Sotkamon kunnan talous-, palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuus SaaS-palveluna

Sotkamon kunta

Hankinnan kohteena on talous-, henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmäkokonaisuus Sotkamon kunnan talous- ja henkilöstöhallintoa sekä palkanlaskentaa varten SaaS palveluna sisältäen järjestelmän käyttöönoton, ylläpidon ja tuen.
Hankinnan tavoitteena on ostaa toteutettavan kilpailutuksen perusteella järjestelmäratkaisu, jossa toimittaja tarjoaa Sotkamon kunnalle kokonaisvaltaisesti talous-, henkilöstö- ja palkanlaskenta järjestelmäratkaisun seuraavasti:
-Henkilöstö- ja palkkahallinto; palkanlaskenta, palkkiot, palvelussuhteen hallinta, matka- ja kululaskutus, raportointi, tilastointi
-Taloushallinto (OPTIO); taloussuunnittelu ja budjetointi, kirjanpito mukaan lukien konsernitilinpäätös, osto- ja myyntireskontra, maksuliikenne, käyttöomaisuuskirjanpito, raportointi, tilastointi
-Käyttöönottoprojekti: käyttöoikeuksien määrittely, tili- ja kustannuspaikkatietojen määrittely, käyttökoulutus ja kirjalliset ohjeet, aiemman aineiston siirto uuteen ohjelmaan (integraatio)
-Ohjelmistojen ylläpito, päivittäinen käyttötuki.
-Optiona tilaaja voi hankkia lainmukaisen sähköisen arkistoinnin ratkaisun myöhemmin täsmennettävien tarpeiden mukaan.
Tarjotun ratkaisumallin tulee olla julkishallintoon sopiva ja toteuttaa erilaiset kuntamallin kirjaustarpeet.
Tällä hetkellä Sotkamon kunta ostaa talous- ja palkanlaskennan palvelut Monetra Oy:ltä. Tilaajalla on palkkojen osalta käytössään Personec F ja kirjanpidon osalta Intime.
Tilaaja tekee erilliset päätökset ja sopimukset henkilöstö- ja palkkahallinnon sekä optiona olevan taloushallinnon ohjelmistopalveluiden hankinnasta.
Hankintayksikkö valitsee sopimuskumppaniksi yhden (1) toimittajan.
Henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmä tulee olla tuotantokäytössä 1.11.2023 alkaen ja taloushallinnon järjestelmä 1.1.2024 alkaen. Toimittaja rytmittää käyttöönottoprojektin tähän sopivaksi. Aikataulua voidaan kuitenkin tilaajan pyynnöstä siirtää myöhemmäksi.
Hankinnan kohde sekä tarjoajaa ja hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset sopimusehtoineen on kuvattu yksityiskohtaisesti tarjouspyynnössa ja tarjouspyynnön liitteenä olevissa hankinta-asiakirjoissa.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2023-05-31. Hankinta julkaistiin 2023-05-12.

Kuka?

• Sotkamon kunta

Mitä?

Missä?

• Pohjois- ja Itä-Suomi › Kainuu

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2023-05-12	hankintailmoitus
2023-05-19	Lisätietoilmoitus

hankintailmoitus (2023-05-12)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on talous-, henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmäkokonaisuus Sotkamon kunnan talous- ja henkilöstöhallintoa sekä palkanlaskentaa varten SaaS palveluna sisältäen järjestelmän käyttöönoton, ylläpidon ja tuen. Hankinnan tavoitteena on ostaa toteutettavan kilpailutuksen perusteella järjestelmäratkaisu, jossa toimittaja tarjoaa Sotkamon kunnalle kokonaisvaltaisesti talous-, henkilöstö- ja palkanlaskenta järjestelmäratkaisun seuraavasti: -Henkilöstö- ja palkkahallinto; palkanlaskenta, palkkiot, palvelussuhteen hallinta, matka- ja kululaskutus, raportointi, tilastointi -Taloushallinto (OPTIO); taloussuunnittelu ja budjetointi, kirjanpito mukaan lukien konsernitilinpäätös, osto- ja myyntireskontra, maksuliikenne, käyttöomaisuuskirjanpito, raportointi, tilastointi -Käyttöönottoprojekti: käyttöoikeuksien määrittely, tili- ja kustannuspaikkatietojen määrittely, käyttökoulutus ja kirjalliset ohjeet, aiemman aineiston siirto uuteen ohjelmaan (integraatio) -Ohjelmistojen ylläpito, päivittäinen käyttötuki. -Optiona tilaaja voi hankkia lainmukaisen sähköisen arkistoinnin ratkaisun myöhemmin täsmennettävien tarpeiden mukaan. Tarjotun ratkaisumallin tulee olla julkishallintoon sopiva ja toteuttaa erilaiset kuntamallin kirjaustarpeet. Tällä hetkellä Sotkamon kunta ostaa talous- ja palkanlaskennan palvelut Monetra Oy:ltä. Tilaajalla on palkkojen osalta käytössään Personec F ja kirjanpidon osalta Intime. Tilaaja tekee erilliset päätökset ja sopimukset henkilöstö- ja palkkahallinnon sekä optiona olevan taloushallinnon ohjelmistopalveluiden hankinnasta. Hankintayksikkö valitsee sopimuskumppaniksi yhden (1) toimittajan. Henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmä tulee olla tuotantokäytössä 1.11.2023 alkaen ja taloushallinnon järjestelmä 1.1.2024 alkaen. Toimittaja rytmittää käyttöönottoprojektin tähän sopivaksi. Aikataulua voidaan kuitenkin tilaajan pyynnöstä siirtää myöhemmäksi. Hankinnan kohde sekä tarjoajaa ja hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset sopimusehtoineen on kuvattu yksityiskohtaisesti tarjouspyynnössa ja tarjouspyynnön liitteenä olevissa hankinta-asiakirjoissa.

Lyhyt kuvaus

Hankinnan kohteena on talous-, henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmäkokonaisuus Sotkamon kunnan talous- ja henkilöstöhallintoa sekä palkanlaskentaa varten SaaS palveluna sisältäen järjestelmän käyttöönoton, ylläpidon ja tuen.

Hankinnan tavoitteena on ostaa toteutettavan kilpailutuksen perusteella järjestelmäratkaisu, jossa toimittaja tarjoaa Sotkamon kunnalle kokonaisvaltaisesti talous-, henkilöstö- ja palkanlaskenta järjestelmäratkaisun seuraavasti:

-Henkilöstö- ja palkkahallinto; palkanlaskenta, palkkiot, palvelussuhteen hallinta, matka- ja kululaskutus, raportointi, tilastointi

-Taloushallinto (OPTIO); taloussuunnittelu ja budjetointi, kirjanpito mukaan lukien konsernitilinpäätös, osto- ja myyntireskontra, maksuliikenne, käyttöomaisuuskirjanpito, raportointi, tilastointi

-Käyttöönottoprojekti: käyttöoikeuksien määrittely, tili- ja kustannuspaikkatietojen määrittely, käyttökoulutus ja kirjalliset ohjeet, aiemman aineiston siirto uuteen ohjelmaan (integraatio)

-Ohjelmistojen ylläpito, päivittäinen käyttötuki.

-Optiona tilaaja voi hankkia lainmukaisen sähköisen arkistoinnin ratkaisun myöhemmin täsmennettävien tarpeiden mukaan.

Tarjotun ratkaisumallin tulee olla julkishallintoon sopiva ja toteuttaa erilaiset kuntamallin kirjaustarpeet.

Tällä hetkellä Sotkamon kunta ostaa talous- ja palkanlaskennan palvelut Monetra Oy:ltä. Tilaajalla on palkkojen osalta käytössään Personec F ja kirjanpidon osalta Intime.

Tilaaja tekee erilliset päätökset ja sopimukset henkilöstö- ja palkkahallinnon sekä optiona olevan taloushallinnon ohjelmistopalveluiden hankinnasta.

Hankintayksikkö valitsee sopimuskumppaniksi yhden (1) toimittajan.

Henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmä tulee olla tuotantokäytössä 1.11.2023 alkaen ja taloushallinnon järjestelmä 1.1.2024 alkaen. Toimittaja rytmittää käyttöönottoprojektin tähän sopivaksi. Aikataulua voidaan kuitenkin tilaajan pyynnöstä siirtää myöhemmäksi.

Hankinnan kohde sekä tarjoajaa ja hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset sopimusehtoineen on kuvattu yksityiskohtaisesti tarjouspyynnössa ja tarjouspyynnön liitteenä olevissa hankinta-asiakirjoissa.

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Tavarat
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät 📦
Lisä-CPV-koodi: Taloushallinnon tietojärjestelmät 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Kainuu 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Alin hinta

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Alue- tai paikallistason viranomainen
Hankintaviranomaisen nimi: Sotkamon kunta
Postiosoite: Markkinatie 1
Postinumero: 88600
Postitoimipaikka: Sotkamo
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.sotkamo.fi 🌏
Sähköposti: info@ptcs.fi 📧
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/sotkamo?id=459422&tpk=2577e30f-8735-4d2f-8ab5-fac12a5c552e 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/sotkamo?id=459422&tpk=2577e30f-8735-4d2f-8ab5-fac12a5c552e 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2023-05-12 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2023-05-31 📅
Julkaisupäivä: 2023-05-17 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2023/S 095-295063
EUVL-S-numero: 95
Lisätietoja

Tarjousten avaamisen ajankohta on alustava. Tarjousten avaamistilaisuus ei ole julkinen. Tarjouspyynnössä ilmoitetut kellonajat ovat Suomen paikallisia aikoja.

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan tavoitteena on ostaa toteutettavan kilpailutuksen perusteella järjestelmäratkaisu, jossa toimittaja tarjoaa Sotkamon kunnalle kokonaisvaltaisesti talous-, henkilöstö- ja palkanlaskenta järjestelmäratkaisun seuraavasti:

-Henkilöstö- ja palkkahallinto; palkanlaskenta, palkkiot, palvelussuhteen hallinta, matka- ja kululaskutus, raportointi, tilastointi

-Taloushallinto (OPTIO); taloussuunnittelu ja budjetointi, kirjanpito mukaan lukien konsernitilinpäätös, osto- ja myyntireskontra, maksuliikenne, käyttöomaisuuskirjanpito, raportointi, tilastointi

-Käyttöönottoprojekti: käyttöoikeuksien määrittely, tili- ja kustannuspaikkatietojen määrittely, käyttökoulutus ja kirjalliset ohjeet, aiemman aineiston siirto uuteen ohjelmaan (integraatio)

-Ohjelmistojen ylläpito, päivittäinen käyttötuki.

-Optiona tilaaja voi hankkia lainmukaisen sähköisen arkistoinnin ratkaisun myöhemmin täsmennettävien tarpeiden mukaan.

Tarjotun ratkaisumallin tulee olla julkishallintoon sopiva ja toteuttaa erilaiset kuntamallin kirjaustarpeet.

Tällä hetkellä Sotkamon kunta ostaa talous- ja palkanlaskennan palvelut Monetra Oy:ltä. Tilaajalla on palkkojen osalta käytössään Personec F ja kirjanpidon osalta Intime.

Tilaaja tekee erilliset päätökset ja sopimukset henkilöstö- ja palkkahallinnon sekä optiona olevan taloushallinnon ohjelmistopalveluiden hankinnasta.

Hankintayksikkö valitsee sopimuskumppaniksi yhden (1) toimittajan.

Henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmä tulee olla tuotantokäytössä 1.11.2023 alkaen ja taloushallinnon järjestelmä 1.1.2024 alkaen. Toimittaja rytmittää käyttöönottoprojektin tähän sopivaksi. Aikataulua voidaan kuitenkin tilaajan pyynnöstä siirtää myöhemmäksi.

Hankinnan kohde sekä tarjoajaa ja hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset sopimusehtoineen on kuvattu yksityiskohtaisesti tarjouspyynnössa ja tarjouspyynnön liitteenä olevissa hankinta-asiakirjoissa.

Ks. kohta II.1.4) Lyhyt kuvaus.

Kesto: 48 kuukautta
Uudistusten kuvaus:

Käyttöönottosopimus astuu voimaan, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Palvelusopimus (1. Palkat ja HR sekä 2. Talous) on voimassa määräaikaisena 48 kuukautta sopimuksen kohteen tuotantokäytön alkamispäivästä lukien (varsinainen sopimuskausi).

Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen palvelusopimus jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana.

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa: Valintaperusteet hankintaa koskevissa asiakirjoissa määritellyn mukaisesti.

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Nopeutettu menettely:

Hankinta tehdään julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 57 §:n mukaisella nopeutetulla avoimella menettelyllä.

Hankintalain 56 § mukaisia normaaleja avoimen menettelyn määräaikoja ei voida tässä hankinnassa noudattaa, koska käyttöönottoprojektin tulee olla toteutettuna ja henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmän tuotantokäytössä 1.11.2023 alkaen ja taloushallinnon järjestelmän viimeistään 1.1.2024 alkaen. Lähestyvän kesälomakauden vuoksi käyttöönottoprojekti tulee aloittaa mahdollisimman pian hankintapäätöksen tekemisen jälkeen, jotta edellä mainitussa aikataulussa pysytään ja järjestelmät saadaan suunnitellusti käyttöön.

Näin ollen hankintalain 56 § mukaisten normaalien avoimen menettelyn määräaikojen noudattaminen olisi tässä hankinnassa hankintayksikön edellä mainitulla tavalla perusteleman kiireen vuoksi käytännössä mahdotonta.

Tarjousten vastaanottoaika: 12:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 2023-12-31 📅
Tarjousten avauspäivä: 2023-05-31 📅
Tarjousten avausaika: 12:05
Paikka: Hankintayksikössä
Lisätietoja:

Tarjousten avaamisen ajankohta on alustava.

Tarjousten avaamistilaisuus ei ole julkinen.

Tarjouspyynnössä ilmoitetut kellonajat ovat Suomen paikallisia aikoja.

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0189766-5
Yhteystiedot
Yhteyspiste: PTCServices Oy
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/sotkamo?id=459422&tpk=2577e30f-8735-4d2f-8ab5-fac12a5c552e 🌏

Viite
Lisätietoja

HUOM! Alla kohdassa VI.4) Muutoksenhakumenettelyt mainittu markkinaoikeuden osoite muuttuu 29.5.2023 alkaen. Uusi osoite on Radanrakentajantie 5, 00520 Helsinki. Markkinaoikeuden muut yhteystiedot säilyvät ennallaan.

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Sörnäistenkatu 1
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00580
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2023/S 095-295063 (2023-05-12)

Lisätietoilmoitus (2023-05-19)
Kohde
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Lisätietoilmoitus

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2023-05-19 📅
Julkaisupäivä: 2023-05-24 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2023/S 099-308897
Viittaa ilmoitukseen: 2023/S 095-295063
EUVL-S-numero: 99
Lisätietoja
Tarjouskilpailuasiakirjoja muutetaan.
Lähde: OJS 2023/S 099-308897 (2023-05-19)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät (>20 uudet hankinnat)