Rauhan tervehdys -seurakuntalehden jakelu

Hankinnan kuvaus

Rauhan Tervehdys ry (myöhemmin julkaisija) kilpailuttaa Rauhan Tervehdys –lehden jakelun tässä tarjouspyynnössä mainituin ehdoin. Sopimuskausi on 1.1.2024 –31.12.2024. Hankintaan liittyy mahdollinen optiovuosi 1.1. -31.12.2025.
Rauhan Tervehdys -lehti on perustettu vuonna 1907. Lehteä julkaisee ja kustantaa Rauhan Tervehdys ry. Sen kotipaikka on Oulu.
Tämänhetkisen tiedon mukaan lehteä tilaavat 1.1.2024 alkaen:
- Oulun seurakuntayhtymä (7 seurakuntaa)
-Hailuodon seurakunta
- Limingan seurakunta
- Lumijoen seurakunta
- Muhoksen seurakunta
- Tyrnävän seurakunta.
Lehteä jaetaan noin 40 numeroa vuonna 2024. Päätös julkaisumäärästä ja julkaisuaikataulusta päätetään myöhemmin vuonna 2023.
Lehteä jaetaan pääosin alueellisena osoitteettomana jakeluna ilmaisjakelun salliviin talouksiin. Lisäksi lehteä jaetaan osoitteellisena jakeluna yksin kappalein (vuonna 2023 yhteensä noin 700 kpl) ja vähintään 10 kpl nippuina (vuonna 2023 kimppuja 24 kpl, noin 500 lehteä ) seurakuntien toimipisteisiin, kirjastoihin ja palvelutaloihin sekä mahdollisesti telineisiin jakelualueella. Levikki on noin 100 000 kpl.
Painatusmääriin, julkaisumääriin ja tilaajaseurakuntien ja tilaajien määriin voi tulla muutoksia sopimuskauden aikana. Annetut tiedot perustuvat tämän hetkisiin tietoihin, ja tarjoukset annetaan tämän hetkisiin tietoihin pohjautuen.
Lehti tulee jakaa talouksiin, jotka sallivat ilmaisjakelun. Lehti tulee jakaa "ei mainoksia" kyltillä varustettuihin talouksiin.
Palveluntarjoajan tulee tehdä paikkojakelu. Tarjouksesta on käytävä ilmi, miten ja millä aikataululla paikkojakelu tehdään. Paikkojakelun tulee kuulua hintaan.
Kirjapaino toimittaa lehdet jakeluyhtiöön (Ouluun ja mahdollisesti Kuopion postikeskukseen) jakeluviikon maanantaina kello 17 mennessä. Kirjapainossa tehdään jakelua varten 1/4-taitto. Paino myös kimputtaa lehdet jakeluyhtiön ohjeiden mukaisesti, hoitaa ohjauslappujen tulostamisen ja lehtikimppujen pakkaamisen.
Lehti ilmestyy 2-4 kertaa kuukaudessa. Lehden jakelupäivä voi olla joka keskiviikko tai torstai. Tarjouksesta tulee ilmetä kumpana päivänä palveluntarjoaja aikoo jakaa lehden ja koskeeko tämä koko painosmäärää.
Lehden tiedot:
- tabloid, noin 280 mm x 400 mm
- sanomalehtipaperi neliömassaltaan 45 g/m2 ISO 68 tai vastaava laatu.
- yleensä lehti on 24-sivuinen
Laskutus- ym. lisiä ei hyväksytä. Maksuehto on 30 vrk netto laskun saapumisesta tilaajalle. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen.
Palveluntarjoaja huolehtii yhteyksistä kirjapainoon. Lehden painatus kilpailutetaan samaan aikaan jakelun kanssa.
Pyydämme tarjousta jakelulle seuraavasti:
- Ajalle 1.1.2024 - 31.12.2024 (optio vuodelle 2025)
- Jakelutarjous seuraaville sivumäärille: 20, 24 ja 28
- Jakelutarjous tulee tehdä neliömassaltaan 45 g paperille
- Kuvaus jakelun toteuttamisesta
- Selvitys, tapahtuuko jakelu keskiviikkona vai torstaina
- Selvitys alihankkijoista ja niiden roolista
- Tieto, kuinka moneen talouteen jakeluyhtiö sitoutuu osoitteettoman lehden toimittamaan (pl. ilmaisjakelun kieltävät taloudet). Tiedot täytetään Hintalomakkeeseen (liite 1).
- Kuvaus reklamaatioiden käsittelystä ja seurannasta
- Selvitys paikkojakelun hoitamisesta
- Kuvaus, miten jakelu hoidetaan jos jakelupäivä on arkipyhä tai pyhäpäivä
- Suomenkielinen yhteyshenkilö
- Tarjouksen on oltava voimassa vähintään 31.12.203 asti
- Tarjous on tehtävä suomen kielellä
- Tarjoushinnat ilmoitetaan liitteenä olevalla hintalomakkeella (liite 1). Hinnat ilmoitetaan euroina ja arvonlisäverottomina hintoina. Tarjottujen hintojen on sisällettävä kaikki kustannukset, jotka syntyvät jakelusta kaikille ilmoitetuille alueille sekä alihankkijoiden ja yhteistyökumppaneiden käyttämisestä.
Tarjoajien vertailu:
Palvelutarjoajan kanssa solmittavan tilaussopimuksen perusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jota arvioidaan kaksivaiheisesti:
1. Palvelun kattavuus jakelualueella ja prosessin toimivuus (max 40 pistettä)
- miten moneen talouteen osoitteeton lehti sitoudutaan toimittamaan (max 35 pistettä)
- paikkojakeluun sitoutuminen: palveluntarjoaja sitoutuu tekemään paikkojakelun viimeistään seuraavana päivänä jakelupalautteen saamisesta (max 5 pistettä).
2. Hinta (60 pistettä)
Hintapisteytys lasketaan tarjottujen hintojen keskiarvona. Hinnat painotetaan tilausvaihtoehtojen mukaisilla kappalemäärillä (osoitteettomat, osoitteelliset yksityistilaukset ja nipputilaukset). Halvin painotettu vertailuhinta saa täydet pisteet. Muiden tarjoajien tarjoukset verrataan ja pisteytetään seuraavasti: (halvin hinta / tarjoushinta) x hinnan painoarvo
Laatu- ja hintapisteiden perusteella valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin palveluntarjoaja. Jos laatu- ja hintapisteet tuottavat tasatulokset, laatupisteiltään parempi voittaa.

Lisätietoja

Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (nro 621/1999) perusteella tarjoukset liitteineen ovat sopimuksenteon jälkeen pääsääntöisesti julkisia. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liikesalaisuuksia. Mikäli liikesalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin tarkoituksenmukaisen tarjouksentekemiseksi välttämätöntä, palveluntarjoajan tulee antaa tarjouksesta kopio, josta liikesalaisuuksia sisältävät osat on peitetty. Hinta ei ole liikesalaisuus. Asianosaisilla on oikeus niin halutessaan saada hankintapäätöksen asiakirjat nähtäväkseen päätöksenteon jälkeen.
Hankintapäätös annetaan tiedoksi tarjoajalle sähköisesti. Palveluntarjoajan on ilmoitettava sähköpostiosoitteensa, johon hankintapäätös perusteluineen sekä oikaisuohjeineen ja valitusosoitteineen lähetetään.

Luettelo ja lyhyt kuvaus olosuhteista

Palveluntarjoajan tulee olla kaupparekisteriin Suomessa tai sijoittamismaassaan merkitty oikeushenkilö, joka vastaa itse veroistaan ja muista julkisoikeudellisista maksuistaan sekä vakuutuksistaan.
Palveluntarjoaja on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin Suomessa tai sijoittamismaassaan. Palveluntarjoajan tulee kuulua arvolisä- ja ennakkoperintärekisteriin.
Palveluntarjoajan tulee olla painotuotteiden jakelutoimintaa Oulun seudulla harjoittava yritys, jolla on tarvittavat tekniset ja taloudelliset edellytykset selviytyä Rauhan Tervehdys -lehden viikoittaisesta jakelusta tai jolla on uskottavasti toteutuskelpoinen suunnitelma kyseisen toiminnan käynnistämiseksi ennen sopimuskauden alkua. Palveluntarjoajalla tulee olla aikaisempaa kokemusta sanomalehtien jakelusta tai jakelupalveluiden välittämisestä.
Mikäli palveluntarjoaja käyttää alihankkijoita, sen tulee tarjouksessaan ilmoittaa alihankkijat ja palvelun osa, johon alihankintaa käytetään. Palveluntarjoaja vastaa alihankkijan työstä ja palveluista kuin omistaan. Alihankkijaan sovelletaan samoja ehtoja kuin palveluntarjoajaan. Yhteyshenkilöksi nimettävä henkilö ei voi olla alihankkijan palveluksessa.
Palveluntarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalismaksujen suorittamisen, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta.
Palveluntarjoaja tai sen johtoon kuuluva henkilö ei saa olla tuomittu rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tavalla tuomiolla hankintalaissa luetellusta rikoksesta.
Palveluntarjoajan on nimettävä henkilöstöstään yhteyshenkilö. Työkielenä käytämme suomen kieltä, joten yhteyshenkilön on osattava puhua ja kirjoittaa suomen kielellä.
Palveluntarjoaja suljetaan pois kilpailusta, jos kaikki kelpoisuuden ehdot eivät täyty.

Sopimuksen täytäntöönpanoehdot

- Tarjouksen valintaperusteet ja tarjoajien kelpoisuuden arviointi
Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa:
• tarjoajien kelpoisuuden arviointi
• tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
• tarjousten vertailu
Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos tarjous ei täytä tarjouksen muodolle asetettuja vaatimuksia:
• Tarjouksessa ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin seikkoihin.
• Tarjouksessa on esitetty tarjouspyynnön vastaisia ehtoja.
• Kaikkiin tarjouspyynnön vaatimuksiin ei ole otettu kantaa.
• Tarjous ei vastaa pyydettyjä teknisiä tai kaupallisia vaatimuksia.
-Sopimuskausi
Sopimuskausi on 1.1.2024–31.12.2024. Lisänä on optio jatkaa sopimusta vielä vuoden 2025 ajan.
- Hankinnasta päättäminen, sopimus ja sopimusehdot
Rauhan Tervehdys ry:n hallitus valitsee toimittajan tarjousten perusteella viimeistään 15.9.2023. Valinnasta ilmoitetaan tarjouskilpailuun osallistuneille. Julkaisija varaa oikeuden olla valitsematta mitään saaduista tarjouksista.
Palveluntarjoajan kanssa tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Sopimus voidaan tehdä ja allekirjoittaa aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimusvastuu on tarjouksen tehneellä yrityksellä, ei sen mahdollisilla tytäryhtiöillä, alihankkijoilla tai yhteistyökumppaneilla. Sopimus laaditaan tarjouksen perusteella.
Sopimusasiakirjojen keskinäinen etusijajärjestys on seuraava:
1. Allekirjoitettu sopimus
2. Tarjouspyyntö liitteineen
3. JYSE 2022 PALVELUT ja Graafinen Teollisuus ry:n yleiset toimitusehdot
4. Tarjous liitteineen
Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestyksestä ei neuvotella.
Tarjouksen ehtojen tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan siten, että toimitusehdot ja laatutason vaatimukset pysyvät muuttumattomina. Sopimusta ei saa kumpikaan osapuoli siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toisen osapuolen suostumusta. Palveluntarjoajalla ei ole oikeutta vaihtaa palvelun tuottamiseen nimettyjä henkilöitä tai alihankkijoita kesken sopimuskauden ilman julkaisijan suostumusta, ellei kyse ole pakottavista terveyteen tai työsuhteen päättymiseen liittyvistä syistä. Yhteyshenkilötoiminnan tason tulee tällöin säilyä. Julkaisija varaa itselleen oikeuden purkaa hankintasopimus myös kesken sopimuskauden, mikäli sopimuskumppani heikentää palvelun sisältöä, muuttaa hintoja tai kaupallisia ehtoja sopimuksen vastaisesti.
- Sopimuksen irtisanominen
Julkaisijalla on oikeus sanoa hankintasopimus irti kirjallisella irtisanomisilmoituksella. Irtisanominen astuu voimaan kuuden (6) kuukauden kuluttua irtisanomisesta. Palveluntarjoajan on sitouduttava siihen, että lehden julkaisijalla on oikeus irtisanoa sopimuspäättymään kuuden (6) kuukauden kuluessa hinnankorotuksen ilmoittamisesta, mikäli hinnankorotus kerrallaan on enemmän kuin 5 %.
Palveluntarjoaja ei voi lopettaa palvelun tarjoamista ennen irtisanomisajan päättymistä, ellei muuta yhteisesti kirjallisesti sovita. Laadittavat sopimukset ovat luonteeltaan puitesopimuksia, julkaisija ei sitoudu mihinkään vähimmäis- tai enimmäispainomäärään sopimuskaudella. Sopimuksessa sovelletaan Suomen lakia ja siihen liittyvät erimielisyydet ratkaistaan toimivaltaisessa tuomioistuimessa.
- Laskutus – ja maksuehdot
Laskutusosoitetiedot annetaan sopimuksen yhteydessä. Laskusta on käytävä ilmi laskutuksenperusteet. Laskutus- yms. lisiä ei hyväksytä. Maksuehto on 30 vrk netto laskun saapumisesta tilaajalle. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. Mahdollisista tytäryhtiöistä, alihankkijoista tai yhteistyökumppaneista huolimatta laskutus tapahtuu sopimuskumppanin eli tarjouksen tehneen yrityksen kautta.