Tarjouspyyntö käännöspalveluiden hankinnasta (suomi, ruotsi, englanti), KEHA-keskus

Lyhyt kuvaus

Hankinnan kohteena ovat elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten kehittämis- ja hallintokeskukselle (KEHA-keskus) hankittavat käännöspalvelut. Hankintatoimenpiteen tavoitteena on kehittää käytännöiltään ja termistöltään yhtenäiset käännöstoiminnot vastaamaan KEHA-keskuksen eri yksiköiden sekä näiden sisäisten ja ulkoisten asiakkaiden käyttötarpeita.

Käännöspalveluiden kohteena ovat pääasiassa suomen kielestä ruotsiin ja englantiin toteutuvat käännöstyöt, sekä mahdollisesti vähäisissä määrin ko. kielien sisällä tapahtuvat muunlaiset käännökset. Hankinnan toteutus pohjataan KEHA-keskuksen erilaisiin käännöstarpeisiin, ja sen tarkoituksena on selkiyttää tilattavien käännöstöiden käytänteitä ja noudattaa yhtenäistä viestinnällistä linjaa.

KEHA-keskuksen roolin laajentuessa alkuvuodesta 2025, lisääntyivät myös sen käännösten palvelutarpeet. KEHA-keskus on tuottanut vuonna 2025 tehtäväkenttänsä laajetessa merkittävissä määrin erilaisia raportteja, julkaisuja sekä ohjeistuksia, sekä koordinoi näihin liittyviä käännöspalveluita. Hankinnan tavoitteena on saavuttaa yhtenäiset käytännöt, käännöstöiden laatu ja oikeiden termistöjen käyttö erilaisten julkaisujen kesken.

Työ koostuu toimeksiantoina toteutettavista – pääasiassa tekstimuotoisista – käännöspalveluista, jotka vaativat toimittajalta yleisimpien tekstinkäsittely-, esitys- ja taitto-ohjelmien tuntemusta mm. MS Word (doc, docx), PowerPoint (ppt, pptx), InDesign (indd), Excel (xls, xlsx). Tämän lisäksi tarjoajalla tulee löytyä valmiudet käsitellä tarvittaessa psd-, svg-, pdf-, srt- ja json-tiedostoja sekä toimittaa käännöstöitä näissä muodoissa. Käännöstöitä voidaan mahdollisesti pyytää toteuttamaan myös muissa formaateissa. Vaatimukset ovat kokonaisuudessaan tarkennettuna tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Työn kokonaismäärä on arvion mukaan noin 2500–4000 kappaletta käännössivuja vuodessa kielillä suomi, ruotsi ja englanti. Käännössivun pituus 1560 merkkipaikkaa välilyönteineen. Käännöstyöt voivat muodostua tarvittaessa hyvin pienimuotoisesti myös videomuotoisesta materiaalista. Luvut ovat sitoumuksettomia arvioita, eivätkä ne sido tilaajaa.

Sopimus pyritään saamaan voimaan vuoden 2025 puolella ja se otetaan käyttöön kokonaisvaltaisesti kaikissa KEHA-keskuksen yksiköissä vuoden 2026 alusta alkaen. Hankinta on kuvattu kokonaisuudessaan yksityiskohtineen tämän tarjouspyynnön liittellä 1: "Hankinnan kohteen kuvaus".

Menettelyn tärkeimmät piirteet

Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus HILMA-järjestelmässä (www.hankintailmoitukset.fi).

Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä.

Hankintayksikkö voi keskeyttää hankinnan perustellusta ja todellisesta syystä osittain tai kokonaan. Hankintayksikkö pidättää myös oikeuden olla hyväksymättä yhtäkään tarjousta. Hankinnan siirtäminen tai keskeyttäminen ei aiheuta maksuvelvollisuutta hankintayksikölle.

Menettelyn vaiheet ovat seuraavat:
1. Tarjousten avaaminen
2. Tarjousten soveltuvuuden tarkistaminen
3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen
4. Tarjousten vertailu
5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä tiedottaminen
6. Sopimusten solmiminen. Sopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Valitulta toimittajalta tullaan pyytämään rikosrekisteriotteet (hankintalain 80 § mukaisten poissulkuperusteiden selvittämiseksi) sekä selvitys tilaajavastuulain mukaisten velvoitteiden täyttymisestä tarvittaessa mikäli tiedot eivät ole sähköisesti saatavilla:

1) selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin;
2) kaupparekisteriote tai kaupparekisteristä muutoin saadut kaupparekisteriotetta vastaavat tiedot;
3) selvitys siitä, ettei yrityksellä ole verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain (1346/1999) 20 b §:n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitettua verovelkaa taikka viranomaisen antama selvitys verovelan määrästä;
4) todistukset työntekijöiden eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty;
5) selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista;
6) selvitys työterveyshuollon järjestämisestä.

Lisätietoja saa www.tilaajavastuu.fi -sivustolta.

Tarjouksen antaminen edellyttää lisäksi, että tarjoaja on täyttänyt ESPD-lomakkeen sekä ilmoittanut täyttävänsä tarjoajalle asetetut vaatimukset. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen tehdään tarjouksessa (erityisesti ESPD:llä) annettujen tietojen sekä tarjoajilta mahdollisesti pyydettävien em. selvitysten perusteella.

Jos tarjous tehdään rymittymänä tai tarjoaja käyttää voimavarayksiköitä, tulee kaikkien ryhmittymän jäsenten ja/tai voimavarayksiköiden täyttää soveltuvuusvaatimukset. Tarjoaja voidaan sulkea hankintamenettelyn ulkopuolelle, jos se ei ole antanut kaikkia pyydettyjä tietoja tai se on antanut vääriä tietoja.

Kilpailutuksesta tehdään erillinen hankintapäätös, jossa ilmoitetaan valittu toimittaja ja ei valituksi tulleet. Lisäksi tarjouskilpailusta pois suljetut saavat erillisen päätöksen poissulkemisesta.

Hankintapäätökseen on oikeus hakea muutosta tai hankintaoikaisua.