Rauhan Tervehdys -seurakuntalehden painaminen

Hankinnan kuvaus

Rauhan Tervehdys ry (myöhemmin julkaisija) kilpailuttaa Rauhan Tervehdys –lehden painopalvelun julkisen hankinnan tässä tarjouspyynnössä mainituin ehdoin. Sopimuskausi on 1.1.2024 – 31.12.2024. Hankintaan liittyy mahdollinen optiovuosi vuodelle 2025. Kilpailutuksen voittaa hinnaltaan edullisimman tarjouksen tehnyt.
Hankinnan arvo ylittää EU:n kynnysarvon ja hankinta toteutetaan avoimena tarjouskilpailuna.
Rauhan Tervehdys -lehti on perustettu vuonna 1907. Lehteä julkaisee ja kustantaa Rauhan Tervehdys ry. Sen kotipaikka on Oulu.
Lehdellä on oma toimitus Oulussa. Toimittajat ja taittaja ovat Rauhan Tervehdys ry:n työntekijöitä. Toimitus vastaa lehden toimittamisen lisäksi, taitosta ja ilmoitusten laatimisesta.
Tämänhetkisen tiedon mukaan lehteä tilaavat 1.1.2024 alkaen:
- Oulun seurakuntayhtymä (7 seurakuntaa)
- Hailuodon seurakunta
- Limingan seurakunta
- Lumijoen seurakunta
- Muhoksen seurakunta
- Tyrnävän seurakunta
Lehden julkaisukerran arvioitu koko painosmäärä on noin 100 000 kappaletta. Painosmäärä vaihtelee sopimuskauden aikana. Myös tilaajaseurakuntien määrässä voi tapahtua muutoksia. Julkaisija ei sitoudu tässä tarjouspyynnössä esitettyihin painosmääriin, vaan ne on ilmoitettu ainoastaan kilpailutuksen vertailutietoina.
Rauhan Tervehdys ry kilpailuttaa samanaikaisesti lehden jakelun.
Lehteä jaetaan pääosin alueellisena osoitteettomana jakeluna ilmaisjakelun salliviin talouksiin. Osoitteettoman jakelun lisäksi lehteä jaetaan osoitteellisena jakeluna yksin kappalein noin 700 kpl ja vähintään 10 kpl nippuina (vuonna 2023 kimppuja 24 kpl noin 500 lehteä ) seurakuntien toimipisteisiin, kirjastoihin ja palvelutaloihin sekä mahdollisesti telineisiin jakelualueella.
Lehti ilmestyy vuonna 2024 arviolta 40 kertaa (kahdesta neljään numeroa kuukaudessa). Lehden julkaisumäärä ja päivämäärät vahvistetaan loppuvuodesta. Lehden jakelupäivä on keskiviikko tai torstai.
Osoitteistoja ylläpitää julkaisija ja osoitteet toimitetaan kirjapainoon excel-tiedostoina.
Tarjouksessa tulee olla seuraavat asiat:
-Tarjous sopimuskaudelle 1.1.2023–31.12.2024. Hankintaan liittyy mahdollinen optiovuosi 1.1.–31.12.2025.
- Lehti tulee ¼-taittaa painossa jakeluyhtiötä varten.
- Tarjouksessa painoksen hintaan tulee sisältyä rahti jakeluyhtiön tavaran vastaanottoon Oulussa ja mahdollisesti Kuopion postikeskukseen.
- Lehden formaatti, värillisyys ja painokuvan laatu: Tabloid, noin 280 mm x 400 mm, kokonaan nelivärinen. Julkaisija pidättää oikeuden muuttaa lehden kokoa sopimuskauden aikana
- Sivujen pitää olla sidottuja stiftaamalla.
- Rasteritiheyden vähintään 40 linjaa/cm.
- Painopaperi: Metsäsertifioidusta puusta valmistettu sanomalehtipaperi, joka on neliömassaltaan ja vaaleudeltaan 45 g/m2 ISO 68 tai lähin vastaava painossa käytössä oleva laatu. Julkaisija pidättää oikeuden vaihtaa paperilaatua sopimuskauden aikana, mistä mahdollisesti aiheutuva tuotantokustannusten muutos hyväksytään hinnantarkastuksen perusteena, jos tuotantokustannusten muutoksen suuruus on julkaisijan tiedossa vaihdosta päätettäessä.
-Painos- ja sivumäärät : Julkaisukerran painosmäärän arvioidaan olevan sopimuskauden alussa noin 100 000 kpl. Näistä arvioidaan jaettavan osoitteettomana jakeluna 98 900 kpl, osoitteellisena jakeluna 700 kpl ja nippujakeluna 500 kpl (nipuissa lehtiä 10–50 kpl)
- Lehden aikataulu: Lehti julkaistaan arviolta 40 kertaa vuonna 2024. Julkaisija toimittaa valmiin aineiston painoon jakeluviikkoa edeltävänä perjantaina kello 16 mennessä.
- Painettujen lehtien on oltava Oulussa jakeluyhtiön toimipisteessä ja/tai Kuopion postikeskuksessa jakeluviikon maanantaina kello 17. Rahdin on sisällyttävä tarjoushintaan.
-Tarjous on tehtävä suomen kielellä.
-Tarjoukseen on sisällytettävä tieto käytettävästä painosta sekä mahdollisista alihankkijoista (myös rahdin osalta) sekä tieto, mihin alihankkijaa käytetään. Alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin palveluntuottajaa. Palveluntarjoaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan eli tarjouksen tekijällä on kokonaisvastuusopimuksen toteuttamisesta. Julkaisija voi perustellusta syystä kieltää palveluntarjoajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Palveluntarjoaja on pyydettäessä velvollinen toimittamaan hankintayksikölle tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset alihankkijoistaan.
-Tarjoukseen on sisällytettävä kuvaus painon aikataulusta aineistonsiirrosta jakeluun.
-Palveluntarjoaja vastaa laadunvalvonnasta oman palvelunsa osalta.
- Reklamaatioihin on vastattava viipymättä ja samalla on selvitettävä, mihin toimenpiteisiin on ryhdytty tilanteen korjaamiseksi. Tarjouksesta tulee käydä ilmi, mihin reklamaatiot osoitetaan.
- Pyydämme painotarjoustanne seuraaville sivumäärille: 20, 24 ja 28 sivua. Hinnat täytetään arvonlisäverottomina erilliseen liitteeseen (liite 1). Julkaisija pidättää oikeuden painos- ja sivumäärien satunnaiseen vaihteluun sopimuskaudenaikana. Julkaisijalla on oltava mahdollisuus lisäpainokseen ja lisäsivuihin. Tarjouksessa tulee kertoa, kuinka paljon aiemmin julkaisijan tulee ilmoittaa näistä mahdollisista muutoksista.
Palveluntarjoaja huolehtii yhteyksistä jakeluyhtiöön. Rahtikustannukset painopaikasta Oulussa olevaan jakeluyhtiön toimipisteeseen ja/tai Kuopion postikeskukseen tulee sisältyä painotarjouksen hintaan.
Tarjouksen tulee sisältää edellä mainittujen selvitysten ja kuvausten lisäksi seuraavat tiedot ja selvitykset:
• Suomenkielinen yhteyshenkilö
• Painoaikataulujen laadinta julkaisijan vuosisuunnitelman perusteella julkaisijaa varten
• Painomateriaalien hankinta julkaisijan vuosisuunnitelman perusteella
• Julkaisijan aineiston siirtoon liittyvä ohjelmallinen painokelpoisuuden tarkastus tiedostovirheiden osalta, kuvaus tarkastettavista seikoista edellytetään tarjouksessa
• Rasteroidun aineiston sähköinen vedostarkastusmahdollisuus verkon yli julkaisijalle painoluvan antamiseksi painolle
• Painolevyjen tulostaminen
• Lehden painaminen tarjouspyynnössä tarkemmin kuvatulla tavalla
• Lehden laaduntarkastuskappaleet julkaisijalle, noin 5000 kappaleen välein koko painoksen osalta jokaisesta julkaisukerrasta
• Suomen lain mukainen lehden vapaakappaleiden toimittaminen eräille kirjastoille Suomessa (28.12.2007/1433 Laki kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä)
• Lehden osoitteistojen käsittely ja osoitteiden tulostaminen osoitteellisiin lehtiin
• Lehtien kimputtaminen jakeluyhtiön ohjeiden mukaisesti ja siihen liittyvä ohjauslappujen tulostaminen
• Lehtikimppujen pakkaaminen
• Rahti rullakoissa jakeluyhtiöön toimipisteeseen Ouluun ja Kuopion postikeskukseen
• Yhteydenpito jakeluyhtiöön sujuvan tuotannon varmistamiseksi
• Prosessin ylläpitämiseen liittyvät kaikki kustannukset, emme hyväksy laskutuslisää.
Palveluntarjoajan on sitouduttava ilmoittamaan mahdolliset painon tuotantokustannuksista johtuvat hintamuutokset perusteluineen kirjallisesti viimeistään neljä (4) viikkoa ennen uuden hinnan voimaantuloa. Hinnankorotus on mahdollinen ainoastaan todellisista ja merkittävistä, painon tuotantokustannusten nousuun liittyvistä syistä.
• Tarjouksesta on käytävä ilmi sähköpostiosoite, johon hankintapäätös annetaan tiedoksi, ja tarjouksen jättäjän yhteystiedot.
• Tarjouksen on oltava voimassa 31.12.2023 asti.
Tarjousten pisteytys, valintaperusteet, tarjoajien kelpoisuus ja vertailu kerrotaan liitteessä 2.

Lisätietoja

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (nro 621/1999) perusteella tarjoukset liitteineen ovat sopimuksenteon jälkeen pääsääntöisesti julkisia. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liikesalaisuuksia. Mikäli liikesalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin tarkoituksenmukaisen tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, palveluntarjoajan tulee antaa tarjouksesta kopio, josta liikesalaisuuksia sisältävät osat on peitetty. Hinta ei ole liikesalaisuus. Asianosaisilla on oikeus niin halutessaan saada hankintapäätöksen asiakirjat nähtäväkseen päätöksenteon jälkeen.
Hankintapäätös annetaan tiedoksi tarjoajalle sähköisesti. Palveluntarjoajan on ilmoitettava sähköpostiosoitteensa, johon hankintapäätös perusteluineen sekä oikaisuohjeineen ja valitusosoitteineen lähetetään.

Luettelo ja lyhyt kuvaus olosuhteista

Palveluntarjoajan tulee olla kaupparekisteriin Suomessa tai sijoittamismaassaan merkitty oikeushenkilö, joka vastaa itse veroistaan ja muista julkisoikeudellisista maksuistaan sekä vakuutuksistaan.
Palveluntarjoaja on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin Suomessa tai sijoittamismaassaan.
Palveluntarjoajan tulee kuulua arvolisä- ja ennakkoperintärekisteriin.
Palveluntarjoajan tulee olla yritys, jolla on tarvittavat tekniset ja taloudelliset edellytykset selviytyä Rauhan Tervehdys -lehden painatuksesta.
Palveluntarjoajalla tulee olla aikaisempaa kokemusta sanomalehtien painatuksesta.
Mikäli palveluntarjoaja käyttää alihankkijoita, sen tulee tarjouksessaan ilmoittaa alihankkijat ja palvelun osa, johon alihankintaa käytetään (koskee myös rahtia). Palveluntarjoaja vastaa alihankkijan työstä ja palveluista kuin omistaan. Alihankkijaan sovelletaan samoja ehtoja kuin palveluntarjoajaan. Yhteyshenkilöksi nimettävä henkilö ei voi olla alihankkijan palveluksessa.
Palveluntarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalismaksujen suorittamisen, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta.
Palveluntarjoaja tai sen johtoon kuuluva henkilö ei saa olla tuomittu rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tavalla tuomiolla hankintalaissa luetellusta rikoksesta.
Palveluntarjoajan on nimettävä henkilöstöstään yhteyshenkilö. Työkielenä käytämme suomen kieltä, joten yhteyshenkilön on osattava puhua ja kirjoittaa suomen kielellä.
Palveluntarjoaja suljetaan pois kilpailusta, jos kaikki kelpoisuuden ehdot eivät täyty.

Sopimuksen täytäntöönpanoehdot

- Tarjouksen valintaperusteet ja tarjoajien kelpoisuuden arviointi
Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa:
• tarjoajien kelpoisuuden arviointi
• tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
• tarjousten vertailu
Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos tarjous ei täytä tarjouksen muodolle asetettuja vaatimuksia:
• Tarjouksessa ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin seikkoihin.
• Tarjouksessa on esitetty tarjouspyynnön vastaisia ehtoja.
• Kaikkiin tarjouspyynnön vaatimuksiin ei ole otettu kantaa.
• Tarjous ei vastaa pyydettyjä teknisiä tai kaupallisia vaatimuksia.
-Sopimuskausi
Sopimuskausi on 1.1.2024–31.12.2024. Lisänä on optio jatkaa sopimusta vielä vuoden 2025 ajan.
- Hankinnasta päättäminen, sopimus ja sopimusehdot
Rauhan Tervehdys ry:n hallitus valitsee toimittajan tarjousten perusteella viimeistään 15.9.2023. Valinnasta ilmoitetaan tarjouskilpailuun osallistuneille. Julkaisija varaa oikeuden olla valitsematta mitään saaduista tarjouksista.
Palveluntarjoajan kanssa tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Sopimus voidaan tehdä ja allekirjoittaa aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimusvastuu on tarjouksen tehneellä yrityksellä, ei sen mahdollisilla tytäryhtiöillä, alihankkijoilla tai yhteistyökumppaneilla. Sopimus laaditaan tarjouksen perusteella.
Sopimusasiakirjojen keskinäinen etusijajärjestys on seuraava:
1. Allekirjoitettu sopimus
2. Tarjouspyyntö liitteineen
3. JYSE 2022 PALVELUT ja Graafinen Teollisuus ry:n yleiset toimitusehdot
4. Tarjous liitteineen
Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestyksestä ei neuvotella.
Tarjouksen ehtojen tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan siten, että toimitusehdot ja laatutason vaatimukset pysyvät muuttumattomina. Sopimusta ei saa kumpikaan osapuoli siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toisen osapuolen suostumusta. Palveluntarjoajalla ei ole oikeutta vaihtaa palvelun tuottamiseen nimettyjä henkilöitä tai alihankkijoita kesken sopimuskauden ilman julkaisijan suostumusta, ellei kyse ole pakottavista terveyteen tai työsuhteen päättymiseen liittyvistä syistä. Yhteyshenkilötoiminnan tason tulee tällöin säilyä. Julkaisija varaa itselleen oikeuden purkaa hankintasopimus myös kesken sopimuskauden, mikäli sopimuskumppani heikentää palvelun sisältöä, muuttaa hintoja tai kaupallisia ehtoja sopimuksen vastaisesti.
- Sopimuksen irtisanominen
Julkaisijalla on oikeus sanoa hankintasopimus irti kirjallisella irtisanomisilmoituksella. Irtisanominen astuu voimaan kuuden (6) kuukauden kuluttua irtisanomisesta.
Palveluntarjoajan on sitouduttava siihen, että lehden julkaisijalla on oikeus irtisanoa sopimuspäättymään kuuden (6) kuukauden kuluessa hinnankorotuksen ilmoittamisesta, mikäli hinnankorotus kerrallaan on enemmän kuin 5 %.
Palveluntarjoaja ei voi lopettaa palvelun tarjoamista ennen irtisanomisajan päättymistä, ellei muuta yhteisesti kirjallisesti sovita. Laadittavat sopimukset ovat luonteeltaan puitesopimuksia, julkaisija ei sitoudu mihinkään vähimmäis- tai enimmäispainomäärään sopimuskaudella.
Sopimuksessa sovelletaan Suomen lakia ja siihen liittyvät erimielisyydet ratkaistaan toimivaltaisessa tuomioistuimessa.
- Laskutus – ja maksuehdot
Laskutusosoitetiedot annetaan sopimuksen yhteydessä. Laskusta on käytävä ilmi laskutuksenperusteet. Laskutus- yms. lisiä ei hyväksytä. Maksuehto on 30 vrk netto laskun saapumisesta tilaajalle. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen.
Mahdollisista tytäryhtiöistä, alihankkijoista tai yhteistyökumppaneista huolimatta laskutus tapahtuu sopimuskumppanin eli tarjouksen tehneen yrityksen kautta.