Mobiililaitteiden ja työasemien sekä näyttöjen ja yhteensopivien tarvikkeiden sekä palvelujen hankinta

Lyhyt kuvaus

Hankinnan kohteena ovat vaatimusten mukaiset Mobiililaitteet ja Työasemat sekä Näytöt (myös "Laite” tai ”Laitteet”) sekä Laitteisiin yhteensopivat tarvikkeet (”Tarvikkeet”), jotka Kaakkois-Suomen Tieto (”Tilaaja”) hankkii itsensä ja tarjouspyynnön liitteessä lueteltujen Tilaajan asiakkaiden (”Asiakas”) henkilöstön (”Käyttäjä”) käyttöön. Asiakkaat on kerrottu tarjouspyynnön liitteessä 10.3 "Tilaajan asiakkaat". Työasemat ja Työasemasta, Näytöstä ja Tarvikkeista koostuvat Työasemakokoonpanot tulevat Tilaajan rahoitusyhtiön omistukseen. Mobiililaitteet hankitaan Tilaajan tai Asiakkaiden omistukseen. Tarvikkeet tulevat Tilaajan tai Asiakkaan omistukseen, mikäli Tarvikkeet hankitaan erillisellä tilauksella.

Tarjoajalla tulee olla valmius toimittaa Tuotteita heti Kattosopimuksen tekemisen jälkeen Kattosopimuksen ehtojen mukaisesti. Tavoitteena on, että sopimus allekirjoitetaan 1.3.2024. Tilaaja voi aloittaa Laitteiden, Tarvikkeiden ja Palvelujen tilaukset samalla hetkellä, jotka Toimittaja toimittaa Kattosopimuksen ehtojen mukaisesti. Ennen Toimittajan tilausjärjestelmän käyttöönottoa tilaukset tehdään tarkemmin Kattosopimuksen tekemisen hetkellä sovittavalla vaihtoehtoisella tavalla.

Tuotteet ja Palvelut hinnoitellaan erikseen. Tuotteista, Palveluista sekä Lisäpalveluista maksettavien hintojen tulee sisältää kaikki Toimittajan kustannukset, jotka sille aiheutuu sopimuksen mukaisista velvoitteista.

Tuotteet ja Työasemien Optiot sekä näitä koskevat vaatimukset on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 2 ”Tekniset vaatimukset”. Tilaaja voi lisätä Työasemakohtaiseen tilauksiin Optioina ominaisuuksia/komponentteja, jotka eivät sisälly Työaseman vähimmäisvaatimuksiin.

Palvelupaketit sisältävät Palvelua sisältäen ainakin seuraavat vaatimusten mukaiset suoritteet:
- Asiakaspalvelu sovitun Palvelutason mukaisena Palveluaikana Tilaajalle ja Käyttäjille Kouvolassa ja Kotkassa sijaitsevissa Toimittajan toimipisteissä, sekä puhelimitse ja sähköpostitse
- Sopimuskauden aikainen Ohjausryhmätyöskentely
- Raportointi- Tuotteita koskevien tapahtumien kirjaaminen Toimittajan Toiminnanohjausjärjestelmään
- Toimitusaikojen toteutumisen varmistamiseksi perustettava Toimittajan Puskurivarasto sisältäen Puskurivaraston ylläpidon ja hallinnoinnin
- Laitteiden esiasennukset sekä tarroituksen
- Tietojen siirrot Käyttäjän käytössä olevasta Laitteesta Toimittajan toimittamaan Laitteeseen
- Toimituspalvelun sisältäen muun muassa Tuotteiden toimituksen Tilaajalle/Käyttäjälle sekä Laitteiden käyttökuntoon saattamisen, Näyttöjen asennukset olemassa oleviin telineisiin, Tarvikkeiden asennukset ja oheislaitteiden kytkennät ja käyttöopastuksen
- Noutopalvelun sisältäen Asiakkaalta/Käyttäjältä noudetun Laitteen toimituksen Tilaajan Vaihtolaitevarastoon
- Toimittajan Laiterekisterin, Tuotteiden liittäminen Laitereksiteriin sekä kaiken Laiterekisterin ylläpidon sekä hallinnoinnin
- Huoltopalvelut
- Tuotteiden Takuun ja takuukorjaukset

Tilaaja voi hankkia erillistilauksilla Lisäpalveluna yksittäisiä Palvelupakettien sisältämiä suoritteita sekä takuun ulkopuolista Laitteiden viankorjausta. Lisäpalveluksi katsotaan myös muun muassa näyttötelineiden asennustyö ja Lisätyövoimapalvelu, joka sisältää Tilaajan oikeuden saada Toimittajalta asiantuntijoita ns. kiireavuksi tilapäiseen, enintään kahden viikon tarpeeseen. Lisätyövoimapalvelu on kuvattu tarkemmin liitteessä 3 Palveluihin liittyvät vaatimukset. Lisäpalveluita ovat myös Toimittajan Laitevakuutus, jollaisen Tilaaja voi hankkia Asiakkaansa tarpeen mukaan.

Palvelupakettien sisältämät suoritteet sekä Lisäpalvelut on kuvattu tarkemmin liitteessä 3 ”Palveluihin liittyvät vaatimukset” ja tarjouspyynnön liitteessä 3.1 ”Palvelupaketit”.

Muilta osin Hankinnan kohde ja hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

KOEKÄYTTÖ

Tarjoajan tulee kyetä toimittamaan tarjotut Laitteet ja Tarvikkeet pois lukien Palvelimet tilaajalle koekäyttöön viimeistään 5 arkipäivän kuluessa hankintapäätöksen tiedoksisaannista. Koekäytön ehdot on kuvattu tarkemmin hankintailmoituksen kohdassa Hankintamenettelyn tarkemmat tiedot ja KOEKÄYTTÖ.

ENNAKOIDUT HANKINTAMÄÄRÄT

Tarjouspyynnön Hintaliitteessä käytetyt kertoimet ovat Tilaajan arvio tulevista hankintamääristä yhden vuoden ajalta neljän vuoden keskimääräisestä hankintamääräarviosta laskettuna. Tilaaja on tehnyt arvionsa tulevista hankintamääristä ostohistoriansa perusteella. Tilaajan arvion mukaan hankintamäärissä ei ole tapahtumassa muutoksia tulevan sopimuskauden aikana. Arvioidut hankintamäärät eivät kuitenkaan ole lupaus tietystä vähimmäishankintamääristä eikä Tilaaja siten sitoudu hankkimaan sopimuksen perusteella mitään vähimmäismäärää Tuotteita tai Palveluja.

PUITEJÄRJESTELYN KUVAUS

Kilpailutuksen perusteella perustetaan hankintalain 42 §:n tarkoittama puitejärjestely, johon valitaan yksi toimittaja jolta Tilaaja tekee tilaukset. Tilaaja voi sopimuskauden aikana pyytää valittua toimittajaa täydentämään tarjoustaan, mikäli Asiakkaalla on suojattavia turvallisuusintressejä, jotka asettavat erityisiä vaatimuksia Laitteita koskeville vaatimuksille. Mikäli valittu toimittaja ei kykene vastaamaan asetettuihin erityisiin vaatimuksiin ja täydentämään tarjoustaan, Tilaajalla on oikeus hankkia erityisvaatimukset täyttävät Laitteet ja näitä koskevat Palvelut kolmansilta osapuolilta kilpailutettavan sopimuksen estämättä.

Puitejärjestelyn yhteenlaskettu hankintojen enimmäisarvo sopimuskauden ajalle on 19.000.000,00 euroa. Mikäli hankintojen euromääräinen enimmäisarvo täyttyy sopimuskauden aikana, sopimus lakkaa ja/tai Tilaaja lopettaa hankintojen tekemisen.

Lisätietoja

Osatarjouksia ei sallita, koska osiin jakaminen saattaisi vaarantaa hankinnan tarkoituksenmukaisen toteutuksen.

KOEKÄYTTÖ

Tilaaja koekäyttää tarjousten vertailussa parhaaksi sijoittuneen tarjoajan tarjoamat Laitteet ja Tarvikkeet hankintapäätöksen tiedoksiannon jälkeen. Koekäyttö tehdään kaikille tarjotuille Laitteille sekä Tarvikkeille pois luettuna Palvelimet. Tarjoajan tulee kyetä toimittamaan Laitteet ja Tarvikkeet tilaajalle koekäyttöön viimeistään 5 arkipäivän kuluessa hankintapäätöksen tiedoksisaannista.

Koekäytössä varmistetaan ehdottomien vaatimusten sekä tarjoajan mahdollisesti tarjoaman lisälaadun täyttyminen. Koekäyttö tehdään voidaan tehdä samoille Laitteille ja Tarvikkeille, jotka ovat varsinaisena toimituksen kohteena tai ns. demo-laitteelle tai demo-tarvikkeelle sillä edellytyksellä, että demo-laite tai -tarvike on merkiltään ja malliltaan sekä ominaisuuksiltaan samoja, kuin tarjottu Laite tai Tarvike.

Jos koekäyttöön toimitetut Laitteet ja Tarvikkeet ovat uusia, Tilaaja korvaa koekäyttöön toimitetuista Laitteista ja Tarvikkeista tarjoajalle toimituskuluista ja Tuotteista Kattosopimuksen mukaisin ehdoin ja hinnoin sen jälkeen, kun Kattosopimus on allekirjoitettu.

Jos koekäyttöön toimitetut Laitteet ja Tarvikkeet ovat ns. demo-laitteita tai -tarvikkeita, tarjoaja vastaa demo-laitteiden ja -tarvikkeiden toimitus- sekä noutokuluista ja muista demo-laitteiden ja -tarvikkeiden käsittelystä tarjoajalle aiheutuvista kuluista kokonaisuudessaan.

Koekäytön aikana havaittu puute voi johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Mikäli tilaaja päätyy hylkäämään tarjoajan tarjouksen koekäytön perusteella, tarjoaja noutaa koekäyttöön toimittamansa Laitteet ja Tarvikkeet kustannuksellaan riippumatta siitä, ovatko Laitteet ja Tarvikkeet uusia vai ns. demo-laitteita tai -tarvikkeita.

Vaihtoehtojen kuvaus

Tilaajalla on sopimuskauden aikana hankkia sopimuksen perusteella myös muita, kuin hankinnan sisältöön lukeutuvia Tuotteita ja Palveluita valittavan toimittajan tarjonnasta ("Lisähankinnat"). Lisähankintojen yhteisarvo sopimuskauden aikana tulee olla yhteisarvoltaan vähemmän, kuin 215 000 euroa.

Kuvaus poissulkemisperusteista

Tarjoajalle tai henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rikollisjärjestön toimintaan osallistumisesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.