Kirjaston kelluvan kokoelman hallintajärjestelmä

Turun kaupunki

Turun kaupunginkirjasto muodostuu pääkirjastosta, 11 lähikirjastosta ja kahdesta kirjastoautosta. Toimipisteiden koko ja niiden kokoelmien laajuus vaihtelevat. Pääkirjasto on kokoelmiltaan laajin ja käytöltään vilkkain. Muiden toimipisteiden laajuus voi vaihdella joitakin tuhansia niteitä sisältävistä kymmenientuhansien niteiden lähikirjastoihin. Toimipisteverkko ei ole staattinen, vaan siinä voi tapahtua muutoksia: perustetaan uusia toimipisteitä, toimipisteitä lakkautetaan tai niitä siirretään uusiin tiloihin.
Turun kaupunginkirjastossa otettiin käyttöön syksyllä 2017 kokoelman kellutus, ts. palautuva aineisto jää siihen toimipisteeseen, johon se palautuu. Aiemmin toiminta perustui toimipisteiden omiin kokoelmiin, jolloin muihin toimipisteisiin palautunut aineisto lähetettiin kotiyksikköön. Tämä aiheutti paljon logistista työtä, jota kelluvan kokoelman avulla pyrittiin minimoimaan.
Suurimmaksi haasteeksi kelluvan kokoelman osalta on osoittautunut se, että aineisto palautuu epätasaisesti eri toimipisteisiin. Jos toimipisteellä on esimerkiksi hyvät pysäköintipaikat tai se on helposti saavutettava ja kulkuväylien varrella, sinne palautuu paljon aineistoa, joka ei vastaa sen lainaajakunnan kiinnostusta ja joka ei myöskään mahdu rajallisiin tiloihin, vaan aineistoa pitää lähettää toisiin toimipisteisiin.
Tämä manuaalinen tasapainotus toimii aikansa, mutta jossain vaiheessa tulee tilanne, että se vie liikaa työaikaa ja resursseja sekä yksipuolistaa työprosesseja. Onkin mietittävä, mikä on se kriittinen piste ja tasapainotustyön laajuus, niin että kelluvaa kokoelmaa ohjaavan järjestelmän hankinta tai kehittäminen on järkevää. Tavoitteena on, että järjestelmä tulee jatkossa auttamaan kokoelman kehittämisessä ja sijoittelussa vastaamaan paremmin kysyntään ja vähentämään logistista työtä.

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2023-03-21. Hankinta julkaistiin 2023-02-17.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

Kuka? Mitä? Missä?
Hankintojen historia
Päivämäärä Asiakirja
2023-02-17 hankintailmoitus
2023-09-25 Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
hankintailmoitus (2023-02-17)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Viitenumero: 9489-2022
Lyhyt kuvaus:
“Turun kaupunginkirjasto muodostuu pääkirjastosta, 11 lähikirjastosta ja kahdesta kirjastoautosta. Toimipisteiden koko ja niiden kokoelmien laajuus...”    Näytä lisää
Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Lisä-CPV-koodi: Kirjasto-ohjelmatuotteet 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Varsinais-Suomi 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Kilpailullinen neuvottelumenettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Alue- tai paikallistason viranomainen
Hankintaviranomaisen nimi: Turun kaupunki
Postiosoite: PL 630
Postinumero: 20101
Postitoimipaikka: Turku
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.turku.fi/hankinnat 🌏
Sähköposti: jere.lumikko@turku.fi 📧
Puhelin: +358 401847328 📞
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/turku?id=427704&tpk=c239f777-431d-4bb5-b7af-6b2425b38b1b 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/turku?id=427704&tpk=c239f777-431d-4bb5-b7af-6b2425b38b1b 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2023-02-17 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2023-03-21 📅
Julkaisupäivä: 2023-02-22 📅
Aloituspäivä: 2023-08-01 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2023/S 038-111871
EUVL-S-numero: 38

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:
“Turun kaupunginkirjasto muodostuu pääkirjastosta, 11 lähikirjastosta ja kahdesta kirjastoautosta. Toimipisteiden koko ja niiden kokoelmien laajuus...”    Näytä lisää

“Turun kaupunginkirjastossa otettiin käyttöön syksyllä 2017 kokoelman kellutus, ts. palautuva aineisto jää siihen toimipisteeseen, johon se palautuu. Aiemmin...”    Näytä lisää
Näytä lisää (3)
“Suurimmaksi haasteeksi kelluvan kokoelman osalta on osoittautunut se, että aineisto palautuu epätasaisesti eri toimipisteisiin. Jos toimipisteellä on...”    Näytä lisää

“Tämä manuaalinen tasapainotus toimii aikansa, mutta jossain vaiheessa tulee tilanne, että se vie liikaa työaikaa ja resursseja sekä yksipuolistaa...”    Näytä lisää

“Hankinta on kuvattuna tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.”
Uudistusten kuvaus:
“Hyväksytyn toimituksen jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana tuki- ja ylläpitosopimuksena sopimuksessa mainituin irtisanomisajoin.”
Vaihtoehtojen kuvaus:
“Lisähankintamahdollisuuksien tarpeet arvioidaan erikseen hankinnan toisessa vaiheessa ja ilmoitetaan lopullisessa tarjouspyynnössä.”

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa:
“Vaatimukset esitetään ESPD-osassa ja/tai muualla tarjouspyyntöasiakirjoissa.”

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 11:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 6 kuukautta

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 0204819-8
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Jere Lumikko
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/turku?id=427704&tpk=c239f777-431d-4bb5-b7af-6b2425b38b1b 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Sörnäistenkatu 1
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00580
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2023/S 038-111871 (2023-02-17)
Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2023-09-25)
Kohde
Hankinnan laajuus
Hankinnan kokonaisarvo: 361 900 EUR 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2023-09-25 📅
Julkaisupäivä: 2023-09-29 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2023/S 188-584118
Viittaa ilmoitukseen: 2023/S 038-111871
EUVL-S-numero: 188

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:
“Ks. lyhyt kuvaus.”

Menettely
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Laatu, lisäominaisuudet ja projektisuunnitelma
Laatukriteeri (painotus): 60
Kustannusperuste (nimi): Hinta
Kustannuskriteeri (painotus): 40

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2023-09-23 📅
Nimi: Weasel Software Oy
Kansallinen rekisterinumero: FI28740182
Postiosoite: Lemminkäisenkatu 34
Postitoimipaikka: Turku
Postinumero: 20520
Maa: Suomi 🇫🇮
Varsinais-Suomi 🏙️
Hankinnan kokonaisarvo: 361 900 EUR 💰
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 3

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postinumero: 00520
Lähde: OJS 2023/S 188-584118 (2023-09-25)