Kiinteistöjen kunto-, tarkastus- ja katsastusasiantuntijapalveluiden puitesopimus

Lyhyt kuvaus

Rauman kaupungin tilapalvelut yllä-, kunnossapitää ja rakennuttaa Rauman kaupungin suoraomisteisia ja yhtiöomisteisia rakennuksia. Tällä kilpailutuksella haetaan tilapalveluiden toteuttamiin kiinteistöihin kunto-, tarkastus- ja katsastusasiantuntijapalveluita tarjouspyynnön määrittämässä laajuudessa. Rauman kaupungilla on suoraomisteisia rakennuksia 400 kappaletta bruttoalaltaan 270 000 m2. Rakennukset ovat pääosin kouluja, päiväkoteja, virastoja, liikunta- ja sote-rakennuksia, sekä myös muita julkisia rakennuksia (mm. majakka, kasarmi, tykkejä ja maailmanperintöalueilla sijaitsevat kohteet).
Puitesopimuksen kohteena on kiinteistöjen kunto-, tarkastus- ja katsastusasiantuntijapalveluiden tuottaminen. Kyseessä on hankintalain (1397/2016) 42 § mukainen puitejärjestely. Tilaaja voi myös valita vähemmän määrän toimittajia, mikäli tarjouspyynnön vaatimukset täyttäviä tarjouksia on vähemmän. Toimeksiannot tulevat koostumaan tilaajan hallinnoimien kiinteistöjen haitta-aineselvitysten, kuntotutkimusten, kuntoarvioiden ja -tarkastusten ja ilmanvaihdon katsastustoiminnan palveluista Rauman kaupungin omistamissa kiinteistöissä.
Puitesopimukset tullaan tekemään ajalle 2023 - 2026 ja lisäksi on mahdollisuus kahteen optiovuoteen (2027 - 2028).
Hankittavat palvelut toteutetaan Tilaajan päättämässä aikataulussa, jolloin ne eivät välttämättä jakaudu tasaisesti sopimuskaudelle. Tilaaja ei sitoudu tilaamaan mitään ennalta määriteltyjä töitä ennalta määritellyiltä Toimittajilta. Kilpailutettavan puitesopimuksen arvo koko sopimuskaudelta on arviolta kolmesataatuhatta (300 000 €) euroa huomioiden optiokauden. Työ- ja sopimuskieli on suomen kieli.
Hankinnan kohteena olevat asiantuntijapalvelut on jaettu neljään osa-alueeseen:
1. Rakennusten haitta-aineselvityksen palvelut
2. Rakennusten kuntotutkimusten palvelut
3. Rakennusten kuntoarvioiden ja -tarkastuksen palvelut
4. Ilmanvaihdon katsastustoiminnan palvelut
Hankintayksikkö määrittelee aina tilauskohtaisesti tai minikilpailutuskohtaisesti, mitkä palvelut ovat tilauksen kohteena. Tässä asiakirjassa olevat tehtävänkuvaukset ovat yleisiä suuntaa antavia kuvauksia siitä minkä tyyppisiä palveluita hankintayksiköt tilaavat puitesopimuskauden aikana.
Osa-alueet voivat olla joiltain osin päällekkäisiä hankinnan kohteen luonteesta johtuvista syistä. Tilaajalla on aina oikeus päättää, miltä valituksi tulleilta puitesopimustoimittajilta pyydetään tarjousta tiettyyn etusijajärjestykseen tai minikilpailutettavaan kokonaisuuteen liittyen. Tilaajalle ei synny korvausvelvollisuutta toisen osa-alueen puitesopimustoimittajille, vaikka etusijajärjestyksen tai minikilpailutuksen tuloksena tehtäviin tilauksiin sisältyisi tehtäviä, jotka kuuluvat myös toisen osa-alueen tehtävänkuvaan.

Hankinnan kuvaus

Kartoitusten tavoitteena on selvittää rakennusten sisältämät haitalliset ja vaaralliset aineet. Haitta-aineilla tarkoitetaan rakennusmateriaaleissa olevia ja rakennusten rakentamiseen ja korjaamiseen käytettyjä aineita, jotka on myöhemmin todettu ihmisten terveydelle tai ympäristölle vaarallisiksi. Haitta-aineita ovat myös materiaaleihin imeytyneet terveydelle tai ympäristölle haitalliset aineet.
Purettaviin rakennuksiin tehdään haitta-ainekartoituksia esimerkiksi asbestin, PCB:n, PAH & kreosootin, haitallisten metallien ym. varalta. Kartoituksissa paikallistetaan rakennuksessa oleva haitta-aine, selvitetään haitta-aineen ja sitä sisältävien materiaalien laatu ja määrä sekä pölyävyys ja levinneisyys sekä rakennuksen käytön kannalta että sitä purettaessa. Tehtävään kuuluu myös tarvittavien raporttien laatiminen kuten esimerkiksi asbesti -kartoitusraportin tekeminen.
Asbestikartoittajan ja haitta-ainetutkijan tehtävät:
Ainoastaan asbestikartoituksen osalta on säädöstasolla määritelty kartoittajan tehtävistä ja velvoitteista. Asbestikartoittajan tehtävänä on kartoituksen suunnittelu ja toteutus. Kartoituksessa hän paikallistaa purettavassa kohteessa tai laitteessa olevan asbestin ja selvittää sen laadun ja määrän. Asbestin laadun selvittäminen viittaa tässä siihen, että krokidoliitin esiintyminen ruiskutetussa muodossa mainitaan raportissa erikseen. Asbestin määrä viittaa kartoituskohteessa käytettyjen asbestimateriaalien määrään. Asbestikartoittaja raportoi kartoitustiedot ja tekee ehdotuksen purkutyön suunnitteluun ja purkutyömenetelmiin. Haitta-ainetutkimuksessa otetaan kantaa myös muihin haitallisiin ja vaarallisiin aineisiin. Jos kartoittaja toteaa, että asbestia tai muita haitta-aineita on selvitettävä näytteistä, hän huolehtii siitä, että laboratoriotutkimukset tehdään ammattitaitoisessa ja pätevässä laboratoriossa. Laboratoriolta edellytetään riippumattoman tahon toteamaa pätevyyttä eli akkreditointia tai vähintään säännöllistä osallistumista riippumattoman tahon järjestämille vertailumittauskierroksille
Tehtäviin voi kuulua muitakin tehtäviä kuin edellä mainitut. Tehtävät tarkentuvat toimeksiantokohtaisesti.

Uudistusten kuvaus

Puitejärjestely tehdään 3+2-vuotisena alkaen sopimuksen allekirjoituksesta. Määräaikaisen kolmen (3) vuoden sopimusjakson jälkeen sopimusta voidaan jatkaa kahden (2) vuoden optiokaudella, josta tilaaja tekee erillisen päätöksen. Laadittava sopimus sisältää sopimuskaudella alkaneiden toimeksiantojen toteutuksen. Optiokauden käyttäminen on Rauman kaupungin oikeus, ei velvollisuus.

Hankinnan kuvaus

Tilaaja käyttää kuntotutkijan palveluja huolehtiakseen lakisääteisistä velvollisuuksistaan suhteessa kuntalaisten asumis- ja oleskeluterveyteen. Asuinhuoneistojen ja muiden oleskelutilojen, kuten koulujen, päiväkotien, sairaaloiden, palvelutalojen, ynnä muiden rakennusten tulee olla sellaisia, ettei niistä aiheudu terveyshaittaa rakennuksessa asuville tai oleskeleville ihmisille.
Sisäilmaongelman selvitysprosessi alkaa usein ongelman alustavalla kohdekohtaisella kartoittamisella sen jälkeen, kun tilaaja on saanut tiedon sisäilmaan liittyvistä ongelmista kiinteistössä työskentelevien, työsuojelun, työterveyden, kouluterveydenhoidon tai terveysvalvonnan kautta.
Sisäilma-asiantuntijan tehtäviin sisältyy sisäilmaongelman selvitysprosessin johtaminen sekä tarvittavien erityisasiantuntijoiden konsultointi koko toimeksiannon elinkaaren ajan tilauksen mukaisessa laajuudessa. Toimeksianto voi muodostua esimerkiksi sisäilmaongelman selvittämisestä, tarvittavien näytteenotto- ja tutkimussuunnitelmien teosta sekä erilaisten sisäilma- ja kuntotutkimusmenetelmien tarkoituksenmukaisesta käytöstä kohteittain. Toimeksiannon lopputuotteena Tilaaja voi sisällyttää tilaukseensa tehtyjen tutkimusten ja havaintojen kirjallista raportointia sekä eri toimenpidevaihtoehtojen esittelemistä. Tilatun sisäilma- ja kuntotutkimusraportin tulee mahdollistaa tarkempien korjaussuunnitelmien teko sellaisenaan, jotta rakennus voidaan palauttaa teknisesti ja terveydellisesti käyttötarkoitusta palvelevaan kuntoon tai päättää sen purkamisesta, mikäli korjaaminen ei ole kustannustehokasta.
Kiinteistöjen kuntotutkimukset tilataan tarvittavan laajuuden mukaan joko rakenne- tai rakennusosakohtaisesti tai kokonaisvaltaisina rakennuksen kosteus- ja sisäilmateknisinä kuntotutkimuksia (Ympäristöopas 2016).
Rakenteiden kuntotutkimuksiin voi sisältyä muun muassa kosteusmittaukset, rakenteiden avaukset, mikrobianalyysit näytteistä, rakenteiden tiiveysmittaukset, painesuhteiden mittaukset sekä vauriomekanismien määritys. Käytännössä tämä tarkoittaa sekä katselmointia että kajoavien näytteiden ottamista tehtävään soveltuvien välineiden avulla. Rakenteita rikkovat tutkimukset tehdään sillä tarkkuudella, kuin rakenteiden todellisen kunnon sekä korjaustarpeiden ja korjausmenetelmien määrittäminen edellyttää.
Taloteknisiin kuntotutkimuksiin tulee sisältyä ilmamäärien, puhtauden, painesuhteiden ja tiiveyden selvittäminen sekä lämmitys-, vesi- ja viemärijärjestelmien (LVV-järjestelmien) kuntotutkimukset tilaajan esittämässä laajuudessa. Tarkastettavana voi olla myös taloteknisten järjestelmien toimintakunto ja muu mahdollinen automaatio, joka vaikuttaa rakennusterveyteen.
Taloteknisiä tutkimuksia täydentäviin sisäilmatutkimuksiin voi sisältyä ilmanvaihto- ja LVIS-järjestelmien tarkastus. Tämän lisäksi voidaan suorittaa olosuhde- ja epäpuhtausmittauksia. Näytteitä on otettava tarkoituksenmukaisesti sekä ilmasta, materiaaleista, pinta -näytteinä että nesteistä huomioiden myös irtaimiston merkitys mahdollisen oireilun aiheuttajana. Tällaisia tutkimuksia voivat olla muun ohella seuraavat:
• Ammoniakki,
• Formaldehydi ja muut aldehydit,
• Haihtuvat orgaaniset yhdisteet (VOC) sisäilmasta ja materiaaleista,
• Haihtuvat orgaaniset yhdisteet (kloorifenolit)
• Polysykliset aromaattiset hiilivedyt (PAH),
• Polyklooratut bifenyylit (PCB),
• Tupakansavun merkkiaine,
• 3-etenyylipyridiini,
• Teolliset mineraalikuidut ja -öljyt,
• Metalliyhdisteet,
• Pölyn koostumus ja punkkinäytteet,
• Asbesti ilmasta ja pyyhintänäytteistä,
• Mikrobinäytteet ilmasta, materiaaleista, pinnoilta ja nesteistä, sekä
• Endotoksiinit ilmasta ja nesteistä.
Näytteiden analysoinnin tulee tapahtua Elintarviketurvallisuusviraston (”Ruokavirasto”) hyväksymässä laboratoriossa. Laboratorion on lisäksi noudatettava kulloinkin Suomessa voimassa olevan lainsäädännön vaatimuksia.
Tehtäviin voi kuulua muitakin tehtäviä kuin edellä mainitut. Tehtävät tarkentuvat toimeksiantokohtaisesti.

Hankinnan kuvaus

Kuntotarkastukseen kuuluu kaikki rakennuksen näkyvät pinnat kulkuaukollisissa tiloissa, julkisivut, katto ja rakennuksen vierusta ja rakennuksen ryömintätila sekä putkistoihin, sähköjärjestelmiin, rakennustekniikkaan- ja automaatioon sekä energiatehokkuuteen kohdistuvat tarkastelut.
Tarkastaja perehtyy ensin rakennuksen lähtötietoihin, minkä jälkeen tapahtuu itse rakennuksen tarkastaminen. Sisätiloissa käydään läpi märkätilojen pinnat pintakosteudentunnistimella, sekä muut rakenteet ja kaikki kulkuaukolliset tilat tutkitaan pintapuolisesti. Mikäli rakennuksesta löytyy kosteusvaurioepäily, tulee palveluun kuulua myös kosteusmittausreiän poraus/porauksia ja itse kosteuden mittaaminen. Rakennuksen kellarin ryömintätilan kautta tarkastetaan rakenteiden senhetkinen kunto. Tarkastukseen kuuluu myös rakennuksen tarkastus ulkopuolelta, kuten esimerkiksi rakennusta reunustava kasvillisuus ja sen mahdollinen vaikutus rakennuksen kuntoon ja sadevesijärjestelmä.
Yhteenveto-osion tulee olla sisällöltään sellainen, että kiinteistön kunnosta saa hyvän yleiskuvan ilman rakennusteknistä osaamista tai koulutusta. Kohdissa 5-7 voi korjaustarpeita ja –ehdotuksia määritellä tarkemmin, käyttämällä teknistä termistöä. Tarkoituksena on kuitenkin pitää selvitys sisällöltään kompaktin kokoisena, esitettyjä korjaustarpeita ei tarvitse joka kohdassa perustella.
Liitteenä oleva sisällysluettelo toimii mallina kunnossapidon tarvekartoituksille.
Raportissa esitetty korjaus- ja kunnossapidon pitkän tähtäimen suunnitelma (PTS) on ns. tekninen PTS ja perustuu kiinteistön rakennusosien tekniseen käyttöikään.
Raportissa esitetty PTS-ehdotus 10 vuoden tarkastelujaksolle.
PTS-taulukoissa on esitetty kullekin tarkastuskohteelle kuntoluokka. Tämä luokittelu on kuntoarvioijan arvio kohteen yleisestä kunnosta.
Käytetyt kuntoluokat ovat:
5 = uusi, ei toimenpiteitä seuraavan 10 v aikana.
4 = hyvä, kevyt huoltokorjaus 6…10 v kuluessa.
3 = tyydyttävä, kevyt huoltokorjaus 1…5 v kuluessa tai peruskorjaus 6…10 v kuluessa
2 = välttävä, peruskorjaus 1…5 v kuluessa tai uusiminen 6…10 v kuluessa
1 = heikko, uusitaan 1…5 v kuluessa
Raportin PTS-osaan sisältyvät toimenpiteiden ajoitus ja kustannusennusteet budjetointia varten. PTS-ehdotuksen kustannukset perustuvat karkeaan määräarviointiin ja tarkastusvuoden alun kustannustasoon.
Yksittäisten toimenpiteiden kustannusarviot sisältävät liittyvien töiden kustannukset, esim. vesi- ja viemäriremontti sisältää rakennus- ja sähkötöiden kustannukset.
Kuntoarvion ja PTS:lle on asetettu tavoitetaso 7 vuoden välein tehtäväksi kuntoarviot.

Hankinnan kuvaus

Tilaaja toimittaa ilmanvaihdon katsastusoppaan luvussa 2.1 esitetyt kohteen asiakirjat katsastajalle ja kokoaa katsastuskatsastusta varten luvussa 2.2 esitetyt tiedot aloituskokoukseen. Kiinteistöissä, joissa on mahdollista tehdä ilmanvaihtojärjestelmän ja sisäilman olosuhteiden trendiseuranta, rakennusautomaation käytöstä vastaava henkilö ottaa trendiseurannat viimeisen kuukauden ajalta.
Ilmanvaihdon katsastus aloitetaan aloituskokouksella, johon osallistuu katsastaja, tilaajan edustaja, kiinteistönhoitaja, rakennusautomaation käytöstä vastaava henkilö ja mahdollisesti käyttäjien edustaja. Aloituskokouksessa käsitellään asiakirjoissa havaitut puutteet, ilmanvaihdon katsastusoppaan luvun 2.2 etukäteen selvitettävät asiat sekä sovitaan kohdekierroksella tarkastettavat tilat. Katsastaja toimii aloituskokouksen puheenjohtajana. Aloituskokouksen kokoonkutsujana on tilaaja.
Kohdekierrokselle osallistuu katsastajan lisäksi kiinteistönhoitaja, rakennusautomaation käytöstä vastaava henkilö ja tilaajan edustaja (kohdekierroksen alkuun). Kohdekierroksella tarkastetaan kaikki ilmanvaihtokoneet, käydään kaikissa ilmanvaihtokonehuoneissa, vesikatolla sekä piha-alueella, jos ilmanvaihdon ja ulkoilma- ja ulospuhalluslaitteiden tarkastaminen sitä edellyttävät ja niiden tarkastaminen voidaan tehdä turvallisesti. Jokaisen ilmanvaihtokoneen palvelualueen tiloista kierretään noin 20 %:ssa huonetiloista. Pienissä kohteissa, joiden pinta-ala on alle 300 m2, kierretään kaikki huonetilat.
Katsastus päätetään loppukokoukseen, joka tulisi pitää viimeistään kuukauden sisällä hyväksytystä katsastuksesta. Kokoukseen osallistuvat samat henkilöt kuin aloituskokoukseen, lisäksi käyttäjien edustaja.
Tässä kilpailutuksessa ilmanvaihdon katsastukseen sisältyviä mittauksia:
1. Ilmamäärät mitattava huonetiloista ja verrattava suunnitteluarvoihin ja tarvittaessa käyttäjämääriin (sovittu määrä, esim. 20% tai 100% huoneista).
2. Paine-erojen mittaukset esimerkiksi 2 viikon seurantajaksolla tai jos kaupungilla on oma paine-eroseuranta, sen tulosten tulkinta.
3. Olosuhdemittaukset seurantajaksolla esimerkiksi 2 viikkoa tai jos kaupungilla on omat seuranta anturit, niiden tulosten tulkinta (hiilidioksidi, kosteus ja lämpötila
Ilmanvaihdon katsastuspöytäkirja on yhteenvetoraportti, johon kirjataan tarkastuskohteiden kunto sekä havaitut viat järjestelmäkohtaisesti. Viat kirjataan katsastuspöytäkirjaan joko korjauskehotuksena tai huomautuksena. Korjauskehotukseen lisätään lisätutkimustarve, jos havaitun vian selvittäminen edellyttää tarkempia mittauksia (taso 2) tai IV-kuntotutkimusta
(taso 3). Pöytäkirjan liitteeksi lisätään valokuvat korjauskehotuksista ja huomautuksista.
Ilmanvaihtojärjestelmän kunto arvioidaan kirjaimilla K = hyväksyttävä kunto (kunnossa), H = huomautus (kunnossa huomautuksella) ja E = ei ole kunnossa (korjauskehotus). Ilmanvaihtojärjestelmän katsastustulos on E, jos ilmanvaihtojärjestelmän yhden tai useamman tarkastuskohteen kunto ei ole kunnossa.
Ilmanvaihdon katsastustodistus on ilmanvaihdon katsastajan laatima ja allekirjoittama todistus hyväksytystä ilmanvaihdon katsastuksesta, joka toimitetaan sähköisessä muodossa allekirjoitettuna tilaajalle. Todistus voidaan laittaa kiinteistön käyttäjien nähtäville.
Ilmanvaihdon katsastusvälillä tarkoitetaan ajanjaksoa vuosina, minkä välein ilmanvaihtojärjestelmä olisi katsastettava. Ilmanvaihdon katsastus suositellaan tehtäväksi ilmanvaihtojärjestelmästä riippuen 5 vuoden välein.
Tarkastuksesta siirrytään IV-kuntotutkimukseen (taso 3), jos mittauksin tehtävät tarkastukset eivät ole riittäviä ja nähdään tarve ilmanvaihdon kuntotutkimukselle. Uusintakatsastuksella tarkoitetaan korjauskehotuksen jälkeen tehtävää uudelleen katsastusta (koskee pöytäkirjaan kirjattujen ilmanvaihtojärjestelmien osia), joka tulisi tehdä 6 kuukauden sisällä edellisestä katsastuksesta.

Puitesopimusten osalta on esitettävä perustelut 8 vuotta ylittävälle kestolle

Asiantuntijapalveluiden toimeksiannot saattavat olla pitkäkestoisia esim. useamman vuoden mittaisia joissakin hankkeissa. Tästä johtuen on tarkoituksenmukaista, että sopimuskausi on mallia 3 v + 2 v.