Palkanlaskenta- ja palkkahallintopalvelut

Servica Oy

Servica Oy (jatkossa myös ’Tilaaja’ tai ’Hankintayksikkö’) hankkii tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatut palkanlaskenta- ja palkkahallintopalvelut (jäljempänä “Palvelut” tai ”Palvelu”) kilpailutuksella valituksi tulevalta Palveluntuottajalta kolmen (3) vuoden määräaikaiselle Sopimuskaudelle, jonka jälkeen Sopimus jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana. Tilaajan tavoitteena on saada Haltuunottoprojekti käyntiin loka-marraskuussa 2024, jos hankintapäätös tulee lainvoimaiseksi ja Sopimuksen tekemisen edellytykset täyttyvät tähän mennessä. Varsinainen Palveluiden tuottaminen alkaa viimeistään 1.5.2025. Palvelut on jaettu Peruspalveluihin ja Lisäpalveluihin. Peruspalveluihin ja Lisäpalveluihin sisältyvät tehtävät on määritelty tarjouspyynnön liitteellä 1.1 Vastuunjakotaulukko. Hankintaan sisältyy optiona integraation rakentaminen Palveluntuottajan Palkanlaskentajärjestelmästä Tilaajan tietoaltaaseen. Optio on kuvattu liitteen 1 Hankinnan kohteen kuvaus kohdassa 4.3. Tilaaja valitsee yhden (1) Palveluntuottajan, jonka kanssa se tekee Sopimuksen. Kilpailutuksen tuloksena solmittavan Sopimuksen tavoitteena on varmistaa Tilaajalle koko Sopimuskauden ajan toimintavarmat, mahdollisimman häiriöttömät ja korkealaatuiset Tilaajan nykyisiä ja tulevia tarpeita vastaavat Palvelut, jotka tukevat Tilaajan toimintaa. Sopimuksen mukaiseen Palveluiden Haltuunottoprojektiin kuuluu olennaisena osana Palveluntuottajan vastuulle kuuluva integraatioiden rakentaminen Tilaajan käytössä oleviin tietojärjestelmiin (HR Sympa, Titania, Nomentia ja D365FO). Palvelua koskevat Sopimusehdot on kuvattu liitteellä 4.1 Sopimusluonnos, liitteellä 4.2 Henkilötietojenkäsittelysopimus ja liitteillä 4.3–4.5 (JIT 2015 Erityisehtoja konsultointipalveluista, JIT 2015 Erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista ja JIT 2015 Yleiset ehdot). Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti tarjouspyynnön liitteissä. Tilaaja hankkii Palvelun itselleen, eivätkä sen omistajat siten ole hankinnassa mukana.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2024-10-16. Hankinta julkaistiin 2024-09-16.

Kuka?

• Servica Oy

Mitä?

• Muut henkilöstöpalvelut kuin työhönsijoitus- ja työvoiman vuokrauspalvelut › Henkilöstö- ja palkanlaskentapalvelut

Missä?

• Helsinki-Uusimaa › Helsinki-Uusimaa
• Pohjois- ja Itä-Suomi › Pohjois-Savo

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2024-09-16	hankintailmoitus

hankintailmoitus (2024-09-16)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Palkanlaskenta- ja palkkahallintopalvelut
Viitenumero: 509628
Lyhyt kuvaus:

Lyhyt kuvaus

Servica Oy (jatkossa myös ’Tilaaja’ tai ’Hankintayksikkö’) hankkii tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatut palkanlaskenta- ja palkkahallintopalvelut (jäljempänä “Palvelut” tai ”Palvelu”) kilpailutuksella valituksi tulevalta Palveluntuottajalta kolmen (3) vuoden määräaikaiselle Sopimuskaudelle, jonka jälkeen Sopimus jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana.

Tilaajan tavoitteena on saada Haltuunottoprojekti käyntiin loka-marraskuussa 2024, jos hankintapäätös tulee lainvoimaiseksi ja Sopimuksen tekemisen edellytykset täyttyvät tähän mennessä. Varsinainen Palveluiden tuottaminen alkaa viimeistään 1.5.2025.

Palvelut on jaettu Peruspalveluihin ja Lisäpalveluihin. Peruspalveluihin ja Lisäpalveluihin sisältyvät tehtävät on määritelty tarjouspyynnön liitteellä 1.1 Vastuunjakotaulukko.

Hankintaan sisältyy optiona integraation rakentaminen Palveluntuottajan Palkanlaskentajärjestelmästä Tilaajan tietoaltaaseen. Optio on kuvattu liitteen 1 Hankinnan kohteen kuvaus kohdassa 4.3.

Tilaaja valitsee yhden (1) Palveluntuottajan, jonka kanssa se tekee Sopimuksen.

Kilpailutuksen tuloksena solmittavan Sopimuksen tavoitteena on varmistaa Tilaajalle koko Sopimuskauden ajan toimintavarmat, mahdollisimman häiriöttömät ja korkealaatuiset Tilaajan nykyisiä ja tulevia tarpeita vastaavat Palvelut, jotka tukevat Tilaajan toimintaa. Sopimuksen mukaiseen Palveluiden Haltuunottoprojektiin kuuluu olennaisena osana Palveluntuottajan vastuulle kuuluva integraatioiden rakentaminen Tilaajan käytössä oleviin tietojärjestelmiin (HR Sympa, Titania, Nomentia ja D365FO).

Palvelua koskevat Sopimusehdot on kuvattu liitteellä 4.1 Sopimusluonnos, liitteellä 4.2 Henkilötietojenkäsittelysopimus ja liitteillä 4.3–4.5 (JIT 2015 Erityisehtoja konsultointipalveluista, JIT 2015 Erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista ja JIT 2015 Yleiset ehdot). Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti tarjouspyynnön liitteissä.

Tilaaja hankkii Palvelun itselleen, eivätkä sen omistajat siten ole hankinnassa mukana.

Sopimustyyppi: Palvelut
Tuotteet/palvelut: Henkilöstö- ja palkanlaskentapalvelut 📦
Suorituspaikkaa koskevat rajoitukset: Missä tahansa Euroopan talousalueella
Kuvaus
Sisäinen tunniste: 727713
Tämä hankinta soveltuu myös pienille ja keskisuurille yrityksille (pk-yrityksille) ✅
Lisätietoja:

Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska palkanlaskenta- ja palkkahallintopalvelujen kilpailutuksen jakaminen osiin ei ole taloudellisesti houkuttelevaa tarjoajille. Lisäksi hankinnan osiin jakaminen vaikeuttaisi merkittävästi hankkeen kokonaisvaltaista hallintaa. Hankintasopimuksen kestoksi on tässä ilmoituksessa merkattu 36 kuukautta. Varsinainen Palvelun tuotannon Sopimuskausi on määräaikainen kolme (3) vuotta siten, että kolmen vuoden määräaikainen Sopimuskausi lasketaan siitä päivästä lukien, kun Palvelun tuotanto on käynnistynyt edellyttäen, että Haltuunottoprojekti on päättynyt ja Tilaaja on hyväksynyt Haltuunottoprojektin toimituksen. Määräaikaisen Sopimuskauden (3 vuotta) jälkeen Sopimus jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana.

Edistettävä sosiaalinen tavoite: Oikeudenmukaiset työolot
Esteettömyysvaatimusten käyttö teknisissä eritelmissä vammaisia henkilöitä varten: Vammaisia koskevia esteettömyysvaatimuksia ei ole otettu huomioon, koska hankintaa ei ole tarkoitettu luonnollisten henkilöiden käyttöön
Pääkohde tai suorituspaikka:

Palveluntuottaja sitoutuu tuottamaan Palveluympäristön ja siihen liittyvät Palvelut kokonaisuudessaan EU/ETA-alueelta siten, että Palveluympäristöön tallennettuja henkilötietoja ei missään tilanteessa käsitellä tai luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle ja tietojen käsittelyssä noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa Suomen ja EU:n tason tietosuojalainsäädäntöä.

Kesto: 36 kuukautta
Tietoa vaihtoehdoista
Vaihtoehdot ✅
Vaihtoehtojen kuvaus:

Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana, ellei sopijapuoli ole irtisanonut sopimusta päättymään määräaikaisen sopimuskauden päättymisen hetkellä.

Myöntämisperusteet
Hinta ✅
Hinta (painotus): 100
Otsikko
Erän tunnistenumero: LOT-0000

Menettely
Toimenpiteen tyyppi
Avoin menettely ✅
Oikeusperusta: Direktiivi 2014/24/EU
Menettelyn tärkeimmät piirteet:

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki). Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, ja hankintamenettelynä on hankintalain 32 §:n tarkoittama avoin menettely. TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: Hankintayksikkö 1. Avaa tarjoukset 2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset tarjousten perusteella 3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden 4. Vertailee tarjoukset 5. Pyytää ja tarkastaa kilpailun voittajan soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset 6. Tekee hankintapäätöksen ja antaa päätöksen tiedoksi kaikille tarjoajille 7. Solmii sopimuksen valitun tarjoajan kanssa. TARJOUSKILPAILUSSA KÄYTETTÄVÄ KIELI Hankinta-asiakirjat ovat saatavilla suomen kielellä. Mikäli tarjoaja tarvitsee dokumentit muulla kielellä, tarjoaja vastaa itse käännättämisestä ja sen kustannuksista. Tarjoukset sekä kaikki tarjouksen liitteet on laadittava suomen kielellä. RINNAKKAISET TARJOUKSET Rinnakkaiset tarjoukset eivät ole sallittuja.

Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2024-10-16 07:00:00 📅
Tarjousten avaamista koskevat ehdot: 2024-10-16 07:01:00 📅
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Vähimmäisaika, jonka kuluessa tarjoajan on pidettävä tarjous voimassa: 6 kuukautta
Tarjouspyynnön ehdot
Tarjoaja voi jättää useamman kuin yhden tarjouksen
Tarjousten avaamisen päivämäärä: 2024-10-16 07:01:00 📅
Sähköinen laskutus: Sallittu
Sähköistä tilaamista käytetään ✅
Sähköistä maksua käytetään ✅
Lisätietojen pyytämisen määräaika: 2024-10-03 06:00:00 📅
Myöntämisperusteet
Kiintolukutyyppi: Kiinteä arvo (yhteensä)

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Taloudellinen ja rahoituksellinen asema
Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista:

Tarjoajan (”yleinen”) vuotuinen liikevaihto on seuraava:: ESPD-lomakkeen mukaisesti.

Vastuuvakuutus: ESPD-lomakkeen mukaisesti.

Luotto/riskiluokitus: ESPD-lomakkeen mukaisesti.

Osallistumisehdot
Luettelo ja lyhyt kuvaus olosuhteista: Kaupparekisteriin merkitseminen: ESPD-lomakkeen mukaisesti.
Tekninen ja ammatillinen pätevyys
Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista:

Tarjoaja on suorittanut viitejakson aikana seuraavantyyppiset pääasialliset palvelut:: ESPD-lomakkeen mukaisesti.

Tarjoajalla on käytettävissään seuraavat työvälineet, kalusto tai tekniset laitteet hankintasopimuksen toteuttamiseksi:: ESPD-lomakkeen mukaisesti.

Osallistumisehdot
Poissulkemisperuste:

Ennenaikainen irtisanominen, vahingonkorvaukset tai muut vastaavat seuraamukset

Järjestelyt velkojien kanssa

Kansallisesta lainsäädännöstä johtuva konkurssia tai muuta sellaista vastaava tilanne

+ 21 lisää

Konkurssi

Korruptio

Lapsityövoima ja muut ihmiskaupan muodot

Liiketoiminta on keskeytetty

Maksukyvyttömyys

Petos

Puhtaasti kansalliset poissulkemisperusteet

Rahanpesu tai terrorismin rahoitus

Rikollisjärjestön toimintaan osallistuminen

Sosiaalilainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen

Sosiaaliturvamaksujen maksaminen

Syyllistyminen ammatin harjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen

Syyllistyminen väärien tietojen antamiseen, tietojen antamatta jättämiseen, vaadittujen asiakirjojen antamiseen kykenemättömien tietojen toimittamiseen ja tätä menettelyä koskevien luottamuksellisten tietojen antamiseen

Talouden toimijan hankintamenettelyyn osallistumisesta johtuvat eturistiriidat

Terrorismirikokset tai terroritoimintaan liittyvät rikokset

Toisten talouden toimijoiden kanssa kilpailun vääristämiseksi tehdyt sopimukset

Työlainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen

Varat selvitysmiehen hallinnassa

Verojen maksu

Välitön tai välillinen osallistuminen tämän hankintamenettelyn valmisteluun

Ympäristölainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen

Kuvaus poissulkemisperusteista:

Tarjoaja on kansalliseen lainsäädäntöön ja kansallisiin määräyksiin perustuen yllämainittuja tilanteita vastaavassa samankaltaisessa menettelyssä.

Tarjoaja on konkurssissa.

Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu lahjonnasta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajalla on järjestelyjä velkojien kanssa.

Tarjoajalle tai henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rikollisjärjestön toimintaan osallistumisesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoaja on tehnyt muiden kanssa sopimuksia, joilla pyritään vääristämään kilpailua.

Tarjoaja on rikkonut ympäristölainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.

Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rahanpesusta tai terrorismin rahoituksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen, on annettu petoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu lapsityövoiman käytöstä tai muista ihmiskaupan muodoista lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Tarjoajan osalta on käynnistetty maksukyvyttömyys- tai likvidaatiomenettely.

Tarjoaja on rikkonut työlainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.

Tarjoajan varat ovat selvitysmiehen tai tuomioistuimen hallinnassa.

Tarjoajaa koskee jokin seuraavista tilanteista. a) on syyllistynyt väärän tiedon antamiseen poissulkemis- tai valintaperusteiden osalta, b) on jättänyt antamatta tällaisia tietoja, c) on toimittanut viiveellä tai ei lainkaan ostajan vaatimia tietoja, tai d) on yrittänyt vaikuttaa ostajan päätöksentekoprosessiin asiattomalla tavalla tai hankkinut luottamuksellista tietoa, joista voisi olla sille hankintamenettelyssä asiaankuulumatonta etua, taikka on toimittanut harhaanjohtavia tietoja, joilla voi olla merkittävä vaikutus poissulkemista, tarjoajan valintaa tai hankintaa koskeviin päätöksiin.

Tarjoajan hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai edustus-,päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla tuomittu työturvallisuusrikoksesta, työaikasuojelurikoksesta, työsyrjinnästä, kiskonnantapaisesta työsyrjinnästä, työntekijöiden järjestäytymisvapauden loukkaamisesta tai luvattoman ulkomaisen työvoiman käytöstä.

Tarjoajan osallistumisesta hankintamenettelyyn aiheutuu eturistiriitoja.

Tarjoaja tai tarjoajaan liittyvä yritys on antanut ostajalle neuvoja tai muulla tavoin osallistunut hankintamenettelyn valmisteluun.

Tarjoaja on syyllistynyt ammatin harjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen.

Tarjoajan aikaisempia hankintasopimuksia tai käyttöoikeussopimuksia on irtisanottu ennenaikaisesti tai kyseisen aikaisemman sopimuksen yhteydessä on vaadittu vahingonkorvauksia tai määrätty muita vastaavia seuraamuksia.

Tarjoaja on rikkonut sosiaalilainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.

Tarjoaja on rikkonut sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa.

Tarjoajan liiketoiminta on keskeytetty.

Tarjoaja on rikkonut verojen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa.

Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu terrorismirikoksesta tai terroritoimintaan liittyvästä rikoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

Hankintaviranomainen
Nimi ja osoitteet
Nimi: Servica Oy
Kansallinen rekisterinumero: 2947618-4
Postiosoite: Saaristokatu 7
Postinumero: 70620
Postitoimipaikka: Kuopio
Alue: Pohjois-Savo 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Yhteyspiste: Sara Taivainen
Sähköposti: sara.taivainen@ptcs.fi 📧
Puhelin: +358 504317231 📞
URL: http://www.servica.fi 🌏
Hankintaviranomaisen tyyppi
Julkisoikeudellinen yhteisö
Päätoimi
Yleinen julkishallinto
Viestintä
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/servica?id=509628&tpk=609afe81-5b8f-4117-8640-2b599fb7ada8 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/servica?id=509628&tpk=609afe81-5b8f-4117-8640-2b599fb7ada8 🌏
Tarjouksen/hakemuksen jättäminen sähköisesti: Pakollinen

Täydentävät tiedot
Lisätietoja

Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Kansallinen rekisterinumero: 3006157-6
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postinumero: 00520
Postitoimipaikka: Helsinki
Alue: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Maa: Suomi 🇫🇮
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Puhelin: +358 295643300 📞
URL: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Tietoa sähköisistä työnkuluista
Sähköinen laskutus hyväksytään
Lähde: OJS 2024/S 181-556209 (2024-09-16)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Liike-elämän palvelut: laki, markkinointi, neuvonta, työhönotto, painatus ja turvallisuus (>20 uudet hankinnat)

Työhönottopalvelut (6)

Muut henkilöstöpalvelut kuin työhönsijoitus- ja työvoiman vuokrauspalvelut (2)