HUS-yhtymän välitystuotteet

Lyhyt kuvaus

HUS-yhtymä pyytää tarjouksia välitystuotteista. Välitystuotteilla tarkoitetaan tässä ennalta sovittua noin 220 tuotteen elintarvikevalikoimaa, jossa on mukana mm.:
- maitoja, mehuja ja virvoitusjuomia,
- jogurtteja ja muita välipaloja,
- leipiä, rasvoja, leivänpäällisiä (mm. leikkeleet ja juustot) sekä kananmunia,
- hedelmiä ja vihanneksia,
- lasten ruokia,
- keksejä ja muita kuivatuotteita sekä
- jäätelöitä ja muutamia muita pakastetuotteita.
Tuotteet on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 2 "Tuote- ja hintaluettelo". Valikoima tulee tarjota kokonaisuutena.

Kilpailutus koskee ns. murtopakkauksia eli purettuja myyntieriä mm. sairaalan rajallisten säilytys- ja varastointimahdollisuuksien, osastokohtaisen käytön sekä tuotteiden vanhenevien käyttöpäiväysten vuoksi. Tuotekohtaisissa vaatimuksissa on huomioitu mm. soveltuvuus sairaalan ja sen eri potilasryhmien tarpeisiin. Tuotetilauksia tekeviä osastoja on noin 130 kpl. Osastokohtaiset tilaukset voidaan tehdä toimittajan järjestelmässä tai vaihtoehtoisesti tilaajan Aromi-järjestelmää hyödyntäen.

Sopimus tehdään yhden (1) toimittajan kanssa. Valittu toimittaja kerää kunkin osaston tilaamat tuotteet kestokäyttöisiin laatikoihin ja toimittaa ne sovittuna kellonaikana kerran päivässä vähintään kuutena (6) päivänä viikossa (maanantaista lauantaihin) Meilahden tunnelin päässä sijaitsevaan toimituspisteeseen sekä Iho- ja Allergiasairaalaan, josta HUSin sisälogistiikka kuljettaa ne osastoille. Hankintaan sisältyy pakollinen optio kuljetuksista sunnuntai- ja pyhäpäivinä. Toimitusvarmuudella on tilaajalle olennainen merkitys.

Hankinnan kohteena oleviin palveluihin lukeutuvat mm.:
- logistiikkapalvelut eli tuotteiden tilaamiseen, keräilyyn ja toimittamiseen liittyvät palvelut sekä kuljetuspalvelut ja
- tukipalvelut tilaajan nimetyille yhteyshenkilöille kuten asiakaspalvelu, tuoteneuvonta, koulutuspalvelut sekä muut tukipalvelut.
Palveluista ei ole oikeutta veloittaa erikseen, lukuun ottamatta kuljetuspalveluita, joista toimittaja veloittaa tilaajaa liitteen 2 "Tuote- ja hintaluettelo" mukaisesti.
Hankinnan kohdetta on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 1 "Hankinnan kohteen kuvaus".

Kiinnostuneille tarjoajille järjestetään vapaaehtoinen välitystuotejakeluun liittyvä näyttö Meilahdessa (tapaaminen osoitteessa Stenbäckinkatu 9, rakennus 5, yläpiha) torstaina 21.12.2023 klo 13:00. Näyttöön ilmoittautumiset pyydetään keskiviikkoon 20.12.2023 klo 15:00 mennessä sähköpostitse kehittämispäällikkö Leena Jalosuolle osoitteeseen leena.jalosuo@hus.fi.

Kyseessä on kokonaishankinta, eli hankintaa ei ole jaettu osa-alueisiin, koska hankinta muodostaa tarkoituksenmukaisen kokonaisuuden.

HANKINNAN LAAJUUS

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo 48 kuukauden ajalta on arviolta noin 8 000 000 euroa. Kyse on arviosta, eikä hankintayksikkö sitoudu ilmoitettuihin euromääriin ja tarjouspyynnössä ilmoitettuihin kulutusmääriin. Lopulliset tilausmäärät voivat olla ilmoitettua suurempia tai pienempiä.

SOPIMUSKAUSI

Sopimus on määräaikaisena voimassa viisi (5) vuotta, jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassaolevana (ks. tarkemmin liite 3 "Sopimusluonnos").

Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Hankinnan kuvaus

HUS-yhtymä pyytää tarjouksia välitystuotteista. Välitystuotteilla tarkoitetaan tässä ennalta sovittua noin 220 tuotteen elintarvikevalikoimaa, jossa on mukana mm.:
- maitoja, mehuja ja virvoitusjuomia,
- jogurtteja ja muita välipaloja,
- leipiä, rasvoja, leivänpäällisiä (mm. leikkeleet ja juustot) sekä kananmunia,
- hedelmiä ja vihanneksia,
- lasten ruokia,
- keksejä ja muita kuivatuotteita sekä
- jäätelöitä ja muutamia muita pakastetuotteita.
Tuotteet on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 2 "Tuote- ja hintaluettelo". Valikoima tulee tarjota kokonaisuutena.

Kilpailutus koskee ns. murtopakkauksia eli purettuja myyntieriä mm. sairaalan rajallisten säilytys- ja varastointimahdollisuuksien, osastokohtaisen käytön sekä tuotteiden vanhenevien käyttöpäiväysten vuoksi. Tuotekohtaisissa vaatimuksissa on huomioitu mm. soveltuvuus sairaalan ja sen eri potilasryhmien tarpeisiin. Tuotetilauksia tekeviä osastoja on noin 130 kpl. Osastokohtaiset tilaukset voidaan tehdä toimittajan järjestelmässä tai vaihtoehtoisesti tilaajan Aromi-järjestelmää hyödyntäen.

Sopimus tehdään yhden (1) toimittajan kanssa. Valittu toimittaja kerää kunkin osaston tilaamat tuotteet kestokäyttöisiin laatikoihin ja toimittaa ne sovittuna kellonaikana kerran päivässä vähintään kuutena (6) päivänä viikossa (maanantaista lauantaihin) Meilahden tunnelin päässä sijaitsevaan toimituspisteeseen sekä Iho- ja Allergiasairaalaan, josta HUSin sisälogistiikka kuljettaa ne osastoille. Hankintaan sisältyy pakollinen optio kuljetuksista sunnuntai- ja pyhäpäivinä. Toimitusvarmuudella on tilaajalle olennainen merkitys.

Hankinnan kohteena oleviin palveluihin lukeutuvat mm.:
- logistiikkapalvelut eli tuotteiden tilaamiseen, keräilyyn ja toimittamiseen liittyvät palvelut sekä kuljetuspalvelut ja
- tukipalvelut tilaajan nimetyille yhteyshenkilöille kuten asiakaspalvelu, tuoteneuvonta, koulutuspalvelut sekä muut tukipalvelut.
Palveluista ei ole oikeutta veloittaa erikseen, lukuun ottamatta kuljetuspalveluita, joista toimittaja veloittaa tilaajaa liitteen 2 "Tuote- ja hintaluettelo" mukaisesti.
Hankinnan kohdetta on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 1 "Hankinnan kohteen kuvaus".

Kiinnostuneille tarjoajille järjestetään vapaaehtoinen välitystuotejakeluun liittyvä näyttö Meilahdessa (tapaaminen osoitteessa Stenbäckinkatu 9, rakennus 5, yläpiha) torstaina 21.12.2023 klo 13:00. Näyttöön ilmoittautumiset pyydetään keskiviikkoon 20.12.2023 klo 15:00 mennessä sähköpostitse kehittämispäällikkö Leena Jalosuolle osoitteeseen leena.jalosuo@hus.fi.

Kyseessä on kokonaishankinta, eli hankintaa ei ole jaettu osa-alueisiin, koska hankinta muodostaa tarkoituksenmukaisen kokonaisuuden.

HANKINNAN LAAJUUS

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo 48 kuukauden ajalta on arviolta noin 8 000 000 euroa. Kyse on arviosta, eikä hankintayksikkö sitoudu ilmoitettuihin euromääriin ja tarjouspyynnössä ilmoitettuihin kulutusmääriin. Lopulliset tilausmäärät voivat olla ilmoitettua suurempia tai pienempiä.

SOPIMUSKAUSI

Sopimus on määräaikaisena voimassa viisi (5) vuotta, jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassaolevana (ks. tarkemmin liite 3 "Sopimusluonnos").

Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Vaihtoehtojen kuvaus

HUS-yhtymä varaa mahdollisuuden välitystuotteiden kuljetuksiin sunnuntai- ja pyhäpäivinä Meilahden sairaalan osastojen käyttöön tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.

Kyseessä on tarjoajalle pakollinen optio, jonka käytöstä päättää yksin hankintayksikkö. Ennakoitu tarve ilmenee tarjouspyynnön liitteeltä 1 "Hankinnan kohteen kuvaus". Hinnoitteluperusteet ja option ennakoitu laajuus ilmenevät tarjouspyynnön liitteiltä 2 "Tuote- ja hintaluettelo" ja 8 "Tilaavat osastot_alustava". Optio voidaan ottaa käyttöön sopimuskaudella tarjouspyynnön liitteenä 3 olevan hankintasopimuksen ehtojen mukaisesti.

Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista

Tarjoajan yleinen vuotuinen liikevaihto: Tarjoajan yleinen vuotuinen liikevaihto on vähintään viisitoista miljoonaa (15 000 000) euroa.

Tarjoaja toimittaa pyynnöstä liikevaihtoa koskevat tiedot vähintään viimeksi vahvistetulta tilikaudelta, jos tarjoaja on sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaan oikeutettu ne toimittamaan. Jos tarjoaja täyttää liikevaihtovaatimuksen kuluvan tilikauden liikevaihdolla, tarjoaja voi osoittaa taloudellisen ja rahoituksellisen tilanteensa muulla hankintayksikön hyväksymällä asiakirjalla.

Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, ryhmittymän jäsenet voivat täyttää vaatimuksen yhdessä. Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, tulee tarjouksen lähettämisestä vastuussa olevan ryhmittymän jäsenen lähettää ESPD-lomake sähköisessä kilpailutusjärjestelmässä täytettäväksi muille ryhmittymän jäsenille.

Jos tarjoaja vetoaa muiden yksiköiden voimavaroihin (voimavarayksiköt) vaatimuksen täyttämiseksi, tarjoaja yhdessä voimavarayksiköidensä kanssa voi täyttää vaatimuksen. Tällöin tarjoajalta voidaan pyytää selvitys taloudellisten voimavarojen olemassaoloa koskevista sitoumuksista ja sopimuksista.

Jos tarjoaja vetoaa voimavarayksiköiden voimavaroihin vaatimuksen täyttämiseksi, tulee tarjoajan lähettää ESPD-lomake sähköisessä kilpailutusjärjestelmässä täytettäväksi voimavarayksiköille.

Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista

Vastuuvakuutus: Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alkaessa ja koko sopimuskauden ajan toiminnan vastuuvakuutus, jonka vakuutusmäärän tulee olla vähintään miljoona (1 000 000) euroa.

Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, tulee kaikilla ryhmittymän jäsenillä olla tämän vaatimuksen mukainen vastuuvakuutus.

Tarjoaja sitoutuu toimittamaan todistuksen vastuuvakuutuksen olemassaolosta ennen sopimuksen allekirjoittamista, mikäli tulee valituksi toimittajaksi.

Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista

Riskiluokka: Tarjoajalla on oltava riittävä vakavaraisuus, taloudellinen kantokyky ja maksukyky hankinnan kohteena olevien tuotteiden toimittamiseen ja palvelujen tuottamiseen. Tarjoajan vakavaraisuus, taloudellinen kantokyky ja maksukyky voidaan katsoa riittäväksi, jos sen riskiluokitus Suomen Asiakastieto Oy:n Riskimittarin riskiluokituksessa on 1-3.

Tarjoajan vakavaraisuutta, taloudellista kantokykyä ja maksukykyä voidaan arvioida myös pyydettäessä toimitettavien tilinpäätöstietojen ja/tai muun selvityksen sekä hankintayksikön oma-aloitteisesti hankkiman selvityksen perusteella.

Tarjoaja, jonka riskiluokitus Suomen Asiakastieto Oy:n riskiluokituksessa on 5 tai jonka vakavaraisuuden, taloudellisen kantokyvyn ja maksukyvyn arvioidaan vastaavan riskiluokkaa 5, suljetaan hankintamenettelyn ulkopuolelle.

Tarjoaja, jonka riskiluokitus Suomen Asiakastieto Oy:n riskiluokituksessa on 4 tai jonka vakavaraisuuden, taloudellisen kantokyvyn ja maksukyvyn arvioidaan vastaavan riskiluokkaa 4, voidaan sulkea tarjouskilpailusta, jos tarjoaja ei kykene esittämään luotettavaa ja hankintayksikköä tyydyttävää selvitystä toimenpiteistä, joihin se ryhtyy tai on ryhtynyt vakavaraisuuden, taloudellisen kantokyvyn sekä maksukyvyn parantamiseksi.

Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, vaatimus koskee ryhmittymän kaikkia jäseniä.

Jos tarjoaja käyttää voimavarayksiköitä, tulee tarjoajan ohella kaikkien voimavarayksiköiden täyttää vaatimus.

Luettelo ja lyhyt kuvaus olosuhteista

Kaupparekisteriin merkitseminen: Tarjoaja on merkitty asiaankuuluviin sijoittautumisjäsenvaltionsa pitämiin kaupparekistereihin: Se on merkitty sijoittautumisjäsenvaltion pitämään, direktiivin 2014/24/EU liitteessä XI kuvattuun ammattirekisteriin; tietyistä jäsenvaltioista tulevien tarjoajien täytyy mahdollisesti täyttää muita samassa liitteessä säädettyjä vaatimuksia.

Luettelo ja lyhyt kuvaus valintaperusteista

Laadunvarmistustoimenpiteet: Tarjoajalla ja sen alihankkijalla (siltä osin kun alihankkija ja/tai voimavarayksikkö osallistuu palvelujen tuottamiseen) on käytössään laadunvarmistusmenetelmä, joka kattaa hankinnan kohteena olevat välitystuotteet sekä niihin liittyvät logistiikka- ja tukipalvelut.

Voittaneelta tarjoajalta pyydetään ennen sopimuksen tekemistä tässä kohdassa tarkoitettu selvitys laadunvarmistukseen käytettävistä teknisistä välineistä ja toimenpiteistä. Tarjoajalta voidaan myös hankintamenettelyn aikana pyytää ko. selvitys.

Selvityksestä tulee käydä ilmi seuraavat asiat:
- Kuinka toimittaja varmistaa, että asiakkaan toimituksessa ovat tilanneiden osastojen tilausten mukaiset tuotteet?
- Kuinka toimittaja merkitsee ja järjestää tilanneiden osastojen tuotelaatikot, jotta toimitukset hoituvat laadukkaasti aina osastoille asti?
- Kuinka varastoinnin ja kuljetuksen laadun hoito ja valvonta toteutetaan?
- Millaisia toimenpiteitä tehdään tilausten vastaanottamissa ja käsittelyssä laadun varmistamiseksi?
- Kuinka asiakkaiden reklamaatiot käsitellään (dokumentointi, korjaavat toimenpiteet)?
- Kuinka taataan asiakaskohtainen toimituskyky ja -varmuus ja miten sitä seurataan ja kehitetään sopimuskaudella?
- Kuinka taataan toimituskyky ja -varmuus häiriötilanteissa?
- Kuinka varmistetaan, että tilattujen tuotteiden laatu säilyy hyvänä koko keräilyn, jakelun ja kuljetuksen ajan (huomioiden vaaditut käyttöpäivät, lämpötilat jne.).

Selvitys annetaan myös niistä laadunvarmistustoimenpiteistä, joita alihankkija ja/tai voimavarayksikkö noudattaa siltä osin kuin alihankkija ja/tai voimavarayksikkö osallistuu palvelujen tuottamiseen.

Selvitys liitetään hankintasopimuksen liitteeksi. Selvitys nimetään "Laadunvarmistustoimenpiteet".