Hankinnan kuvaus
Tilaajan eli kunnallisen jätehuoltoyhtiön tavoitetilana talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmä- ja palvelukokonaisuuden hankinnassa on lisätä tiedon luotettavuutta ja ajantasaisuutta sekä vähentää manuaalista tallennustyötä. Keskeinen tavoite on myös muuttaa työprosessit sähköisiksi sekä automatisoida päivittäinen raportointi huomioiden voimassa olevat lait ja säädökset.
Uuden talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuuden tulee olla helppokäyttöinen, käyttäjää ohjaava ja tehokas. Käytettävyydessä on erityisen suurella painotuksella huomioitava laajassa käytössä olevat ominaisuudet kuten ostolaskujen kierto ja käsittelyprosessi, budjetointi ja ennustaminen sekä raportointi, joiden käytön tulee olla vaivatonta riippumatta käyttäjän talous- ja henkilöstöhallinnon osaamisen tasosta. Valittavan järjestelmän tulee mahdollistaa web käyttöliittymän kautta tarjottava ratkaisu jossa tulee huomioida mobiilikäyttöliittymä web käyttöliittymän lisäksi ainakin työajan sekä lomien ja poissaolojen hallintaan sekä sähköisten ostolaskujen hyväksyntään.
Järjestelmäkokonaisuus voi koostua useammasta järjestelmästä tai ohjelmistomoduulista. Toimittajan vastuulla on eri ohjelmistomoduulien tai järjestelmien sisäiset integraatiot siten, että kokonaisuus näyttäytyy yhtenäisenä talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuutena Tilaajalle, mukaan lukien eri tasoisille käyttäjille. Lisäksi Tarjoaja vastaa ohjelmistolisensseistä, ylläpidosta ja tuesta Tilaajan suuntaan. Tietoarkkitehtuurin tavoitteena on yhden kirjauksen periaate. Tieto syötetään järjestelmäkokonaisuuteen vain kerran, jonka jälkeen tieto siirtyy automaattisesti järjestelmän sisällä myös muihin kokonaisuuden osiin.
Erityisen tärkeää on laskutus liittymien rakentaminen jätehuoltoyhtiön käytössä olevaan Vitec Tietomitta Oy:n tarjoamaan Vingo laskutukseen josta siirretään avoimia myyntilaskuja hankittavaan järjestelmäkokonaisuuteen josta laskut tulee saada toimitettua verkkolaskuoperaattorin/palvelun toimesta joko paperisena tai sähköisenä.
Verkkolaskuoperaattori sisältyy järjestelmäkokonaisuuden kilpailutukseen. Sekä yksittäisen laskun että laskuaineistojen lähettäminen ja vastaanottaminen tapahtuu automatisoidusti verkkolaskuoperaattorin kautta.
Osana käyttöönottoprojektia toimittajan tulee kouluttaa Tilaajan eritasoisia käyttäjiä n.5-7 henkilöä järjestelmäkokonaisuuden käyttöön ja hallinnointiin. Koulutukset voidaan järjestetään etäkoulutuksina, esim. Teams.
Hankittavan järjestelmäkokonaisuuden ja palvelun tulee sisältää seuraavat toiminnallisuudet:
Taloushallinto
• Kirjanpito
• Käyttöomaisuuskirjanpito
• Budjetointi ja ennustaminen
• Raportointi
• Maksuliikenne, maksatus
• Kassavirtaennustaminen
• Ostoreskontra, ostolaskut, ostolaskujen käsittelyprosessi
• Myyntireskontra, myyntilaskutus, maksumuistutus
• Laskujen lähettäminen (verkkolasku, e-kirjelasku, paperilasku, sähköposti) liitteineen verkkolaskuoperaattorin
kautta
• Laskujen vastaanotto (verkkolasku, e-kirjelasku, paperilasku, sähköposti) liitteineen verkkolaskuoperaattorin kautta
• Verkkolaskuoperaattori
• Aineistot arkistoituvat järjestelmäkokonaisuuteen liitteineen, käyttöarkisto
Henkilöstöhallinto
• Palkanlaskenta (kk- ja tuntipalkat sekä palkkiot) ja rekisterien ylläpito
• Palkkojen maksatus
• Palkan vähennykset
• Sähköiset palkkalaskelmat ja -todistukset
• Kuukausittaiset ja vuosittaiset ilmoitukset verohallintoon, vakuutusyhtiöihin, työnantajaliittoon sekä
Elinkeinoelämän keskusliittoon
• Tilikauden aikaiset jaksotukset
• Lomapalkkajaksotukset
• Kela-hakemukset
• Lakisääteinen arkistointi
• Poissaolojen ja tuntikirjausten hallinta, kirjaaminen, tarkastus ja hyväksyntä
• Lomatietojen käsittely ja ylläpito, kirjaaminen, tarkastus ja hyväksyntä
Tavoitteena on hankkia talousjärjestelmäkokonaisuus SaaS-palveluna, joka sisältää:
• ylläpidon
• tukipalvelut
• integraatiot ja migraatiot
• käyttöönottoprojektin