Sähköisen allekirjoituspalvelun hankinta

Lyhyt kuvaus

Hankinnan kohteena on sähköinen allekirjoituspalvelu SaaS-palveluna. Palvelun tulee olla luonteeltaan valmisratkaisu eikä palvelun käyttöönotto edellytä tilaajakohtaista räätälöintiä. Sähköisellä allekirjoituksella tarkoitetaan tässä tarjouspyynnössä palvelua, jonka avulla voidaan allekirjoittaa valmiita järjestelmään tuotavia sähköisiä dokumentteja.

Tilaaja tulee käyttämään palvelua sosiaalipalveluissa mm. omaishoidon toimeksiantosopimusten, tukisuhdesopimusten, tukiasumisen sopimusten, elatussopimuksien sekä huolto- ja tapaamissopimuksien allekirjoittamiseen.

Palvelun käyttöönoton tavoitteena on vähentää Tilaajan sopimusten manuaalista tulostamista, allekirjoittamista ja postitusta sekä työn tehostaminen järjestelmien ulkopuolella tehtävien toimintojen osalta. Palvelulta edellytetään hyviä raportointitoiminnallisuuksia, jotta allekirjoitusten seurantatietoja pystytään hyödyntämään johtamisessa ja toiminnan kehittämisessä.

Palvelulle on tunnistettu seuraavia keskeisiä käyttötapauksia ja tarpeita:

-Sopimusten sähköinen allekirjoitus eri osapuolten välillä Tilaajan organisaation ulkopuolisten osapuolien osalta

-Valmiiden sähköisten sopimusten tuominen järjestelmään

-Integraatiokyvykkyys tarvittaviin järjestelmiin (esimerkiksi tällä hetkellä Tweb, Rondo)

-Tehtävien hallinta eri toiminnoille ja palveluille


Palvelulle on tunnistettu seuraavia keskeisiä sidosryhmiä ja toimijoita

-Talouspalvelut

-Tulosaluejohtajat

-Toimialuejohtajat

-Johtavat sosiaalityöntekijät

-Esihenkilöt

-Palveluohjaajat ja koordinaattorit

-Sihteerit

-Hallintopalvelut


Sopimuksen jatkamisen ehdot ja lisähankintamahdollisuudet

Tilaaja varaa mahdollisuuden optiona jatkaa Palvelun käyttöä jatkuvana palveluna toistaiseksi voimassa olevana sopimuksena varsinaisen sopimuskauden päätyttyä. Tilaaja ei sitoudu mihinkään vähimmäisostomääriin. Tilaaja tekee päätöksen mahdollisesta option käytöstä erikseen. Tilaaja tekee päätöksen mahdollisesta option käytöstä varsinaisen sopimuskauden päättymiseen mennessä.

Tilaaja varaa mahdollisuuden optiona käyttää Toimittajan asiantuntijatyötä rajapintojen luomiseen Tilaajan muihin käytössä oleviin järjestelmiin, jossa allekirjoituspalvelua voidaan käyttää esimerkiksi työsopimusten allekirjoittamiseen.

Tilaaja varaa mahdollisuuden laajentaa allekirjoituspalvelun uusien dokumenttiryhmien osalta tarpeen tullen. Laajennuksen hankinta-arvo on huomioitu hankinnan kokonaisarvon laskennassa.

Hankinnan kuvaus

Hankinnan kohteena on sähköinen allekirjoituspalvelu SaaS-palveluna. Palvelun tulee olla luonteeltaan valmisratkaisu eikä palvelun käyttöönotto edellytä tilaajakohtaista räätälöintiä. Sähköisellä allekirjoituksella tarkoitetaan tässä tarjouspyynnössä palvelua, jonka avulla voidaan allekirjoittaa valmiita järjestelmään tuotavia sähköisiä dokumentteja.

Tilaaja tulee käyttämään palvelua sosiaalipalveluissa mm. omaishoidon toimeksiantosopimusten, tukisuhdesopimusten, tukiasumisen sopimusten, elatussopimuksien sekä huolto- ja tapaamissopimuksien allekirjoittamiseen.

Palvelun käyttöönoton tavoitteena on vähentää Tilaajan sopimusten manuaalista tulostamista, allekirjoittamista ja postitusta sekä työn tehostaminen järjestelmien ulkopuolella tehtävien toimintojen osalta. Palvelulta edellytetään hyviä raportointitoiminnallisuuksia, jotta allekirjoitusten seurantatietoja pystytään hyödyntämään johtamisessa ja toiminnan kehittämisessä.

Palvelulle on tunnistettu seuraavia keskeisiä käyttötapauksia ja tarpeita:

-Sopimusten sähköinen allekirjoitus eri osapuolten välillä Tilaajan organisaation ulkopuolisten osapuolien osalta

-Valmiiden sähköisten sopimusten tuominen järjestelmään

-Integraatiokyvykkyys tarvittaviin järjestelmiin (esimerkiksi tällä hetkellä Tweb, Rondo)

-Tehtävien hallinta eri toiminnoille ja palveluille


Palvelulle on tunnistettu seuraavia keskeisiä sidosryhmiä ja toimijoita

-Talouspalvelut

-Tulosaluejohtajat

-Toimialuejohtajat

-Johtavat sosiaalityöntekijät

-Esihenkilöt

-Palveluohjaajat ja koordinaattorit

-Sihteerit

-Hallintopalvelut


Sopimuksen jatkamisen ehdot ja lisähankintamahdollisuudet

Tilaaja varaa mahdollisuuden optiona jatkaa Palvelun käyttöä jatkuvana palveluna toistaiseksi voimassa olevana sopimuksena varsinaisen sopimuskauden päätyttyä. Tilaaja ei sitoudu mihinkään vähimmäisostomääriin. Tilaaja tekee päätöksen mahdollisesta option käytöstä erikseen. Tilaaja tekee päätöksen mahdollisesta option käytöstä varsinaisen sopimuskauden päättymiseen mennessä.

Tilaaja varaa mahdollisuuden optiona käyttää Toimittajan asiantuntijatyötä rajapintojen luomiseen Tilaajan muihin käytössä oleviin järjestelmiin, jossa allekirjoituspalvelua voidaan käyttää esimerkiksi työsopimusten allekirjoittamiseen.

Tilaaja varaa mahdollisuuden laajentaa allekirjoituspalvelun uusien dokumenttiryhmien osalta tarpeen tullen. Laajennuksen hankinta-arvo on huomioitu hankinnan kokonaisarvon laskennassa.