Ostolaskujärjestelmä SaaS-palveluna Kuntien Hetapalvelut Oy

Kuntien Hetapalvelut Oy

Monetra Oulu Oy, hankintapalvelut pyytää tarjoustanne Kuntien Hetapalvelut Oy:lle (jäljempänä myös "tilaaja") tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.
Hankinnan kohteena on kokonaisratkaisu, joka käsittää ostolaskujen sähköisen käsittelyn, maksun ja ostoreskontran järjestelmä SaaS-palveluna tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatulla tavalla. Tavoitteena on hankkia järjestelmä SaaS -palveluna, jolla Kuntien Hetapalvelut Oy tarjoaa ostolaskujen käsittelyn järjestelmäpalveluita asiakkailleen. Kuntien Hetapalvelut Oy hankkii järjestelmän itselleen, ja käyttää sitä osana taloushallinnon palvelutuotantoaan. Hankinta toteutetaan yhdeltä toimittajalta kokonaispalveluna.
Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Sopimuskausi on toistaiseksi voimassa oleva, ja se on suunniteltu alkavaksi 13.3.2023 valitun toimittajan kanssa, mutta aika on arvio eikä tilaaja sitoudu siihen.
Hankinnasta julkaistiin ennakkoilmoitus hankintailmoitukset.fi ja tarjouspalvelu.fi:ssä 8.9.2022 Ennakkoilmoitus: Ostolaskujärjestelmä SaaS-palveluna Kuntien Hetapalvelut Oy:lle (2022-107799).

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2023-02-16. Hankinta julkaistiin 2023-01-12.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

Kuka? Mitä? Missä?
Hankintojen historia
Päivämäärä Asiakirja
2023-01-12 hankintailmoitus
2023-01-27 Lisätietoilmoitus
2023-03-29 Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
hankintailmoitus (2023-01-12)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Viitenumero: Monetra E15/2023
Lyhyt kuvaus:
Monetra Oulu Oy, hankintapalvelut pyytää tarjoustanne Kuntien Hetapalvelut Oy:lle (jäljempänä myös "tilaaja") tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan kohteena on kokonaisratkaisu, joka käsittää ostolaskujen sähköisen käsittelyn, maksun ja ostoreskontran järjestelmä SaaS-palveluna tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatulla tavalla. Tavoitteena on hankkia järjestelmä SaaS -palveluna, jolla Kuntien Hetapalvelut Oy tarjoaa ostolaskujen käsittelyn järjestelmäpalveluita asiakkailleen. Kuntien Hetapalvelut Oy hankkii järjestelmän itselleen, ja käyttää sitä osana taloushallinnon palvelutuotantoaan. Hankinta toteutetaan yhdeltä toimittajalta kokonaispalveluna. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Sopimuskausi on toistaiseksi voimassa oleva, ja se on suunniteltu alkavaksi 13.3.2023 valitun toimittajan kanssa, mutta aika on arvio eikä tilaaja sitoudu siihen. Hankinnasta julkaistiin ennakkoilmoitus hankintailmoitukset.fi ja tarjouspalvelu.fi:ssä 8.9.2022 Ennakkoilmoitus: Ostolaskujärjestelmä SaaS-palveluna Kuntien Hetapalvelut Oy:lle (2022-107799).
Näytä lisää
Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Lisä-CPV-koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Pohjois-Pohjanmaa 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Alue- tai paikallistason virasto/laitos
Hankintaviranomaisen nimi: Kuntien Hetapalvelut Oy
Postiosoite: Rautatiekatu 21
Postinumero: 84100
Postitoimipaikka: Ylivieska
Yhteystiedot
Internetosoite: https://www.monetra.fi/oulu/palvelut/hankintapalvelut/ 🌏
Sähköposti: hankintapalvelut_noreply@monetra.fi 📧
Puhelin: +358 401454701 📞
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/monetra?id=428772&tpk=32bc5332-0dc0-4ca8-97bb-c669c30f66df 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/monetra?id=428772&tpk=32bc5332-0dc0-4ca8-97bb-c669c30f66df 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2023-01-12 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2023-02-16 📅
Julkaisupäivä: 2023-01-17 📅
Aloituspäivä: 2023-03-13 📅
Loppupäivä: 2027-02-28 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2023/S 012-030113
EUVL-S-numero: 12
Lisätietoja
Tarjousten avausajankohta on ilmoitettu sitoumuksitta. Tarjoukset voidaan avata myös ilmoitetun ajankohdan jälkeen. Avaustilaisuus ei ole julkinen.

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:
Monetra Oulu Oy, hankintapalvelut pyytää tarjoustanne Kuntien Hetapalvelut Oy:lle (jäljempänä myös "tilaaja") tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.
Hankinnan kohteena on kokonaisratkaisu, joka käsittää ostolaskujen sähköisen käsittelyn, maksun ja ostoreskontran järjestelmä SaaS-palveluna tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatulla tavalla. Tavoitteena on hankkia järjestelmä SaaS -palveluna, jolla Kuntien Hetapalvelut Oy tarjoaa ostolaskujen käsittelyn järjestelmäpalveluita asiakkailleen. Kuntien Hetapalvelut Oy hankkii järjestelmän itselleen, ja käyttää sitä osana taloushallinnon palvelutuotantoaan. Hankinta toteutetaan yhdeltä toimittajalta kokonaispalveluna.
Näytä lisää
Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Sopimuskausi on toistaiseksi voimassa oleva, ja se on suunniteltu alkavaksi 13.3.2023 valitun toimittajan kanssa, mutta aika on arvio eikä tilaaja sitoudu siihen.
Hankinnasta julkaistiin ennakkoilmoitus hankintailmoitukset.fi ja tarjouspalvelu.fi:ssä 8.9.2022 Ennakkoilmoitus: Ostolaskujärjestelmä SaaS-palveluna Kuntien Hetapalvelut Oy:lle (2022-107799).
Arvioitu kokonaisarvo: 450 000 EUR 💰
Lyhyt kuvaus:
HETA on kuntien ja kaupunkien omistama henkilöstö- ja taloushallintoon keskittynyt osakeyhtiö. Tällä hetkellä HETAn omistajia ovat Peruspalvelukuntayhtymä Kallio, Alavieskan kunta, Nivalan kaupunki, Sievin kunta, Kärsämäen kunta, Ylivieskan kaupunki, Siikalatvan kunta, Toholammin kunta, Pyhännän kunta, Hausjärven kunta, Lopen kunta, Rauman kaupunki ja Lestijärven kunta. HETAn toimipisteet sijaitsevat Ylivieskassa ja Nivalassa.
Näytä lisää
Ostolaskujärjestelmän tulee tukea moniasiakasympäristöä, jossa toimii useita toisistaan riippumattomia tahoja ja järjestelmän täytyy myös skaalautua erikokoisten asiakkaiden tarpeisiin.
Hankintaan tulee kuulumaan järjestelmän toteuttamiseen, mukauttamiseen ja ylläpitoon liittyviä asiantuntijapalveluja.
Aikataulu on arvio. Hankinta tullaan tekemään yhdeltä kokonaisvastuulliselta toimittajalta, joka pystyy toimittamaan kokonaisratkaisun pilvipalveluna (SaaS) hankintailmoituksessa ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti.
Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska tarkoitus on hankkia ostolasku -järjestelmä kokonaisratkaisuna siten, että sekä sen käyttöönottoon että ylläpitoon liittyvät palvelut ovat yhteensopivia ja että niiden hallittavuus tämän vuoksi on helppoa ja käytännöllistä.
Näytä lisää
Hankinnan tavoitteena on nimenomaan yhdistää tällä hetkellä loppuasiakkaiden eri järjestelmissä tapahtuvaa ostolaskujen käsittelyn hallintaa samaan, käyttökokemukseltaan yhdenmukaiseen kokonaisuuteen.
Järjestelmälle on asetettu liitteessä Liite 1.Pakolliset vaatimukset vähimmäisvaatimuksia, joihin tarjoajan tulee sitoutua. Liitteeseen ei täytetä, lisätä tai vastata vaan se on osa tarjouspyynnön sisältöä sellaisenaan ja liitetään myös sopimuksen liitteeksi.
Näytä lisää
Tarjoajaa kehotetaan tutustumaan huolellisesti tarjouspyyntöön ja sen liitteisiin.
Hankinnan kohteena oleva järjestelmä on Kuntien Hetapalvelut Oy:n käyttöön tuleva moniyritysympäristön mahdollistava valmisohjelmisto, joka parametroimalla ja vain vähäisellä ohjelmointityöllä (esim. järjestelmäliittymät) saatetaan vastaamaan tilaajan kuvaamia tarpeita.
Näytä lisää
Kuntien Hetapalveluissa käytettävät järjestelmät vaihtelevat alue- ja asiakaskohtaisesti eli ostolasku-järjestelmän tulee integroitua vaihteleviin järjestelmäympäristöihin palvelukeskusmallin vaatimukset huomioiden. Tavoitteena on, että tuleva ostolasku-järjestelmä kattaisi ostolaskujen tiliöintiin, tarkastukseen ja hyväksyntään liittyvät asiat ja vähentäisi manuaalista työtä.
Näytä lisää
Kilpailutuksen voittaneen toimijan kanssa tehdään Toimitusprojektisopimus kattamaan ensin käyttöönottovaihe, jonka jälkeen siirrytään vaiheittain Palvelusopimuksen jatkuvien palveluiden käytön piiriin.
Uudistusten kuvaus:
Hankintasopimus liitteineen astuu voimaan, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet ja on voimassa määräaikaisena sopimuksena 28.2.2027 saakka, jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassaolevana irtisanomisehdoin ilman erillistä ilmoitusta.
Näytä lisää
Vaihtoehtojen kuvaus:
Hankintaan sisältyy optiona Toimittajaportaali, eikä sille tarjottua hintaa vertailla.
Mikäli valitulla palveluntuottajalla on tarjota Toimittajaportaali, sen mahdollisesta käyttöönotosta tilaaja ja palveluntuottaja neuvottelevat keskenään myöhemmin.

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 09:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 2023-06-25 📅
Tarjousten avauspäivä: 2023-02-16 📅
Tarjousten avausaika: 09:10
Paikka: Oulu.
Lisätietoja:
Tarjousten avausajankohta on ilmoitettu sitoumuksitta. Tarjoukset voidaan avata myös ilmoitetun ajankohdan jälkeen. Avaustilaisuus ei ole julkinen.

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 2642777-4
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Helena Räisänen
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/monetra?id=428772&tpk=32bc5332-0dc0-4ca8-97bb-c669c30f66df 🌏

Viite
Lisätietoja
HANKINTAMENETTELY
Hankintamenettelyssä ei tulla hyväksymään osatarjouksia hankinnan luonteen vuoksi.
Rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjoaja voi jättää vain yhden tarjouksen.
Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska tarkoitus on hankkia ostolasku -järjestelmä SaaS -palvelu kokonaisratkaisuna siten, että sekä sen käyttöönottoon että ylläpitoon liittyvät palvelut ovat yhteensopivia ja että niiden hallittavuus tämän vuoksi on helppoa ja käytännöllistä. Tavoitteena on hankkia kokonaisratkaisu yhdeltä toimittajalta sekä nimenomaan yhdistää tällä hetkellä loppuasiakkaiden eri järjestelmissä tapahtuvaa ostolaskujen käsittelyä samaan käyttökokemukseltaan yhdenmukaiseen kokonaisuuteen.
Näytä lisää
Hankinnassa lopullisen tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus.
Hankintaan sovelletaan Suomen julkisten hankintojen lainsäädäntöä.
Tarjouksen tekemisestä, esittelystä, neuvotteluista tai muusta kilpailutukseen osallistumisesta tai siihen liittyneistä toimenpiteistä ei makseta tarjoajille korvausta.
HANKINTAMENETTELYN KULKU
1. Tarjouspyynnön julkaiseminen
2. Tarjouspyynnöstä esitettyihin kysymyksiin vastaaminen
3. Tarjousten jättämisen määräaika
4. Tarjousten vertailu
5. Hankintapäätös ja päätöksestä ilmoittaminen
6. Hankintasopimuksen solmiminen, joka syntyy vasta sähköisen sopimuksen allekirjoittamisella.
LISÄTIEDOT - SANASTO JA KÄSITTEET
*Tilaaja - on Kuntien Hetapalvelut Oy
*Asiakas - on Kuntien Hetapalveluiden asiakkaat, joille tilaaja tuottaa taloushallinnon palveluita
*Ostolaskujärjestelmä - on järjestelmä, jolla Kuntien Hetapalvelut Oy tuottaa palveluita asiakkailleen
*Käyttöönotto - on sopimuksen mukainen toimitusprojekti, jossa ostolaskujärjestelmä otetaan tilaajan käyttöön pidemmän aikavälin kehittämis -ja ylläpitotavoitteiden mukaisesti
*Hankintasopimus - sopimuskokonaisuus, johon kuuluu sekä Toimitusprojektisopimus ja Palvelusopimus kokonaisuudessaan
*Toimitusprojektisopimus - on järjestelmän toimituksesta ja käyttöönotosta tehtävä toimitussopimus, joka kattaa käyttöönottovaiheen
*Palvelusopimus - on sopimus järjestelmään liittyvästä palvelusta käyttöönottovaiheen jälkeen

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Sörnäistenkatu 1
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00580
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2023/S 012-030113 (2023-01-12)
Lisätietoilmoitus (2023-01-27)
Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:
Monetra Oulu Oy, hankintapalvelut pyytää tarjoustanne Kuntien Hetapalvelut Oy:lle (jäljempänä myös "tilaaja") tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan kohteena on kokonaisratkaisu, joka käsittää ostolaskujen sähköisen käsittelyn SaaS-palveluna tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatulla tavalla. Tavoitteena on hankkia järjestelmä SaaS -palveluna, jolla Kuntien Hetapalvelut Oy tarjoaa ostolaskujen käsittelyn järjestelmäpalveluita asiakkailleen. Kuntien Hetapalvelut Oy hankkii järjestelmän itselleen, ja käyttää sitä osana taloushallinnon palvelutuotantoaan. Hankinta toteutetaan yhdeltä toimittajalta kokonaispalveluna. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Sopimuskausi on toistaiseksi voimassa oleva, ja se on suunniteltu alkavaksi 16.3.2023 valitun toimittajan kanssa, mutta aika on arvio eikä tilaaja sitoudu siihen. Hankinnasta julkaistiin ennakkoilmoitus hankintailmoitukset.fi ja tarjouspalvelu.fi:ssä 8.9.2022 Ennakkoilmoitus: Ostolaskujärjestelmä SaaS-palveluna Kuntien Hetapalvelut Oy:lle (2022-107799).
Näytä lisää
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Lisätietoilmoitus

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2023-01-27 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2023-02-17 📅
Julkaisupäivä: 2023-02-01 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2023/S 023-066281
Viittaa ilmoitukseen: 2023/S 012-030113
EUVL-S-numero: 23
Lisätietoja
Tarjouspyyntöasiakirjoja on muutettu. Vastaukset kysymyksiin löytyvät erilliseltä liitteeltä Liite Vastaukset kysymyksiin 27.1.2023. Tarjouspyynnön liitettä 1. Pakolliset vaatimukset.xls on täsmennetty. Tarjoajan tulee käyttää uutta täsmennettyä liitettä.
Näytä lisää

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:
Hankinnan kohteena on kokonaisratkaisu, joka käsittää ostolaskujen sähköisen käsittelyn SaaS-palveluna tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatulla tavalla. Tavoitteena on hankkia järjestelmä SaaS -palveluna, jolla Kuntien Hetapalvelut Oy tarjoaa ostolaskujen käsittelyn järjestelmäpalveluita asiakkailleen. Kuntien Hetapalvelut Oy hankkii järjestelmän itselleen, ja käyttää sitä osana taloushallinnon palvelutuotantoaan. Hankinta toteutetaan yhdeltä toimittajalta kokonaispalveluna.
Näytä lisää
Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Sopimuskausi on toistaiseksi voimassa oleva, ja se on suunniteltu alkavaksi 16.3.2023 valitun toimittajan kanssa, mutta aika on arvio eikä tilaaja sitoudu siihen.
Lähde: OJS 2023/S 023-066281 (2023-01-27)
Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2023-03-29)
Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:
Monetra Oulu Oy, hankintapalvelut on kilpailuttanut Kuntien Hetapalvelut Oy:lle (jäljempänä myös "tilaaja") Ostolaskujärjestelmän SaaS-palveluna. Hankinnan kohteena oli kokonaisratkaisu, joka käsittää ostolaskujen sähköisen käsittelyn SaaS-palveluna tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatulla tavalla. Tavoitteena oli hankkia järjestelmä SaaS -palveluna, jolla Kuntien Hetapalvelut Oy tarjoaa ostolaskujen käsittelyn järjestelmäpalveluita asiakkailleen. Kuntien Hetapalvelut Oy hankki järjestelmän itselleen, ja käyttää sitä osana taloushallinnon palvelutuotantoaan. Hankinta toteutettiin yhdeltä toimittajalta kokonaispalveluna. Hankinnasta julkaistiin ennakkoilmoitus hankintailmoitukset.fi ja tarjouspalvelu.fi:ssä 8.9.2022 Ennakkoilmoitus: Ostolaskujärjestelmä SaaS-palveluna Kuntien Hetapalvelut Oy:lle (2022-107799).
Näytä lisää
Hankinnan kokonaisarvo: 450 000 EUR 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2023-03-29 📅
Julkaisupäivä: 2023-04-03 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2023/S 066-197422
EUVL-S-numero: 66
Lisätietoja
HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelyssä ei tulla hyväksymään osatarjouksia hankinnan luonteen vuoksi. Rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjoaja voi jättää vain yhden tarjouksen. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska tarkoitus on hankkia ostolasku -järjestelmä SaaS -palvelu kokonaisratkaisuna siten, että sekä sen käyttöönottoon että ylläpitoon liittyvät palvelut ovat yhteensopivia ja että niiden hallittavuus tämän vuoksi on helppoa ja käytännöllistä. Tavoitteena on hankkia kokonaisratkaisu yhdeltä toimittajalta sekä nimenomaan yhdistää tällä hetkellä loppuasiakkaiden eri järjestelmissä tapahtuvaa ostolaskujen käsittelyä samaan käyttökokemukseltaan yhdenmukaiseen kokonaisuuteen. Hankinnassa lopullisen tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Hankintaan sovelletaan Suomen julkisten hankintojen lainsäädäntöä.
Näytä lisää

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:
Monetra Oulu Oy, hankintapalvelut on kilpailuttanut Kuntien Hetapalvelut Oy:lle (jäljempänä myös "tilaaja") Ostolaskujärjestelmän SaaS-palveluna.
Hankinnan kohteena oli kokonaisratkaisu, joka käsittää ostolaskujen sähköisen käsittelyn SaaS-palveluna tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatulla tavalla. Tavoitteena oli hankkia järjestelmä SaaS -palveluna, jolla Kuntien Hetapalvelut Oy tarjoaa ostolaskujen käsittelyn järjestelmäpalveluita asiakkailleen. Kuntien Hetapalvelut Oy hankki järjestelmän itselleen, ja käyttää sitä osana taloushallinnon palvelutuotantoaan. Hankinta toteutettiin yhdeltä toimittajalta kokonaispalveluna.
Näytä lisää

Menettely
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Laatu
Laatukriteeri (painotus): 50
Hinta (painotus): 50

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2023-03-16 📅
Nimi: Visma Public Oy
Kansallinen rekisterinumero: FI26440282
Postiosoite: Keskuskatu 3
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00100
Maa: Suomi 🇫🇮
Helsinki-Uusimaa 🏙️
Internetosoite: https://www.visma.fi 🌏
Hankinnan kokonaisarvo: 450 000 EUR 💰
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 1
Lähde: OJS 2023/S 066-197422 (2023-03-29)