Hankinnan kuvaus
Eurajoen kunta hakee palveluntuottajaa hoitamaan Vuojoen kartanon tilavarauksia, majoitustoimintaa, puhtaanapitoa, markkinointia, asiakaspalvelua sekä mahdollisesti muuta tiloihin liittyvää toimintaa. Kunta pyytää tarjouksia Vuojoen kartanon tilojen käyttöoikeuden vuosivuokrasta, kaikki hankinta-asiakirjoissa mainitut palvelut, vastuut ja velvoitteet huomioiden.
Vuojoen kartano sijaitsee osoitteessa Kartanontie 28, 27100 Eurajoki.
Tilaaja edellyttää tarjouksen tekemiseksi kohteeseen tutustumisen paikan päällä sovittuna kohdekierrosaikana Eurajoen kunnan edustajan läsnä ollessa. Velvoittava kohdekierros pidetään kohteessa maanantaina 16.2.2026 klo 16.00 alkaen. Ilmoittautuminen esittelyyn on tehtävä sähköpostilla osoitteeseen
kirjaamo@eurajoki.fi sunnuntaina 15.2.2026 klo 23.00 mennessä.
Osallistuminen yllä mainittuun kohdekierrokseen paikan päällä, hankintayksikön edustajan läsnä ollessa on hankinnassa ehdoton vaatimus. Tarjousta ei voida hyväksyä ilman esittelykierrokselle osallistumista.
Tarjouspyynnöllä pyydetään tarjousta Vuojoen kartanon seuraavien toimintojen kokonaisvaltaisesta hoitamisesta:
1. Tilavarausten hallinta
• tapahtuma-, kokous-, majoitus- ja saunatilojen varauksien hoitaminen ja niiden markkinointi
• avainhallinta
• asiakaspalvelu tilavarauksiin liittyen
• tilojen esittely ja avustavat muut palvelut
• yhteistyö ravintolapalveluyrittäjän, kunnan sekä eri toimijoiden kanssa
2. Majoitustoiminta
• majoitusvaraukset ja kaikki niihin liittyvät toiminnot sekä viranomaistahojen vaatimat toimenpiteet
• avainten hallinta ja niihin liittyvät tehtävät
• liinavaatteiden, peittojen ja tyynyjen hankinta sekä niihin liittyvä liinavaate- ja pyykkihuolto, matot
3. Puhtaanapito
• kaikkien sopimuksen piiriin kuuluvien tilojen ylläpitosiivous (kunta pyytää tarjousta liitteen mukaisen palvelukuvauksen perusteella tilojen ylläpitosiivouksesta)
• kaikkien varattavien tilojen käytön jälkeinen siivous, yrittäjä huomioi tilavaraushinnoissaan tämän
4. Markkinointi ja myynti sekä asiakaspalvelu
• kartanon palveluiden ja tilojen markkinointi eri kanavissa
• verkkosivujen ja sosiaalisen median sisällön tuotanto
• myynti- ja markkinointikampanjoiden suunnittelu ja toteutus
• yhteistyöverkostojen luominen, ylläpito ja kehittäminen
Hankinnan tavoitteena on varmistaa Vuojoen kartanon palveluiden ja tilojen laadukas, tehokas ja asiakaslähtöinen toimintojen toteutus ympäri vuoden. Vastuut ja velvoitteet sekä siivouksen ylläpitotasokuvaukset on määritelty tarkemmin erillisessä liitteessä.
Tämä tarjouspyyntö ei pidä sisällään ravintolapalveluja, koska Vuojoen kartanon keittiö- ja tarjoilutilat on vuokrattu toiselle yrittäjälle.
Palvelun tuottajalla tulee olla riittävät valmiudet tuottaa tarjouspyynnössä mainitut palvelut. Tilaaja odottaa tarjoajalta alueen ja tilojen kehittämistoimia aktiivisen markkinoinnin ohella, kunnan omat tilatarpeet huomioiden.
• Tarjouspyynnössä eritelty, mitkä tilat kuuluvat hankinnan piiriin
• Yrittäjä saa itse määritellä tilojen tilavuokrahinnat -> yrittäjälle tuloa
• Kunta tarjoaa Timmi tilavarausjärjestelmän yrittäjän käyttöön ja sitä tulee hyödyntää kaikissa tilavarauksissa.
• Kunnan tapahtumia keskimäärin 5-10 per vuosi, sisällytettävä tarjoukseen.
Tilaajan tarjoamat edellytykset :
• synergiaetu tiloissa toimivan ravintolapalveluyrittäjän kanssa
• yhteistyö kunnan toimijoiden kanssa mm. matkailu, kulttuuri- ja vapaa-aika
• kunnan tapahtumakalenteri sekä Visit Eurajoki sivusto
• Eurajoen kunta sitoutuu tekemään Vuojoen kartanon tunnettavuuden edistämiseksi markkinointiyhteistyötä palvelun tuottajan kanssa erikseen sovittavalla tavalla
Palveluntuottajan kilpailutus tehdään avoimella menettelyllä, hankintalain (1397/2016) kansallisen kynnysarvon alittavana käyttöoikeussopimuksena. Hankinnan arvo ei ylitä kansallista kynnysarvoa ja siten kyseessä on pienhankinta, joihin ei sovelleta hankintalakia.
Sopimuskausi: 1.5.2026 – 30.4.2029, jonka jälkeen on mahdollisuus 3 vuoden optioon. Option käytöstä tehdään erillinen päätös. Irtisanomisajat ovat molemmin puolin 6 kk.