Palveluhallintajärjestelmän hankinta SaaS-palveluna

Lyhyt kuvaus

Oulun yliopisto ja Oulun ammattikorkeakoulu ovat hankkimassa palveluhallintajärjestelmää. Hankinnan kohteena on Oulun yliopiston (OY) ja Oulun ammattikorkeakoulun (Oamk) yhteiseen käyttöön tuleva selainpohjainen palvelunhallintajärjestelmä SaaS-palveluna (Software as a Service) sisältäen tuki- ja ylläpitopalvelun. Hankitaan sisältyy palveluhallintajärjestelmän kokonaistoimitus, sen käyttöön liittyvät jatkuvat palvelut ja jatkokehitys sekä mahdolliset asiantuntijapalvelut.

Uuden palveluhallintajärjestelmän hankintatarve on syntynyt Oulun korkeakoulujen palveluiden yhdistämisen myötä. Aiemmin molemmissa organisaatioissa on tahoillaan ollut käytössä ns. on-premise-ohjelmistot palvelunhallinnassa. Nyt ollaan hankkimassa SaaS-palvelua organisaatioiden yhteisten palveluiden käyttöön.

Hankinta-asiakirjat ovat tässä vaiheessa alustavia ja niissä olevat tiedot täsmentyvät hankinnan edetessä. Lopulliset hankinta-asiakirjat määritellään lopulliseen tarjouspyyntöön.

Hankinnan kohdetta on kuvattu tarkemmin osallistumispyynnön liitteissä. Osallistumispyynnön liitteissä Liite 1 Tietoturvavaatimukset, Liite 3 Kohteen kuvaus ja Liite 4 Vaatimukset kuvataan niitä toiminnallisia, teknisiä ominaisuuksia sekä vaatimuksia toimitukselle, joita hankittavalta palvelulta vaaditaan. Tietoturvavaatimukset ovat omassa liitteessään ja liitteessä 4 Vaatimukset ovat Vähimmäisvaatimukset, Pisteytettävät vaatimukset ja Toimitukseen kohdistuvat vaatimukset, jotka on listattu omille välilehdilleen. Palvelun on toteutettava vähimmäisvaatimukset, eikä niistä voida neuvotella hankintamenettelyn aikana. Pisteytettävät vaatimukset ovat toivottuja ominaisuuksia, joiden sisällyttämisestä palveluun tarjoaja saa pisteitä taulukon mukaisesti. Pisteytettävät vaatimukset ja niiden painotukset ovat alustavia ja niitä voidaan muuttaa lopulliseen tarjouspyyntöön neuvottelujen jälkeen. HUOM! Ehdokkaan ei siten tarvitse palauttaa kyseisiä liitteitä osallistumishakemuksen liitteenä, vaan ne ovat tässä vaiheessa ainoastaan tiedoksi ehdokkaille.

Tilaaja valitsee neuvotteluihin kolme (3) ehdokasta.

Hankinnassa muodostetaan puitejärjestely, johon tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan ja jonka kanssa se tekee puitesopimuksen. Valittava toimittaja voi olla myös tarjoajien muodostama ryhmittymä.

Puitejärjestelyn kesto on seitsemän (7) vuotta.

Puitesopimuksen perusteella tehdyt sopimukset ovat voimassa seuraavasti:
• Toimitussopimus, kunnes toimitus on hyväksytysti suoritettu, mahdollinen takuuaika on päättynyt ja Sopijapuolet ovat täyttäneet kaikki sopimusvelvoitteensa
• Jatkuvia palveluita koskeva sopimus määräajan jälkeen toistaiseksi
• Jatkokehityssopimukset ja toimeksiannot, kunnes toimitus tai toimeksianto on hyväksytysti suoritettu, Toimittaja on täyttänyt kaikki sopimusvelvoitteensa ja mahdollinen takuuaika on päättynyt
• Asiantuntijapalveluita koskeva palvelusopimus määräajan tai toistaiseksi.

Selvyyden vuoksi todetaan, että puitesopimuksen perusteella tehdyt sopimukset voivat olla voimassa pidempään kuin puitesopimus ja puitesopimuksen perusteella tehtyihin sopimuksiin sovelletaan puitesopimuksen ehtoja puitesopimuksen päättymisestä huolimatta.

Puitejärjestelyn ennakoitu arvo ja puitejärjestelystä tehtävien hankintojen enimmäisarvo sopimuskaudella nykyisellä rahan arvolla (2/2023) on 2 100 000 euroa (alv. 0%). Puitesopimus ei sisällä määrä- tai vähimmäisostovelvoitetta.