Oulun Tilapalvelut - Järjestelmähankinta vuokraustoimintaan

Lyhyt kuvaus

Oulun Tilapalvelut -liikelaitos hakee palveluntuottajaa toteuttamaan Oulun Tilapalveluiden käyttöön vuokrausjärjestelmää vuokravalvontaan ja ulkoa vuokraukseen sekä ulkoisten ja sisäisten vuokrasopimusten hallintaan. Vuokrausjärjestelmä tulee toimimaan Oulun kaupungin kiinteistöjen Master Data - paikkana, josta tieto tulee siirtyä rakennettavan integraation välityksenä muun muassa kiinteistöjen ylläpidon huoltokirjaan.

Tässä tarjouspyynnössä on määritelty vuokrausjärjestelmältä ja kyseistä järjestelmää tarjoajan osalta vaaditut soveltuvuusvaatimukset ja järjestelmän ominaisuudet. Mikäli jotkin vaaditut järjestelmän ominaisuudet puuttuvat tai ovat vielä kehitysvaiheessa, tarjoaja laatii erillisen järjestelmän kehityssuunnitelman. Järjestelmältä vaaditut ominaisuudet tulee täyttyä vähintään 80 % tarjouksen jättövaiheessa. Vaatimus tarkastetaan tarjoajan täyttämässä lomakkeessa ( Liite 2, "tarkistuslista"). Lisäksi tarjoaja esittää kehityssuunnitelman puuttuvista järjestelmän ominaisuuksista erillisessä käytettävyystestaustilaisuudessa.

Tilaajan nykyinen vuokrausjärjestelmä on Haahtelan kiinteistötieto. Mikäli palveluntuottaja vaihtuu, vuokrausjärjestelmän historia ja muun historiadatan siirto tehdään yhteistyössä tilaajan ja uuden palveluntuottajan kanssa. Datan siirtäminen vuokrausjärjestelmään tehdään käyttöönottoprojektin aikana. Uusi palveluntuottaja on vastuussa datan siirrosta ja tilaaja on vastuussa siirrettävän tiedon oikeellisuudesta. Toimittajan tulee huolehtia, että Master Data, joka käsittää kiinteistöjen perustiedot, siirretään kiinteistötietojärjestelmään ensimmäisenä. Datan siirto tulee tapahtua niin, että siirrettävien tiedostojen rakenne ja nimeäminen pysyy samana. Datatiedot vuokrausjärjestelmään tulee olla siirretty seitsemän (7) kuukauden kuluessa sopimuksen allekirjoituksesta. Mikäli datan siirto viivästyy tilaajasta tai kolmannen osapuolen syystä, ei palveluntuottaja ole vastuussa tällaisesta viivästyksestä.

Tarjoukseen tulee sisällyttää kaikki mahdolliset palvelun toteuttamisesta aiheutuvat kulut. Palveluntuottajalle maksetaan vain tarjottujen hintojen mukaisesti. Myöskään erillisiä palvelumaksuja vaadituista ominaisuuksista ei makseta, vaan järjestelmän tulee toimia kaikilta vaadituilta ominaisuuksiltaan annetuilla kuukausihinnoilla ja mahdolliset palvelupaketit sisältyvät hintoihin, jos niillä saavutetaan vaaditut ominaisuudet. Mikäli tilaaja tarvitsee jatkossa asiantuntijatyötä, ne laskutetaan tarjoajan tarjoaman yksikköhintojen mukaisesti. Asiantuntijatyötä on esimerkiksi erilliset koulutukset.

Tarjoaja sitoutuu tarjousta jättäessään toimimaan yhteistyössä sopimuksen irtisanomisen jälkeen uuden palveluntuottajan kanssa, jotta tarvittavat tiedot saadaan siirrettyä seuraavan palveluntuottajan järjestelmään. Avustamisvelvoite sisältyy kuukausihintaan.

Sopimus tehdään alustavasti määräaikaisena ajalle 1.8.2026 - 31.7.2030. Sopimus jatkuu määräaikaisen kauden jälkeen toistaiseksi voimassa olevana 6kk irtisanomisajalla. Palveluntuottajalla on oikeus irtisanoa sopimus määräaikaisen kauden jälkeen, jolloin irtisanomisaika on yksi (1) vuosi. Määräaikaisen kauden jälkeen voidaan palveluntuottajan pyynnöstä tarkastaa hintaa. Hinnantarkastuksessa käytetään palveluntuottajan indeksiehtoa, joka on määritelty tarkemmin liitteenä olevassa Sopimusluonnoksessa.

Kaupungin omistamia kiinteistöjä on noin 250. Kiinteistöt koostuvat tällä hetkellä 510 rakennuksesta, jotka ovat bruttoalaltaan noin 810 000 brm2. Kiinteistöjen dwg-pohjakuvia on tällä hetkellä 855 kappaletta ja tif-pohjakuvina 149 kappaletta. Kiinteistöt ovat listattu liitteessä 4, "kiinteistöluettelo". Lisäksi ulkoa vuokrattuja kiinteistöjä voi myös satunnaisesti olla. Tilaajalla on oikeus lisätä tai poistaa kiinteistöjä sopimuksesta. Kiinteistöjen määrät eivät vaikuta laskevasti tai nousevasti tarjottuun kuukausihintaan. Kiinteistöjen poistot ja lisäykset sisältyvät tarjottuun kuukausihintaan.

Käyttöönottoprojektin seurantaa varten perustetaan ohjausryhmä. Palveluntuottaja sekä tilaaja nimeävät yhden (1) henkilön ohjausryhmään projektipäällikön lisäksi. Lisäksi sopimuksen operatiivista toimivuutta ja palvelun laatua seurataan puolivuosittain tai tarvittaessa tilaajan ja palveluntuottajan välisissä ohjausryhmä -seurantapalavereissa. Seurantapalaverin koollekutsumisesta sovitaan yhdessä ja muistion laatimisesta vastaa palveluntuottaja.

Tarjoukset eivät saa sisältää omia ehtoja.

Tilaajalla on oikeus hylätä kaikki tarjoukset.

Palvelussa noudatetaan JIT 2025 mukaisia sopimusehtoja.

Hankinnan kuvaus

Oulun Tilapalvelut -liikelaitos hakee palveluntuottajaa toteuttamaan Oulun Tilapalveluiden käyttöön vuokrausjärjestelmää vuokravalvontaan ja ulkoa vuokraukseen sekä ulkoisten ja sisäisten vuokrasopimusten hallintaan. Vuokrausjärjestelmä tulee toimimaan Oulun kaupungin kiinteistöjen Master Data - paikkana, josta tieto tulee siirtyä rakennettavan integraation välityksenä muun muassa kiinteistöjen ylläpidon huoltokirjaan.

Tässä tarjouspyynnössä on määritelty vuokrausjärjestelmältä ja kyseistä järjestelmää tarjoajan osalta vaaditut soveltuvuusvaatimukset ja järjestelmän ominaisuudet. Mikäli jotkin vaaditut järjestelmän ominaisuudet puuttuvat tai ovat vielä kehitysvaiheessa, tarjoaja laatii erillisen järjestelmän kehityssuunnitelman. Järjestelmältä vaaditut ominaisuudet tulee täyttyä vähintään 80 % tarjouksen jättövaiheessa. Vaatimus tarkastetaan tarjoajan täyttämässä lomakkeessa ( Liite 2, "tarkistuslista"). Lisäksi tarjoaja esittää kehityssuunnitelman puuttuvista järjestelmän ominaisuuksista erillisessä käytettävyystestaustilaisuudessa.

Tilaajan nykyinen vuokrausjärjestelmä on Haahtelan kiinteistötieto. Mikäli palveluntuottaja vaihtuu, vuokrausjärjestelmän historia ja muun historiadatan siirto tehdään yhteistyössä tilaajan ja uuden palveluntuottajan kanssa. Datan siirtäminen vuokrausjärjestelmään tehdään käyttöönottoprojektin aikana. Uusi palveluntuottaja on vastuussa datan siirrosta ja tilaaja on vastuussa siirrettävän tiedon oikeellisuudesta. Toimittajan tulee huolehtia, että Master Data, joka käsittää kiinteistöjen perustiedot, siirretään kiinteistötietojärjestelmään ensimmäisenä. Datan siirto tulee tapahtua niin, että siirrettävien tiedostojen rakenne ja nimeäminen pysyy samana. Datatiedot vuokrausjärjestelmään tulee olla siirretty seitsemän (7) kuukauden kuluessa sopimuksen allekirjoituksesta. Mikäli datan siirto viivästyy tilaajasta tai kolmannen osapuolen syystä, ei palveluntuottaja ole vastuussa tällaisesta viivästyksestä.

Tarjoukseen tulee sisällyttää kaikki mahdolliset palvelun toteuttamisesta aiheutuvat kulut. Palveluntuottajalle maksetaan vain tarjottujen hintojen mukaisesti. Myöskään erillisiä palvelumaksuja vaadituista ominaisuuksista ei makseta, vaan järjestelmän tulee toimia kaikilta vaadituilta ominaisuuksiltaan annetuilla kuukausihinnoilla ja mahdolliset palvelupaketit sisältyvät hintoihin, jos niillä saavutetaan vaaditut ominaisuudet. Mikäli tilaaja tarvitsee jatkossa asiantuntijatyötä, ne laskutetaan tarjoajan tarjoaman yksikköhintojen mukaisesti. Asiantuntijatyötä on esimerkiksi erilliset koulutukset.

Tarjoaja sitoutuu tarjousta jättäessään toimimaan yhteistyössä sopimuksen irtisanomisen jälkeen uuden palveluntuottajan kanssa, jotta tarvittavat tiedot saadaan siirrettyä seuraavan palveluntuottajan järjestelmään. Avustamisvelvoite sisältyy kuukausihintaan.

Sopimus tehdään alustavasti määräaikaisena ajalle 1.8.2026 - 31.7.2030. Sopimus jatkuu määräaikaisen kauden jälkeen toistaiseksi voimassa olevana 6kk irtisanomisajalla. Palveluntuottajalla on oikeus irtisanoa sopimus määräaikaisen kauden jälkeen, jolloin irtisanomisaika on yksi (1) vuosi. Määräaikaisen kauden jälkeen voidaan palveluntuottajan pyynnöstä tarkastaa hintaa. Hinnantarkastuksessa käytetään palveluntuottajan indeksiehtoa, joka on määritelty tarkemmin liitteenä olevassa Sopimusluonnoksessa.

Kaupungin omistamia kiinteistöjä on noin 250. Kiinteistöt koostuvat tällä hetkellä 510 rakennuksesta, jotka ovat bruttoalaltaan noin 810 000 brm2. Kiinteistöjen dwg-pohjakuvia on tällä hetkellä 855 kappaletta ja tif-pohjakuvina 149 kappaletta. Kiinteistöt ovat listattu liitteessä 4, "kiinteistöluettelo". Lisäksi ulkoa vuokrattuja kiinteistöjä voi myös satunnaisesti olla. Tilaajalla on oikeus lisätä tai poistaa kiinteistöjä sopimuksesta. Kiinteistöjen määrät eivät vaikuta laskevasti tai nousevasti tarjottuun kuukausihintaan. Kiinteistöjen poistot ja lisäykset sisältyvät tarjottuun kuukausihintaan.

Käyttöönottoprojektin seurantaa varten perustetaan ohjausryhmä. Palveluntuottaja sekä tilaaja nimeävät yhden (1) henkilön ohjausryhmään projektipäällikön lisäksi. Lisäksi sopimuksen operatiivista toimivuutta ja palvelun laatua seurataan puolivuosittain tai tarvittaessa tilaajan ja palveluntuottajan välisissä ohjausryhmä -seurantapalavereissa. Seurantapalaverin koollekutsumisesta sovitaan yhdessä ja muistion laatimisesta vastaa palveluntuottaja.

Tarjoukset eivät saa sisältää omia ehtoja.

Tilaajalla on oikeus hylätä kaikki tarjoukset.

Palvelussa noudatetaan JIT 2025 mukaisia sopimusehtoja.

Lisätietoja

JÄRJESTELMÄN VAATIMUSTEN TÄYTTYMINEN

Järjestelmältä vaaditut ominaisuudet tulee täyttyä vähintään 80 % tarjouksen jättövaiheessa. Mikäli jotkin vaaditut järjestelmän ominaisuudet puuttuvat tai ovat vielä kehitysvaiheessa, tarjoaja laatii erillisen järjestelmän kehityssuunnitelman. Kehityssuunnitelma esitetään erillisessä käytettävyystestaustilaisuudessa, jolloin tarjoaja myös palauttaa suunnitelman tilaajalle.

Kehityssuunnitelmassa esitetään viikoittainen aikataulu järjestelmän ominaisuuksien kehittämiselle. Tilaaja seuraa etenemistä kahden viikon välein olevissa välipalavereissa, missä palveluntuottaja esittelee järjestelmän kehittymistä. Jos järjestelmän kehitys ei tapahdu vaaditussa aikataulussa, tilaajalla on oikeus pidättäytyä maksamasta käyttöönoton kuukausimaksua. Käyttöönoton kuukausimaksu määritellään seuraavasti: käyttöönoton hinta jaettuna käyttöönoton kuukausimäärällä (7). Tilaaja maksaa käyttöönoton kuukausimaksun, kun välitavoite on saavutettu.

Jos järjestelmä ei ole valmis vaaditussa ajassa eli ennen varsinaisen sopimuskauden alkua (1.3.2027), varsinainen sopimuskausi ei ala ja tarjottua järjestelmän kuukausimaksua ei voi veloittaa. Järjestelmän kuukausimaksua voi alkaa veloittamaan, kun tilaaja on todennut käyttöönoton täysin valmiiksi.


KÄYTTÖÖNOTTOPROJEKTISUUNNITELMA

Palveluntuottajan tulee tarjouksensa yhteydessä laatia käyttöönottoprojektisuunnitelma. Tarjouksen yhteydessä palautetaan vapaamuotoinen käyttöönottoprojektisuunnitelma. Suunnitelman tulee sisältää muun muassa tietoa tarkemmasta aikataulusta ja viestinnästä. Käyttöönotossa tarjoajan on huomioitava myös rajapinnat ja integraatiot muihin järjestelmiin ja datalähteisiin. Vuokrausjärjestelmän integraatiot on tarkemmin mainittu Liitteessä 1, "palvelukuvaus".

Käyttöönottoprojekti alkaa hankintasopimuksen tultua voimaan. Tilaaja on määritellyt käyttöönoton ajankohdan viimeistään 1.8.2026 alkavaksi. Järjestelmän tulee olla tuotantokäyttövalmiudessa eli täysin valmiina vuokrausjärjestelmässä seitsemän (7) kuukauden kuluessa, viimeistään 1.3.2027. Tällöin kiinteistöt ovat rakennettu järjestelmään ja datatiedot siirtyneet ja ovat käyttövalmiina. Lisäksi koulutukset tulee olla pidetty tilaajalle ennen järjestelmän käyttöönottoa. Koulutuksia ei tule pitää heinäkuussa tai joulukuun joululomien aikaan. Palveluntuottajan tulee ilmoittaa koulutuksen toteuttamistapa ja ajankohta vähintään kuukautta aikaisemmin. Käyttöönottoprojektin aikana on palveluntuottajalla oikeus veloittaa tarjottua käyttöönottomaksua. Palvelun kuukausimaksullinen veloitus alkaa 1.3.2027, kun käyttöönotto on suoritettu hyväksyttävästi ja koulutukset ovat pidetty.

Käyttöönottoprojektisuunnitelman tulee sisältää vuokrausjärjestelmässä kuusi (6) erillistä kahden (2) tunnin koulutuskertaa. Koulutus voidaan järjestää verkossa tai Oulun kaupungin tiloissa Oulussa tai yhdistäen näitä kahta koulutustapaa. Oulun kaupungilla on oikeus tallentaa koulutus ja käyttää tallenteita sekä koulutusmateriaalia toiminnassaan. Sisältö määritellään erikseen yhdessä tilaajan kanssa.

Käyttöönottoprojekti toteutetaan avaimet käteen -periaatteella. Tarjoajalla on projektin johtovastuu käyttöönottoprojektin läpiviennissä. Tarjoaja laatii vapaamuotoisen käyttöönottoprojektisuunnitelman ja lataa sen tarjouspyynnön vaaditussa kohdassa.

Käyttöönottoprojektin tulee valmistua sovitussa aikataulussa ja tilaaja hyväksyy käyttöönottoprojektin suoritetuksi. Palveluntuottajan on testattava vaatimusten mukainen toiminnallisuus ennen käyttöönottoprojektin luovutusta tilaajalle.


KÄYTETTÄVYYSTESTAUSTILAISUUS

Käytettävyystestaustilaisuus järjestetään Oulussa, tilaajan toimitiloissa (Solistinkatu 2) viikolla 22 (tarvittaessa myös viikolla 23). Tilaaja ilmoittaa tarjoajalle tilaisuuden tarkemman kellonajan viimeistään viikon 21 aikana. Tilaisuus kestää 3 tuntia, josta 20 minuuttia tulee varata yrityksen esittelylle, 2 tuntia järjestelmän testaukselle ja 40 minuuttia mahdollisille kysymyksille.

Osallistumisesta käytettävyystestaustilaisuuteen ei makseta erikseen mitään kuluja esimerkiksi matkakuluja.

JÄRJESTELMÄN VAATIMUSTEN TÄYTTYMINEN

Järjestelmältä vaaditut ominaisuudet tulee täyttyä vähintään 80 % tarjouksen jättövaiheessa. Mikäli jotkin vaaditut järjestelmän ominaisuudet puuttuvat tai ovat vielä kehitysvaiheessa, tarjoaja laatii erillisen järjestelmän kehityssuunnitelman. Kehityssuunnitelma esitetään erillisessä käytettävyystestaustilaisuudessa, jolloin tarjoaja myös palauttaa suunnitelman tilaajalle.

Kehityssuunnitelmassa esitetään viikoittainen aikataulu järjestelmän ominaisuuksien kehittämiselle. Tilaaja seuraa etenemistä kahden viikon välein olevissa välipalavereissa, missä palveluntuottaja esittelee järjestelmän kehittymistä. Jos järjestelmän kehitys ei tapahdu vaaditussa aikataulussa, tilaajalla on oikeus pidättäytyä maksamasta käyttöönoton kuukausimaksua. Käyttöönoton kuukausimaksu määritellään seuraavasti: käyttöönoton hinta jaettuna käyttöönoton kuukausimäärällä (7). Tilaaja maksaa käyttöönoton kuukausimaksun, kun välitavoite on saavutettu.

Jos järjestelmä ei ole valmis vaaditussa ajassa eli ennen varsinaisen sopimuskauden alkua (1.3.2027), varsinainen sopimuskausi ei ala ja tarjottua järjestelmän kuukausimaksua ei voi veloittaa. Järjestelmän kuukausimaksua voi alkaa veloittamaan, kun tilaaja on todennut käyttöönoton täysin valmiiksi.


KÄYTTÖÖNOTTOPROJEKTISUUNNITELMA

Palveluntuottajan tulee tarjouksensa yhteydessä laatia käyttöönottoprojektisuunnitelma. Tarjouksen yhteydessä palautetaan vapaamuotoinen käyttöönottoprojektisuunnitelma. Suunnitelman tulee sisältää muun muassa tietoa tarkemmasta aikataulusta ja viestinnästä. Käyttöönotossa tarjoajan on huomioitava myös rajapinnat ja integraatiot muihin järjestelmiin ja datalähteisiin. Vuokrausjärjestelmän integraatiot on tarkemmin mainittu Liitteessä 1, "palvelukuvaus".

Käyttöönottoprojekti alkaa hankintasopimuksen tultua voimaan. Tilaaja on määritellyt käyttöönoton ajankohdan viimeistään 1.8.2026 alkavaksi. Järjestelmän tulee olla tuotantokäyttövalmiudessa eli täysin valmiina vuokrausjärjestelmässä seitsemän (7) kuukauden kuluessa, viimeistään 1.3.2027. Tällöin kiinteistöt ovat rakennettu järjestelmään ja datatiedot siirtyneet ja ovat käyttövalmiina. Lisäksi koulutukset tulee olla pidetty tilaajalle ennen järjestelmän käyttöönottoa. Koulutuksia ei tule pitää heinäkuussa tai joulukuun joululomien aikaan. Palveluntuottajan tulee ilmoittaa koulutuksen toteuttamistapa ja ajankohta vähintään kuukautta aikaisemmin. Käyttöönottoprojektin aikana on palveluntuottajalla oikeus veloittaa tarjottua käyttöönottomaksua. Palvelun kuukausimaksullinen veloitus alkaa 1.3.2027, kun käyttöönotto on suoritettu hyväksyttävästi ja koulutukset ovat pidetty.

Käyttöönottoprojektisuunnitelman tulee sisältää vuokrausjärjestelmässä kuusi (6) erillistä kahden (2) tunnin koulutuskertaa. Koulutus voidaan järjestää verkossa tai Oulun kaupungin tiloissa Oulussa tai yhdistäen näitä kahta koulutustapaa. Oulun kaupungilla on oikeus tallentaa koulutus ja käyttää tallenteita sekä koulutusmateriaalia toiminnassaan. Sisältö määritellään erikseen yhdessä tilaajan kanssa.

Käyttöönottoprojekti toteutetaan avaimet käteen -periaatteella. Tarjoajalla on projektin johtovastuu käyttöönottoprojektin läpiviennissä. Tarjoaja laatii vapaamuotoisen käyttöönottoprojektisuunnitelman ja lataa sen tarjouspyynnön vaaditussa kohdassa.

Käyttöönottoprojektin tulee valmistua sovitussa aikataulussa ja tilaaja hyväksyy käyttöönottoprojektin suoritetuksi. Palveluntuottajan on testattava vaatimusten mukainen toiminnallisuus ennen käyttöönottoprojektin luovutusta tilaajalle.


KÄYTETTÄVYYSTESTAUSTILAISUUS

Käytettävyystestaustilaisuus järjestetään Oulussa, tilaajan toimitiloissa (Solistinkatu 2) viikolla 22 (tarvittaessa myös viikolla 23). Tilaaja ilmoittaa tarjoajalle tilaisuuden tarkemman kellonajan viimeistään viikon 21 aikana. Tilaisuus kestää 3 tuntia, josta 20 minuuttia tulee varata yrityksen esittelylle, 2 tuntia järjestelmän testaukselle ja 40 minuuttia mahdollisille kysymyksille.

Osallistumisesta käytettävyystestaustilaisuuteen ei makseta erikseen mitään kuluja esimerkiksi matkakuluja.