Moodle-oppimisympäristöt (SaaS ja On-Premises) ja niiden tuki-, ylläpito- ja kehityspalveluiden hankinta

Lyhyt kuvaus

Hankinnan kohteena ovat Moodle Communityn (moodle.org) julkaisemiin avoimen lähdekoodin valmisohjelmistoihin perustuvat Moodle-oppimisympäristöt (järjestelmät) Poliisiammattikorkeakoululle, järjestelmien käyttöönotto sekä järjestelmien tuki-, ylläpito- ja kehityspalvelut. Poliisiammattikorkeakoululla on käytössä kaksi Moodle-oppimisympäristöä, jotka korvataan hankinnan kohteena olevilla uusilla järjestelmillä. Hankinta sisältää myös nykyisten ympäristöjen sisältöjen siirrot uusiin ympäristöihin.

Poliisiammattikorkeakoululla on käytössään OV- ja TUVE-Moodle-järjestelmät. Poliisihallituksessa toimiva Poliisin informaatioteknologiakeskus vastaa Poliisiammattikorkeakoulun Moodle-oppimisympäristöjen ylläpidosta ja tuesta.

Poliisiammattikorkeakoululle hankitaan yksi OV-Moodle-oppimisympäristö SaaS-palveluna ja sen ylläpito-, tuki- ja kehityspalvelut. Palvelu tulee toteuttaa dedikoidulle alustalle. Lisäksi hankitaan yksi TUVE-Moodle-oppimisympäristö Tilaajan hallinnoimaan turvallisuusverkkoon On-Premises-ratkaisuna ja sen ylläpito-, tuki- ja kehityspalvelut. Molemmat oppimisympäristöt tulee toteuttaa teknologioiltaan yhdenmukaisina Tilaajan asettamilla vaatimuksilla.

Optiona sopimuskauden aikana voidaan hankkia OV-Moodlen asennus Tilaajan tarjoamaan ympäristöön ja oppimisympäristön käyttöönotto sekä kaikki palvelukuvauksessa (Liite 2.2) kuvatut SaaS-palveluun (jatkuva palvelu) kuuluvat tehtävät pois lukien dedikoidun alustan ylläpito- ja käyttöpalvelut.

Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 1 Hankinnan kohteen kuvaus.

Tarjouspyyntö sisältää seuraavat liitteet:
Liite 1 Hankinnan kohteen kuvaus
Liite 1.1 Tietosuojavaatimukset (SaaS)
Liite 1.2 Tietosuojavaatimukset (On-Premises)
Liite 1.3 Turvalllisuutta ja varautumista koskevat vaatimukset (SaaS)
Liite 1.4 Turvalllisuutta ja varautumista koskevat vaatimukset (On-Premises)
Liite 1.5 Toiminnalliset ja tekniset vaatimukset (SaaS)
Liite 1.6 Toiminnalliset ja tekniset vaatimukset (On-Premises)
Liite 1.7 Moodlen aktiviteetit, aineistot, kurssiformaatit ja työpöydän osat (SaaS ja On-Premises)
Liite 2 Kansilehti
Liite 2.1 Palvelukuvaus (On-Premises)
Liite 2.1.1 Vastuunjakotaulukko (On-Premises)
Liite 2.2 Palvelutasovaatimukset (SaaS)
Liite 3 Järjestelmäkuvaus (On-Premises)
Liite 4 Henkilötietojen käsittelyn ehdot (SaaS ja On-Premises)
Liite 4.1 Henkilötietojen käsittelyn toimien kuvaus (SaaS ja On-Premises)
Liite 5 Turvallisuussopimus
Liite 5.1.1 Turvallisuusvaatimukset SALPID
Liite 5.1.2 Turvallisuusvaatimukset TL IV
Liite 5.2 Vaitiolositoumus -malli
Liite 6 Hankintasopimusmalli (On-Premises ja SaaS)
Liite 6.1 SaaS-sopimuksen malli
Liite 6.2 Tuki-, ylläpito- ja kehityspalvelusopimuksen malli (On-Premises)
Liite 7 Referenssilomake (tarjoaja täyttää)
Liite 8 Asiantuntijalomake (tarjoaja täyttää)
Liite 9 Hintalomake (tarjoaja täyttää)
Liite 10 Selvitys alihankkijoista (tarjoaja täyttää tarvittaessa)
Liite 11 Handi-palvelun kuvaus
Liite 12 Asiointikortin käyttöä koskevat ehdot
Liite 13 Code of conduct
Liite 14 JIT 2015 - Tilaajan sovellukset- ei avoin
Liite 15 JIT 2015 - Konsultointi
Liite 16 JIT 2015 – Palvelut verkon kautta
Liite 17 JIT 2015 – Palvelut
Liite 18 JIT 2015 - Yleiset ehdot
Liite 19 Tuetut versiot

Hankinnan ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa on noin 360 000 - 410 000 euroa. Arvo on ilmoitettu laskettuna 48 kuukaudelle. Sopimusten perusteella tehtävien hankintojen määrään vaikuttaa mm. Tilaajilla käytettävissä oleva rahoitus, Tilaajien omien resurssien hyödyntäminen ja muut järjestelmän kehittämiseen liittyvät muutostekijät. Kilpailutuksessa ei anneta sitoumusta hankintojen määrästä.

Vaihtoehtojen kuvaus

Optiona sopimuskauden aikana Tilaaja voi hankkia OV-Moodlen asennuksen Tilaajan tarjoamaan ympäristöön ja oppimisympäristön käyttöönoton sekä kaikki palvelukuvauksessa (tarjouspyynnön iite 2.2) kuvatut SaaS-palveluun (jatkuva palvelu) kuuluvat tehtävät pois lukien dedikoidun alustan ylläpito- ja käyttöpalvelut.

Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista

Riskiluokka: Tarjoajan taloudellisen tilanteen on oltava sellainen, että tarjousajan päättyessä se on Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa vähintään tyydyttävä A tai riskiluokituksessa 1-3 tai sen katsotaan tilinpäätöstietojen tai muun vastaavan selvityksen mukaan olevan vastaava.

Tarjoajat, joiden luokitus tarjousajan päättyessä ei täytä Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa taikka riskiluokituksessa edellä mainittua vähimmäisvaatimusta, suljetaan pois tarjouskilpailusta.

Tilaaja tarkastaa itse suomalaisen tarjoajan taloudellisen tilanteen Suomen Asiakastiedon rekistereistä. Mikäli suomalaisen tarjoajan tietoja ei ole saatavissa Suomen Asiakastieto Oy:ltä, tarjoaja sitoutuu toimittamaan Tilaajan pyynnöstä Tilaajan hyväksymän selvityksen omasta taloudellisesta tilanteestaan. Tarjoajalla ei saa olla keskeneräistä velkajärjestelyä tai yrityssaneerausta. Tilaaja voi tarkistaa tarjoajan taloustietoja yleisistä tietolähteistä sekä Suomen Asiakastieto Oy:stä.

Tarjoajan tulee erikseen pyydettäessä toimittaa kolmen (3) viimeisimmän tilikauden tuloslaskelmat, taseet ja toimintakertomukset. Mikäli tarjoajalla on takanaan vähemmän kuin kolme (3) tilikautta, tulee tarjoajan toimittaa erikseen pyydettäessä kaikilta tilikausilta vastaavat tiedot ja pyydettäessä selvittää vakavaraisuutensa ja maksukykynsä muulla Tilaajan hyväksymällä luotettavalla tavalla.

Ulkomaisen tarjoajan tulee liittää tarjoukseen Dun&Bradstreet -riskiluokitusraportti, joka tulee olla riskiluokassa 1-3 (Risk Indicator), tai muu vastaava selvitys taloudellisesta tilanteesta, josta käy ilmi, että tarjoajan taloudellinen tilanne vastaa asetettua vaatimusta rating- tai riskiluokituksesta.

Edellä mainitut tarjoajalle asetetut vaatimukset koskevat myös tarjoajan mahdollista alihankkijaa.

Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista

Referenssivaatimus: Tarjoajan tulee ilmoittaa vaaditut tiedot referensseistään käyttämällä tarjouspyynnön
liitettä 7 Referensilomake. Täytetty lomake tulee liittää Tarjoajan tarjoukseen Tarjouspalvelussa.
- Lomake sisältää Ohjeistus-välilehden lisäksi kolme (3) varsinaista välilehteä referenssitiedoille. Tarjoajan tulee täyttää tietoja vain referenssivälilehdille (Referenssi 1-3)
- Tarjoaja täyttää vain keltaisella taustavärillä merkitut kohdat.
- Tarvittaessa Tarjoaja voi säätää rivien korkeutta tai sarakkeiden leveyttä, jotta kaikki kirjoitettu näkyy. Muut lomakkeeseen tehdyt muutokset ovat kiellettyjä, ja ne voivat johtaa Tarjoajan sulkemiseen pois tarjouskilpailusta.

Tarjoajalla tulee olla riittävä osaaminen ja kokemus hankinnan kohdetta vastaavasta toimituksesta. Tämä edellyttää seuraavien vaatimusten täyttymistä:
- Tarjoajalla tulee olla referenssi vähintään yhdestä (1) aiemmasta Moodle-oppimisympäristön toimituksesta sekä SaaS-palveluna että asiakkaan osoittamaan ympäristöön asennettuna (On-Premises) sekä näihin liittyvien palveluiden toimittamisesta. SaaS-palvelun ja On-Premises-ratkaisun toimitus on voitu toteuttaa myös eri toimituksissa, jolloin Tarjoajalla tulee olla kaksi (2) referenssitoimitusta.
- Referenssitoimituksessa on tullut olla kyseessä toimitus ulkopuoliselle asiakkaalle. Tarjoajan organisaation sisäistä toimitusta ei siis hyväksytä. Tarjoajan organisaatiolla tarkoitetaan yrityksen itsensä lisäksi myös Tarjoajan kanssa samaan konserniin kuuluvia yrityksiä sekä yrityksiä, joista Tarjoaja omistaa suoraan tai välillisesti 50 % tai enemmän tai jotka omistavat Tarjoajasta suoraan tai välillisesti 50 % tai enemmän.
- Referenssitoimituksen päävastuullisena toimittajana on tullut olla Tarjoaja itse tai sellainen yritys, jonka voimavarat ovat Tarjoajan käytettävissä järjestelmän toimittamiseen tässä hankinnassa.
- Toimituksen päättymisestä ei saa olla kulunut yli kolme (3) vuotta tämän tarjouksen jättämisen määräajasta laskettuna. Toimituksen päättymisellä tarkoitetaan sitä päivämäärää, jolloin Tarjoajan toimittamaan Moodle oppimisympäristöön liittyvien palveluiden toimittaminen on päättynyt. (Palveluiden toimittaminen voi edelleen jatkua tarjousta jätettäessä.)
- Hyväksytyksi referenssitoimitukseksi katsotaan vain sellainen aikaisempi toimitus, joka täyttää välilehdellä Referenssi 1 kuvatut vähimmäisvaatimukset.
- Ilmoitettujen referenssien tulee olla Tilaajan tarkastettavissa.
- Yksilöimättömiä referenssejä ei katsota näytöksi Tarjoajan soveltuvuudesta. Referenssikohtaisesti tulee täyttää huolellisesti referenssiasiakkaan nimi, Y-tunnus ja yhteyshenkilö yhteystietoineen, referenssin toimittajan nimi ja Y-tunnus, toimituksen ajankohta, referenssisopimuksen/-projektin nimi ja tunnistetieto sekä toimituksen pääpiirteinen sisältö ja laajuus. Tilaajalla on oikeus tarkastaa referenssiä koskevien tietojen paikkansapitävyys
referenssiasiakkaan yhteyshenkilöltä ennen päätöksen tekemistä. Tarjoaja vastaa siitä, että referenssiasiakkaan yhteyshenkilö vastaa Tilaajan yhteydenottoon ja referenssin tarkastamista koskeviin kysymyksiin.
- Jos "Referenssi täyttää vaatimuksen" -sarakkeessa on tyhjiä kohtia, niin Tilaaja tulkitsee ne arvoon "EI", eli referenssi ei täytä kyseistä vaatimusta.
- Pakollisen referenssin lisäksi Tarjoaja voi antaa tiedot kahdesta (2) muusta referenssitoimituksesta (valinnainen referenssi). Mikäli Tilaaja toteaa, että pakollisena referenssinä esitetty referenssitoimitus ei täytäkään pakollisia vaatimuksia, Tilaaja huomioi valinnaisena referenssinä esitetyn referenssitoimituksen kelvottoman referenssitoimituksen sijaan.
- Jos SaaS-palvelu ja On-Premises-ratkaisu on toteutettu eri toimituksissa, tiedot toisesta toimituksesta tulee silloin antaa valinnaisena referenssinä.

YLEISET TIEDOT REFERENSSITOIMITUKSESTA:
- Referenssiasiakkaan nimi, Y-tunnus ja yhteyshenkilö yhteystietoineen
- Referenssitoimittajan nimi ja y-tunnus
- Toimituksen ajankohta
- Toimituksen pääpiirteinen sisältö ja laajuus

REFERENSSIN PAKOLLISET VAATIMUKSET (vähimmäisvaatimukset):
1. Toimitus on sisältänyt Moodle-oppimisympäristöjen toimituksen, käyttöönoton ja ylläpidonsekä SaaS palvelunaettäasiakkaan osoittamaan ympäristöön asennettuna (On-Premises) ratkaisuna.Mikäli nämä on toteutettueri toimituksissa, Tarjoajan tulee ilmoittaa, kumpi malli on ollut käytössä tässä toimituksessa.
2. Asiakas on ollut korkeakoulu.
3. Asiakas on ottanut oppimisympäristön todennetusti käyttöönsä.
4. Toimitettu oppimisympäristö on ollut asiakkaan käytössä vähintään kaksi vuotta tarjouksen jättämistä edeltäneiden kolmen vuoden aikana.
5.Toimitetulla oppimisympäristöllä on ollut vähintään kaksisataa (200) yhtäaikaista aktiviteetin suorittajaa.
6. Oppimisympäristössä on integraatio keskitettyyn käyttäjähallintaan, jota vasten oppimisympäristön käyttäjä tunnistetaan.
7. Oppimisympäristöön liittyvät tuki- ja ylläpitopalvelut on tuotettu suomen kielellä.
8. Oppimisympäristö täyttää GDPR:n eli EU:n tietosuoja-asetuksen (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä) mukaiset vaatimukset.