Varsinais-Suomen hyvinvointialueen elintarvikkeiden verkkokauppa- ja toimituspalvelu sekä elintarvikkeiden vähittäiskaupan asiointipalvelut

Lyhyt kuvaus

Varsinais-Suomen hyvinvointialue (Varha) pyytää tarjouksia elintarvikkeiden verkkokauppa- ja toimituspalvelusta (ns. kauppakassipalvelu) sekä elintarvikkeiden vähittäiskaupan asiointipalvelusta. Varhassa palveluita käyttävät yksiköt, joille kuluttajatuotteet ja päivittäistavarakaupan pakkauskoot ja myyntierät ovat sopivammat kuin elintarviketeollisuuden ja elintarviketukkujen tuotteet, pakkauskoot ja myyntierät. Käyttäjäasiakkaita ovat esim. ikääntyneiden palvelujen ja sosiaalipalvelujen yksiköt, joissa asuu asiakkaita sekä sairaalapalveluiden potilasosastot.

Elintarvikkeiden verkkokauppa- ja toimituspalvelu, sisältää tuotteiden tilaamisen palveluntuottajan verkkokaupasta, pakkaamisen ja toimituksen tilaajan tilausten mukaisesti.

Elintarvikkeiden vähittäiskaupan asiointipalvelut sisältävät eri toimipisteiden asioinnin lähikaupassa ja tuotteiden ostamisen akuuttiin tarpeeseen.

Sopimus on voimassa ajalla 1.11.2024 – 31.10.2026. Sopimus on voimassa kaksi (2) vuotta määräaikaisena, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla.

Elintarvikkeiden verkkokauppa ja toimituspalvelut, sekä elintarvikkeiden vähittäiskaupan asiointipalvelut hankinta on jaettu osa-alueisiin seuraavasti:

Osa-alue 1: Elintarvikkeiden verkkokauppa- ja toimituspalvelu
Osa-alue 2: Elintarvikkeiden vähittäiskaupan asiointipalvelut

Yksittäinen palveluntarjoaja voi jättää tarjouksen molempiin osa-alueisiin tai vain yhteen.

Hankinnan kuvaus

Elintarvikkeiden verkkokauppa- ja toimituspalvelu sisältää tuotteiden tilaamisen palveluntuottajan verkkokaupasta, pakkaamisen ja toimituksen tilaajan tilausten mukaisesti Varhan eri toimipisteisiin. Varha ei sitoudu tiettyihin ostomääriin, vaan ostojen määrät riippuvat tarpeesta.

Menettelyn tärkeimmät piirteet

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki). Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä on hankintalain 32 §:n tarkoittama avoin menettely.

Lisäksi hankinnassa noudatetaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, Julkisuuslaki).

TARJOUSTEN KÄSITTELY
Menettelyn vaiheet ovat seuraavat:
Hankintayksikkö
1. Avaa tarjoukset
2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset
3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden
4. Vertailee tarjoukset
5. Pyytää ja tarkastaa kilpailun voittajan/voittajien soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset
6. Tekee hankintapäätöksen ja antaa päätöksen tiedoksi kaikille tarjoajille
7. Solmii sopimuksen valitun tarjoajan kanssa.

Tilaaja varaa oikeuden tarkastaa kaikilta tarjoajilta mm. mahdolliset kirjoitus-, lasku- yms. virheet. Lisäksi tilaaja varaa oikeuden tarkastaa ristiriitaiset tiedot. Tarjouskilpailusta suljetaan pois ne tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön tai tarjousmenettelyn ehtojen mukaisia.

TARJOUSKILPAILUSSA KÄYTETTÄVÄ KIELI
Hankinta-asiakirjat ovat saatavilla suomen kielellä. Mikäli tarjoaja tarvitsee dokumentit muulla kielellä, tarjoaja vastaa käännöstöistä ja sen kustannuksista. Tarjoukset on laadittava suomen kielellä.

ALIHANKKIJAN VOIMAVAROIHIN VETOAMINEN
Tarjoaja voi käyttää hankinnan toteuttamiseen muiden tahojen voimavaroja riippumatta niiden välisten suhteiden oikeudellisesta luonteesta, mutta tarjoajan on osoitettava näyttö näiden voimavarojen käytettävyydestä. Jos tarjoaja vetoaa alihankkijanvoimavaroihin (ns. voimavara-alihankkija), kyseisen alihankkijan on tosiasiallisesti osallistuttava hankinnan toteuttamiseen. Tarjoajalla ei ole oikeutta ilman pätevää syytä vaihtaa alihankkijaa, jonka voimavaroihin tarjoaja on vedonnut. Tarjouspyynnössä asetetut tarjoajan soveltuvuusvaatimukset koskevat myös voimavara alihankkijaa. Näyttövelvollisuus tilaajan esittämien vaatimusten täyttämisestä on tarjoajalla. Tilaaja arvioi näytön riittävyyden vaatimusten täyttymisestä ja voi tarkistaa takeet siitä, että voimavara-alihankkijan resurssit ovat käytettävissä koko sen ajan, jonka sopimus kattaa.

RYHMITTYMÄNÄ TARJOAMINEN
Hankintalain 92 §:n mukaan yritykset saavat ilmoittautua tarjoajiksi ryhmittymänä. Ryhmittymällä tarkoitetaan yritysten yhteistyötähankintasopimuksen saamiseksi. Tarjoaja voi käyttää muiden yksiköiden henkilöstön pätevyyteen ja kokemukseen liittyviä voimavaroja vain, jos kyseiset muut yksiköt suorittavat hankinnan kohteena olevat rakennusurakat tai toimitukset tai palvelut taikka osan niistä. Ryhmittymän on kyettävä viimeistään sopimuksen allekirjoitushetkellä osoittamaan yksi organisaatio, joka hoitaa kaiken yhteydenpidon tilaajan kanssa. Kuitenkin kaikki ryhmittymän jäsenet yhdessä vastaavat sopimusvastuista yhteisvastuullisesti allekirjoittamalla hankintasopimuksen. Ryhmittymän on sitouduttava siihen, että tarjouksessa nimetyt ryhmittymän jäsenet ovat käytettävissä hankinnan toteuttamiseen, mikäli ryhmittymä tulee valituksi. HUOM. Jos tarjoatte ryhmittymänä tai vetoatte alihankkijan voimavaroihin: Jokaisen ryhmittymän jäsenen tai alihankkijan, jonka voimavaroja tarjoaja käyttää hyväkseen, on täytettävä erillinen ESPD-lomake. Näyttövelvollisuus tilaajan esittämien vaatimusten täyttämisestä on ryhmittymällä. Tilaaja arvioi näytön riittävyyden vaatimustentäyttymisestä ja tarkistaa takeet siitä, että resurssit ovat käytettävissä koko sen ajan, jonka sopimus kattaa. Todisteena voidaan esittää esim. sitoumus, jolla osoitetaan, että vaaditut edellytykset täyttävät voimavarat ovat tarjoajien tai ryhmittymän käytettävissä.