Asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmä sekä sähköinen arkisto (järjestelmäkokonaisuus SaaS-palveluna)

Kotkan kaupunki

Kotkan kaupunki (hankintayksikkö, tilaaja) pyytää tarjouksia SÄHKE2-suosituksen, lain julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) ja arkistolain (831/1994) sekä sitä täydentävien arkistolaitoksen (nyk. Kansallisarkiston) määräysten vaatimukset täyttävän asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmän sekä sähköisen arkiston (myöhemmin järjestelmäkokonaisuus) toimittamisesta SaaS -palveluna (Software as a Service) tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan lähtökohtana on käyttöpalveluna toimitettava, kaikilta osin tuotantokäytössä oleva valmisjärjestelmäkokonaisuus.
Hankintasopimus tehdään yhden, kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjoajan (toimittaja) kanssa.
Osa-tarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei sallita.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2023-09-12. Hankinta julkaistiin 2023-08-08.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• twoday Oy

Kuka?

• Kotkan kaupunki

Mitä?

• Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät

Missä?

• Etelä-Suomi › Kymenlaakso

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2023-08-08	hankintailmoitus
2023-08-15	Lisätietoilmoitus
2023-09-06	Lisätietoilmoitus
2024-03-22	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2023-08-08)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät
Lyhyt kuvaus:

Kotkan kaupunki (hankintayksikkö, tilaaja) pyytää tarjouksia SÄHKE2-suosituksen, lain julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) ja arkistolain (831/1994) sekä sitä täydentävien arkistolaitoksen (nyk. Kansallisarkiston) määräysten vaatimukset täyttävän asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmän sekä sähköisen arkiston (myöhemmin järjestelmäkokonaisuus) toimittamisesta SaaS -palveluna (Software as a Service) tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan lähtökohtana on käyttöpalveluna toimitettava, kaikilta osin tuotantokäytössä oleva valmisjärjestelmäkokonaisuus. Hankintasopimus tehdään yhden, kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjoajan (toimittaja) kanssa. Osa-tarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei sallita.

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Tavarat
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Kymenlaakso 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Alue- tai paikallistason viranomainen
Hankintaviranomaisen nimi: Kotkan kaupunki
Postiosoite: PL 205
Postinumero: 48101
Postitoimipaikka: Kotka
Yhteystiedot
Internetosoite: https://www.kotka.fi 🌏
Sähköposti: hankintasuunnittelu@kotka.fi 📧
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/kotka?id=452321&tpk=00997766-ffc8-43b6-b748-7a6f95859944 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/kotka?id=452321&tpk=00997766-ffc8-43b6-b748-7a6f95859944 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2023-08-08 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2023-09-12 📅
Julkaisupäivä: 2023-08-11 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2023/S 154-488448
EUVL-S-numero: 154

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankintasopimus tehdään yhden, kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjoajan (toimittaja) kanssa.

Osa-tarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei sallita.

Arvioitu kokonaisarvo: 650 000 EUR 💰
Lyhyt kuvaus:

Hankinta koostuu kahdesta vaiheesta, ”avaimet käteen” -periaatteella toimitettavan järjestelmäkokonaisuuden käyttöönottoprojektista sekä järjestelmäkokonaisuuden SaaS -palvelun tuotantokäytöstä. Siirtyminen käyttöönottoprojektista tuotantokäyttöön tapahtuu tilaajan kirjallisesti hyväksyttyä käyttöönottoprojektin.

Kesto: 48 kuukautta
Uudistusten kuvaus:

Määräaikainen sopimuskausi kestää 4 vuotta, minkä jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana molemminpuolisella 6 kk:n irtisanomisajalla, ellei tilaaja irtisano sopimusta päättymään määräaikaisen sopimuskauden loppuun. Jos tilaaja irtisanoo sopimuksen päättymään määräaikaisen sopimuskauden loppuun, irtisanominen tehdään viimeistään 6 kk ennen määräaikaisen kauden päättymistä.

Vaihtoehtojen kuvaus:

Sopimuskaudella tilaaja voi hankkia tarpeiden mukaan järjestelmäkokonaisuuteen liittyviä asiantuntijapalveluita, käyttäjälisenssejä sekä lisälevytilaa tarjouksessa annetuilla sopimushinnoilla.

Lisäksi hankintamenettelyllä syntyvä sopimus sisältää seuraavat sopimuskaudella tarvittaessa tilattavat optiot (lisähankinnat), joiden ennakoitu arvo on laskettu mukaan hankinnan arvioituun kokonaisarvoon:

1. Aineistosiirtoihin liittyvät optiot

- aineistosiirto Lupapisteen arkistojärjestelmästä hankittavaan sähköiseen arkistoon

- kaupunkisuunnittelun aiemmin digitoiman aineiston siirto kertasiirtona tilaajan määrittämästä sijainnista sähköiseen arkistoon

- HR-järjestelmien tietojen siirto kertasiirtona sähköiseen arkistoon (muut kuin käyttöönottoprojektissa siirretyt)

2. Integraatioihin liittyvät optiot

- integraatiot kiinteistöhallinnan toiminnanohjausjärjestelmä ja asianhallintajärjestelmän sekä sähköisen arkiston välillä

- integraatio rakentamisen ja ympäristöpalveluiden järjestelmän Lupapisteen ja sähköisen arkiston välillä

- integraatio HR-järjestelmien ja sähköisen arkiston välillä

- integraatio oppilastietojärjestelmän ja sähköisen arkiston välillä

- integraatio varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmän ja sähköisen arkiston välillä

- integraatio sähköisen kilpailutusjärjestelmän ja asianhallintajärjestelmän välillä

- integraatio sähköisen allekirjoitusjärjestelmän ja asianhallintajärjestelmän välillä

- integraatio kotoutumisen asiakastietojärjestelmän ja sähköisen arkiston välillä

- integraatio palkkahallinnon järjestelmän ja sähköisen arkiston välillä

- sijainnin antomahdollisuus myös asialle, dokumentin sijainnin annon lisäksi, toteutus paikkatietoalustan integraationa

3. Aineistonluovutusjärjestelmä/-ratkaisu

Edellä mainittujen optioiden lisäksi hankinnan ennakoituun arvoon on laskettu mukaan mahdollinen tuotevaihto tilanteessa, jossa sopimuskumppanin tähän tarjouskilpailuun tarjoama asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmä ja/tai sähköinen arkistojärjestelmä vaihtuu toimittajalla vastaavan sisältöiseen tuotteeseen (ns. tuotevaihtona tapahtuva päivitys).

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa: Valintaperusteet hankintaa koskevissa asiakirjoissa määritetyn mukaisesti

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 12:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjousten avauspäivä: 2023-09-12 📅
Tarjousten avausaika: 12:10
Paikka: Tarjousten avaamistilaisuus ei ole julkinen. Tarjoukset voidaan avata myös ilmoitettua päivämäärää/kellonaikaa myöhäisempänä ajankohtana.
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Tarjouspyynnössä yksilöidyt laadulliset kriteerit
Laatukriteeri (painotus): 20
Hinta (painotus): 80

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0160225-7
Yhteystiedot
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/kotka?id=452321&tpk=00997766-ffc8-43b6-b748-7a6f95859944 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2023/S 154-488448 (2023-08-08)

Lisätietoilmoitus (2023-08-15)
Kohde
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Lisätietoilmoitus

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2023-08-15 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2023-09-19 📅
Julkaisupäivä: 2023-08-18 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2023/S 158-501040
Viittaa ilmoitukseen: 2023/S 154-488448
EUVL-S-numero: 158
Lisätietoja
Tarjouskilpailuasiakirjoja muutetaan.
Lähde: OJS 2023/S 158-501040 (2023-08-15)

Lisätietoilmoitus (2023-09-06)
Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2023-09-06 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2023-10-11 📅
Julkaisupäivä: 2023-09-11 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2023/S 174-545702
EUVL-S-numero: 174
Lähde: OJS 2023/S 174-545702 (2023-09-06)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2024-03-22)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmä sekä sähköinen arkisto (järjestelmäkokonaisuus SaaS-palveluna)
Lyhyt kuvaus:

Kotkan kaupunki (hankintayksikkö, tilaaja) pyytää tarjouksia SÄHKE2-suosituksen, lain julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) ja arkistolain (831/1994) sekä sitä täydentävien arkistolaitoksen (nyk. Kansallisarkiston) määräysten vaatimukset täyttävän asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmän sekä sähköisen arkiston (myöhemmin järjestelmäkokonaisuus) toimittamisesta SaaS -palveluna (Software as a Service) tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan lähtökohtana on käyttöpalveluna toimitettava, kaikilta osin tuotantokäytössä oleva valmisjärjestelmäkokonaisuus.Hankintasopimus tehdään yhden, kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjoajan (toimittaja) kanssa.Osa-tarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei sallita.

Sopimustyyppi: Tavarat
Tuotteet/palvelut: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät 📦
Hankinnan kokonaisarvo (ilman arvonlisäveroa): 650 000 EUR 💰
Kuvaus
Sisäinen tunniste: 2024-007376-LOT-0001
Maa: Suomi 🇫🇮
Myöntämisperusteet
Hinta ✅
Hinta (painotus): 80
Laatukriteeri (painotus): 20
Otsikko
Erän tunnistenumero: LOT-0000

Menettely
Toimenpiteen tyyppi
Avoin menettely ✅
Oikeusperusta: Direktiivi 2014/24/EU
Myöntämisperusteet
Painotustyyppi: Painotus (pisteinä, tarkka)

Sopimuksen tekeminen
Sopimus/erä myönnetään ✅
Erän tunnistenumero: LOT-0000
Sopimuksen numero: 2024-007376 (CON-0001)
Sopimuksen tekopäivä: 2024-02-26 📅
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 2
Osan tai osien ryhmän tunniste: LOT-0000
Toimeksisaajan nimi ja osoite
Nimi: twoday Oy
Kansallinen rekisterinumero: 1988069-3
Postitoimipaikka: Helsinki
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: jyrki.niekkamaa@twoday.com 📧
Puhelin: +358 405076950 📞

Hankintaviranomainen
Nimi ja osoitteet
Nimi: Kotkan kaupunki
Kansallinen rekisterinumero: 0160225-7
Postiosoite: PL 205
Postinumero: 48101
Postitoimipaikka: Kotka
Alue: Kymenlaakso 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: hankintasuunnittelu@kotka.fi 📧
Puhelin: +358 401828570 📞
URL: https://www.kotka.fi 🌏
Hankintaviranomaisen tyyppi
Alue- tai paikallistason viranomainen
Päätoimi
Yleinen julkishallinto

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Kansallinen rekisterinumero: 3006157-6
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
URL: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Palvelu, josta voi saada tietoja uudelleentarkastelumenettelystä
Sama kuin: Nimi ja osoitteet
Lähde: OJS 2024/S 060-177281 (2024-03-22)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät (>20 uudet hankinnat)