Turun kaupunginkirjasto muodostuu pääkirjastosta, 11 lähikirjastosta ja kahdesta kirjastoautosta. Toimipisteiden koko ja niiden kokoelmien laajuus vaihtelevat. Pääkirjasto on kokoelmiltaan laajin ja käytöltään vilkkain. Muiden toimipisteiden laajuus voi vaihdella joitakin tuhansia niteitä sisältävistä kymmenientuhansien niteiden lähikirjastoihin. Toimipisteverkko ei ole staattinen, vaan siinä voi tapahtua muutoksia: perustetaan uusia toimipisteitä, toimipisteitä lakkautetaan tai niitä siirretään uusiin tiloihin.
Turun kaupunginkirjastossa otettiin käyttöön syksyllä 2017 kokoelman kellutus, ts. palautuva aineisto jää siihen toimipisteeseen, johon se palautuu. Aiemmin toiminta perustui toimipisteiden omiin kokoelmiin, jolloin muihin toimipisteisiin palautunut aineisto lähetettiin kotiyksikköön. Tämä aiheutti paljon logistista työtä, jota kelluvan kokoelman avulla pyrittiin minimoimaan.
Suurimmaksi haasteeksi kelluvan kokoelman osalta on osoittautunut se, että aineisto palautuu epätasaisesti eri toimipisteisiin. Jos toimipisteellä on esimerkiksi hyvät pysäköintipaikat tai se on helposti saavutettava ja kulkuväylien varrella, sinne palautuu paljon aineistoa, joka ei vastaa sen lainaajakunnan kiinnostusta ja joka ei myöskään mahdu rajallisiin tiloihin, vaan aineistoa pitää lähettää toisiin toimipisteisiin.
Tämä manuaalinen tasapainotus toimii aikansa, mutta jossain vaiheessa tulee tilanne, että se vie liikaa työaikaa ja resursseja sekä yksipuolistaa työprosesseja. Onkin mietittävä, mikä on se kriittinen piste ja tasapainotustyön laajuus, niin että kelluvaa kokoelmaa ohjaavan järjestelmän hankinta tai kehittäminen on järkevää. Tavoitteena on, että järjestelmä tulee jatkossa auttamaan kokoelman kehittämisessä ja sijoittelussa vastaamaan paremmin kysyntään ja vähentämään logistista työtä.
Määräaika
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2023-03-21.
Hankinta julkaistiin 2023-02-17.
Toimittajat
Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:
Kohde Hankinnan laajuus
Otsikko: Kirjaston kelluvan kokoelman hallintajärjestelmä
9489-2022
Tuotteet/palvelut: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki📦
Lyhyt kuvaus:
“Turun kaupunginkirjasto muodostuu pääkirjastosta, 11 lähikirjastosta ja kahdesta kirjastoautosta. Toimipisteiden koko ja niiden kokoelmien laajuus...”
Lyhyt kuvaus
Turun kaupunginkirjasto muodostuu pääkirjastosta, 11 lähikirjastosta ja kahdesta kirjastoautosta. Toimipisteiden koko ja niiden kokoelmien laajuus vaihtelevat. Pääkirjasto on kokoelmiltaan laajin ja käytöltään vilkkain. Muiden toimipisteiden laajuus voi vaihdella joitakin tuhansia niteitä sisältävistä kymmenientuhansien niteiden lähikirjastoihin. Toimipisteverkko ei ole staattinen, vaan siinä voi tapahtua muutoksia: perustetaan uusia toimipisteitä, toimipisteitä lakkautetaan tai niitä siirretään uusiin tiloihin.
Turun kaupunginkirjastossa otettiin käyttöön syksyllä 2017 kokoelman kellutus, ts. palautuva aineisto jää siihen toimipisteeseen, johon se palautuu. Aiemmin toiminta perustui toimipisteiden omiin kokoelmiin, jolloin muihin toimipisteisiin palautunut aineisto lähetettiin kotiyksikköön. Tämä aiheutti paljon logistista työtä, jota kelluvan kokoelman avulla pyrittiin minimoimaan.
Suurimmaksi haasteeksi kelluvan kokoelman osalta on osoittautunut se, että aineisto palautuu epätasaisesti eri toimipisteisiin. Jos toimipisteellä on esimerkiksi hyvät pysäköintipaikat tai se on helposti saavutettava ja kulkuväylien varrella, sinne palautuu paljon aineistoa, joka ei vastaa sen lainaajakunnan kiinnostusta ja joka ei myöskään mahdu rajallisiin tiloihin, vaan aineistoa pitää lähettää toisiin toimipisteisiin.
Tämä manuaalinen tasapainotus toimii aikansa, mutta jossain vaiheessa tulee tilanne, että se vie liikaa työaikaa ja resursseja sekä yksipuolistaa työprosesseja. Onkin mietittävä, mikä on se kriittinen piste ja tasapainotustyön laajuus, niin että kelluvaa kokoelmaa ohjaavan järjestelmän hankinta tai kehittäminen on järkevää. Tavoitteena on, että järjestelmä tulee jatkossa auttamaan kokoelman kehittämisessä ja sijoittelussa vastaamaan paremmin kysyntään ja vähentämään logistista työtä.
1️⃣
Lisätuotteet/palvelut: Kirjasto-ohjelmatuotteet📦
Suorituspaikka: Varsinais-Suomi🏙️
Hankinnan kuvaus: Hankinta on kuvattuna tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.
Myöntämisperusteet
Hinta ei ole ainoa myöntämisperuste, ja kaikki perusteet ilmoitetaan ainoastaan hankinta-asiakirjoissa
Kesto
Aloituspäivä: 2023-08-01 📅
Sopimuksen, puitesopimuksen tai dynaamisen hankintajärjestelmän kesto
Tämä sopimus voidaan uusia ✅ Kuvaus
Uudistusten kuvaus:
“Hyväksytyn toimituksen jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana tuki- ja ylläpitosopimuksena sopimuksessa mainituin irtisanomisajoin.” Tietoa vaihtoehdoista
Vaihtoehdot ✅
Vaihtoehtojen kuvaus:
“Lisähankintamahdollisuuksien tarpeet arvioidaan erikseen hankinnan toisessa vaiheessa ja ilmoitetaan lopullisessa tarjouspyynnössä.”
Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot Osallistumisehdot
Luettelo ja lyhyt kuvaus olosuhteista: Vaatimukset esitetään ESPD-osassa ja/tai muualla tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Taloudellinen ja rahoituksellinen asema
Hankinta-asiakirjoissa mainitut valintaperusteet
Tekninen ja ammatillinen pätevyys
Hankinta-asiakirjoissa mainitut valintaperusteet
Menettely Toimenpiteen tyyppi
Kilpailullinen vuoropuhelu
Hallinnolliset tiedot
Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika: 2023-03-21
11:00 📅
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Jäljempänä oleva aikataulu on ilmaistu kuukausina.
Vähimmäisaika, jonka kuluessa tarjoajan on pidettävä tarjous voimassa: 6
Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2023-09-25) Kohde Hankinnan laajuus
Hankinnan kokonaisarvo (ilman arvonlisäveroa): EUR 361 900 💰
Kuvaus
Hankinnan kuvaus: Ks. lyhyt kuvaus.
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Laatu, lisäominaisuudet ja projektisuunnitelma
Laatukriteeri (painotus): 60
Kustannusperuste (nimi): Hinta
Kustannuskriteeri (painotus): 40
Menettely Hallinnolliset tiedot
Tätä menettelyä koskeva aiempi julkaisu: 2023/S 038-111871
Sopimuksen tekeminen
1️⃣
Sopimuksen numero: 1
Otsikko: Kirjaston kelluvan kokoelman hallintajärjestelmä
Sopimuksen tekopäivä: 2023-09-23 📅
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 3
Pk-yrityksiltä saatujen tarjousten määrä: 2
Sähköisesti vastaanotettujen tarjousten määrä: 3
Toimeksisaajan nimi ja osoite
Nimi: Weasel Software Oy
Kansallinen rekisterinumero: FI28740182
Postiosoite: Lemminkäisenkatu 34
Postitoimipaikka: Turku
Postinumero: 20520
Maa: Suomi 🇫🇮
Alue: Varsinais-Suomi🏙️
Toimeksisaaja on pk-yritys ✅ Tiedot sopimuksen/erän arvosta (ilman alv:tä)
Sopimuksen/osuuden kokonaisarvo: EUR 361 900 💰
Alihankintaa koskevat tiedot
Sopimus tehdään todennäköisesti alihankintana