Lyhyt kuvaus
Turun kaupungin Konsernihallinnon Hankintapalvelut pyytää tarjouksia kaupunkiympäristön palvelukokonaisuuden ja Turun Raitiotie Oy:n toimeksiannosta yhteistoiminnallisten rakennushankkeiden hankintaprosessien läpivienti- ja tukipalveluista ajalle 1.7.2023 (tavoite) - 31.5.2027, jonka jälkeen sopimusta voidaan Tilaajan päätöksellä jatkaa alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) kahden (2) vuoden optiolla.
Hankinnan kohteena on yhteistoiminnallisten rakennushankkeiden hankintaprosessiin liittyvät asiantuntijapalvelut. Asiantuntijoiden tehtäviä ovat mm.:
- Hankintamenetelmän ja -prosessin suunnittelu
- Tarjouspyyntöasiakirjojen laadinta tai laadinnassa avustaminen. Hankintayksikön omat erityisvaatimukset otetaan huomioon asiakirjojen laadinnassa, RT malleja ei käytetä suoraan
- Kutsut eri tarjousvaiheisiin, esittelytilaisuuksiin ja kehitystyöpajoihin
- Osallistuminen hankinnan vaatimiin vuoropuheluihin tarjoajien kanssa sisältäen mm. markkinavuoropuhelut ja muut esittelytilaisuudet sekä kehitystyöpajat. Tilaisuuksien fasilitointi
- Hankintailmoitusten kysymysten koonti ja vastaukset yhdessä tilaajan kanssa
- Osallistumisilmoitusten käsittely ja tarjoajaehdokkaiden valinta yhdessä tilaajan kanssa
- Eri tarjousvaiheiden tarjousten arviointi yhdessä tilaajan kanssa ja perustelumuistioiden laadinta
- Sopimusneuvotteluiden valmistelu, järjestäminen ja niissä asiantuntijana toimiminen
- Hankinta- ja tarjoajien valintapäätösten valmistelu yhdessä tilaajan kanssa
- Yhteistoiminnallisten rakennushankkeiden tukipalvelut (sisältäen mm. tilaajatiimin ja projektitiimin valmentamisen. Lisäksi mahdollisesti projektin mittaroinnin ja tulosten arvioinnin, suunnitteluaikataulun ja tuotosten määrittelyn sekä organisoitumisen, käyttäjäyhteistyön, päätöksenteon ja kustannusohjauksen tuen, tilaajan avustamisen muissa kehitysvaiheen ja toteutusvaiheen
tehtävissä sekä juridinen neuvonanto ja valmistelu hankkeeseen liittyvissä neuvotteluissa ja sopimusasioissa)
- Mahdollisesti tarvittavat tarve- ja hankesuunnittelutehtävät, kustannus- ja hiililaskennat sekä riskienhallintatehtävät ennen hankkeen kilpailuttamista
- Hankkeiden toteutusmuotojen analyysit
- Kokousten valmistelu, dokumentointi ja raportointi
Puitejärjestelyyn valitaan kaksi (2) palvelutuottajaa etusijajärjestyksessä. Palveluntuottajia käytetään siten, että toissijaista palveluntuottajaa käytetään, mikäli ensisijainen palveluntuottaja ei pysty tarjoamaan riittäviä resursseja Tilaajan käyttöön.
Lisäksi Tilaajalla on oikeus käyttää toissijaista palveluntuottajaa, mikäli Tilaajalla on ollut aikaisempi yhteistoiminnallisten rakennushankkeiden projekti käynnissä ennen tämän hankinnan kilpailutusta ja Tilaaja on hyödyntänyt jo käynnistyneessä projektissa toissijaisen palveluntuottajan palveluita.
Tilaajalla on myös oikeus poiketa etusijajärjestyksestä tai hankkia palvelua kolmannelta osapuolelta, mikäli palveluntuottaja on toiminut tai tulee toimimaan tarjoajan konsulttina Tilaajan yhteistoiminnallisen rakennushankkeen kilpailutuksessa, eikä palveluntuottaja pysty kohtuullisin keinoin poistamaan mahdollista syntyvää eturistiriitaa.
Hankinnan jakaminen osiin ei ole tilaajan tarpeiden näkökulmasta katsottuna mahdollista, koska jakaminen johtaisi hallitsemattomaan tilanteeseen, jota ei palvelun kriittisyyden vuoksi olisi mahdollista koordinoida turvallisesti säilyttäen samalla palvelun toimivuus. Jakaminen tuottaisi palveluprosesseihin sekä osapuolten vastuisiin ja vastuiden seurantaan merkittäviä haasteita.
Hankinnan ennakoitu arvo on n. 3 000 000 €. Puitejärjestelyn enimmäisarvo on 3 000 000 €.