Asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmä sekä sähköinen arkisto (järjestelmäkokonaisuus SaaS-palveluna)

Kotkan kaupunki

Kotkan kaupunki (hankintayksikkö, tilaaja) pyytää tarjouksia SÄHKE2-suosituksen, lain julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) ja arkistolain (831/1994) sekä sitä täydentävien arkistolaitoksen (nyk. Kansallisarkiston) määräysten vaatimukset täyttävän asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmän sekä sähköisen arkiston (myöhemmin järjestelmäkokonaisuus) toimittamisesta SaaS -palveluna (Software as a Service) tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan lähtökohtana on käyttöpalveluna toimitettava, kaikilta osin tuotantokäytössä oleva valmisjärjestelmäkokonaisuus.
Hankintasopimus tehdään yhden, kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjoajan (toimittaja) kanssa.
Osa-tarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei sallita.

Määräaika
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2023-09-12. Hankinta julkaistiin 2023-08-08.

Kuka?

• Kotkan kaupunki

Mitä?

• Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät

Missä?

• Etelä-Suomi › Kymenlaakso

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2023-08-08	hankintailmoitus
2023-08-15	Lisätietoilmoitus
2023-09-06	Lisätietoilmoitus

hankintailmoitus (2023-08-08)
Hankintaviranomainen
Nimi ja osoitteet
Nimi: Kotkan kaupunki
Kansallinen rekisterinumero: 0160225-7
Postiosoite: PL 205
Postitoimipaikka: Kotka
Postinumero: 48101
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: hankintasuunnittelu@kotka.fi 📧
Alue: Kymenlaakso 🏙️
URL: https://www.kotka.fi 🌏
Viestintä
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/kotka?id=452321&tpk=00997766-ffc8-43b6-b748-7a6f95859944 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/kotka?id=452321&tpk=00997766-ffc8-43b6-b748-7a6f95859944 🌏

Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko:
“Asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmä sekä sähköinen arkisto (järjestelmäkokonaisuus SaaS-palveluna)”
Tuotteet/palvelut: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät 📦
Lyhyt kuvaus:
“Kotkan kaupunki (hankintayksikkö, tilaaja) pyytää tarjouksia SÄHKE2-suosituksen, lain julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) ja arkistolain...”
Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: EUR 650 000 💰

1️⃣
Suorituspaikka: Kymenlaakso 🏙️
Hankinnan kuvaus:
“Hankinta koostuu kahdesta vaiheesta, ”avaimet käteen” -periaatteella toimitettavan järjestelmäkokonaisuuden käyttöönottoprojektista sekä...”
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Tarjouspyynnössä yksilöidyt laadulliset kriteerit
Laatukriteeri (painotus): 20
Hinta (painotus): 80
Sopimuksen, puitesopimuksen tai dynaamisen hankintajärjestelmän kesto
Jäljempänä oleva aikataulu on ilmaistu kuukausina.
Kuvaus
Kesto: 48
Sopimuksen, puitesopimuksen tai dynaamisen hankintajärjestelmän kesto
Tämä sopimus voidaan uusia ✅
Kuvaus
Uudistusten kuvaus:
“Määräaikainen sopimuskausi kestää 4 vuotta, minkä jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana molemminpuolisella 6 kk:n irtisanomisajalla, ellei...”
Tietoa vaihtoehdoista
Vaihtoehdot ✅
Vaihtoehtojen kuvaus:
“Sopimuskaudella tilaaja voi hankkia tarpeiden mukaan järjestelmäkokonaisuuteen liittyviä asiantuntijapalveluita, käyttäjälisenssejä sekä lisälevytilaa...”

Vaihtoehtojen kuvaus

Sopimuskaudella tilaaja voi hankkia tarpeiden mukaan järjestelmäkokonaisuuteen liittyviä asiantuntijapalveluita, käyttäjälisenssejä sekä lisälevytilaa tarjouksessa annetuilla sopimushinnoilla.
Lisäksi hankintamenettelyllä syntyvä sopimus sisältää seuraavat sopimuskaudella tarvittaessa tilattavat optiot (lisähankinnat), joiden ennakoitu arvo on laskettu mukaan hankinnan arvioituun kokonaisarvoon:
1. Aineistosiirtoihin liittyvät optiot
- aineistosiirto Lupapisteen arkistojärjestelmästä hankittavaan sähköiseen arkistoon
- kaupunkisuunnittelun aiemmin digitoiman aineiston siirto kertasiirtona tilaajan määrittämästä sijainnista sähköiseen arkistoon
- HR-järjestelmien tietojen siirto kertasiirtona sähköiseen arkistoon (muut kuin käyttöönottoprojektissa siirretyt)
2. Integraatioihin liittyvät optiot
- integraatiot kiinteistöhallinnan toiminnanohjausjärjestelmä ja asianhallintajärjestelmän sekä sähköisen arkiston välillä
- integraatio rakentamisen ja ympäristöpalveluiden järjestelmän Lupapisteen ja sähköisen arkiston välillä
- integraatio HR-järjestelmien ja sähköisen arkiston välillä
- integraatio oppilastietojärjestelmän ja sähköisen arkiston välillä
- integraatio varhaiskasvatuksen asiakastietojärjestelmän ja sähköisen arkiston välillä
- integraatio sähköisen kilpailutusjärjestelmän ja asianhallintajärjestelmän välillä
- integraatio sähköisen allekirjoitusjärjestelmän ja asianhallintajärjestelmän välillä
- integraatio kotoutumisen asiakastietojärjestelmän ja sähköisen arkiston välillä
- integraatio palkkahallinnon järjestelmän ja sähköisen arkiston välillä
- sijainnin antomahdollisuus myös asialle, dokumentin sijainnin annon lisäksi, toteutus paikkatietoalustan integraationa
3. Aineistonluovutusjärjestelmä/-ratkaisu
Edellä mainittujen optioiden lisäksi hankinnan ennakoituun arvoon on laskettu mukaan mahdollinen tuotevaihto tilanteessa, jossa sopimuskumppanin tähän tarjouskilpailuun tarjoama asian- ja asiakirjanhallintajärjestelmä ja/tai sähköinen arkistojärjestelmä vaihtuu toimittajalla vastaavan sisältöiseen tuotteeseen (ns. tuotevaihtona tapahtuva päivitys).

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Luettelo ja lyhyt kuvaus olosuhteista: Valintaperusteet hankintaa koskevissa asiakirjoissa määritetyn mukaisesti
Taloudellinen ja rahoituksellinen asema
Hankinta-asiakirjoissa mainitut valintaperusteet
Tekninen ja ammatillinen pätevyys
Hankinta-asiakirjoissa mainitut valintaperusteet

Menettely
Toimenpiteen tyyppi
Avoin menettely
Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2023-09-12 12:00 📅
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjousten avaamista koskevat ehdot: 2023-09-12 12:10 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot (paikka):
“Tarjousten avaamistilaisuus ei ole julkinen. Tarjoukset voidaan avata myös ilmoitettua päivämäärää/kellonaikaa myöhäisempänä ajankohtana.”

Täydentävät tiedot
Tietoa sähköisistä työnkuluista
Sähköistä tilaamista käytetään
Sähköinen laskutus hyväksytään
Sähköistä maksua käytetään
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
URL: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2023/S 154-488448 (2023-08-08)

Lisätietoilmoitus (2023-08-15)

Täydentävät tiedot
Alkuperäisen ilmoituksen viite
Ilmoituksen numero EUVL:ssä S: 2023/S 154-488448

Muutokset
Alkuperäiseen ilmoitukseen korjattava teksti
Jakson numero: II.2.4
Muutettavan tekstin paikka: Kuvaus hankinnasta
Vanha arvo
Teksti:
“Hankinta koostuu kahdesta vaiheesta, ”avaimet käteen” -periaatteella toimitettavan järjestelmäkokonaisuuden käyttöönottoprojektista sekä...”
Uusi arvo
Teksti:
“Hankinta koostuu kahdesta vaiheesta, ”avaimet käteen” -periaatteella toimitettavan järjestelmäkokonaisuuden käyttöönottoprojektista sekä...”
Alkuperäiseen ilmoitukseen korjattava teksti
Jakson numero: IV.2.2
Muutettavan tekstin paikka: Tietojen, tarjousten tai osallistumishakemusten määräaika
Vanha arvo
Päivämäärä: 2023-09-12 📅
Uusi arvo
Päivämäärä: 2023-09-19 📅
Alkuperäiseen ilmoitukseen korjattava teksti
Jakson numero: IV.2.7
Muutettavan tekstin paikka: Tarjousten avaamista koskevat ehdot
Vanha arvo
Päivämäärä: 2023-09-12 📅
Uusi arvo
Päivämäärä: 2023-09-19 📅
Muut lisätiedot
Tarjouskilpailuasiakirjoja muutetaan.
Lähde: OJS 2023/S 158-501040 (2023-08-15)

Lisätietoilmoitus (2023-09-06)

Muutokset
Alkuperäiseen ilmoitukseen korjattava teksti
Jakson numero: II.2.4
Muutettavan tekstin paikka: Kuvaus hankinnasta
Vanha arvo
Teksti:
“Hankinta koostuu kahdesta vaiheesta, ”avaimet käteen” -periaatteella toimitettavan järjestelmäkokonaisuuden käyttöönottoprojektista sekä...”
Uusi arvo
Teksti:
“Hankinta koostuu kahdesta vaiheesta, ”avaimet käteen” -periaatteella toimitettavan järjestelmäkokonaisuuden käyttöönottoprojektista sekä...”
Alkuperäiseen ilmoitukseen korjattava teksti
Jakson numero: IV.2.2
Muutettavan tekstin paikka: Tietojen, tarjousten tai osallistumishakemusten määräaika
Vanha arvo
Päivämäärä: 2023-09-19 📅
Uusi arvo
Päivämäärä: 2023-10-11 📅
Alkuperäiseen ilmoitukseen korjattava teksti
Jakson numero: IV.2.7
Muutettavan tekstin paikka: Tarjousten avaamista koskevat ehdot
Vanha arvo
Päivämäärä: 2023-09-19 📅
Uusi arvo
Päivämäärä: 2023-10-11 📅
Muut lisätiedot
Tarjouskilpailuasiakirjoja muutetaan.
Lähde: OJS 2023/S 174-545702 (2023-09-06)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät

Aiheeseen liittyvät haut 🔍

Alue: Suomi/Finland Manner-Suomi Etelä-Suomi Kymenlaakso