KAPA Pysäköinninvalvonnan kokonaisjärjestelmän hankinta | Jyväskylän kaupunki

Päivämäärä	Asiakirja
2025-04-10	hankintailmoitus

Lyhyt kuvaus

Jyväskylän kaupunki pyytää tarjouksia pysäköinninvalvonnan tietojärjestelmästä tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena on Jyväskylän kaupungin käyttöön SaaS-pohjainen (Software as a Service) sovellus pysäköinninvalvontaan ja sovelluksen käyttöön liittyvät tukipalvelut sekä käyttöönottoprojekti sisältäen tietojen siirto nykyisestä järjestelmästä uuteen. Lisäksi hankintayksikkö voi sopimuskaudella hankkia asiantuntijapalveluja (esim. Palvelun jatkokehitys). Sovelluksen tulee kattaa seuraavat päätoiminnallisuudet tässä tarjouspyynnössä kuvatussa laajuudessa: • pysäköinninvalvonta • ajoneuvojen siirtojen hallinta • kotihoidon pysäköintitunnusten ja pysäköintilupien hallinta Järjestelmän käyttö tulee mahdollistaa ympäri vuorokauden (24/7/365). Järjestelmää käytetään pysäköinnintarkastajien työaikana pääosin klo 6.00–20.00 välillä (ma-su), mutta satunnaisesti myös klo 5.00–24.00 välillä (ma-su). Lisäksi toimistohenkilökunta käyttää järjestelmää pääsääntöisesti toimistotyöaikana (ma-pe) klo 7.00–18.00. Kokonaisuuden toimivuuden näkökulmasta järjestelmästä on saatava kattavasti toimintaan liittyvää raportointia, vaatimukset on esitetty kohdassa hankinnan kohteen kriteerit. Käyttöönottoprojektin osalta Tilaaja odottaa olemassa olevien tietojen siirron lisäksi tukea pääkäyttäjille sekä loppukäyttäjille kirjallisten ohjeiden ja järjestelmän käyttökoulutusten muodossa. HANKINNAN TAUSTA Tällä hetkellä Jyväskylän kaupungilla on käytössä pysäköinninvalvonnassa Fujitsu Finland Oy:n toimittama Helga ja Helgapark.net -järjestelmät sekä ajoneuvojen siirroissa Siiri-järjestelmä. Pysäköinnintarkastajien puhelimissa käytetään Helga-mobiiliohjelmistoa. Helga- ja Siiri -järjestelmät toimivat Microsoft Access-pohjalla ja ne ovat teknisesti vanhentuneet. Järjestelmät eivät myöskään täytä kaikkia kaupungin tarpeita nykyisessä muodossaan eikä niihin voi liittää tarvittavia lisäominaisuuksia. Helgaa täydentää osittain käytössä oleva Helgapark.net-pilvipalvelu, jonka kautta hoidetaan myös kotihoidon pysäköintitunnukset. Kolmen eri järjestelmän käyttö aiheuttaa päällekkäisyyttä ja siinä on paljon työtä vaativia manuaalisia työvaiheita, jotka hankittavassa uudessa järjestelmässä ovat automatisoituja. Nykyisen pysäköinninvalvontajärjestelmän datan migraatio tulee osaksi uuden pysäköinninvalvontajärjestelmän hankintaa ja käyttöönottoa, koska nykyisen järjestelmän tietokannan tuki on päättymässä. KÄYTTÄJÄT JA VOLYYMIT Tällä hetkellä nykyistä järjestelmää käyttää erityisesti seuraavat käyttäjäroolit kuvatuin tavoin: • pysäköinnintarkastajat 9 hlöä, Käyttö pääosin mobiilisti matkapuhelimella (erillinen mobiilisovellus) • toimistohenkilökunta 5 hlöä. Käyttö selainpohjaisella käyttöliittymällä. • asiakaspalveluhenkilöt 3 hlöä. Käyttö selainpohjaisella käyttöliittymällä. • pysäköinninvalvoja (juristi), selaimella • pysäköintivirheen saaneet asiakkaat käyttävät heille tarkoitettua erillistä portaalia (portaalissa näkymä heidän omiin tietoihinsa). Nykyisten tietojen valossa käyttäjämäärät pysyvät lähitulevaisuudessa edellä kuvatussa kokoluokassa. Käyttövolyymit (luvut arvioita vuositasolla): • pysäköintivirhemaksuja määrätään noin 18 000 – 21 500 kpl ja portaalissa tehdään noin 1500 oikaisuvaatimusta • kirjallisia huomautuksia noin 600 - 1000 kpl • maksuvaatimuksia noin 5000 – 7000 kpl • ulosottoja noin 2000 – 2500 kpl • ajoneuvojen siirtoja noin 100 kpl • ajoneuvojen siirtokehotuksia noin 150 - 200 kpl • kotihoidon pysäköintitunnuksia ja -lupia noin 1400 kpl (lisäksi muutoksia kotihoidon pysäköintitunnuksiin) HANKINNAN RIIPPUVUUDET Hankittavan järjestelmässä tulee olla rajapinnat muihin Tilaajan tarvitsemiin järjestelmiin ja palveluihin kuten ulosotto, Ropo Capital Oy (maksuvaatimukset ja muut vaatimusmäärittelyssä mainitut postitukset), mobiilimaksuoperaattorit ja mm. Traficomin ajoneuvojärjestelmät. Lisäksi Tilaaja on tunnistanut, että seuraavissa kokonaisuuksissa Tilaajalla saattaa olla muista kaupungeista poikkeavia toimintamalleja erityisesti siten, että osa palvelu- tai toimintaketjuun liittyvistä asioista toteutetaan kolmansien osapuolten toimesta: • kotihoidon pysäköintitunnuksiin liittyvät käytännöt • ajoneuvojen siirtourakoitsijan rooli • ajoneuvojen säilytysurakoitsijan rooli • jäämien käsittely HANKINNAN TAVOITTEET Hankinnan päätavoite on työn tehokkuuden lisääminen erityisesti vähentäen käsin tehtävää työtä, jolloin voidaan keskittyä itse asiaosaamiseen. Työtehtävien päällekkäisyys vähenee, kun kolmen nykyisen järjestelmän käytöstä pystytään luopumaan ja integroimaan kaikki nykyiset tarpeet ja toiminnallisuudet yhteen järjestelmään. Uudella järjestelmällä tulee voida tehdä pysäköintivirhemaksun kirjaamisesta kaikki vaiheet aina tilastointiin asti. Hankittavalta järjestelmältä haetaan toimintavarmuutta ja nykyaikaista järjestelmän käytettävyyttä. Järjestelmältä haetaan myös manuaalisten työvaiheiden automatisointia, jolla saavutetaan tehokkuutta työntekoon ja työajan säästöä.

Hankinnan kuvaus

Jyväskylän kaupunki pyytää tarjouksia pysäköinninvalvonnan tietojärjestelmästä tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena on Jyväskylän kaupungin käyttöön SaaS-pohjainen (Software as a Service) sovellus pysäköinninvalvontaan ja sovelluksen käyttöön liittyvät tukipalvelut sekä käyttöönottoprojekti sisältäen tietojen siirto nykyisestä järjestelmästä uuteen. Lisäksi hankintayksikkö voi sopimuskaudella hankkia asiantuntijapalveluja (esim. Palvelun jatkokehitys). Sovelluksen tulee kattaa seuraavat päätoiminnallisuudet tässä tarjouspyynnössä kuvatussa laajuudessa: • pysäköinninvalvonta • ajoneuvojen siirtojen hallinta • kotihoidon pysäköintitunnusten ja pysäköintilupien hallinta Järjestelmän käyttö tulee mahdollistaa ympäri vuorokauden (24/7/365). Järjestelmää käytetään pysäköinnintarkastajien työaikana pääosin klo 6.00–20.00 välillä (ma-su), mutta satunnaisesti myös klo 5.00–24.00 välillä (ma-su). Lisäksi toimistohenkilökunta käyttää järjestelmää pääsääntöisesti toimistotyöaikana (ma-pe) klo 7.00–18.00. Kokonaisuuden toimivuuden näkökulmasta järjestelmästä on saatava kattavasti toimintaan liittyvää raportointia, vaatimukset on esitetty kohdassa hankinnan kohteen kriteerit. Käyttöönottoprojektin osalta Tilaaja odottaa olemassa olevien tietojen siirron lisäksi tukea pääkäyttäjille sekä loppukäyttäjille kirjallisten ohjeiden ja järjestelmän käyttökoulutusten muodossa. HANKINNAN TAUSTA Tällä hetkellä Jyväskylän kaupungilla on käytössä pysäköinninvalvonnassa Fujitsu Finland Oy:n toimittama Helga ja Helgapark.net -järjestelmät sekä ajoneuvojen siirroissa Siiri-järjestelmä. Pysäköinnintarkastajien puhelimissa käytetään Helga-mobiiliohjelmistoa. Helga- ja Siiri -järjestelmät toimivat Microsoft Access-pohjalla ja ne ovat teknisesti vanhentuneet. Järjestelmät eivät myöskään täytä kaikkia kaupungin tarpeita nykyisessä muodossaan eikä niihin voi liittää tarvittavia lisäominaisuuksia. Helgaa täydentää osittain käytössä oleva Helgapark.net-pilvipalvelu, jonka kautta hoidetaan myös kotihoidon pysäköintitunnukset. Kolmen eri järjestelmän käyttö aiheuttaa päällekkäisyyttä ja siinä on paljon työtä vaativia manuaalisia työvaiheita, jotka hankittavassa uudessa järjestelmässä ovat automatisoituja. Nykyisen pysäköinninvalvontajärjestelmän datan migraatio tulee osaksi uuden pysäköinninvalvontajärjestelmän hankintaa ja käyttöönottoa, koska nykyisen järjestelmän tietokannan tuki on päättymässä. KÄYTTÄJÄT JA VOLYYMIT Tällä hetkellä nykyistä järjestelmää käyttää erityisesti seuraavat käyttäjäroolit kuvatuin tavoin: • pysäköinnintarkastajat 9 hlöä, Käyttö pääosin mobiilisti matkapuhelimella (erillinen mobiilisovellus) • toimistohenkilökunta 5 hlöä. Käyttö selainpohjaisella käyttöliittymällä. • asiakaspalveluhenkilöt 3 hlöä. Käyttö selainpohjaisella käyttöliittymällä. • pysäköinninvalvoja (juristi), selaimella • pysäköintivirheen saaneet asiakkaat käyttävät heille tarkoitettua erillistä portaalia (portaalissa näkymä heidän omiin tietoihinsa). Nykyisten tietojen valossa käyttäjämäärät pysyvät lähitulevaisuudessa edellä kuvatussa kokoluokassa. Käyttövolyymit (luvut arvioita vuositasolla): • pysäköintivirhemaksuja määrätään noin 18 000 – 21 500 kpl ja portaalissa tehdään noin 1500 oikaisuvaatimusta • kirjallisia huomautuksia noin 600 - 1000 kpl • maksuvaatimuksia noin 5000 – 7000 kpl • ulosottoja noin 2000 – 2500 kpl • ajoneuvojen siirtoja noin 100 kpl • ajoneuvojen siirtokehotuksia noin 150 - 200 kpl • kotihoidon pysäköintitunnuksia ja -lupia noin 1400 kpl (lisäksi muutoksia kotihoidon pysäköintitunnuksiin) HANKINNAN RIIPPUVUUDET Hankittavan järjestelmässä tulee olla rajapinnat muihin Tilaajan tarvitsemiin järjestelmiin ja palveluihin kuten ulosotto, Ropo Capital Oy (maksuvaatimukset ja muut vaatimusmäärittelyssä mainitut postitukset), mobiilimaksuoperaattorit ja mm. Traficomin ajoneuvojärjestelmät. Lisäksi Tilaaja on tunnistanut, että seuraavissa kokonaisuuksissa Tilaajalla saattaa olla muista kaupungeista poikkeavia toimintamalleja erityisesti siten, että osa palvelu- tai toimintaketjuun liittyvistä asioista toteutetaan kolmansien osapuolten toimesta: • kotihoidon pysäköintitunnuksiin liittyvät käytännöt • ajoneuvojen siirtourakoitsijan rooli • ajoneuvojen säilytysurakoitsijan rooli • jäämien käsittely HANKINNAN TAVOITTEET Hankinnan päätavoite on työn tehokkuuden lisääminen erityisesti vähentäen käsin tehtävää työtä, jolloin voidaan keskittyä itse asiaosaamiseen. Työtehtävien päällekkäisyys vähenee, kun kolmen nykyisen järjestelmän käytöstä pystytään luopumaan ja integroimaan kaikki nykyiset tarpeet ja toiminnallisuudet yhteen järjestelmään. Uudella järjestelmällä tulee voida tehdä pysäköintivirhemaksun kirjaamisesta kaikki vaiheet aina tilastointiin asti. Hankittavalta järjestelmältä haetaan toimintavarmuutta ja nykyaikaista järjestelmän käytettävyyttä. Järjestelmältä haetaan myös manuaalisten työvaiheiden automatisointia, jolla saavutetaan tehokkuutta työntekoon ja työajan säästöä.