Tilitoimistopalvelut Jätehuoltoyhtiö

Porin kaupunki / Tekninen toimiala / Jätehuoltoyksikkö

Hankinnan kohteena on Tilaajan eli perustettavan kunnallisen jätehuoltoyhtiön (Oy) käyttöön hankittava uusi talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuus SaaS-palveluna. Tarpeena on korvata suurin osa nykyisistä talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmistä. Hankittava kokonaisuus pitää sisällään myös taloushallinnon sekä henkilöstöhallinnon palvelutehtäviä.
Toimittajan tarjoaman talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuuden tulee täyttää tarjouspyynnössä vaaditut vastuunjaon ja palvelun sekä toiminnalliset vähimmäisvaatimukset sekä hankinnan kohteeseen soveltuvan kulloinkin Suomessa voimassa olevan lainsäädännön asettamat vaatimukset ja periaatteet.
Hankintayksikön toiminta siirtyy uudelle perustettavalle jätehuoltoyhtiölle 01.04.2023 alkaen. Tämän hankinnan sopimus tullaan tekemään uuden perustettavan jätehuoltoyhtiön kanssa.
Käyttöönottoprojekti käynnistetään sopimuksien allekirjoittamisen jälkeen. Käyttöönoton aikataulussa pysyminen on Tilaajalle:lle tärkeää, perustettavan yhtiön käynnistämisaikataulun vuoksi. Käyttöönoton läpivienti tapahtuu siten, että palvelu- ja järjestelmäkokonaisuus tulee olla tuotantokäytössä 1.4.2023
Toimittaja vastaa siitä, että sillä on käyttöönottoprojektin ajan käytettävissään riittävät henkilöstö ja muut resurssit käyttöönottoprojektin läpiviemiseen sovitussa aikataulussa.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2023-02-08. Hankinta julkaistiin 2023-01-20.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• Festum Accounting Oy

Kuka?

• Porin kaupunki / Tekninen toimiala / Jätehuoltoyksikkö

Mitä?

• Kirjanpito- ja tilintarkastuspalvelut › Kirjanpito

Missä?

• Länsi-Suomi › Satakunta

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2023-01-20	hankintailmoitus
2023-05-11	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2023-01-20)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Kirjanpito
Viitenumero: PRIDno-2023-245
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena on Tilaajan eli perustettavan kunnallisen jätehuoltoyhtiön (Oy) käyttöön hankittava uusi talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuus SaaS-palveluna. Tarpeena on korvata suurin osa nykyisistä talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmistä. Hankittava kokonaisuus pitää sisällään myös taloushallinnon sekä henkilöstöhallinnon palvelutehtäviä. Toimittajan tarjoaman talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuuden tulee täyttää tarjouspyynnössä vaaditut vastuunjaon ja palvelun sekä toiminnalliset vähimmäisvaatimukset sekä hankinnan kohteeseen soveltuvan kulloinkin Suomessa voimassa olevan lainsäädännön asettamat vaatimukset ja periaatteet. Hankintayksikön toiminta siirtyy uudelle perustettavalle jätehuoltoyhtiölle 01.04.2023 alkaen. Tämän hankinnan sopimus tullaan tekemään uuden perustettavan jätehuoltoyhtiön kanssa. Käyttöönottoprojekti käynnistetään sopimuksien allekirjoittamisen jälkeen. Käyttöönoton aikataulussa pysyminen on Tilaajalle:lle tärkeää, perustettavan yhtiön käynnistämisaikataulun vuoksi. Käyttöönoton läpivienti tapahtuu siten, että palvelu- ja järjestelmäkokonaisuus tulee olla tuotantokäytössä 1.4.2023 Toimittaja vastaa siitä, että sillä on käyttöönottoprojektin ajan käytettävissään riittävät henkilöstö ja muut resurssit käyttöönottoprojektin läpiviemiseen sovitussa aikataulussa.

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Kirjanpito 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Satakunta 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Alue- tai paikallistason virasto/laitos
Hankintaviranomaisen nimi: Porin kaupunki / tekninen toimiala / jätehuoltoyksikkö
Postiosoite: PL 121
Postinumero: 28101
Postitoimipaikka: Pori
Yhteystiedot
Internetosoite: https://www.pori.fi/tyo-ja-yrittaminen/hankinnat 🌏
Sähköposti: tarjous@pori.fi 📧
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/pori?id=429532&tpk=aec0b5cf-be3c-4f66-a293-f9cce87cb42d 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/pori?id=429532&tpk=aec0b5cf-be3c-4f66-a293-f9cce87cb42d 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2023-01-20 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2023-02-08 📅
Julkaisupäivä: 2023-01-25 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2023/S 018-050448
EUVL-S-numero: 18

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Toimittajan tarjoaman talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuuden tulee täyttää tarjouspyynnössä vaaditut vastuunjaon ja palvelun sekä toiminnalliset vähimmäisvaatimukset sekä hankinnan kohteeseen soveltuvan kulloinkin Suomessa voimassa olevan lainsäädännön asettamat vaatimukset ja periaatteet.

Hankintayksikön toiminta siirtyy uudelle perustettavalle jätehuoltoyhtiölle 01.04.2023 alkaen. Tämän hankinnan sopimus tullaan tekemään uuden perustettavan jätehuoltoyhtiön kanssa.

Käyttöönottoprojekti käynnistetään sopimuksien allekirjoittamisen jälkeen. Käyttöönoton aikataulussa pysyminen on Tilaajalle:lle tärkeää, perustettavan yhtiön käynnistämisaikataulun vuoksi. Käyttöönoton läpivienti tapahtuu siten, että palvelu- ja järjestelmäkokonaisuus tulee olla tuotantokäytössä 1.4.2023

Toimittaja vastaa siitä, että sillä on käyttöönottoprojektin ajan käytettävissään riittävät henkilöstö ja muut resurssit käyttöönottoprojektin läpiviemiseen sovitussa aikataulussa.

Tilaajan eli kunnallisen jätehuoltoyhtiön tavoitetilana talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmä- ja palvelukokonaisuuden hankinnassa on lisätä tiedon luotettavuutta ja ajantasaisuutta sekä vähentää manuaalista tallennustyötä. Keskeinen tavoite on myös muuttaa työprosessit sähköisiksi sekä automatisoida päivittäinen raportointi huomioiden voimassa olevat lait ja säädökset.

Uuden talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuuden tulee olla helppokäyttöinen, käyttäjää ohjaava ja tehokas. Käytettävyydessä on erityisen suurella painotuksella huomioitava laajassa käytössä olevat ominaisuudet kuten ostolaskujen kierto ja käsittelyprosessi, budjetointi ja ennustaminen sekä raportointi, joiden käytön tulee olla vaivatonta riippumatta käyttäjän talous- ja henkilöstöhallinnon osaamisen tasosta. Valittavan järjestelmän tulee mahdollistaa web käyttöliittymän kautta tarjottava ratkaisu jossa tulee huomioida mobiilikäyttöliittymä web käyttöliittymän lisäksi ainakin työajan sekä lomien ja poissaolojen hallintaan sekä sähköisten ostolaskujen hyväksyntään.

Järjestelmäkokonaisuus voi koostua useammasta järjestelmästä tai ohjelmistomoduulista. Toimittajan vastuulla on eri ohjelmistomoduulien tai järjestelmien sisäiset integraatiot siten, että kokonaisuus näyttäytyy yhtenäisenä talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuutena Tilaajalle, mukaan lukien eri tasoisille käyttäjille. Lisäksi Tarjoaja vastaa ohjelmistolisensseistä, ylläpidosta ja tuesta Tilaajan suuntaan. Tietoarkkitehtuurin tavoitteena on yhden kirjauksen periaate. Tieto syötetään järjestelmäkokonaisuuteen vain kerran, jonka jälkeen tieto siirtyy automaattisesti järjestelmän sisällä myös muihin kokonaisuuden osiin.

Erityisen tärkeää on laskutus liittymien rakentaminen jätehuoltoyhtiön käytössä olevaan Vitec Tietomitta Oy:n tarjoamaan Vingo laskutukseen josta siirretään avoimia myyntilaskuja hankittavaan järjestelmäkokonaisuuteen josta laskut tulee saada toimitettua verkkolaskuoperaattorin/palvelun toimesta joko paperisena tai sähköisenä.

Verkkolaskuoperaattori sisältyy järjestelmäkokonaisuuden kilpailutukseen. Sekä yksittäisen laskun että laskuaineistojen lähettäminen ja vastaanottaminen tapahtuu automatisoidusti verkkolaskuoperaattorin kautta.

Osana käyttöönottoprojektia toimittajan tulee kouluttaa Tilaajan eritasoisia käyttäjiä n.5-7 henkilöä järjestelmäkokonaisuuden käyttöön ja hallinnointiin. Koulutukset voidaan järjestetään etäkoulutuksina, esim. Teams.

Hankittavan järjestelmäkokonaisuuden ja palvelun tulee sisältää seuraavat toiminnallisuudet:

Taloushallinto

• Kirjanpito

• Käyttöomaisuuskirjanpito

• Budjetointi ja ennustaminen

• Raportointi

• Maksuliikenne, maksatus

• Kassavirtaennustaminen

• Ostoreskontra, ostolaskut, ostolaskujen käsittelyprosessi

• Myyntireskontra, myyntilaskutus, maksumuistutus

• Laskujen lähettäminen (verkkolasku, e-kirjelasku, paperilasku, sähköposti) liitteineen verkkolaskuoperaattorin

kautta

• Laskujen vastaanotto (verkkolasku, e-kirjelasku, paperilasku, sähköposti) liitteineen verkkolaskuoperaattorin kautta

• Verkkolaskuoperaattori

• Aineistot arkistoituvat järjestelmäkokonaisuuteen liitteineen, käyttöarkisto

Henkilöstöhallinto

• Palkanlaskenta (kk- ja tuntipalkat sekä palkkiot) ja rekisterien ylläpito

• Palkkojen maksatus

• Palkan vähennykset

• Sähköiset palkkalaskelmat ja -todistukset

• Kuukausittaiset ja vuosittaiset ilmoitukset verohallintoon, vakuutusyhtiöihin, työnantajaliittoon sekä

Elinkeinoelämän keskusliittoon

• Tilikauden aikaiset jaksotukset

• Lomapalkkajaksotukset

• Kela-hakemukset

• Lakisääteinen arkistointi

• Poissaolojen ja tuntikirjausten hallinta, kirjaaminen, tarkastus ja hyväksyntä

• Lomatietojen käsittely ja ylläpito, kirjaaminen, tarkastus ja hyväksyntä

Tavoitteena on hankkia talousjärjestelmäkokonaisuus SaaS-palveluna, joka sisältää:

• ylläpidon

• tukipalvelut

• integraatiot ja migraatiot

• käyttöönottoprojektin

Kesto: 48 kuukautta
Uudistusten kuvaus:

48 kuukauden jälkeen sopimuksen irtisanomisaika: tilaajan irtisanoessa 4 kuukautta ja palveluntuottajan irtisanoessa 9 kuukautta.

Suorituspaikka
Pääkohde tai suorituspaikka: Pori

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Nopeutettu menettely:

Porin kaupunginhallitus päätti 16.1.2023 (§ 34) perustaa kunnallisen jätehuoltoyhtiön, jolle kaupungin jätehuoltotoiminta siirtyy liiketoimintakaupalla 1.4.2023. Yhtiöllä tulee olla toimivat talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät ja palvelut heti toiminnan alkaessa.

Tarjousten vastaanottoaika: 12:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 3 kuukautta
Tarjousten avauspäivä: 2023-02-08 📅
Tarjousten avausaika: 12:01

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0137323-9
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Hankintapalvelut
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/pori?id=429532&tpk=aec0b5cf-be3c-4f66-a293-f9cce87cb42d 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Sörnäistenkatu 1
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00580
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2023/S 018-050448 (2023-01-20)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2023-05-11)
Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena oli Tilaajan eli perustettavan kunnallisen jätehuoltoyhtiön (Oy) käyttöön hankittava uusi talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuus SaaS-palveluna. Tarpeena on korvata suurin osa nykyisistä talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmistä. Hankittava kokonaisuus pitää sisällään myös taloushallinnon sekä henkilöstöhallinnon palvelutehtäviä. Toimittajan tarjoaman talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuuden tulee täyttää tarjouspyynnössä vaaditut vastuunjaon ja palvelun sekä toiminnalliset vähimmäisvaatimukset sekä hankinnan kohteeseen soveltuvan kulloinkin Suomessa voimassa olevan lainsäädännön asettamat vaatimukset ja periaatteet. Hankintayksikön toiminta siirtyy uudelle perustettavalle jätehuoltoyhtiölle 01.04.2023 alkaen. Tämän hankinnan sopimus tullaan tekemään uuden perustettavan jätehuoltoyhtiön kanssa. Käyttöönottoprojekti käynnistetään sopimuksien allekirjoittamisen jälkeen. Käyttöönoton aikataulussa pysyminen on Tilaajalle:lle tärkeää, perustettavan yhtiön käynnistämisaikataulun vuoksi. Käyttöönoton läpivienti tapahtuu siten, että palvelu- ja järjestelmäkokonaisuus tulee olla tuotantokäytössä 1.4.2023 Toimittaja vastaa siitä, että sillä on käyttöönottoprojektin ajan käytettävissään riittävät henkilöstö ja muut resurssit käyttöönottoprojektin läpiviemiseen sovitussa aikataulussa.

Hankinnan kokonaisarvo: 400 000 EUR 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta
Myöntämisperusteet
Alin hinta

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2023-05-11 📅
Julkaisupäivä: 2023-05-16 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2023/S 094-289483
Viittaa ilmoitukseen: 2023/S 018-050448
EUVL-S-numero: 94

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

Vaihtoehtojen kuvaus:

Sopimus jatkuu määräajan jälkeen toistaiseksi voimassa olevana, ellei toisin sovita. Jos sopimus päätetään kumman tahansa osapuolen toimesta määräajan loppuun, tulee siitä ilmoittaa viimeistään 6 kuukautta aikaisemmin sopimusosapuolelle kirjallisesti. 48 kuukauden jälkeen sopimuksen irtisanomisaika: tilaajan irtisanoessa 4 kuukautta ja palveluntuottajan irtisanoessa 9 kuukautta.

Menettely
Nopeutettu menettely:

Porin kaupunginhallitus päätti 16.1.2023 (§ 34) perustaa kunnallisen jätehuoltoyhtiön, jolle kaupungin jätehuoltotoiminta siirtyy

liiketoimintakaupalla 1.4.2023. Yhtiöllä tulee olla toimivat talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät ja palvelut heti toiminnan

alkaessa.

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2023-03-10 📅
Nimi: Festum Accounting Oy
Kansallinen rekisterinumero: 05328769
Postiosoite: Isolinnankatu 22 B
Postitoimipaikka: Pori
Postinumero: 28100
Maa: Suomi 🇫🇮
Satakunta 🏙️
Hankinnan kokonaisarvo: 400 000 EUR 💰
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 4
Lähde: OJS 2023/S 094-289483 (2023-05-11)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Liike-elämän palvelut: laki, markkinointi, neuvonta, työhönotto, painatus ja turvallisuus (>20 uudet hankinnat)

Kirjanpito-, tilintarkastus- ja verotuspalvelut (8)

Kirjanpito- ja tilintarkastuspalvelut (5)

Kirjanpito (4)

Kirjanpitopalvelut (4)
Tilinpäätösten laadintapalvelut (2)