HANKINTAILMOITUS: Sähkö- ja lvi-tarvikkeiden verkkokaupan puitejärjestelyn hankinnan kilpailutus

Lyhyt kuvaus

Kainuun hyvinvointialue (Tilaaja) pyytää tarjouksia sähkö- ja lvi-tarvikkeiden verkkokaupan osalta, tämän tarjouspyynnön ja muun tarjouspyyntöaineiston mukaisesti. Kyseessä on hankintalain (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016) mukainen EU-kynnysarvon ylittävä tavarahankinta ja tarjouskilpailun perusteella muodostetaan kahden (2) osa-alueen ja enimmillään neljän (4) toimittajan puitejärjestely.

Hankinnan kohteena oleva sähkö- ja lvi-tarvikkeiden verkkokauppa tulee sisältää verkkokaupan ja toimituspalvelun sisältäen tuotteiden tilaamisen palveluntuottajan verkkokaupasta, pakkaamisen ja toimituksen Tilaajan tilausten mukaisesti Kainuun hyvinvointialueen eri toimipisteisiin.

Hankinnan kilpailutuksen aikana tarjoajien tulee jättää tarjouksensa sähköiseen kilpailutusjärjestelmään Tarjouspalveluun (Cloudia-Mercell) siten, että Tilaaja voi tarjouksista avata suoraan Tarjouspalvelun kautta tarjoajien oman verkkokaupan, jossa Tilaaja tekee kuvitteellisen ostoskorin (sähkötarvikkeet 50 kpl, lvi-tarvikkeet 50 kpl). Ostoskorissa jokaisella valitulle tuotteelle on tarjoaja antanut alennusprosentin ja kokonaishinnaltaan halvin ostoskori saa enimmäispistemäärän. Tarjoajan tulee laatia Tilaajalle ns. haamu-tili, jonka avulla Tilaaja suorittaa kuvitteellisen ostoskorin tilaamisen, hankinnan kilpailutuksen ajaksi. Tilaaja suorittaa kuvitteellisen ostoskorin tilaamisen molempien osa-alueiden osalta (sähkötarvikkeet 50 kpl, lvi-tarvikkeet 50 kpl) ja Tilaaja valitsee tarjousvertailua varten kaikilta tarjoajilta samat tuotteet ostoskoreihin, osa-alueittain. Laadittu ostoskori sisällytetään hankintapäätöksen tarjousvertailun lopputulokseen. Liitteessä 3 Tilaaja on kuvannut esimerkinomaisesti ostoskorin sisältöä. Valituksi tulleen tarjoajan tulee sitoutua antamiensa tuotteiden hintoihin ja alennusprosentteihin puitejärjestelyn aikana, puitejärjestelyn ehtojen, optioehtojen sekä hinnantarkastusneuvotteluiden ehtojen mukaisesti (kts. tarkemmat tiedot alla olevasta kappaleesta). Puitejärjestelyn tarkemmat tiedot on ilmoitettu tässä tarjouspyynnössä. Tilaajan tekemä kuvitteellinen ostoskoritapahtuma tallennetaan ja tallenteesta tulee osa tarjousvertailun aineistoa. Hankintapäätöksessä viitataan kyseiseen tallenteeseen ja tarjouksen jättäneellä tarjoajalla on oikeus nähdä kaikkien asianosaisten tallenteet (liikesalaisuudet huomioiden). Tallennus toteutetaan Teams-ympäristössä tarjousten jättämisen määräajan jälkeen Kainuun hyvinvointialueen edustajan/edustajien sekä Kainuun hyvinvointialueen tilaaman ulkopuolisen hankinta-asiantuntijan kanssa (Novice Oy, Antti Savola). Tarjoajat eivät osallistu kuvitteellisen ostoskoritapahtuman tallennukseen.

Kilpailutettava puitejärjestely on kahden (2) osa-alueen ja enimmillään neljän (4) toimittajan puitejärjestely, jossa osa ehdoista on vahvistettu ja osa ehdoista ei ole vahvistettu. Puitejärjestelyn ehdot on vahvistettu puitejärjestelyn kaksi (2) ensimmäistä vuotta ja tällöin noudatetaan puitejärjestelyn hankinnan kilpailutuksen tarjousvertailun etusijajärjestystä, ellei hinnantarkastusneuvotteluiden lopputulos vaikuta etusijajärjestykseen. Puitesopimuskauden aikana sekä puitesopimustoimittajalla että Tilaajalla on mahdollisuus ehdottaa yhden kerran vuodessa hinnantarkastusneuvotteluita. Jos puitesopimustoimittajan ehdottama uusi hinta muuttaa hankinnan kilpailutuksen tarjousvertailun alkuperäistä etusijajärjestystä, on Tilaajalla tällöin oikeus valita hinnantarkastusneuvotteluiden jälkeen hankinnan kilpailutuksen alkuperäisen tarjousvertailun etusijajärjestyksen mukaan toiseksi tullut toimittaja seuraavalle puitesopimusvuodelle. Puitejärjestelyn kahden (2) ensimmäisen vuoden jälkeen osa ehdoista ei ole vahvistettu ja tällöin Tilaaja toteuttaa minikilpailutuksen puitejärjestelyyn valittujen toimittajien kesken, toteuttamalla uuden vastaavanlaisen kuvitteellisen ostoskorin verkkokaupassa.

Valituksi tulleen tarjoajan laatima haamutili otetaan käyttöön sellaisenaan, kuin se oli tarjousvertailun aikana. Tarjoajan tulee toimittaa tarjouksensa yhteydessä laatimansa haamutilin tili- ja tuotetiedot, eli verkkokaupan tuotetiedot erillisellä excel-liitteellä. Erillisestä excel-liitteestä tulee löytyä tarjousvertailun aikaisen haamutilin verkkokaupan tuotetiedot hintoineen molempien osa-alueiden osalta. Tällä toimenpiteellä varmistetaan se, että Tilaaja voi osoittaa valinneensa tarjousvertailun kuvitteellisen ostoskorin aikana kaikilta tarjoajilta täsmälleen samat tuotteet. Lisäksi tällä toimenpiteellä varmistetaan se, että valituksi tullessaan tarjoaja sitoutuu tarjousvertailun aikana antamiensa tuotteiden hintoihin ja alennusprosentteihin puitejärjestelyn aikana, puitejärjestelyn ehtojen, optioehtojen sekä hinnantarkastusneuvotteluiden ehtojen mukaisesti.

Hankinnan kilpailutus toteutetaan avoimella menettelyllä.

Toimittajat valitaan puitejärjestelyyn kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteiden mukaisesti osa-alueittain alla olevan kuvauksen mukaisesti:

OSA-ALUE 1: Sähkötarvikkeiden verkkokauppa
Valitaan kaksi (2) toimittajaa

OSA-ALUE 2: LVI-tarvikkeiden verkkokauppa
Valitaan kaksi (2) toimittajaa

Molemmat osa-alueet vertaillaan omana kokonaisuutena. Mikäli useampi tarjoaja saa saman pistemäärän, Tilaaja arpoo valittavan tarjoajan puitejärjestelyyn. Arvonta on oikeuskäytännössä hyväksytty tapa. Puitejärjestely on voimassa enimmillään neljä (4) vuotta ja puitejärjestelyn ja siihen perustuvien puitesopimusten kestoaika ei tarvitse olla keskenään yhtä pitkä. Puitejärjestelyyn perustuva puitesopimus voi siis olla kestoltaan pidempi kuin puitejärjestelyn kesto.

Hankinnan kuvaus

Tarjoajan tulee laatia Tilaajalle ns. haamu-tili, jonka avulla Tilaaja suorittaa kuvitteellisen ostoskorin tilaamisen, osa-alueen 1 (OSA-ALUE 1: Sähkötarvikkeiden verkkokauppa) hankinnan kilpailutuksen ajaksi. Tilaaja suorittaa kuvitteellisen ostoskorin tilaamisen osa-alueen 1 (OSA-ALUE 1: Sähkötarvikkeiden verkkokauppa) osalta siten, että sähkötarvikkeita valitaan kuvitteelliseen ostoskoriin 50 kpl. Tilaaja valitsee tarjousvertailua varten kaikilta tarjoajilta samat tuotteet ostoskoreihin. Laadittu ostoskori sisällytetään hankintapäätöksen tarjousvertailun lopputulokseen. Liitteessä 3 Tilaaja on kuvannut esimerkinomaisesti ostoskorin sisältöä. Valituksi tulleen tarjoajan tulee sitoutua antamiensa tuotteiden hintoihin ja alennusprosentteihin puitejärjestelyn aikana, puitejärjestelyn ehtojen, optioehtojen sekä hinnantarkastusneuvotteluiden ehtojen mukaisesti (kts. tarkemmat tiedot puitejärjestelyiden ehtojen, optioehtojen sekä hinnantarkastusneuvotteluiden ehdoista).

Lisätietoja

Tarjouspyynnössä ilmoitetut tilausmäärät ovat suuntaa antavia arvioita, eivätkä siten sido Tilaajaa. Tilaaja ei sitoudu tilaamaan toimittajalta mitään tiettyä määrää tarvikkeita, eikä puitejärjestely anna toimittajalle yksinoikeutta toimittaa hankinnan kohteena olevia tarvikkeita Tilaajalle. Tarjouspyynnön tilausmäärät ovat vain arvioita ja lopulliset tilausmäärät voivat olla ilmoitettua suurempia tai pienempiä.

Tällä puitejärjestelyn hankinnalla Tilaaja hankkii sähkötarvikkeita ja lvi-tarvikkeita arvioidun tarpeen mukaisesti. Puitejärjestelyn laajuus on arviolta molempien osa-alueiden osalta yhteensä vähintään 60 000 €:a ja enintään 200 000 €:a vuodessa.

Hankinnassa noudatetaan JYSE2022 (Tavarat) sopimusehtoja sekä STUL-takuuvastuun sisältöä YSE 29 § mukaisesti. YSE 29 §:ssä käytetty maininta urakoitsija tarkoittaa tässä yhteydessä Toimittajaa.

Tilaajalla on oikeus käyttää muitakin Tilaajan puitesopimustoimittajia, jotka on kilpailutettu erillisillä puitejärjestelyiden hankinnoilla, tämän puitejärjestelyn hankinnan kohteissa.

Hankinnan kuvaus

Tarjoajan tulee laatia Tilaajalle ns. haamu-tili, jonka avulla Tilaaja suorittaa kuvitteellisen ostoskorin tilaamisen, osa-alueen 2 (OSA-ALUE 2: LVI-tarvikkeiden verkkokauppa) hankinnan kilpailutuksen ajaksi. Tilaaja suorittaa kuvitteellisen ostoskorin tilaamisen osa-alueen 2 (OSA-ALUE 2: LVI-tarvikkeiden verkkokauppa) osalta siten, että lvi-tarvikkeita valitaan kuvitteelliseen ostoskoriin 50 kpl. Tilaaja valitsee tarjousvertailua varten kaikilta tarjoajilta samat tuotteet ostoskoreihin. Laadittu ostoskori sisällytetään hankintapäätöksen tarjousvertailun lopputulokseen. Liitteessä 3 Tilaaja on kuvannut esimerkinomaisesti ostoskorin sisältöä. Valituksi tulleen tarjoajan tulee sitoutua antamiensa tuotteiden hintoihin ja alennusprosentteihin puitejärjestelyn aikana, puitejärjestelyn ehtojen, optioehtojen sekä hinnantarkastusneuvotteluiden ehtojen mukaisesti (kts. tarkemmat tiedot puitejärjestelyiden ehtojen, optioehtojen sekä hinnantarkastusneuvotteluiden ehdoista).

Menettelyn tärkeimmät piirteet

Hankinnan kilpailutus toteutetaan avoimella menettelyllä.

Puitejärjestelyn hankinnan kilpailutus:
Puitejärjestelyn hankinnan kilpailutuksesta laaditaan hankintapäätös ja sen tiedoksianto toimitetaan tarjouskilpailuun osallistuneille asianosasille. Puitejärjestelyn hankinnan kilpailutuksen hankintapäätöksen osalta noudatetaan EU-kynnysarvon ylittävien hankintojen mukaisesti muutoksenhakuaikaa ja odotusaikaa ennen hankintapäätöksen lainvoimaisuutta (14 pv). Hankintapäätöksen lainvoimaisuuden jälkeen julkaistaan jälki-ilmoitus.

Puitejärjestelyn ja siihen perustuvat puitesopimukset (ns. puitejärjestelyn sisäiset hankinnat):
Puitejärjestelyn ja siihen perustuvien puitesopimusten osalta laaditaan hankintapäätös ja sen tiedoksianto toimitetaan puitejärjestelyyn valituille toimittajille. Puitejärjestelyn ja siihen perustuvien puitesopimusten hankintapäätösten osalta ei laadita jälki-ilmoitusta eikä noudateta muutoksenhakuaikaa ja odotusaikaa.

Hankinnan kilpailutuksen kohteena olevat sähkötarvikkeet sekä lvi-tarvikkeet ovat Kainuun hyvinvointialueen eri toimipisteet ja niiden tarpeisiin hankittavia tarvikkeita.

Tilaajalla on oikeus laatia puitejärjestelyyn hyväksyttyjen toimittajien kanssa puitesopimuksia siten, että samanaikaisesti voi olla useampi toimittaja toimittamassa tarvikkeita, Tilaajan tarpeiden mukaisesti ja tarjouspyyntöaineiston ehtojen mukaisesti.

Toimitettavien tarvikkeiden tarkemmat määrät riippuvat Kainuun hyvinvointialueen eri toimipisteiden korjaus-, muutos- ja huoltotarpeista sekä muista tarpeista. Kainuun hyvinvointialue ei sitoudu tiettyihin ostomääriin vaan ostojen määrät riippuvat tarpeesta. Jos Tilaaja toteaa, että puitejärjestelyyn valitut resurssit ovat jonkin osa-alueen tai tuotteen osalta kuormittuneet, Tilaajalla on harkintavaltaa hankkia tarvikkeita puitejärjestelyyn hyväksytyiltä muiltakin toimittajalta ja myös puitejärjestelyn ulkopuolelta, noudattamalla hankintalain velvoitteita sekä tarjouspyynnön ehtoja.

Puitejärjestelyn kesto on neljä (4) vuotta ja puitejärjestelyn ja siihen perustuvien puitesopimusten kohteena olevat ensimmäiset tarviketoimitukset käynnistyvät tammikuun 2025 aikana.

Puitejärjestelyn kaksi (2) ensimmäistä vuotta noudattavat yhden (1) vuoden puitesopimuskautta sekä yhden (1) vuoden optiokautta. Puitejärjestelyn kaksi (2) viimeistä vuotta noudattavat myös yhden (1) vuoden puitesopimuskautta sekä yhden (1) vuoden optiokautta. Tilaajalla on myös oikeus toteuttaa puitejärjestelyn kahden (2) ensimmäisen vuoden jälkeen yhden (1) vuoden puitesopimuskausi sekä kahden (2) vuoden optiokausi. Option käyttö on tilaajan oikeus, ei velvollisuus. Tilaaja ilmoittaa optiokauden käyttämisestä toimittajalle kolme (3) kuukautta ennen puitesopimuskauden päättymistä. Optioehdot perustuvat hankintalain 136 §:n 2 momentin 1 kohtaan.

Lisähankintamahdollisuus: Tilaaja varaa oikeuden laajentaa puitesopimusta, mikäli alkuperäisen puitesopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen puitesopimukseen, ja jos puitesopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle, hankintalain 136 §:n mukaisesti.

Hankinta on jaettu osiin. Tarjoajat voivat tarjota yhtä osaa tai kaikkia osia. Tarjotessaan osa-aluetta, tarjoajan tulee tarjota osa-aluetta kokonaisuudessaan. Tarjoajien tulee täyttää sähköisessä kilpailutusjärjestelmässä Tarjouslomake-kohta.

Jokainen osa-alue vertaillaan omana kokonaisuutena.

Mikäli useampi tarjoaja saa saman pistemäärän, Tilaaja arpoo valittavan tarjoajan puitejärjestelyyn. Arvonta on oikeuskäytännössä hyväksytty tapa.

Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon.

Rinnakkaisia tarjouksia ei oteta huomioon.

Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista

Taloudellinen tilanne ja rahoitusasema: Tarjoajan Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfa tai muun tunnetun luottoluokituslaitoksen (kuten Bisnode Finland Oy) luottokelpoisuusraportin luottokelpoisuusluokitus on vähintään tasolla AA (Hyvä).

Tarjoajalla tulee olla hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävä taloudellinen tilanne ja rahoitusasema hankinnan toteuttamiseksi. Jättämällä tarjouksen, tarjoaja on ilmoittanut omaavan riittävän taloudellisen tilanteen ja rahoitusaseman toteuttaa hankinnan kohteena olevia toimeksiantoja.

Tarjoajalla on voimassa oleva vastuuvakuutus (henkilö-, esine- ja varallisuusvahingot), joka kattaa tämän hankinnan mukaisissa tarvikkeissa, palveluissa ja toiminnassa tilaajalle, kolmannelle osapuolelle ja tämän omaisuudelle aiheutuneet vahingot vähintään 1 000 000 euroa per vahinkotapaus. Tarjoaja on myös vastuussa siitä, että sen käyttämillä alihankkijoilla on vastuuvakuutus. Tarjoajan tulee toimittaa tarjouksensa yhteydessä selvityksen voimassa olevasta vastuuvakuutuksestaan ja maksetuista vakuutusmaksuista. Vakuutukset ovat voimassa koko puitesopimuskauden ajan.

Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista

Tekninen ja ammatillinen pätevyys: Tarjoajalla tulee olla hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävä tekninen ja ammatillinen pätevyys sekä kyvykkyys hankinnan toteuttamiseksi. Jättämällä tarjouksen, tarjoajia on ilmoittanut omaavan riittävän teknisen ja ammatillisen pätevyyden toteuttaa tarjoamaansa verkkokauppaa.

Lisätietoja

Kaikkien puitejärjestelyyn hyväksyttyjen toimittajien kanssa laaditaan puitesopimus. Puitejärjestelyn aikana tilaukset tilataan aina ensisijaisesti etusijajärjestyksen mukaisesti ensimmäiseltä toimittajalta, puitejärjestelyn ehtojen, optioehtojen sekä hinnantarkastusneuvotteluiden ehtojen mukaisesti.

Hinnanmuutosesitys seuraavalle kalenterivuodelle on esitettävä viimeistään 30.10. mennessä edellisenä vuotena, jotta hinnanmuutos voi astua voimaan 1.1. alkaen seuraavana vuonna. Jos palveluntuottaja ei tee hinnanmuutosesitystä edellä mainittuun ajankohtaan mennessä, se menettää oikeuden seuraavan vuoden hinnanmuutokseen. Tällöin palveluntuottajalla ei ole jälkikäteen oikeutta vaatia hinnanmuutosta kyseiseltä vuodelta. Hinnan mahdollinen muutos astuu voimaan, mikäli Tilaaja hyväksyy sen.

Tarkemmat tiedot löytyvät liitteistä sekä muusta tarjouspyyntöaineistosta.

Kainuun hyvinvointialue on käyttänyt hankinnan valmistelussa seuraavia asiantuntijoita: Novice Oy, Antti Savola. Edellä mainitun yhtiön asiantuntija on esteellinen toimimaan hankkeessa tarjoajien neuvonantajina tarjouskilpailun aikana.