Ateria- ja puhtauspalvelut

Lyhyt kuvaus

HANKINNAN TAVOITE

Kainuun hyvinvointialue, Hyrynsalmen kunta, Kuhmon kaupunki ja Ristijärven kunta (jäljempänä myös ”hankintayksiköt”) pyytävät tarjousta ateria- ja puhtauspalveluista Hilma-ilmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.

Kuhmon kaupunki pyytää puhtauspalvelutarjousta myös tytäryhtiöidensä Terva-asunnot Oy:n ja Kuhmon Lämpö Oy:n tiloihin.

Hankintayksiköt valitsevat yhden (1) palveluntuottajan, jonka kanssa sopimukset allekirjoitetaan. Hankintayksiköt tekevät omat hankintapäätöksensä ja hankintasopimuksensa. Osatarjoukset, rinnakkaiset ja vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyihin hankintamääriin; tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat hankintayksiköiden ennusteita tarvemääristä. Palveluntuottaja ei saa yksinoikeutta tuottaa ko. palveluita hankintayksiköille.

Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska ateria- ja puhtauspalvelut muodostavat luontevan synergisen hankintakokonaisuuden. Palveluiden yhdessä kilpailuttaminen johtaa kokonaistaloudellisesti edullisimpaan lopputulokseen.

Hankintayksiköiden tavoitteena on ko. palveluiden osalta vahvistaa toimitusvarmuutta ja nopeuttaa kehitysvauhtia. Tavoitteena on hankkia tarkoituksenmukaisia palveluita kilpailukykyiseen hintaan.

2. HANKINNAN KOHDE

Hankinnan kohteena ovat Hyrynsalmen kunnan, Kuhmon kaupungin ja Ristijärven kunnan ateria- ja puhtauspalvelut sekä Kainuun hyvinvointialueen ateria- ja puhtauspalvelut seuraavien kuntien alueella: Kajaanin kaupunki, Sotkamon kunta, Kuhmon kaupunki, Paltamon kunta, Hyrynsalmen kunta, Ristijärven kunta ja Suomussalmen kunta. Kainuun hyvinvointialue pidättää oikeuden hankkia ko. palveluita tähän sopimukseen pohjaten myös Puolangan kunnan alueella sijaitseviin kohteisiinsa aiemman sopimuksen päättyessä 31.12.2025, mikäli hankintayksikkö ei käytä optio-oikeuttaan nykyisiin sopimuksiin. Optioiden mahdollinen käyttöönotto siirtää palveluhankintaa alkamaan 1.1.2028. Puolangan kunnan alueella oleviin Kainuun hyvinvointialueen kohteisiin ei pyydetä hintoja tässä tarjouspyynnössä, vaan viimeistään kahdeksan kuukautta ennen mahdollista toiminnan aloitusta. Hintojen tulee kuitenkin vastata tämän sopimuksen senhetkistä hintatasoa.

Paltamon kunnan alueella on voimassa oleva palvelusopimus ko. palveluista, joka jatkunee vuoden 2024 loppuun. Palveluista pyydetään kuitenkin hinnat tässä tarjouspyynnössä jo vuodelle 2024.

Palvelukiinteistöt kuvattu tarjouspyynnön liitteessä yksi (liite 1) ja hankittava palvelu reunaehtoineen liitteissä yhdestä neljään (liitteet 1–4).

Liite 1: Kohdetiedot, a) Hyvinvointialueen kohteet ja b) kuntien kohteet

Liite 2: Palvelusopimus

Liite 3: Ateriapalvelun palvelukuvaukset, erikseen a) Hyvinvointialueen ja c) kuntien kuvaukset

Liitteessä 3 c on kuvattu Hyvinvointialueen osalta laitoshuollon ruokapalveluvastuut

Liite 4: Puhtauspalvelun palvelukuvaus, erikseen a) Hyvinvointialueen kuvaus ja b) kuntien kuvaus.

Mikäli tarjouspyyntöasiakirjoissa ei ole muuta mainittu, noudatetaan tässä hankinnassa JYSE 2022 -ehtoja (Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa).

3. SOPIMUSKAUSI

Hankintayksiköiden ja tämän tarjouskilpailun voittaneen Palvelutuottajan väliset palvelusopimukset ovat voimassa määräaikaisena viisi (5) vuotta 1.2.2024 alkaen.

Varsinaisen sopimuskauden jälkeen osapuolilla on oikeus jatkaa sopimuskautta kahdella (2) kahden (2) vuoden mittaisella optiokaudella. Option käyttöönotosta sovitaan yhdessä valitun palveluntuottajan ja hankintayksiköiden kesken. Option käyttöönotosta sovitaan viimeistään kahdeksan (8) kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä ja aiemman optiokauden päättymistä.

Lisätietoja

LIIKKEENLUOVUTUS

Hankintaan sisältyy liikkeenluovutus, jossa hankintayksiköt luovuttavat ateria- ja puhtauspalveluhenkilöstöään tämän tarjouskilpailun myötä valittavan yrityksen palvelukseen (Hyvinvointialue vain ateriapalveluhenkilöstöään). Siirtyvän henkilöstön arvioitu määrä on noin 100 henkilöä.

TILOJEN ESITTELYYN ILMOITTAUTUMINEN JA YHTEYSHENKILÖT

Hankintayksiköt järjestävät tilojen, joihin ateria- ja puhtauspalveluita hankitaan, esittelytilaisuudet tarjouspyynnön kappaleessa seitsemän (7) kuvattujen aikataulujen mukaan. Kyseisissä esittelytilaisuuksissa käydään vain osassa kohteita. Kohteiden suuren määrän vuoksi jokaista kohdetta ei ole mahdollista esitellä.

Tarjoajan, joka haluaa jättää tarjouskilpailussa tarjouksen, tulee osallistua esittelytilaisuuksiin.

Esittelytilaisuuteen voi osallistua max. neljä (4) henkilöä/ yritys tai ryhmittymä. Minimissään esittelyyn tulee osallistua kaksi henkilöä/yritys tai ryhmittymä. Kierroksille tulee ilmoittautua 22.8.2023 mennessä kirjaamo@kainuu.fi, aihekenttään Ateria- ja puhtauspalvelukilpailutus. Samalla viestillä tarjoaja

1. ilmoittaa seuraavat henkilöt kohdekierroksille, maksimissan neljä (minimisään kaksi) henkilöä tarjoajaa tai ryhmittymää kohden:

2. sitoutuu henkilötietojen käsittelyohjeisiin (liite 14) ja tietosuojaa ja salassapitoa koskevaan sopimukseen (liite 15).

3. ilmoittaa henkilön ja tämän yhteystiedot, jolle liikkeenluovutuksessa siirtyvästä henkilöstöstä lähetetään tiedot salattuna sähköpostina:

4. ilmoittaa henkilöt (max. 2) ja näiden yhteystiedot, joille annetaan Teams-oikeudet Kainuun hyvinvointialueen tätä tarkoitusta varten luomalle Teams-kanavalle. Teams-kansioissa on kiinteistöjen pohjakuvia, tilaluetteloita ja muita lisätietoja tarjouspyyntöön liittyen.

VUOKRASOPIMUKSET

Hankintaan sisältyy kolmen tuotantokeittiön vuokrasopimukset. Vuokrasopimuksen ehdot on kuvattu tarjouspyynnön liitteesi kuusi (liite 6). Tuotantokeittiöiden pohjakuvat ja laiteluettelot löytyvät tarjoajien käyttöön avattavalta Teams-kanavalta.

Liite 7: Tilaluettelot ja pohjakuvat (pohjakuvat siivottavista tiloista ja tuotantokeittiöistä)

Liite 8: Luettelot käyttöön luovutettavista laitteista ja välineistä (osa laitetiedoista on ilmoitettu liitteessä 1, kohdetiedot)

7. AIKATAULU

Tarjouspyynnön julkaisu 8.8.2023

Kohdekierrokset 29.-31.8.2023

Lisäkysymykset 12.9.2023 mennessä

Lisäkysymyksiin vastaaminen 19.9.2023 mennessä

Tarjoukset 26.9.2023

Päätösehdotus 2.10.2023

Päätös lainvoimainen 23.10.2023

Sopimukset pitää allekirjoittaa 1.11.2023 mennessä

Toiminnan aloitus 1.2.2024

Myöntämismenettelyn pääpiirteet

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki). Kyseessä on hankintalain liitteen E mukainen kansallisen kynnysarvon ylittävä erityisten palvelujen hankinta, koska ateriapalvelut muodostavat hankintalain 7 §:n perusteella hankinnan pääasiallisen kohteen.