Järjestelmähankinta vuokraustoimintaan ja kiinteistöjen huoltokirjaan

Lyhyt kuvaus

Oulun Tilapalvelut -liikelaitos hakee palveluntuottajaa toteuttamaan Oulun Tilapalveluiden käyttöön huoltokirjajärjestelmää. Huoltokirjajärjestelmää käytetään tilaajan kiinteistökannan ylläpidon suunnitteluun ja seurantaan sekä ulkopuolisten palveluntuottajien hallintaan.

Lisäksi Oulun Tilapalvelut -liikelaitos hakee palveluntuottajaa toteuttamaan Oulun Tilapalveluiden käyttöön vuokrausjärjestelmää vuokravalvontaan ja ulkoa vuokraukseen sekä ulkoisten ja sisäisten vuokrasopimusten hallintaan. Vuokrausjärjestelmä tulee toimimaan Oulun kaupungin kiinteistöjen Master Data - paikkana, josta tieto siirtyy rakennettavan integraation välityksenä kiinteistöjen ylläpidon huoltokirjaan.

Kiinteistöt koostuvat tällä hetkellä 510 rakennuksesta, jotka ovat bruttoalaltaan noin 810 000 bmr2.

Hankinta on jaettu seuraaviin osiin ja tarjoukset voivat koskea yhtä tai kaikkia osia:
- OSA 1 - Huoltokirjajärjestelmä
- OSA 2 - Vuokrausjärjestelmä
- OSA 3 - Huoltokirja- sekä vuokrausjärjestelmä
Hankittavien järjestelmien tulee olla palveluna (SaaS) toimivia valmisohjelmistoja.

Tässä tarjouspyynnössä on määritelty huoltokirja- ja vuokrausjärjestelmältä ja kyseisiä järjestelmää tarjoajan osalta vaaditut ominaisuudet ja soveltuvuusvaatimukset. Vaaditut ominaisuudet ja soveltuvuusvaatimukset tulee täyttyä, jotta tarjous voidaan hyväksyä. Järjestelmän tulee täyttää vaaditut ominaisuudet tarjouksen jättövaiheessa ja vaadittavat ominaisuudet tarkistetaan erillisessä käytettävyystestaustilaisuudessa tarjousajan määräajan umpeuduttua. Mikäli jotkin vaaditut järjestelmän ominaisuudet puuttuvat tai ovat vielä kehitysvaiheessa, järjestelmä ei ole tarjouskelpoinen.

Tilaajan nykyinen huoltokirjajärjestelmä on Haahtela RES ja vuokrausjärjestelmä on Haahtelan kiinteistötieto. Mikäli palveluntuottaja vaihtuu, huoltokirja- ja vuokrausjärjestelmän historia ja muun historiadatan siirto tehdään yhteistyössä entisen ja uuden palveluntuottajan kanssa. Datan siirtäminen huoltokirja- ja vuokrausjärjestelmään tehdään käyttöönottoprojektin aikana. Uusi palveluntuottaja on vastuussa datan siirrosta. Toimittajan tulee huolehtia, että Master Data, joka käsittää kiinteistöjen perustiedot, siirretään kiinteistötietojärjestelmään ensimmäisenä. Datan siirto tulee tapahtua niin, että siirrettävien tiedostojen rakenne ja nimeäminen pysyy samana. Datatiedot huoltokirjajärjestelmään tulee olla siirretty viiden (5) kuukauden kuluessa sopimuksen allekirjoituksesta. Datatiedot vuokrausjärjestelmään tulee olla siirretty kuuden (6) kuukauden kuluessa sopimuksen allekirjoituksesta. Mikäli datan siirto viivästyy tilaajasta tai kolmannen osapuolen syystä, ei palveluntuottaja ole vastuussa tällaisesta viivästyksestä.

Tarjoukseen tulee sisällyttää kaikki mahdolliset palvelun toteuttamisesta aiheutuvat kulut. Palveluntuottajalle maksetaan vain tarjottujen hintojen mukaisesti. Myöskään erillisiä palvelumaksuja vaadituista ominaisuuksista ei makseta, vaan järjestelmän tulee toimia kaikilta vaadituilta ominaisuuksiltaan annetuilla kuukausihinnoilla ja mahdolliset palvelupaketit sisältyvät hintoihin, jos niillä saavutetaan vaaditut ominaisuudet. Mikäli tilaaja tarvitsee jatkossa asiantuntijatyötä, ne laskutetaan tarjoajan tarjoaman yksikköhintojen mukaisesti. Asiantuntijatyötä on esimerkiksi erilliset koulutukset.

Tarjoaja sitoutuu tarjousta jättäessään toimimaan yhteistyössä sopimuksen irtisanomisen jälkeen uuden palveluntuottajan kanssa, jotta tarvittavat tiedot saadaan siirrettyä seuraavan palveluntuottajan järjestelmään. Tämän toteuttaminen ei saa aiheuttaa tilaajalle lisäkuluja, vaan nämä kulut tulee tarjoajan huomioida jo tekemässään tarjouksessa. Avustamisvelvoite on tarkemmin kuvailtu Sopimusluonnoksessa.

Sopimus tehdään alustavasti määräaikaisena ajalle 1.4.2026 - 30.9.2028. Sopimus jatkuu määräaikaisen kauden jälkeen
toistaiseksi voimassa olevana 6kk irtisanomisajalla. Palveluntuottajalla on oikeus irtisanoa sopimus määräaikaisen
kauden jälkeen, jolloin irtisanomisaika on yksi (1) vuosi. Määräaikaisen kauden jälkeen voidaan palveluntuottajan pyynnöstä tarkastaa hintaa. Hinnantarkastuksessa käytetään palveluntuottajan indeksiehtoa, joka on määritelty tarkemmin liitteenä olevassa Sopimusluonnoksessa.

Tilaajalla on oikeus lisätä tai poistaa kiinteistöjä sopimuksesta. Kiinteistöjen määrät eivät vaikuta laskevasti tai nousevasti tarjottuun kuukausihintaan. Kiinteistöjen poistot ja lisäykset sisältyvät tarjottuun kuukausihintaan.

Tarjoukset eivät saa sisältää omia ehtoja.

Tilaajalla on oikeus hylätä kaikki tarjoukset.

Palvelussa noudatetaan JYSE 2025 mukaisia sopimusehtoja, täydennettynä JIT 2025 sopimuskohdilla.

Hankinnan kuvaus

Huoltokirjajärjestelmän tulee täyttää Suomen rakentamismääräyskokoelman asettamat vaatimukset rakennuksen käyttö- ja huolto-ohjeelle. Järjestelmä voi olla kiinteä osa vuokrausjärjestelmää taikka erillinen vuokrausjärjestelmään integroitavissa oleva järjestelmä. Järjestelmää käytetään tilaajan kiinteistökannan ylläpidon suunnitteluun ja seurantaan sekä ulkopuolisten palveluntuottajien hallintaan. Järjestelmän ominaisuuksia ovat muun muassa kohderekisteri, yhteystiedot, laiterekisteri, huolto-ohjelma, huoltopäiväkirja, palvelupyynnöt ja dokumentit.

Järjestelmän käyttäjiä ovat tilaajan ylläpidon ja kunnossapidon asiantuntijat (n. 100 hlö), ulkopuoliset palveluntuottajat (n. 100 hlö) sekä kiinteistöjen käyttäjät esimerkiksi vikailmoitusten laatijoina (n. 1 000 hlö). Käyttäjien poistot ja lisäykset sisältyvät tarjottuun kuukausihintaan.

Huoltokirjan vaadittavat ominaisuudet ovat kuvattu Liitteessä 2, "Huoltokirjajärjestelmän toiminnalliset vaatimukset".

Huoltokirjalta vaadittavat tekniset ominaisuudet ovat kuvattu Liitteessä 3, "Tekniset vaatimukset".

Hankinnan kuvaus

Vuokrausjärjestelmä voi olla kiinteä osa huoltokirjajärjestelmää tai erillinen huoltokirjajärjestelmään integroitavissa oleva järjestelmä. Vuokrausjärjestelmää käytetään vuokravalvontaan ja ulkoa vuokraukseen sekä ulkoisten ja sisäisten vuokrasopimusten hallintaan. Vuokrausjärjestelmä tulee toimimaan Oulun kaupungin kiinteistöjen Master Data - paikkana. Järjestelmän käyttäjiä ovat tilaajan asiantuntijat (n. 100 hlö). Käyttäjien poistot ja lisäykset sisältyvät tarjottuun kuukausihintaan.

Vuokrausjärjestelmän vaadittavat ominaisuudet ovat kuvattu Liitteessä 4, "Vuokrausjärjestelmän palvelukuvaus".

Vuokrausjärjestelmältä vaadittavat tekniset ominaisuudet ovat kuvattu Liitteessä 3, "Tekniset vaatimukset".

Hankinnan kuvaus

Huoltokirja- ja vuokrausjärjestelmän muodostaman kokonaisuuden yhdistelmä. Molempien järjestelmien vaatimukset, tavoitteet, toiminnot, käyttäjät ja aikataulu muodostuvat osa-alueiden 1 ja 2 mukaisesta yhdistelmästä. Huoltokirjajärjestelmän tulee olla kiinteä osa vuokrausjärjestelmää tai saumattomasti vuokrausjärjestelmään integroitu järjestelmä.

Menettelyn tärkeimmät piirteet

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016).

Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta.

Hankintamenettely etenee seuraavasti:
1. Tarjoajan soveltuvuuden ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen
2. Käytettävyystestaustilaisuudet
3. Tarjoajien hyväksyminen
4. Vertailun tekeminen
5. Hankintapäätöksen tekeminen ja tiedoksianto

Rinnakkaistarjouksia ei hyväksytä. Tarjoaja voi jättää vain yhden tarjouksen osa-alueittain.

Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta.

Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 125 §). Tilaaja voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen siten kuin hankintalain 96 §:ssä säädetään.

Lisätietoja

KÄYTTÖÖNOTTOPROJEKTISUUNNITELMA

Palveluntuottajan tulee tarjouksensa yhteydessä laatia käyttöönottoprojektisuunnitelma. Tarjouksen yhteydessä palautetaan Liite 1, joka on käyttöönottoprojektisuunnitelma. Suunnitelman tulee sisältää muun muassa tietoa tarkemmasta aikataulusta ja viestinnästä. Käyttöönotossa tarjoajan on huomioitava myös rajapinnat ja integraatiot muihin järjestelmiin ja datalähteisiin. Vuokrausjärjestelmän integraatiot on tarkemmin mainittu Liitteessä 4, "Vuokrausjärjestelmän palvelukuvaus".

Käyttöönottoprojektisuunnitelman tulee sisältää huoltokirjajärjestelmässä kahdeksan (8) erillistä kahden (2) tunnin koulutuskertaa sekä lisäksi täytyy järjestää kaksi (2) kahden tunnin räätälöidympää koulutusta kiinteistönhoidolle. Koulutus voidaan järjestää verkossa tai Oulun kaupungin tiloissa Oulussa tai yhdistäen näitä kahta koulutustapaa. Oulun kaupungilla on oikeus tallentaa koulutus ja käyttää tallenteita sekä koulutusmateriaalia toiminnassaan. Sisältö määritellään erikseen yhdessä tilaajan kanssa.

Käyttöönottoprojektisuunnitelman tulee sisältää vuokrausjärjestelmässä kuusi (6) erillistä kahden (2) tunnin koulutuskertaa. Koulutus voidaan järjestää verkossa tai Oulun kaupungin tiloissa Oulussa tai yhdistäen näitä kahta koulutustapaa. Oulun kaupungilla on oikeus tallentaa koulutus ja käyttää tallenteita sekä koulutusmateriaalia toiminnassaan. Sisältö määritellään erikseen yhdessä tilaajan kanssa.

Käyttöönottoprojekti alkaa hankintasopimuksen tultua voimaan. Tilaaja on määritellyt käyttöönoton ajankohdan viimeistään 1.4.2026 alkavaksi. Järjestelmän tulee olla tuotantokäyttövalmiudessa eli täysin valmiina huoltokirjajärjestelmässä viiden (5) kuukauden kuluessa ja vuokrausjärjestelmässä kuuden (6) kuukauden kuluessa, viimeistään huoltokirjajärjestelmässä 31.8.2026 ja vuokrausjärjestelmässä 30.9.2026.
Tällöin kiinteistöt ovat rakennettu järjestelmään ja datatiedot siirtyneet ja ovat käyttövalmiina. Lisäksi koulutukset tulee olla pidetty tilaajalle ennen järjestelmän käyttöönottoa. Koulutuksia ei tule pitää kesä- tai heinäkuussa. Käyttöönottoprojektin aikana on palveluntuottajalla oikeus veloittaa tarjottua käyttöönottomaksua. Palvelun kuukausimaksullinen veloitus alkaa huoltokirjajärjestelmässä 1.9.2026 ja vuokrausjärjestelmässä 1.10.2026, kun käyttöönotto on suoritettu hyväksyttävästi ja koulutukset ovat pidetty.

Käyttöönottoprojekti toteutetaan avaimet käteen -periaatteella. Tarjoajalla on projektin johtovastuu käyttöönottoprojektin
läpiviennissä. Tarjoaja täyttää projektisuunnitelman Liitteessä 1 ja lataa sen tarjouspyynnön vaaditussa kohdassa.


KÄYTETTÄVYYSTESTAUSTILAISUUS

Käytettävyystestaustilaisuus järjestetään Oulussa, tilaajan toimitiloissa (Solistinkatu 2) viikolla 7 ja 8. Tilaaja ilmoittaa tarjoajalle tilaisuuden tarkemman kellonajan viimeistään viikon 6 aikana. Tilaisuus kestää 3 tuntia, josta 20 minuuttia tulee varata yrityksen esittelylle, 2 tuntia järjestelmän testaukselle ja 40 minuuttia mahdollisille kysymyksille.

Käytettävyystestaustilaisuuteen valitaan osa-alue 1:sta ja 2:sta kokonaistaloudellisesti edullisimman pisteen saanut tarjoaja(t) tai osa-alue 3:sen kokonaistaloudellisesti edullisimman pisteen saanut tarjoaja.

Osallistumisesta käytettävyystestaustilaisuuteen ei makseta erikseen mitään kuluja esimerkiksi matkakuluja.