Keskitetty ajanhallintajärjestelmä

Lyhyt kuvaus

Hankinnan kohteena on valmistuotepohjainen SaaS -palveluna toteutettava keskitetty ajanhallintajärjestelmä, siihen liittyvät asiakaskohtaisilla toimitussopimuksilla määritellyt integraatiot, käyttöönottoprojektit, ylläpito- ja tukipalvelu sekä erikseen tilattavat tekniset asiantuntijapalvelut.
Hankinnalla tavoitellaan tuotannossa olevaa valmistuotetta, joka voidaan käyttöön ottaa ketterästi ja jatkokehittää asiakastarpeen mukaisesti.

Hankittavalla järjestelmällä hallitaan keskitetysti ajanvarauksia: niiden varaamista, muuttamista ja perumista. Keskitetyn ajanhallintajärjestelmän tavoitteena on edistää, että kansalainen saa tarvitsemansa palvelun:
• yhdenvertaisesti,
• sujuvasti,
• turvallisesti ja
• kustannustehokkaasti.

Hyvinvointialueiden kansalaiset voivat varata ja hallinnoida sosiaali- ja terveyspalveluiden aikoja keskitetystä paikasta yhden luukun periaatteella. Kansalainen voi varata aikansa mobiilisti tai tietokoneella. Kansalaisen puolesta ajat voi varata ja hallinnoida myös valtuutettu henkilö / taho. Keskitetty ajanvaraushallinnan tulee käsittää ammattilaiselle mahdollisuuden varata ja hallinnoida erilaisia resursseja, kuten tiloja hänen tarpeensa mukaisesti. Järjestelmän käytön tulee olla intuitiivisesti käyttäjää ohjaava, yksinkertainen ja selkeä käyttää. Järjestelmän tulee voida integroitua saumattomasti olemassa oleviin sosiaali- ja terveydenhuollon järjestelmiin

Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Tilaaja valitsee yhden (1) Tarjoajan Sopimustoimittajaksi, jonka kanssa se tekee Hankintasopimuksen. Hankintasopimusta tulee käyttämään ainoastaan Istekki Oy ja syntyvän sopimuksen osapuolina ovat ainoastaan Istekki Oy ja valittu Toimittaja. Selvyyden vuoksi todetaan, että Istekin asiakkaat eivät ole tämän kilpailutuksen tai sen perusteella tehtävän hankintasopimuksen sopijapuolia, osapuolia eivätkä muutoinkaan tule liittymään hankintaan.

Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat ainoastaan arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta.


Tarjouspyynnön liitteet:
• Liite 01 Hankinnan kohteen kuvaus
• Liite 02 Käyttötapaukset
• Liite 03 Palvelutasot SLA
• Liite 04 Vastuumatriisi RACI (Käyttöönotto + jatkuva palvelu)
• Liite 05 Yhteistyömalli

Tarjoukseen liitettävät (tarjouspyynnön liitteenä olevat) Tarjoajan täyttämät liitteet
• Liite 06 Vaatimusmäärittelylomake
• Liite 07 TTTS_vaatimukset
• Liite 08 Hintavertailutaulukko
• Liite 09 Referenssilomake
• Liite 10 Alihankkijat (tarvittaessa)

Sopimusluonnokset ja liitteet
• Liite 11 Hankintasopimusluonnos
• Liite 12 Toimitussopimusluonnos_hankintasopimuksen liite
• Liite 13 Tietojenkasittelysopimus
• Liite 13A Tietojenkäsittelysopimus Liite A
• Liite 14 Tietoturvasopimus_laaja_liitemuoto
• Liite 15 Eettiset periaatteet toimittajille
• Liite 16 JIT 2015 Yleiset ehdot
• Liite 17 JIT 2015 Erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista
• Liite 18 JIT 2015 Erityisehtoja tilaajan sovellushankinnoista muulla kuin avoimella lähdekoodilla
• Liite 19 JIT 2015 Erityisehtoja tilaajan sovellushankinnoista avoimen lähdekoodin ehdoin
• Liite 20 JIT 2015 Erityisehtoja palveluista
• Liite 21 JIT 2015 Erityisehtoja laitehankinnoista
• Liite 22 JIT 2015 Erityisehtoja konsultointipalveluista
• Liite 23 JIT 2015 Erityisehtoja ketterillä menetelmillä toteutettavista projekteista

Lisätietoja

Mikäli Sopimustoimittajaksi valittu Tarjoaja kehittää uusia toiminnallisuuksia tai muutoin jatkokehittää järjestelmäänsä sopimuskauden kuluessa, Tilaaja voi ottaa käyttöön tällaiset uudet ominaisuudet tai kehitystulokset sopimalla siitä erikseen kirjallisesti toimittajan kanssa.

Hankittavaan järjestelmään voidaan tehdä jatkokehitystä. Jatkokehitys on kuvattu hankinnan kohteen kuvauksessa ja sopimusluonnoksessa. Tilaaja päättää sopimuskauden aikana erikseen lisähankinnoista ja jatkokehittämisestä.

Mikäli Tarjoajalla on fyysisen asioinnin itseilmoittautumista tukeva pääte ja vuoronumerojärjestelmä saatavilla, Tarjoaja voi jättää tarjouksen jättämisen yhteydessä teknisen ja toiminallisen kuvauksen tarjottavasta ratkaisusta kustannustekijöineen. Tällaisia itseilmoittautumista tukevia päätteitä voidaan hankkia tehtävän sopimuksen osana. (Tämä ei tule osaksi hintavertailua)

Menettelyn tärkeimmät piirteet

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016, hankintalaki (jäljempänä hankintalaki).
Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, ja hankintamenettelynä on hankintalain 32 §:n tarkoittama avoin menettely.

Tarjous ja pyydetyt todistukset ja liitteet tulee toimittaa suomen kielellä (ellei toisin ole mainittu), tarjousasiakirjat ovat saatavilla vain suomen kielellä.

Tarjouksen tekemisestä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta.

TARJOUSTEN KÄSITTELY:
Hankintayksikkö
1. Avaa tarjoukset (tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen)
2. Tarkastaa tarjoajaa koskevat vaatimukset ESPD-lomakkeen tiedoista ja tarjouslomakkeesta.
3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden
4. Vertailee tarjoukset
5. Valitsee parhaan tarjouksen
6. Tekee hankintapäätöksen ja päätöksen tiedoksiannon.

Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista

Tarjoajan (”yleinen”) vuotuinen liikevaihto on seuraava: Tilikausi:
Viimeisin vahvistettu tilikausi.
Tarjoaja toimittaa pyynnöstä liikevaihtoa koskevat tiedot viimeksi kuluneelta tilikaudelta, jos tarjoaja on ne
sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaan oikeutettu toimittamaan. Jos tarjoajalla ei ole takanaan yhtään kokonaista tilikautta, tarjoaja voi osoittaa taloudellisen ja rahoituksellisen tilanteensa muulla hankintayksikön hyväksymällä asiakirjalla.
Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, ryhmittymän jäsenet voivat täyttää edellä mainitun vaatimuksen yhdessä. Jos tarjoaja käyttää voimavarayksiköitä, tarjoaja voimavarayksiköineen voi täyttää vaatimuksen yhdessä, jolloin tarjoajalta voidaan pyytää selvitys taloudellisten voimavarojen olemassaoloa koskevista sitoumuksista ja sopimuksista.

Liikevaihto: Min: 1000000,00

Lisätietoja

Mikäli Sopimustoimittajaksi valittu Tarjoaja kehittää uusia toiminnallisuuksia tai muutoin jatkokehittää järjestelmäänsä sopimuskauden kuluessa, Tilaaja voi ottaa käyttöön tällaiset uudet ominaisuudet tai kehitystulokset sopimalla siitä erikseen kirjallisesti toimittajan kanssa.

Hankittavaan järjestelmään voidaan tehdä jatkokehitystä. Jatkokehitys on kuvattu hankinnan kohteen kuvauksessa ja sopimusluonnoksessa. Tilaaja päättää sopimuskauden aikana erikseen lisähankinnoista ja jatkokehittämisestä.

Mikäli Tarjoajalla on fyysisen asioinnin itseilmoittautumista tukeva pääte ja vuoronumerojärjestelmä saatavilla, Tarjoaja voi jättää tarjouksen jättämisen yhteydessä teknisen ja toiminallisen kuvauksen tarjottavasta ratkaisusta kustannustekijöineen. Tällaisia itseilmoittautumista tukevia päätteitä voidaan hankkia tehtävän sopimuksen osana. (Tämä ei tule osaksi hintavertailua)