Hävikkiruon kuljetus- ja varastointipalvelun hankinta

Lyhyt kuvaus

Hämeenlinnan kaupunki pyytää tarjoustanne hävikkiruoan kylmäjakeluketjun sekä siihen liittyvän kuljetus- ja varastointipalvelun hankinnasta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankittavan palvelun sisältö on esitetty tarjouspyynnön liitteenä olevassa palvelukuvauksessa, liite 1.

Hankinta ylittää EU-kynnysarvon, minkä vuoksi hankintamenettelyyn sovelletaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankinnan kohteena on CPV-koodi 55521200-0, Ateriakuljetuspalvelut
Hankinnasta on tallennettu HILMA -ilmoituskanavaan (www.hankintailmotukset.fi)

Hankinnan ennakoitu kalenterivuosittainen arvonlisäveroton maksimiarvo on 80 000 euroa (alv 0%). Tätä hintakattoa ei voida ylittää. Mikäli tarjouksen hinta ylittää ilmoitetun maksimihinnan suljetaan tarjous pois tarjouskilpailusta.

Sopimuskausi alkaa aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman, kuitenkin viimeistään 3 kk:n päästä lainvoimaisuudesta. Hankintasopimus tehdään vuodelle 2026-2028, jonka jälkeen se on toistaiseksi voimassa oleva.
Sopimuksessa on tilaajan sekä palveluntuottajan puolelta kuuden (6) kuukauden irtisanomisaika.

Tarjouskilpailussa kilpailutettavaan palveluun valitaan yksi (1) sopimuskumppani.

Menettelyn tärkeimmät piirteet

Tarjouksen tekemisestä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Hankinta kilpailutetaan avoimena menettelynä siten, että tarjouskilpailuun pääsevät mukaan ne tarjoajat, jotka täyttävät soveltuvuusvaatimukset. Soveltuvuusvaatimusten lisäksi tarkistetaan vähimmäisvaatimukset.

Soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset täyttävien tarjoajien kesken tarjouksista valitaan voittajaksi tarjous, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin (hinta-/laatusuhde). Tarjouksen tekemisestä tai muusta tarjousmenettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajalle korvausta.

Hankintayksikkö voi keskeyttää hankinnan perustellusta ja todellisesta syystä (hankintalaki 125§). Hankintayksikkö varaa myös oikeuden olla hyväksymättä yhtään tarjousta. Hankinnan siirtäminen tai keskeyttäminen ei aiheuta maksuvelvollisuutta hankintayksikölle.

HANKINTAMENETTELYN VAIHEET
1. Tarjousten avaaminen
2. Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen
3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
6. Tarjousten vertailu
8. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen sekä hankintasopimuksen valmistelu
9. Hankintasopimuksen solminen

Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

TARJOUSTEN VERTAILU
Hankintaan on varattu Hämeenlinnan kaupungin budjetissa maksimissaan 80 000 €/vuosi (alv 0%).Tarjoaja ilmoittaa tarjouksellaan palvelun kokonaishinnan/vuosi. Mikäli tarjouksen hinta ylittää ilmoitetun maksimihinnan suljetaan tarjous pois tarjouskilpailusta.

Tarjouksen liitteenä tarjoaja toimittaa toiminnan kuvauksen (lomake löytyy tarjouspyynnön liitteistä 2), jossa tulee kuvata toimijan osaaminen logistiikan alalta, palvelun henkilöstöratkaisut, käytettävä kalusto sekä välivarastoinnin mahdollisuudet. Toiminnan kuvausta arvioidaan toimijan valmiuden ja valmistautumisen osalta palvelun tuottamiseen. Ratkaisua koskevilla kysymyksillä arvioidaan toimittajan osaamista ja sitä, miten hyvin toimittaja on perehtynyt juuri tähän hankintaan. Tarkoituksena toiminnan kuvaksella on varmistaa, että tarjoaja on ymmärtänyt tarjouskilpailun vaatimukset ja palvelun sisällön ja pystyy palvelun toteuttamaan tarjouspyynnön mukaisesti.

PÄÄTÖKSENTEON PERUSTEET

Hankinta tehdään kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella (paras hinta/laatusuhde).

Kokonaistaloudellisen edellisuuden vertailuperusteet ovat:
-palvelun hinta ilman arvonlisäveron osuutta (maksimipistemäärä 80)
-toiminnan kuvaus (maksimipistemäärä 20)

Tarjousten maksimipistemäärä on yhteensä 100.

Valintaperusteet on esitetty yksityiskohtaisemmin arviointikriteerit liitteessä (liite 3).

Tarjouksista hyväksytään eniten kokonaispisteitä saanut. Mikäli kaksi tai useampi tarjous on saanut saman kokonaispistemäärän, valitaan se tarjous, joka on saanut eniten pisteitä toiminnan kuvauksesta. Mikäli tässäkin on sama pistemäärä, valitaan tarjous arvalla.

HYLKÄÄMISPERUSTEET
Tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset suljetaan pois tarjouskilpailusta. Tarjoajat, jotka eivät täytä tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisia soveltuvuusvaatimuksia, suljetaan pois tarjouskilpailusta. Tarjoaja, joka syyllistyy väärien tietojen antamiseen, suljetaan pois tarjouskilpailusta.

Hankintayksikkö voi kuitenkin pyytää tarjoajilta tarkennuksia/täsmennyksiä, kunhan kaikkia tarjoajia kohdellaan tällöin tasapuolisesti. Puutteelliset tarjoukset on oikeus sulkea pois tarjouskilpailusta.

Osatarjouksia ei hyväksytä. Hintavaraumia ei hyväksytä. Ehdollisia tarjouksia ei hyväksytä.

Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta.

Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille sähköisesti tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen.

Tarjous on tehtävä suomen kielellä.