talous- ja palkanlaskentajärjestelmiin.
Näytä lisää Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi):
“Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän lisätöiden (jatkokehitys) tuntihinta”
Laatukriteeri (painotus): 3
Laatukriteeri (nimi): Varhaiskasvatuksentoiminnanohjausjärjestelmän lisäkoulutusten päivähinta
Laatukriteeri (painotus): 2
Laatukriteeri (nimi): Toiminnanohjausjärjestelmä: Sovelluksen käytettävyys ym. tekijät (ks. tp)
Laatukriteeri (painotus): 20
Laatukriteeri (nimi):
“Työvuorosuunnittelusovelluksen käytettävyys hallinnon ja työntekijöiden näkökulmasta. Sovelluksen selkeys, helppokäyttöisyys, valikkojen loogisuus ym.”
Laatukriteeri (painotus): 10
Laatukriteeri (nimi): Raportointi
Laatukriteeri (painotus): 5
Hinta (painotus): 60
Tietoa vaihtoehdoista
Vaihtoehtojen kuvaus:
“Sopimuskausi on määräaikainen ajalla 1.8.2020–31.7.2023, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana 9 kk:n irtisanomisajalla. Kunnat tekevät...”
Vaihtoehtojen kuvaus
Sopimuskausi on määräaikainen ajalla 1.8.2020–31.7.2023, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana 9 kk:n irtisanomisajalla. Kunnat tekevät itsenäisen päätöksen sopimuksen jatkamisesta 1.8.2023 alkaen.