HR- ja matkanhallinnan järjestelmä

Lyhyt kuvaus

Teese Botnia Oy Ab:n hankintapalvelut pyytää Mico Botnia Oy:n toimeksiannosta tarjouksia SaaS-palveluna toimitettavasta HR- ja matkanhallinnan järjestelmästä. Hankinta sisältää kahdessa hankinnan osassa hankittavat järjestelmät HR -prosesseihin ja matkanhallintaan.

Mico Botnia hankkii Populus palkanlaskentajärjestelmään yhteensovitettavia HR- ja matkanhallinnan järjestelmiä. Järjestelmät tulevat Mico Botnian omaan sekä loppuasiakkaiden käyttöön.

HR-järjestelmän tulee mahdollistaa palkansaajan työsuhteen elinkaaren ylläpito sekä henkilöstön kehittämisen toimenpiteet. Matkanhallinnan järjestelmän tulee mahdollistaa henkilöstön kulu- ja matkakorvausten käsittely sekä viranomaisilmoitukset. Järjestelmillä korvataan osittain manuaalisia prosesseja sekä nykyisiä järjestelmiä.

Järjestelmien tulee mahdollistaa tietojen vastaanottaminen lähdejärjestelmistä ja vastaavasti tietojen lähettäminen kohdejärjestelmiin moderneilla tiedonsiirtomenetelmillä. Keskeisenä vaatimuksena on, että palkanlaskenta-, HR- ja matkanhallinnan järjestelmät toimivat saumattomasti keskenään mahdollistaen ajantasaisen ja virheettömän datan käytön palkansaajien, HR-asiantuntijoiden sekä palkanlaskijoiden kesken.

HR- ja matkanhallinnan järjestelmät tulevat ensisijaisesti loppuasiakkaiden käyttöön päivittäisten HR- ja matkanhallinnan toimintojen tekemiseen. Mico Botnialla tulee olla palveluntarjoajana mahdollisuus ylläpitää ja hallinnoida loppuasiakkaiden järjestelmäkokonaisuuksia siten, että palkanlaskentaan tulevien tietojen oikeellisuus voidaan varmistaa.

Järjestelmien tarkemmat vaatimukset on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 2 ”Vaatimusluettelo HR ja matkanhallinta”

Tavoitteena on, että palkka ja HR-järjestelmän käyttöönotto käynnistyy välittömästi hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Päätös järjestelmien käyttöönotosta tehdään loppuasiakaskohtaisesti.

Järjestelmien käyttöliittymien tulee olla visuaalisesti selkeitä ja käyttäjää ohjaavia. Tämän lisäksi järjestelmien tulee olla toiminnallisuuksiltaan skaalautuvia loppuasiakkaiden tarpeisiin.

Molemmat järjestelmät tarjoavat tavoitetilassa kattavat raportointimahdollisuudet HR- ja matkanhallinnan tietojen raportointiin.
Järjestelmien tulee voida vastaanottaa aineistoa lähdejärjestelmistä, sekä muodostaa kohdejärjestelmiin aineistoa siirrettäväksi

Hankinnan kuvaus

Teese Botnia Oy Ab:n hankintapalvelut pyytää Mico Botnia Oy:n toimeksiannosta tarjouksia SaaS-palveluna toimitettavasta HR- ja matkanhallinnan järjestelmästä. Hankinta sisältää kahdessa hankinnan osassa hankittavat järjestelmät HR -prosesseihin ja matkanhallintaan.

Mico Botnia hankkii Populus palkanlaskentajärjestelmään yhteensovitettavia HR- ja matkanhallinnan järjestelmiä. Järjestelmät tulevat Mico Botnian omaan sekä loppuasiakkaiden käyttöön.

HR-järjestelmän tulee mahdollistaa palkansaajan työsuhteen elinkaaren ylläpito sekä henkilöstön kehittämisen toimenpiteet. Matkanhallinnan järjestelmän tulee mahdollistaa henkilöstön kulu- ja matkakorvausten käsittely sekä viranomaisilmoitukset. Järjestelmillä korvataan osittain manuaalisia prosesseja sekä nykyisiä järjestelmiä.

Järjestelmien tulee mahdollistaa tietojen vastaanottaminen lähdejärjestelmistä ja vastaavasti tietojen lähettäminen kohdejärjestelmiin moderneilla tiedonsiirtomenetelmillä. Keskeisenä vaatimuksena on, että palkanlaskenta-, HR- ja matkanhallinnan järjestelmät toimivat saumattomasti keskenään mahdollistaen ajantasaisen ja virheettömän datan käytön palkansaajien, HR-asiantuntijoiden sekä palkanlaskijoiden kesken.

HR- ja matkanhallinnan järjestelmät tulevat ensisijaisesti loppuasiakkaiden käyttöön päivittäisten HR- ja matkanhallinnan toimintojen tekemiseen. Mico Botnialla tulee olla palveluntarjoajana mahdollisuus ylläpitää ja hallinnoida loppuasiakkaiden järjestelmäkokonaisuuksia siten, että palkanlaskentaan tulevien tietojen oikeellisuus voidaan varmistaa.

Järjestelmien tarkemmat vaatimukset on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 2 ”Vaatimusluettelo HR ja matkanhallinta”

Tavoitteena on, että palkka ja HR-järjestelmän käyttöönotto käynnistyy välittömästi hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Päätös järjestelmien käyttöönotosta tehdään loppuasiakaskohtaisesti.

Järjestelmien käyttöliittymien tulee olla visuaalisesti selkeitä ja käyttäjää ohjaavia. Tämän lisäksi järjestelmien tulee olla toiminnallisuuksiltaan skaalautuvia loppuasiakkaiden tarpeisiin.

Molemmat järjestelmät tarjoavat tavoitetilassa kattavat raportointimahdollisuudet HR- ja matkanhallinnan tietojen raportointiin.
Järjestelmien tulee voida vastaanottaa aineistoa lähdejärjestelmistä, sekä muodostaa kohdejärjestelmiin aineistoa siirrettäväksi

Lisätietoja

Hankinta sisältää järjestelmät, joka sisältää seuraavia toiminnallisuuksia:

HRM-prosessit
• Henkilöstön perustietojen hallinta
• Palvelussuhteen elinkaaren hallinta, ml. palkkatietojen hallinta (ei palkanlaskentaa)
• Vakanssien hallinta
• Viranhaltijapäätösten muodostaminen
• Tehtävänkuvaukset ja tehtävän vaativuuden arviointi
• Kokemusvuosilaskennan tukeminen
• Lomien ja muiden poissaolojen hallinta
• Sairauspoissaolojen seuranta ja varhainen tuki

HRD-prosessit
• Perehdytystoiminnot
• Kehityskeskustelut / työurakeskustelut
• Osaamisen hallinta
• Koulutusten hallinta, ml. koulutuskalenterin ja ilmoittautumisten hallinta
• Pätevyyksien hallinta

Raportointi ja analytiikka molemmille prosessiosa-alueille

Matkanhallinta
• Kulu- ja matkalaskun asiatarkastus- ja hyväksyntäprosessi
• Kulukorvauslaskenta
• Päiväraha ja ateriakorvauslaskenta
• Kilometrikorvauslaskenta
• Ajopäiväkirja
• Tulorekisteri-ilmoitus
• Maksatusaineiston muodostus

Työehtosopimukset

Mico Botnian asiakkailla sovelletaan useita työehtosopimuksia, joista yleisimpinä

- Kunnallinen yleinen virka- ja työehtosopimus KVTES
- Kunnallinen opetusalan henkilöstön virka- ja työehtosopimus OVTES
- Kunnallinen teknisen henkilöstön virka- ja työehtosopimus TS
- Kunnallinen tuntipalkkaisen henkilöstön työehtosopimus TTES
- Kunnallinen lääkärien virkaehtosopimus LS
- Sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstön työ- ja virkaehtosopimus, SOTE

Lisäksi käytetään pienemmässä määrin useita muita työehtosopimuksia, kuten

- KT:n yritysjaoston TES
- Yksityisen opetusalan työehtosopimus (Sivista)
- Kaupan alan työehtosopimus (matkailupalvelut)
- Teatterialan sopimus
- Muusikoiden sopimus

Mahdollisia tulevia työehtosopimuksia:

- Yrityskohtainen yksityisen alan TES

Puitesopimusten osalta on esitettävä perustelut 4 vuotta ylittävälle kestolle

Sopimus solmitaan toistaiseksi voimassa olevana. Sopimusaika voi olla pidempi kuin neljä (4) vuotta, sillä hankinnan kohteena on tilaajalta ja toimittajalta merkittäviä alkuvaiheen resursseja vaativa tietojärjestelmän toimitus- ja käyttöönottoprojekti sekä mm. järjestelmän pitkäaikaiset jatkokehitys-, tuki- ja ylläpitopalvelut.

Hankinta sisältää järjestelmät, joka sisältää seuraavia toiminnallisuuksia:

HRM-prosessit
• Henkilöstön perustietojen hallinta
• Palvelussuhteen elinkaaren hallinta, ml. palkkatietojen hallinta (ei palkanlaskentaa)
• Vakanssien hallinta
• Viranhaltijapäätösten muodostaminen
• Tehtävänkuvaukset ja tehtävän vaativuuden arviointi
• Kokemusvuosilaskennan tukeminen
• Lomien ja muiden poissaolojen hallinta
• Sairauspoissaolojen seuranta ja varhainen tuki

HRD-prosessit
• Perehdytystoiminnot
• Kehityskeskustelut / työurakeskustelut
• Osaamisen hallinta
• Koulutusten hallinta, ml. koulutuskalenterin ja ilmoittautumisten hallinta
• Pätevyyksien hallinta

Raportointi ja analytiikka molemmille prosessiosa-alueille

Matkanhallinta
• Kulu- ja matkalaskun asiatarkastus- ja hyväksyntäprosessi
• Kulukorvauslaskenta
• Päiväraha ja ateriakorvauslaskenta
• Kilometrikorvauslaskenta
• Ajopäiväkirja
• Tulorekisteri-ilmoitus
• Maksatusaineiston muodostus

Työehtosopimukset

Mico Botnian asiakkailla sovelletaan useita työehtosopimuksia, joista yleisimpinä

- Kunnallinen yleinen virka- ja työehtosopimus KVTES
- Kunnallinen opetusalan henkilöstön virka- ja työehtosopimus OVTES
- Kunnallinen teknisen henkilöstön virka- ja työehtosopimus TS
- Kunnallinen tuntipalkkaisen henkilöstön työehtosopimus TTES
- Kunnallinen lääkärien virkaehtosopimus LS
- Sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstön työ- ja virkaehtosopimus, SOTE

Lisäksi käytetään pienemmässä määrin useita muita työehtosopimuksia, kuten

- KT:n yritysjaoston TES
- Yksityisen opetusalan työehtosopimus (Sivista)
- Kaupan alan työehtosopimus (matkailupalvelut)
- Teatterialan sopimus
- Muusikoiden sopimus

Mahdollisia tulevia työehtosopimuksia:

- Yrityskohtainen yksityisen alan TES