Hankinnan kohteena on Lappeenrannan kaupungin käyttöön tuleva tilavarausjärjestelmä, joka kattaa verkkokaupan, kassajärjestelmän, laskutuksen, raportoinnin, omatoimisen tila-, tuote-, lukitus- ja kulunvalvontajärjestelmän ja kattavat käyttöoikeuksien hallintatyökalut. Haettava järjestelmä on käytettävissä itsenäisesti ja tukee kaupungin varattavien tilojen käyttöasteen kohottamista ja siten vuokratulojen kasvattamista. Tämän tarjouspyynnön liitteenä oleva asiakirja Liite 9 Hankinnan kohteen kuvaus toimii hankintaprosessin tukena, jossa sen tehtävä on määrittää järjestelmän toimittajien, järjestelmien ja järjestelmäkokonaisuuksien vaatimukset. Liitteen 9 tarkoitus on kuvata kilpailutettava järjestelmä sellaisella tarkkuudella, että tarjoajat kykenevät arvioimaan ja kuvaamaan oman ratkaisunsa tilaajan tarpeisiin.
Lappeenrannan kaupungin organisaatiossa oli vuoden 2021 lopussa 2277 työntekijää, jotka palvelevat noin 72 000 henkilön suuruista väestömäärää. Järjestelmää käyttävät ensisijaisesti niin kaupungin oma henkilöstö kuin kaupungin asukkaat, mutta myös Etelä-Karjalan muiden kuntien asukkaat sekä turistit.
Tavoitteena on, että sopimuskausi alkaa 1.1.2024 ja päättyy 31.12.2027. Järjestelmä on tavoitteena ottaa käyttöön 1.8.2024.
Hankintamenettelynä on kilpailullinen neuvottelumenettely, sillä hankinnan kohteen kuvausta ei voida laatia riittävän tarkasti viittaamalla standardiin, eurooppalaiseen tekniseen arviointiin, yhteiseen tekniseen eritelmään tai tekniseen viitteeseen. Tarjousten vertailuperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa hinnan painoarvo on 40 - 60% ja laadun 40 - 60%. Laadun osalta painotus edelleen siten, että pisteytettävien vaatimusten ja palvelun toimintaa kuvaavan demon suhde on 30 - 70 %.
Alustava ratkaisuehdotus pyydetään neuvottelumenettelyyn mukaan valituilta. Neuvottelut käydään osallistumispyynnössä sekä sen liitteissä olevan materiaalin että toimittajan alustavan ratkaisuehdotuksen pohjalta. Lopullinen tarjouspyyntö viimeistellään neuvottelujen lopputuloksena.
Määräaika
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2023-05-08.
Hankinta julkaistiin 2023-04-04.
Kohde Hankinnan laajuus
Otsikko: Tilavarausjärjestelmä
LPR/810/02.08.02/2022
Tuotteet/palvelut: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki📦
Lyhyt kuvaus:
“Hankinnan kohteena on Lappeenrannan kaupungin käyttöön tuleva tilavarausjärjestelmä, joka kattaa verkkokaupan, kassajärjestelmän, laskutuksen, raportoinnin,...”
Lyhyt kuvaus
Hankinnan kohteena on Lappeenrannan kaupungin käyttöön tuleva tilavarausjärjestelmä, joka kattaa verkkokaupan, kassajärjestelmän, laskutuksen, raportoinnin, omatoimisen tila-, tuote-, lukitus- ja kulunvalvontajärjestelmän ja kattavat käyttöoikeuksien hallintatyökalut. Haettava järjestelmä on käytettävissä itsenäisesti ja tukee kaupungin varattavien tilojen käyttöasteen kohottamista ja siten vuokratulojen kasvattamista. Tämän tarjouspyynnön liitteenä oleva asiakirja Liite 9 Hankinnan kohteen kuvaus toimii hankintaprosessin tukena, jossa sen tehtävä on määrittää järjestelmän toimittajien, järjestelmien ja järjestelmäkokonaisuuksien vaatimukset. Liitteen 9 tarkoitus on kuvata kilpailutettava järjestelmä sellaisella tarkkuudella, että tarjoajat kykenevät arvioimaan ja kuvaamaan oman ratkaisunsa tilaajan tarpeisiin.
Lappeenrannan kaupungin organisaatiossa oli vuoden 2021 lopussa 2277 työntekijää, jotka palvelevat noin 72 000 henkilön suuruista väestömäärää. Järjestelmää käyttävät ensisijaisesti niin kaupungin oma henkilöstö kuin kaupungin asukkaat, mutta myös Etelä-Karjalan muiden kuntien asukkaat sekä turistit.
Tavoitteena on, että sopimuskausi alkaa 1.1.2024 ja päättyy 31.12.2027. Järjestelmä on tavoitteena ottaa käyttöön 1.8.2024.
Hankintamenettelynä on kilpailullinen neuvottelumenettely, sillä hankinnan kohteen kuvausta ei voida laatia riittävän tarkasti viittaamalla standardiin, eurooppalaiseen tekniseen arviointiin, yhteiseen tekniseen eritelmään tai tekniseen viitteeseen. Tarjousten vertailuperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jossa hinnan painoarvo on 40 - 60% ja laadun 40 - 60%. Laadun osalta painotus edelleen siten, että pisteytettävien vaatimusten ja palvelun toimintaa kuvaavan demon suhde on 30 - 70 %.
Alustava ratkaisuehdotus pyydetään neuvottelumenettelyyn mukaan valituilta. Neuvottelut käydään osallistumispyynnössä sekä sen liitteissä olevan materiaalin että toimittajan alustavan ratkaisuehdotuksen pohjalta. Lopullinen tarjouspyyntö viimeistellään neuvottelujen lopputuloksena.
1️⃣
Suorituspaikka: Etelä-Karjala🏙️
Hankinnan kuvaus: Katso hankinnan kohteen kuvaus liitteestä 9 Hankinnan kohteen kuvaus.
Myöntämisperusteet
Hinta ei ole ainoa myöntämisperuste, ja kaikki perusteet ilmoitetaan ainoastaan hankinta-asiakirjoissa
Sopimuksen, puitesopimuksen tai dynaamisen hankintajärjestelmän kesto
Jäljempänä oleva aikataulu on ilmaistu kuukausina.
Kuvaus
Kesto: 48
Sopimuksen, puitesopimuksen tai dynaamisen hankintajärjestelmän kesto
Tämä sopimus voidaan uusia ✅ Kuvaus
Uudistusten kuvaus:
“Hankintayksikkö varaa itselleen mahdollisuuden halutessaan jatkaa sopimusta toistaiseksi voimassa olevana alkuperäisen sopimuskauden jälkeen....”
Uudistusten kuvaus
Hankintayksikkö varaa itselleen mahdollisuuden halutessaan jatkaa sopimusta toistaiseksi voimassa olevana alkuperäisen sopimuskauden jälkeen. Optiomahdollisuuden käytöstä hankintayksikkö päättää varsinaisen sopimuskauden lopulla.
Näytä lisää Tiedot kutsuttavien ehdokkaiden lukumäärää koskevista rajoituksista
Suunniteltu vähimmäismäärä: 3
Enimmäismäärä: 5
Objektiiviset kriteerit rajoitetun ehdokasjoukon valitsemiseksi:
“Tilaaja valitsee tarjouskilpailuun osallistumishakemuksensa jättäneistä, soveltuvuutta koskevat vaatimukset täyttävistä ehdokkaista kolmesta viiteen (3-5)...”
Tilaaja valitsee tarjouskilpailuun osallistumishakemuksensa jättäneistä, soveltuvuutta koskevat vaatimukset täyttävistä ehdokkaista kolmesta viiteen (3-5) ehdokasta. Mikäli soveltuvia ehdokkaita on enemmän kuin 3-5, käytetään ehdokkaiden valintaperusteena aiempien asiakkaiden palautetta vastaavista järjestelmistä seuraavasti [suluissa painoarvo]:
a) Järjestelmän kokonaislaatu (ml. käytettävyys ja toimivuus) [painoarvo 40 %]
b) Käyttöönottoprojektin aikataulujen hallinta ja aikataulussa pysyminen [painoarvo 20 %]
c) Yhteistyökyky sekä mahdollisten reklamaatiotilanteiden selvittäminen [painoarvo 20 %]
d) Järjestelmän elinkaari [painoarvo 20 %]
Ehdokas toimittaa osallistumishakemuksen tämän hankintailmoituksen liitteenä 8 olevan vertailulomakkeen täytettäväksi referenssikohteiden tilaajien edustajille. Referenssikohteen tilaajan edustaja täyttää ja allekirjoittaa vertailulomakkeen ja palauttaa sen hankintayksikköön osoitteeseen hankintapalvelut@lappeenranta.fi tämän osallistumispyynnön määräaikaan 8.5.2023 klo 13.00 mennessä.
Kutakin referenssihanketta kohden toimitetaan erillinen kappale lomakkeesta. Kunkin lomakkeen täyttää ja allekirjoittaa referenssihankkeen tilaajan edustaja (vastuullinen projektipäällikkö tai muu vastaavassa roolissa toiminut henkilö) lomakkeessa annettujen ohjeiden mukaisesti. Tilaajien edustajat pisteyttävät ehdokkaan kunkin ominaisuuden osalta asteikolla 0-5. Ominaisuuksia on painotettu eri painoarvoilla.
Ilmoitettujen kolmen referenssihankkeen pisteet lasketaan yhteen. Maksimipisteet kolmesta referenssikohteesta on 60 pistettä, joten pisteitä voi saada enintään 20 p / referenssikohde. Tilaajan harkinnan mukaan 3-5 eniten pisteitä saanutta valitaan hankkeen neuvotteluvaiheeseen. Mikäli tasapisteiden vuoksi ei voida erotella näitä kolmea, neljää tai viittä eniten pisteitä saanutta ehdokasta, arpa ratkaisee valinnan tasapisteissä olevien osalta.
Vaatimukset arvioitaville referensseille on ilmoitettu kohdassa Hankinnan kohteen kriteerit sekä Päätöksenteon perusteet.
Näytä lisää Tietoa vaihtoehdoista
Vaihtoehdot ✅
Vaihtoehtojen kuvaus:
“Liitteessä 9 sivulla 22 kuvataan mahdollisuuksia lisähankintoihin tämän sopimuksen nojalla ja vaatimukset on kuvattu liitteessä Liite 4...”
Vaihtoehtojen kuvaus
Liitteessä 9 sivulla 22 kuvataan mahdollisuuksia lisähankintoihin tämän sopimuksen nojalla ja vaatimukset on kuvattu liitteessä Liite 4 Tilavarausjärjestelmän vaatimusluettelo välilehdellä Optiot.
Optioilla varaudutaan tuleviin tarpeisiin. Tarjoaja voi sisällyttää tiedon optioiden toteutumisesta Tilavarausjärjestelmän vaatimukset -liitteen Optiot-välilehdelle.
1. Pukukaappien lukitusjärjestelmä
Esimerkiksi RFID-tunnisteella avattava ja lukittava pukukaappijärjestelmä, joka mahdollistaa reaaliaikaisen pukukaappien varaustilanteen seuraamisen.
2. Dynaaminen hinnoittelu
Ajankohtaan ja/tai kysyntään sidottu hinnoittelu.
3. Oheispalvelut
Kohteeseen tai tilaan saatava palvelu, joita käyttäjä voi liittää varaukseensa. Esimerkiksi catering-, digituki- ja käyttöönotto-opastuspalvelut ja muut vastaavat, jotka voivat olla myös pakollisia. Oheispalvelu voi olla myös esimerkiksi normaalin käyttöajan ulkopuolella tapahtuvaan varaukseen liittyvä pakollinen vahtimestaripalvelu, tilan käyttökoulutus tai johdanto hälytysjärjestelmän käyttöön. Vastaavasti oheispalveluun voi olla pakotettuna liitoksena esimerkiksi tilatuote, jossa palvelu toteutetaan.
Oheispalvelun tuottajilla voi olla profiilinsa järjestelmässä omilla pääkäyttäjän myöntämillä käyttöoikeuksillaan ja he voivat päästä seuraamaan omia tuotteitaan koskevia varauksia.
Yhteen varaukseen voi liittyä siten useita tilauksia, ja yksi oheispalvelu voi liittyä useampaan varaukseen.
Järjestelmässä voi rajata oheispalvelun saatavuutta ajan, sijainnin ja muun tekijän mukaan siten, että sekä oheispalvelua tuottava taho että asiakas hahmottavat koska palvelu on saatavilla ja koska varaus on.
Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot Taloudellinen ja rahoituksellinen asema
Hankinta-asiakirjoissa mainitut valintaperusteet
Tekninen ja ammatillinen pätevyys
Hankinta-asiakirjoissa mainitut valintaperusteet
Menettely Toimenpiteen tyyppi
Kilpailullinen vuoropuhelu
Hallinnolliset tiedot
Tätä menettelyä koskeva aiempi julkaisu: 2022/S 241-695499
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2023-05-08
13:00 📅
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Jäljempänä oleva aikataulu on ilmaistu kuukausina.
Vähimmäisaika, jonka kuluessa tarjoajan on pidettävä tarjous voimassa: 4
Täydentävät tiedot Tietoa sähköisistä työnkuluista
Sähköistä tilaamista käytetään
Sähköinen laskutus hyväksytään
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Sörnäistenkatu 1
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00580
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi📧
URL: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus🌏
Lähde: OJS 2023/S 070-208950 (2023-04-04)