Ravintolapalvelut sekä kokous- ja konferenssipalvelut Lappeenrannan kaupungintalolla sekä Lappeenrannan kaupunginteatterissa

Lyhyt kuvaus

Lappeenrannan kaupunki etsii asiakaspalveluhenkistä yrittäjää hoitamaan omana liiketoimintanaan Lappeenrannan kaupungintalon sekä Lappeenrannan kaupunginteatterin kahvila-, ravintola-, sekä kokous ja konferenssitarjoiluita. Kyseessä on käyttöoikeussopimus jonka tarkoituksena on taata Lappeenrannan kaupungintalon sekä kaupunginteatterin henkilöstölle ja asiakkaille laadukkaat kahvila-, ravintola-, kokous- ja konferenssipalvelut. Sopimuksen on tarkoitus tulla voimaan syksyllä 2024. Varsinainen sopimuskausi solmitaan 24 kk ajalle. Tilaajalla on lisäksi oikeus jatkaa sopimuskautta kahdella vuoden (1+1) pituisella optiokaudella.

Lappeenrannan keskustassa sijaitseva kaupungintalo on keskeinen kokous- ja konferenssipaikka, jossa on useita eri kokoisia kokoustiloja. Lappeenrannan keskustassa sijaitsevassa kaupungintalossa toimii kaupungin henkilökuntaa palveleva henkilöstöravintola. Ravintolasalissa on tilaa n. 100 henkilölle.

Lappeenrannan kaupunginteatteri sijaitsee Kauppakeskus IsoKristiinan kolmannessa kerroksessa. Kauppakeskuksessa on vuosittain reilut 4 miljoonaa kävijää ja liikkeitä noin 80. Keskuksessa on pysäköintitilat lähes 600 ajoneuvolle ja pysäköintitiloista pääsee suoraan hissillä teatterin yleisölämpiöön.

Hankinta toteutetaan osa-alueittain:
1. Henkilöstöravintola ja -kahvila
2. Lappeenrannan kaupungintalon kokous- ja konferenssitarjoilut
3. Lappeenrannan kaupunginteatterin kahvila- ja ravintolapalvelut

Tarjoajan tulee tarjota kaikkia osa-alueita. Kaikkia osa-alueella olevia tuotteita/palveluita on tarjottava. Kaikkiin osa-alueeseen valitaan yksi (1) ja sama sopimustoimittaja.

Hankinnan kuvaus

Osa-alueen hankinnan kohteena on Lappeenrannan kaupungintalon henkilöstöravintolapalveluiden toimittaminen tilaajille tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyillä ehdoilla. Tilaaja ei sitoudu minkäänlaisiin palvelujen käyttäjämääriin. Henkilöstöravintolapalveluja käytti vuonna 2023 kuukausittain noin 1500 henkilöä. Kaupungin oman henkilökunnan lisäksi ravintolassa voi ruokailla vapaasti myös muut asiakkaat. Kaupungintalolla työskentelee noin 250 työntekijää. Tilaaja ei sitoudu minkäänlaisiin henkilöstöravintolapalvelujen käyttäjämääriin eikä mahdollisten organisaatiomuutosten aiheuttamiin muutoksiin ruokailijamäärissä.

Ravintolatilan lisäksi käytettävissä on keittiö kolmessa kerroksessa sijaitsevine aputiloineen (käyttöoikeusalue on liitteenä 3). Keittiö- ja ravintolatoiminnassa käytettävät tilat ovat kiinteiden kalusteiden ja laitteiden osalta valmiiksi kalustettuja ja varustettuja. Palveluntuottaja saa käyttöönsä myös varastotilat ja henkilöstön sosiaalitilat. Tilojen puhtaanapidon osalta edellytetään nykyistä tasoa. Selvitys toiminnan vastuunjaosta liite 4.

Käyttöoikeusalueen pinta-ala on 552,1 m2. Ravintolassa on keittiö-, ravintola-, varasto-, tauko-, pukuhuone-, lämpiö- ja sosiaalitiloja. Ravintola on lounasravintolakäytössä. Noin 303,50 m2 tiloista on keittiö- ja ravintolatilaa. Loput toimijan käyttöoikeuden piirissä olevasta alasta on sosiaali-, varasto-, ja lämpiötilaa.

Kaupungintalon henkilöstöravintolan pitää olla auki arkipäivinä maanantaista perjantaihin klo 8.30 – 14.30 siten, että lounasaika on klo 11.00–13.00. Henkilöstöravintolan aukioloajasta ajalla juhannuksesta koulujen alkuun sovitaan tilaajan ja palveluntuottajan kesken tapauskohtaisesti. Ravintolan tulee kuitenkin olla auki lounastamista varten maanantaista perjantaihin klo 11-12.

Hankinnan kuvaus

Osa-alueen hankinnan kohteena on Lappeenrannan kaupungintalon tiloissa tapahtuvien muiden kuin lounasravintolan tarjoilupalveluiden toimittaminen tilaajille tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyillä ehdoilla. Palveluntuottaja hoitaa kaupungintalon tiloissa tapahtuvaa muuta tarjoilua omana liiketoimintanaan omaan lukuunsa. Tilaaja ei sitoudu minkäänlaisiin palvelujen käyttäjämääriin.

Kaksi suurinta tilaa ovat 619 hengen Lappeenranta-sali ja valtuustosali, jossa on yli 150 paikkaa. Eri puolilla taloa on yhdeksän 18–30-paikkaista kokoustilaa sekä muutamia pienempiä ryhmätiloja. Kahvi-, lounas- ja cocktailtilaisuuksia voidaan Lappeenranta-salin aulatiloissa järjestää jopa 700 hengelle.

Kaupungintalolla sijaitseva 100 -hengen ravintolasali kabinetteineen on käytettävissä henkilöstöravintolatoiminnan ulkopuolella kokous-, neuvottelu- tai virkistystarkoituksiin. Palveluntuottaja hankkii anniskeluoikeudet niihin kaupungintalolla oleviin tiloihin, joissa ko. toimintaa harjoitetaan. Kaupungintalolla järjestetään ympäri vuoden kokouksia, konsertteja ym. tilaisuuksia, joista osaan liittyy tarjoilua. Kaupunki ei ole tilastoinut kaupunkiorganisaation ulkopuolisten tilaisuuksien järjestäjien tilauksia. Kaupunki itse järjestää pääasiassa kokouksia, joihin liittyy kahvitus sekä kahvi- ja cocktailtilaisuuksia. Lisäksi kaupunki tilaa satunnaisesti muualla toteutettaviin tilaisuuksiin Take Away -tarjoiluja, joista
osaan tilataan myös tarjoiluhenkilökunta.

Kaupungintalon henkilöstöravintola- ja tilaustarjoilupalvelujen toimittajalta on tavanomaisesti pyydetty tilaustarjoilutarjouksia kaupungintalolla järjestettäviin tilaisuuksiin seuraavasti vuosittain:
- kokoustarjoilut n. 30 kpl
- kahvitukset n. 100 kpl
- kabinettilounaat n. 15 kpl
- cocktail- ja iltatilaisuudet 5 kpl.
Tarjoilua tilataan tapauskohtaisesti. Osanottajamäärät edellä mainituissa tilaisuuksissa vaihtelevat 2 henkilöstä 700 henkilöön. Esimerkkilistaus tilauksista on liitteenä 5.

Lappeenrannan kaupungin konsernihallinto osoittaa vieraanvaraisuutta järjestämällä cocktailtilaisuuden luonteisia vastaanottoja sekä kahvi-, lounas- ja päivällistilaisuuksia. Tilaisuuksia järjestetään myös muualla kuin kaupungintalolla. Kaupunki ostaa henkilöstöravintolasta kaupungintalolla järjestettävässä tilaisuudessa tarjottavat tuotteet, tarjoilun sekä koristelut. Hankinnan palvelukuvaus on liitteessä 6.

Hankinnan kuvaus

Osa-alueen hankinnan kohteena on kahvila- ja ravintolapalveluiden toimittaminen Lappeenrannan kaupunginteatterille tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyillä ehdoilla. Tilaaja ei sitoudu minkäänlaisiin palvelujen käyttäjämääriin.

Kaupunginteatterissa on työskentelytilat Lappeenrannan kaupunginteatterin henkilöstölle sekä harjoitushuone, pieni ja suuri näyttämö katsomotiloineen. Lisäksi tilakokonaisuuteen kuuluu yleisölämpiö, jossa on tarjoilujen järjestämistä varten n. 15-metrinen jakelukeittiö/ baaritiski. Lämpiön varustelusta kerrotaan tarkemmin liitteessä 7. Lämpiössä oleva naulakkotila on naulakkopalvelujen tuottajan käytössä. Harjoitushuone mahdollistaa sen, että suurta ja pientä näyttämöä ja yleisölämpiötä voidaan hyödyntää muihinkin tilaisuuksiin kuin teatteriesityksiin. Näyttämötilat on varusteltu niin, että niissä voidaan tarpeen mukaan järjestää erilaisia seminaareja, kokouksia ja muita tilaisuuksia. Suurella näyttämöllä on kiinteä katsomo, jonka enimmäispaikkamäärä on 440. Pienellä näyttämöllä katsojapaikkoja on max. 160. Kaikissa em. tiloissa on nykyaikainen esitystekniikka, joka soveltuu hyvin myös useampiin kokoustarpeisiin. Yleisölämpiö kokoustilana on avoimen rakenteensa vuoksi rajoittuneempi. Tilojen pohjakartta liitteenä 8.

Kaupunginteatterin kokonaiskatsojamäärän tavoitteena näytäntövuodella (1.8. – 31.7.) on noin 27 000 katsojaa. Teatteri on tauolla kesä-heinäkuussa. Vuodessa kaupunginteatterin esitysmäärä vaihtelee noin 140 – 170 esityksen välillä. Lisäksi tuotannossa on vierailuja ja ulosvuokrauksia. Teatterissa uskotaan, että kauden 23-24 aikana katsojamäärät hiljalleen palautuvat koronaa edeltäneelle tasolle. Tilaisuudet ajoittuvat pääasiassa torstai- ja perjantai-iltoihin, lauantaipäiviin ja lauantai-iltoihin. Esityksiä voi olla viikollakin, erityisesti vierailuesityksiä tai lastenesityksiä (kohderyhmä: päiväkodit, alakoulut). Viikolla ja lauantaisin iltaesitykset alkavat yleensä iltaisin klo 18.00 - 19.00. Lauantaisin on usein sekä päivä- että iltaesitys. Päiväesitys alkaa yleensä klo 13.00 tai 16.00. Lapsiryhmille suunnatut esitykset arkisin voivat alkaa jo
klo 10.00. Näissäkin esityksissä on asiakkaina myös aikuisia, mutta luonnollisesti yleensä vähemmistönä.

Arvioitu kahvila- ja ravintolapalvelujen tarve esitystä kohden on 2,5 – 4 tuntia. Tarjoilua tulee olla saatavilla tunti ennen esityksen alkua, väliajalla ja tarvittaessa myös esityksen päätyttyä. Tilaaja ei sitoudu minkäänlaisiin kahvila- ja ravintolapalvelujen käyttäjämääriin. Valitun palveluntuottajan kanssa suunnitellaan tarkemmin tilaisuuksien yksityiskohtia ja toteutusta. Palveluntuottajan tulee hankkia tarvittavat luvat sekä irtaimisto toimintansa harjoittamiseen. Palveluntuottaja huolehtii anniskelualueen järjestyksenvalvonnasta sekä käytössään olevien tilojen siisteydestä (= korjaa pois astiat ja ruokailuvälineet yms. sekä siivoaa roskat ja pyyhkii pinnat). Varsinaisesta siivouksesta vastaa Saimaan Tukipalvelut Oy tai tilaajan osoittama muu taho.

Kahvila- ja ravintolapalvelujen tuottaja saa käyttöönsä yleisölämpiön jäljempänä määritellyn esitysaikatauluun sidotun vaatimuksen mukaisesti tai silloin, kun tiloissa järjestetään muuta toimintaa, johon tarvitaan tarjoilua. Muina aikoina em. tilat ovat kaupunginteatterin omassa käytössä. Palveluntuottajalla on käytössään myös pieni varastotila vaatenaulakkotilan vieressä. Varsinaisia ruuanvalmistus- tai säilytystiloja ei ole. Kahvila- ja ravintolapalvelun tuotevalikoiman tulee olla korkealaatuinen ja sisältää vähintään yleisimmät käyttötarkoituksen mukaiset tuotteet, kuten kahvi/tee, virvokkeet, miedot ja väkevät alkoholijuomat sekä makeaa/suolaista syötävää sesongin mukaisesti. Palvelujen tarjonnassa on varauduttava erilaisten ryhmien tarpeisiin ja tuotteiden tulee olla tilattavissa etukäteen. Tarjottavien tuotteiden hinnoittelun tulee vastata IsoKristiinan kahviloiden ja ravintoloiden tavanomaista hintatasoa. Tarkempi palvelunkuvaus liitteessä 9.

Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista

Muut taloudelliset ja rahoitukselliset vaatimukset: Hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittäväksi taloudelliseksi toimintakyvyksi katsotaan, että tarjoaja on Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa vähintään tyydyttävä A tai sen katsotaan riippumattoman tahon laatiman lausunnon mukaan olevan vaadittua ratingluokitusta vastaava tilinpäätöstietoihin perustuen. Riippumaton taho voi olla pankki, muu luottolaitos tai luottotietoyhtiö. Tarjoaja vastaa luottoluokitusraportin tai tilinpäätöstiedoista laadittavan lausunnon kustannuksista.

Luettelo ja lyhyt kuvaus olosuhteista

Kaupparekisteriin merkitseminen: Tarjoaja on merkitty asiaankuuluviin sijoittautumisjäsenvaltionsa pitämiin kaupparekistereihin: Se on merkitty sijoittautumisjäsenvaltion pitämään, direktiivin 2014/24/EU liitteessä XI kuvattuun ammattirekisteriin; tietyistä jäsenvaltioista tulevien tarjoajien täytyy mahdollisesti täyttää muita samassa liitteessä säädettyjä vaatimuksia.

Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista

Tarjoaja on suorittanut viitejakson aikana seuraavan tyyppiset pääasialliset tavarantoimitukset:: Vaatimuksena on tarjoavan yrityksen yksi (1) Ravintola- sekä kokous- ja konferenssipalvelut palvelusopimus viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta. Referenssikohteesta tulee kertoa tilaajan yhteystiedot (nimi, sähköposti sekä puhelinnumero), kuvaus sopimuksen sisällöstä (huom. lisää tähän myös referenssin alku- ja loppuajankohta) ja sopimuksen ajankohta (päivämäärä-kohtaan sopimuksen alkamisajankohta). Referenssin tulee sisältää ravintolapalvelun tarjoamista, kokous- ja konferenssitarjoiluita (molempia) sekä lisäksi erillistä edustustarjoilua.