Lyhyt kuvaus
Hankinnan kohteena on tietosuojajäteastioiden hallinnoinnin, toimituksen ja astioiden tyhjennyspalvelun tuottaminen hyvinvointialueen eri toimipaikkojen käyttöön. Toimipaikkoja sijaitsee koko hyvinvointialueen 21 eri kunnan alueella.
Palveluntuottaja vastaa siitä, että vaatimukset täyttävät keräysastiat toimitetaan hyvinvointialueen toimipaikkoihin ja ne tyhjennetään sovitulla tavalla ja aikataulussa. Tietosuojajäte kuljetetaan tuhottavaksi tietoturvalliseen tuhoamispalveluun ja tuhoamisesta tuotetaan asianmukainen raportointi hyvinvointialueelle. Tyhjennykseen noudettavien astioiden tilalle toimitetaan noudon yhteydessä tyhjä vaihtoastia. Astiat ovat asianmukaisesti lukittavia ja jäljitettävissä. Keräysastiat ovat Palveluntuottajan omaisuutta.
Palveluntuottaja vastaa siitä, että astioiden ja niiden sisältämän aineiston käsittely- ja kuljetustoimet, tyhjennyspalvelu ja aineiston tuhoaminen toteutetaan asianmukaisella, lainsäädännössä ja muussa viranomaistahojen antamassa ohjeistuksessa esitetyt kriteerit täyttävällä tavalla.
Hankinnan kohteena olevassa palvelussa on kyse salaisten, ei-julkisten, henkilötietoja sisältävien ja asiakas- ja potilastietoja sisältävien ja muilla perustein luottamukselliseksi katsotun paperi- ja muovimateriaalien kuljetuksesta ja tuhoamisesta, jonka tulee täyttää lainmukaiset menettelytavat arkaluonteisten tietojen sekä henkilötietojen suojaamiseksi riittävällä tavalla.
Tarkemmat vaatimukset ja kriteerit sekä kuvaus hankittavan palvelun kokonaisuudesta on esitetty tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.
Hankinta on jaettu neljään (4) osa-alueeseen hyvinvointialueen maantieteellinen alue huomioiden. Osa-alueet ovat:
1. Osa-alue: Pohjoinen palvelualue - Enontekiö, Muonio, Kittilä, Kolari, Pello, Utsjoki ja Inari
2. Osa-alue: Lounainen palvelualue - Ylitornio, Tornio, Tervola, Keminmaa, Kemi ja Simo
3. Osa-alue: Kaakkoinen palvelualue - Rovaniemi, Ranua ja Posio
4. Osa-alue: Itäinen palvelualue - Sodankylä, Savukoski, Pelkosenniemi, Kemijärvi ja Salla
Lisäksi hankinnassa on mahdollisuus tarjota lisähankintamahdollisuutena kuvattua optiota: vuokrattavat keräysastiat ilman tyhjennyspalvelua Lounaiselle palvelualueelle. Option tarjoaminen on vapaaehtoista.
Hankittava palvelu tuotetaan samansisältöisenä kaikissa osa-alueissa (1.-4.). Osa-alueisiin jakaminen perustuu yhden organisaation maantieteellisen alueen jakamiseen pienemmiksi palvelusopimusalueiksi.
Hankinnassa tarjouksen voi jättää yhdestä tai usemmasta osa-alueesta. Osa-aluetta tarjotessaan tarjoaja sitoutuu toimittamaan ja tuottamaan palvelun koko osa-alueen mukaiselle alueelle ja alueen toimipaikkoihin tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä ilmoitettujen vaatimusten mukaisesti.
Jokaiselle osa-alueelle valitaan yksi sopimuskumppani Palveluntuottajaksi.
Tarjouspyynnön liitteissä ilmoitetut määrät ovat arvioituja hankintamääriä. Tilaaja ei sitoudu arvioituihin hankintamääriin. Määrät voivat vaihdella sopimuskauden aikana. Esimerkiksi astiamäärät, kokoluokat ja tyhjennysvälitarpeet voivat muuttua. Tilaajalla ei ole määräosto- eikä tilausvelvoitetta hankinnassa. Mikäli keräysastioiden tai tyhjennyskertojen tarve muuttuu, yksikköhinnat pysyvät samoina.
Hankittava palvelu on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteissä 1 (hankinnan kohde) ja 1.1. (palvelukuvaus)