Posion kunnan talous- ja palkkahallintopalveluiden kilpailutus

Lyhyt kuvaus

Posion kunta pyytää tarjouksia talous- ja palkkahallintopalveluista tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.

Hankinnan kohteena on talous- ja palkkahallinnon palvelut Posion kunnalle (jäljempänä ”hankintayksikkö” ja ”Tilaaja”).

Hankintasopimuksen tavoitteena on ostaa toteutettavan kilpailutuksen perusteella 1.4.2024 alkaen palveluna ratkaisu, jossa palveluntuottaja tarjoaa Tilaajalle kokonaisvaltaisesti seuraavat talous- ja palkkahallinnon palvelut: kirjanpito, osto- ja myyntireskontra, maksuliikenne, rahavarojen seuranta, talousarvion ja tilinpäätöksen laadinta (sis. konsernitilinpäätös), raportointi sekä tilastoinnin vaatimat raportoinnit, tarvittavat ohjelmistot ja kirjanpidollinen neuvonta sekä ohjelmistojen käyttöopastus ja päivittäinen käyttötuki. Palveluun sisältyvät tehtävät ja vastuunjako on esitetty tarkemmin liitteissä 1A ja 1B. Osa hankinnalle asetetuista vaatimuksista on harkinnanvaraisesti tarjottavia. Palveluntuottajalta voidaan tarvittaessa hankkia hankinnan kohteeseen sisältyvää konsultaatiota ja asiantuntijatyötä.

Liitteissä 1A ja 1B tarkoitettuja optioita voidaan hankkia sopimuskauden aikana enintään siten, ettei optioiden yhteenlaskettu enimmäisarvo ole enempää kuin 10 % sopimuksen kokonaisarvosta, mutta kuitenkin siten, ettei optioiden kokonaisarvo ole enempää, kuin 59 900 euroa.

Palveluiden käyttöönotto tapahtuu siten, että palvelu on kokonaisuudessaan Tilaajan käytössä 1.4.2024.

Arvioitu työtarve on kirjanpidon osalta 525 tuntia vuodessa. Myyntilaskuja on arviolta 5904 kpl/v, ostolaskuja 5665 kpl/v ja palkkalaskelmia 3216 kpl/v. Kirjanpidossa olevien tositteiden määrä vuodessa 26 208 kpl/v. Tilaaja arvioi, että budjetointijärjestelmään tulee 25-30 käyttäjää. Lisäksi arviolta 25-30 käyttäjää tarvitsee pääsyn raportointiin. Kulutusluvut ovat tarkemmin eriteltynä liitteillä 1A ja 1B. Tilaajalla ei ole tiedossaan olennaisia muutoksia näihin kulutuslukuihin.

Posion kunnalla on käytössään taloushallinnossa järjestelminä Raindance, Raindance budjetointiportaali, UDP-raportointi, Tane-raportointi, Rondo R8 ja laskutus. Palkkahallinnossa järjestelminä ovat Personec ESS, Personec FK, M2 (matkalaskut) sekä Personec vanha (luottamusmiespalkkioiden tallennus). Nämä järjestelmät ovat nykyisen palveluntuottajan kautta eikä niitä ole tarkoitus hyödyntää enää yliheiton jälkeen.

Edeltävä palveluntuottaja huolehtii edeltävän sopimuksen mukaisesti vuoteen 2023 ja alkuvuoteen 2024 liittyvistä Valtiokonttorin raportoinneista ja tilinpäätösasioista. Käyttöönottoprojektin yhteydessä kirjanpidon historiatietoa tuodaan kahdelta (2) vuodelta ja raportointitietoja viideltä (5) vuodelta talous- ja palkkahallinnonjärjestelmistä. Tarjoajan tulee sisällyttää edellä tarkoitetusta alkuvuotta 2024 ja sitä vanhemmasta datasta ja ko. datan tuomisesta aiheutuvat kustannukset käyttöönottoprojektille tarjottavaan hintaan.

Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta Tilaajalle määräostovelvoitetta tai palveluntuottajalle yksinoikeutta tuottaa palvelua.

Varsinainen palveluntuotannon sopimuskausi on määräaikainen kolme (3) vuotta siten, että 3 vuoden määräaikainen sopimuskausi lasketaan siitä päivästä lukien, kun palveluntuotanto on käynnistynyt, edellyttäen että käyttöönottoprojekti on päättynyt ja tilaaja on hyväksynyt toimituksen. Hyväksymismenettelystä sovitaan erikseen sopimusluonnoksen käyttöönottoprojektien hyväksyntää koskevien ehtojen puitteissa. Tilaajan on hyväksyttävä käyttöönottoprojekti päättyneeksi ja sopimuskausi alkaneeksi.

Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen sopimus jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana.

Menettelyn tärkeimmät piirteet

Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki). Hankintamenettelynä käytetään hankintalain 57 §:n mukaista nopeutettua avointa menettelyä.

Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 125 §).

Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta.

Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä.

Nopeutettu menettely

Hankinta tehdään julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 57 §:n mukaisella nopeutetulla avoimella menettelyllä. Hankintalain 56 § mukaisia normaaleja avoimen menettelyn määräaikoja ei voida tässä hankinnassa noudattaa, koska talous- ja palkkahallinnon palvelujen tulee olla tuotantokäytössä 1.4.2024 alkaen. Lisäksi hankintayksikkö on jo kerran joutunut keskeyttämään vastaavan hankinnan, koska hankintayksikkö havaitsi virheen silloisissa hankinnan kohteen vähimmäisvaatimuksissa. Käyttöönottoprojekti tulee siten aloittaa mahdollisimman pian, jotta edellä mainitussa aikataulussa pysytään ja palvelut saadaan suunnitellusti käyttöön. Näin ollen hankintalain 56 § mukaisten normaalien avoimen menettelyn määräaikojen noudattaminen olisi tässä hankinnassa hankintayksikön edellä mainitulla tavalla perusteleman kiireen vuoksi käytännössä mahdotonta.