Hankinnan kuvaus
Osa-alue 1: Viestinnän ja markkinoinnin suunnittelu
Valitun toimittajan tehtävänä on laatia Lahti – Euroopan ympäristöpääkaupunki 2021
-projektille viestinnän ja markkinoinnin kokonaissuunnitelma, mm. strategisen ja luovan suunnittelun, kalenterisuunnittelun, tuotannon, kampanjoiden ja toimenpiteiden suunnittelun sekä niiden mittaroinnin. Myös resurssisuunnittelun, materiaalin määrittelyn ja suunnittelun projektinhallinnan tulee sisältyä suunnitelmaan. Suunnitelman tulee sisältää aikataulutetut toimenpiteet vuosille 2020, 2021 ja 2022. Toimenpiteet on kuvattava toteuttamiskelpoisina siten, että niiden vaikutus koko projektin toimintaan ja talouteen ovat selvästi arvioitavissa.
Osa-alue 2: Viestintä- ja markkinointikonsepti
Valitun toimittajan tehtävänä on laatia Lahti – Euroopan ympäristöpääkaupunki 2021
-projektille viestintä- ja markkinointikonsepti, joka sisältää mm. tavoitteiden määrittelyn, ympäristöpääkaupunkibrändin kirkastamisen, teemavuoden hissipuheen ja ydinviestien määrittelyn eri kohderyhmille sekä visuaalisen ilmeen olemassa oleviin materiaaleihin pohjautuen.
Osa-alueiden 1 ja 2 tulee pohjautua riittävän huolellisiin kartoituksiin ja selvityksiin käsillä olevasta tehtävästä ja keskeisten sidosryhmien tarpeista.
Osa-alue 3: Viestinnän ja markkinoinnin toteutus
Viestinnän ja markkinoinnin toteutus voi pitää sisällään esimerkiksi mediatyötä, vaikuttaja- ja sidosryhmäviestinnän materiaaleja, digitaalisen tai tapahtumamarkkinoinnin käytännön toteutusta, markkinointimateriaalien visuaalista suunnittelua ja toteutusta, kuten julkaisuja, esitteitä, roll upeja ja kampanjamateriaaleja.
Tehtäväalueet viestinnän ja markkinoinnin suunnittelu sekä viestintä- ja markkinointikonsepti hankitaan etusijajärjestyksessä. Viestinnän ja markkinoinnin toteutusta voidaan hankkia tarpeen mukaan myös minikilpailutuksella puitesopimuksen sisällä. Palveluita hankitaan sopimuskaudella tilaajan tarpeen mukaan, tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin.
Käytännön työn alustava aikataulu:
— Viestintä- ja markkinointisuunnitelman valmistuminen siten, että sen osia voidaan toteuttaa loppukesällä 2020
— Konseptin työstäminen alkaa heti sopimuksen solmimisesta (tavoiteaikana kesäkuun 2020 loppupuoli)
— Suunnitelman täydentäminen ja tarkentaminen jatkuen vuoden 2020 loppuun.
Hankittavat palvelut eivät sisällä laajoja videotuontantoja (laajana tuotantona pidetään esim. yli 20 000 EUR maksavia tuontantoja). Pienempiä voi olla tarvetta hankkia myös tarjoajalta.
Lahti – Euroopan ympäristöpääkaupunki 2021 -projekti ottaa ympäristövastuullisuuden ja kestävän kehityksen tavoitteet huomioon hankinnoissaan. Pyydämme tuomaan tarjouksessanne julki seikkoja, jotka hankinnan kohteessa tukevat ympäristö- ja ilmastotavoitteita sekä osoittavat panostukset yritysvastuullisuuteen.