Länsirannikon Työterveys Oy, Talous- ja palkkahallinnon palvelut

Lyhyt kuvaus

Hankinnan kohteena on Länsirannikon Työterveys Oy:n käyttöön hankittava tilitoimistotyyppinen talous- ja palkkahallinnon palvelukokonaisuus, joka kattaa tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä tarkemmin yksilöidyt palkanlaskennan ja kirjanpidon prosessit kokonaisuudessaan. Hankittava palvelukokonaisuus sisältää seuraavat tehtävät:
- palkkahallinto
- ostolaskujen kierrätys ja maksatus
- osto- ja myyntireskontra
- maksuliikenne- ja pankkiyhteydet
- matkalaskut
- kirjanpito (ulkoinen laskenta)
- raportointi, kustannuslaskenta ja hinnoittelu sekä muut ad. hoc tarpeet

Tämän lisäksi palveluntuottajan tehtävänä on asiantuntijansa johdolla toteuttaa palvelujen käyttöönotto ja siihen liittyvä koulutus antamalla tarvittaessa teamsilla perehdytystä ja ohjausta yhtiön henkilöstölle. Palveluntuottajan tulee sisällyttää tarjoukseensa hankinnan kohteena olevien palveluiden sujuvaan käyttöön liittyvien muutosten ja korjausten tekeminen sekä mahdolliset palvelukokonaisuuteen kuuluvat lisenssimaksut ja muut kustannukset.

Tarjoajalla on mahdollisuus tarjota osaa A (palkkahallinto), osaa B (taloushallinto) tai osaa C (talous- ja palkkahallinto).Palveluiden tuottaminen alkaa 1.5.2025. Nykyinen tilitoimistokumppani laatii tilinpäätöksen ja siihen liittyvät vero- ja muut viranomaisilmoitukset tilikaudesta 2024.

Hankinnan kuvaus

Hankinnan kohteena on Länsirannikon Työterveys Oy:n käyttöön hankittava tilitoimistotyyppinen palkkahallinnon palvelukokonaisuus, joka kattaa tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä tarkemmin yksilöidyt palkanlaskennan prosessit kokonaisuudessaan. Länsirannikon Työterveys Oy:llä on käytössä Visman Saima ja Tiima -järjestelmät, joissa ylläpidetään henkilöstöön liittyviä tietoja. Palveluntuottaja saa tiedot Saima ja Tiima järjestelmien tiedot käyttöönsä ja voi toteuttaa sähköisen rajapinnan järjestelmien ja käyttämänsä palkanlaskennan järjestelmän väliin. Tämän lisäksi palveluntuottajan tehtävänä on asiantuntijansa johdolla toteuttaa palvelujen käyttöönoton ohjaus ja koulutus antamalla tarvittaessa teamsilla perehdytystä ja ohjausta yhtiön henkilöstölle. Palveluntuottajan tulee sisällyttää tarjoukseensa hankinnan kohteena olevien palveluiden sujuvaan käyttöön liittyvien muutosten ja korjausten tekeminen sekä mahdolliset palvelukokonaisuuteen kuuluvat lisenssimaksut ja muut kustannukset.

Lisätietoja

Hylkäämisperusteet

Tarjoaja, joka ei täytä tässä tarjouspyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia, suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle.

Tarjoajan on vastattava kaikkiin esitettyihin kysymyksiin ja liitettävä tarjoukseensa kaikki pyydetyt selvitykset.

Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon.

Toimittaakseen vertailuun hyväksyttävän tarjouksen osioon A, tulee tarjoajan ao. lisäksi liittää tarjoukseensa:
-Liite 2A hintaliite
-Liite 3A Asiakaspalaute
-Tarjouspyynnössä pyydetty vapaamuotoinen selvitys päävastuullisen palkanlaskijan ja hänen varahenkilönsä koulutuksesta ja kokemuksesta sekä vaadituista referensseistä

Hankinnan kuvaus

Hankinnan kohteena on Länsirannikon Työterveys Oy:n käyttöön hankittava taloushallinnon palvelukokonaisuus, joka kattaa tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä tarkemmin yksilöidyt kirjanpidon prosessit kokonaisuudessaan. Yhtiön taloushallinto on tuotettu tilitoimiston tarjoamalla eFina ohjelmistolla. Yhtiö edellyttää, että palvelut tuotetaan jollain yhteiskäyttöisellä (palveluntuottaja ja yhtiö käyttävät samaa järjestelmää) kaupallisella järjestelmällä myös jatkossa. Mahdollisia järjestelmiä ovat eFinan lisäksi esim. Netvisor ja Procountor. Tämän lisäksi palveluntuottajan tehtävänä on asiantuntijansa johdolla toteuttaa palvelujen käyttöönoton ohjaus ja koulutus antamalla tarvittaessa teamsilla perehdytystä ja ohjausta yhtiön henkilöstölle. Palveluntuottajan tulee sisällyttää tarjoukseensa hankinnan kohteena olevien palveluiden sujuvaan käyttöön liittyvien muutosten ja korjausten tekeminen sekä mahdolliset palvelukokonaisuuteen kuuluvat lisenssimaksut ja muut kustannukset.

Lisätietoja

Hylkäämisperusteet

Tarjoaja, joka ei täytä tässä tarjouspyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia, suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle.

Tarjoajan on vastattava kaikkiin esitettyihin kysymyksiin ja liitettävä tarjoukseensa kaikki pyydetyt selvitykset.

Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon.

Toimittaakseen vertailuun hyväksyttävän tarjouksen osioon B, tulee tarjoajan yo. lisäksi liittää tarjoukseensa:

-Liite 2B hintaliite
-Liite 3B Asiakaspalaute
-Tarjouspyynnössä pyydetty vapaamuotoinen selvitys päävastuullisen kirjanpitäjän ja hänen varahenkilönsä koulutuksesta ja kokemuksesta sekä vaadituista referensseistä

Hankinnan kuvaus

Hankinnan kohteena on Länsirannikon Työterveys Oy:n käyttöön hankittava tilitoimistotyyppinen talous- ja palkkahallinnon palvelukokonaisuus, joka kattaa tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä tarkemmin yksilöidyt palkanlaskennan ja kirjanpidon prosessit kokonaisuudessaan. Hankittava palvelukokonaisuus sisältää seuraavat tehtävät:- palkkahallinto- ostolaskujen kierrätys ja maksatus- osto- ja myyntireskontra- maksuliikenne- ja pankkiyhteydet- matkalaskut- kirjanpito (ulkoinen laskenta)- raportointi, kustannuslaskenta ja hinnoittelu sekä muut ad. hoc tarpeetTämän lisäksi palveluntuottajan tehtävänä on asiantuntijansa johdolla toteuttaa palvelujen käyttöönotto ja siihen liittyvä koulutus antamalla tarvittaessa teamsilla perehdytystä ja ohjausta yhtiön henkilöstölle. Palveluntuottajan tulee sisällyttää tarjoukseensa hankinnan kohteena olevien palveluiden sujuvaan käyttöön liittyvien muutosten ja korjausten tekeminen sekä mahdolliset palvelukokonaisuuteen kuuluvat lisenssimaksut ja muut kustannukset.Tarjoajalla on mahdollisuus tarjota osaa A (palkkahallinto), osaa B (taloushallinto) ja osaa C (talous- ja palkkahallinto).Palveluiden tuottaminen alkaa 1.5.2025. Nykyinen tilitoimistokumppani laatii tilinpäätöksen ja siihen liittyvät vero- ja muut viranomaisilmoitukset tilikaudesta 2024.

Lisätietoja

Hylkäämisperusteet

Tarjoaja, joka ei täytä tässä tarjouspyynnössä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia, suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle.

Tarjoajan on vastattava kaikkiin esitettyihin kysymyksiin ja liitettävä tarjoukseensa kaikki pyydetyt selvitykset.

Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon.

Toimittaakseen vertailuun hyväksyttävän tarjouksen osioon C, tulee tarjoajan yo. lisäksi liittää tarjoukseensa:
-Liite 2C hintaliite
-Liite 3A Asiakaspalaute ja 3B Asiakaspalaute
-Tarjouspyynnössä pyydetty vapaamuotoinen selvitys päävastuullisen palkanlaskijan, kirjanpitäjän ja heidän varahenkilöidensä koulutuksesta ja kokemuksesta sekä vaadituista referensseistä

Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista

Alla kuvattu palvelun tuottamiseen liittyvät vähimmäisvaatimukset

Tarjoajan nimeämillä palkkahallinnon asiantuntijoilla (päävastuullinen palkanlaskija ja tämän varahenkilö) on vähintään liiketalouden perustutkinto (merkonomi), Opetushallituksen määräyksissä ja ohjeissa 2012:5 tarkoitettu liiketoiminnan ammattitutkinto, taloushallinnon osaamisala tai taloushallinnon ammattitutkinto palkanlaskijan osaamisalalta taikka muu vastaavan pätevyyden antava koulutus sekä valmistumisen jälkeiseltä ajalta hankittu vähintään viiden (5) vuoden työkokemus palkanlaskentaan liittyvistä työtehtävistä. Tämän lisäksi heillä on erinomainen suullinen ja kirjallinen suomenkielen taito sekä hyvä suullinen ja kirjallinen englanninkielen taito.

Tarjoukseen tulee liittää seuraavat tiedot:
-Päävastuullisten ja varahenkilöiden nimet.
-Lyhyt selvitys vastuuhenkilöiden kokemuksesta ja koulutuksesta (tutkinnot, tutkintojen suoritusvuodet, oppilaitokset, työnantajat ja työsuhteiden kestot eriteltynä)
-Kuvaus vastuuhenkilöiden kielitaidosta; vaaditaan erinomainen suullinen ja kirjallinen suomenkielen taito

Päävastuullisen palkanlaskijan vähimmäisvaatimukset:
Päävastuullisella palkanlaskijalla tulee olla hankinnan kohteeseen nähden riittävästi kokemusta vastaavan tehtävän hoitamisesta. Tarjoajan tulee esittää vähintään yksi (1) päävastuullista palkanlaskijaa koskeva referenssitoimeksianto, joka täyttää seuraavat referenssivaatimukselle asetetut kriteerit:
-kokemusta työaikalain ja työehtosopimuksen (KVTES hoitoala/SOTE-sopimus/AvaintaTES) tulkinnasta;
- kokemusta tuntityöläisten, osa-aikaisten, määräaikaisten sekä vakituisten työntekijöiden palkanlaskennasta;
- kokemusta työtuntikirjausten käsittelystä

Tarjoaja voi täyttää referenssivaatimuksille asetetut kriteerit yhdellä tai useammalla referenssitoimeksiannolla, joissa päävastuullinen palkanlaskija on toiminut päävastuullisena palvelun tuottajana kyseisessä toimeksiannossa. Tarjoaja voi ilmoittaa enimmillään kolme (3) referenssitoimeksiantoa. Hyväksyttäviä ovat referenssitoimeksiannot viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta, jotka ovat kestäneet vähintään 12 kuukautta. Mikäli sopimussuhde jatkuu edelleen, sen on tullut olla voimassa yhtäjaksoisesti 12 kuukauden ajan tarjousten jättämiselle varatun määräajan päättymiseen mennessä. Tarjoajaa pyydetään huomioimaan, että hyväksyttävänä referenssinä ei pidetä tarjoajayrityksen referenssiä, jollei kyseessä ole päävastuullisen palkanlaskijan vastuulla ollut toimeksianto. Tässä kohdassa ilmoitettu referenssi voi olla sama, kuin kohdassa PÄÄVASTUULLISEN PALKANLASKIJAN SAAMA ASIAKASPALAUTE ilmoitettu referenssiasiakkaan toimeksianto.

Ilmoita seuraavat tiedot referensseistä:
- Asiakas, jolle palvelu on toimitettu
- Asiakkaan yhteyshenkilö (nimi, puhelinnumero ja sähköposti)
- Kuvaus tuotetusta palvelusta (kuvauksesta on käytävä selvästi ilmi, mitkä referenssivaatimuksille asetettavat kriteerit referenssitoimeksianto täyttää)
- Palvelun suoritusajankohta (huom. oltava viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta)

Päävastuullisista vastuuhenkilöstä tulee lisäksi toimittaa liitteenä 3 A oleva asiakaspalautelomake. Päävastuullisen palkanlaskijan on tullut toimia kyseisen referenssiasiakkaan vastaavana palkanlaskijana vähintään 12 kuukauden ajan palautteenantohetkellä. Varahenkilöstä ei täytetä asiakaspalautelomaketta.

Asiakaspalautelomakkeessa on yhteensä kolme (3) kohtaa, johon jokaiseen asiakaspalautteen antaja antaa arvosanan asteikolla 1-5. Mahdollisia sanallisia arviointeja ei huomioida. Päävastuullisten henkilöiden saamista arvosanoista lasketaan keskiarvo. Mikäli päävastuullinen henkilö ei saa vähintään 3,10 keskiarvoksi, ei hän täytä tilaajan vähimmäisvaatimuksia. Tarjoaja vastaa siitä, että referenssiasiakas täyttää asiakaspalautelomakkeen, jotta tarjoaja voi toimittaa lomakkeen tarjouksen jättämiselle varatun määräajan puitteissa. Tilaaja voi olla yhteydessä referenssiasiakkaaseen.

Tarjoajalla on mahdollisuus tarjota osaa A (palkkahallinto), osaa B (taloushallinto) ja osaa C (talous- ja palkkahallinto). Tarjousten hintavertailu tehdään seuraavasti:
Osat A, B ja C vertaillaan kukin aluksi erillään. Lopulliseen vertailuun valitaan alimman hinnan antaneet tarjoajat osasta A, B sekä C. Osien A ja B hinnat lasketaan yhteen (esim. osan A halvimman tarjouksen hinta on 80 000 € ja osan B halvimman tarjouksen hinta on 100 000 € on siis yhteensä 180 000 €). Osasta C otetaan vertailuun myös halvimman tarjouksen antanut tarjoaja. Osan A ja B yhteenlaskettua hintaa verrataan osan C halvimman tarjouksen hintaan. Toimittajiksi valitaan joko osien A ja B halvimman tarjouksen antaneet tarjoajat tai osan C halvimman tarjouksen antanut tarjoaja.