Tarjouspyyntö Interreg Knowledge Fair 2024 -messujen järjestämisestä / Request for tenders for organizing the Interreg Knowledge Fair 2024

Lyhyt kuvaus

Interact-ohjelma pyytää tarjoustanne Interreg Knowledge Fair 2024 -messujen järjestämiseen (paikka, tilat, tekninen tuki ja catering) noin 290 osallistujalle.
Interact on EU-instituutio (toimistot Valenciassa, Wienissä, Bratislavassa, Viborgissa ja Turussa), joka tarjoaa neuvontaa, järjestää oppimistilaisuuksia ja kehittää asiakkaille monenlaisia työkaluja – Interreg-yhteistyöohjelmia ympäri Eurooppaa.
Interact Office Turkua isännöi Varsinais-Suomen ympäristö-, liikenne- ja elinkeinokeskus (ELY-keskus) Turussa. Hankintaviranomainen tässä hankintamenettelyssä on siten Varsinais-Suomen ELY-keskus / Interact Office Turku.
Tapahtuma järjestetään 5. - 7.3.2024 ja sen tavoitteena on edistää yhteistyötä, vaihtaa kokemuksia, luoda ratkaisuja ja helpottaa osallistujien (87 Interreg-ohjelman henkilöstön) verkostoitumista.
Järjestävän organisaation matkustusyhteydet ja kustannustehokkuus paikan päällä toimimiseen huomioiden kohdepaikka rajataan Suomen lähialueille (Suomi, Ruotsi, Viro, Latvia ja Puola).
Tarjouspyynnön liitteenä (liite 1) on tarkemmat kuvaukset tiloihin, tekniikkaan, cateringiin ym. liittyvistä vaatimuksista.
The Interact program requests your offer for the organization of the Interreg Knowledge Fair 2024 (venue, facilities, technical support and catering) for approximately 290 participants.
Interact is an EU institution (offices in Valencia, Vienna, Bratislava, Viborg and Turku) that offers advice, organizes learning events and develops a wide range of tools for clients - Interreg cooperation programs across Europe.
Interact Office Turku is hosted by Varsinais-Suomen Environment, Transport and Business Center (ELY Center) in Turku. The procurement authority in this procurement procedure is therefore Varsinais-Suomen ELY-keskus / Interact Office Turku.
The event will take place on March 5 - 7, 2024 and its goal is to promote cooperation, exchange experiences, create solutions and facilitate the networking of the participants (87 Interreg program personnel).
Taking into account the organizing organization's travel connections and cost-effectiveness for on-site operations, the target location is limited to Finland's neighboring regions (Finland, Sweden, Estonia, Latvia and Poland).
The tender request is attached (appendix 1) with more detailed descriptions of the requirements related to facilities, technology, catering, etc.

Menettelyn tärkeimmät piirteet

Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus HILMA-järjestelmässä (www.hankintailmoitukset.fi).
Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen ja englannin kielellä.
Hankintayksikkö voi keskeyttää hankinnan perustellusta ja todellisesta syystä osittain tai kokonaan. Hankintayksikkö pidättää myös oikeuden olla hyväksymättä yhtäkään tarjousta. Hankinnan siirtäminen tai keskeyttäminen ei aiheuta maksuvelvollisuutta hankintayksikölle.
Menettelyn vaiheet ovat seuraavat:
1. Tarjousten avaaminen
2. Tarjousten soveltuvuuden tarkistaminen
3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen
4. Tarjousten vertailu
5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä tiedottaminen
6. Sopimuksen solmiminen. Sopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.
Valitulta toimittajalta tullaan pyytämään rikosrekisteriote sekä seuraavat dokumentit:
1) selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin;
2) kaupparekisteriote tai kaupparekisteristä muutoin saadut kaupparekisteriotetta vastaavat tiedot;
3) selvitys siitä, ettei yrityksellä ole verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain (1346/1999) 20 b §:n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitettua verovelkaa taikka viranomaisen antama selvitys verovelan määrästä;
Hankinnasta tehdään erillinen hankintapäätös, jossa ilmoitetaan valittu toimittaja ja ei valituksi tulleet. Lisäksi tarjouskilpailusta pois suljetut saavat erillisen päätöksen poissulkemisesta.
Hankintapäätökseen on oikeus hakea muutosta tai hankintaoikaisua.
A procurement notice has been published about the procurement in the HILMA system (www.hankintaylokkeet.fi).
Bidders are not compensated for making, presenting, or otherwise participating in the procedure. Tender documents are available in Finnish and English.
The procurement unit can partially or completely suspend the procurement for a justified and real reason. The procurement unit also reserves the right not to accept any offer. Postponing or suspending procurement does not result in payment obligations for the procurement unit.
The steps of the procedure are as follows:
1. Opening of tenders
2. Checking the suitability of offers
3. Checking the compliance of the bids with the request for bids
4. Comparison of offers
5. Making the procurement decision and informing about the decision
6. Conclusion of the contract. The contract is only created when the written contract is signed.
A criminal record extract and the following documents will be requested from the selected supplier:
1) an explanation of whether the company is registered in the advance collection register and employer register according to the Advance Collection Act (1118/1996) and in the VAT register according to the Value Added Tax Act (1501/1993);
2) extract from the trade register or information corresponding to the extract from the trade register otherwise obtained from the trade register;
3) a statement that the company does not have a tax debt as referred to in section 20 b, subsection 1, point 2 of the Act on Disclosure and Confidentiality of Taxation Information (1346/1999) or a statement from the authority on the amount of the tax debt;
A separate procurement decision is made about the procurement, where the selected supplier and those who were not selected are announced. In addition, those excluded from the tender will receive a separate decision on exclusion.
You have the right to apply for an amendment or a procurement adjustment to the procurement decision.