Hankinnan kuvaus
1. Hankinnan tavoite
Hankinnan tavoitteena on tukea Oulun kaupungin työntekijöiden vapaa-ajan liikunta- ja kulttuuriharrastusta sekä tarjota hierontapalveluja. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi hankitaan sähköinen laskutus ja hallinnointipalvelu tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyin ehdoin.
Henkilöstöetuuksien tarjoamisessa on tavoitteena saavuttaa yhtenäinen, loppuasiakkaalle helppokäyttöinen, kaupungin hallinnointityötä säästävä ja kokonaistaloudellisesti edullinen ratkaisu, joka mukautuu joustavasti sekä erillisten etuuksien määrittelyjen muuttamiseen, että niiden lisäämiseen ja poistamiseen tarpeen mukaan.
Palvelu otetaan käyttöön vuoden 2023 alusta.
2. Hankinnan kohde
Vuoden 2023 alussa Oulun kaupungin henkilöstöä on yhteensä noin 6500. Yhtä työntekijää kohden Tilaajan työntekijöilleen tarjoaman edun määrä tulee olemaan 180 € per vuosi.
Henkilöstöetupalvelu hankitaan kokonaispalveluna, jolloin hinnoittelu perustuu etujen käyttöön eli toteutuneisiin ostoihin. Palvelun toimittajalle maksetaan palvelumaksu, jonka on osuus käytettyjen etujen arvosta eli toteutumasta edeltävällä tarkastelujaksolla. Sopimus ei sisällä mitään määräostovelvoitetta.
Maksuratkaisuna haetaan mobiilimaksuvälinettä, jolla etujen käyttäminen onnistuu matkapuhelimella ilman sidonnaisuutta kortteihin tms. fyysisiin maksuvälineisiin. Ensisijainen maksuväline on mobiilisovellus, jonka rinnalla käytössä tekstiviestimaksu ja /tai muu tunnistautumiseen perustuva maksutapa. Etujen sujuvalla käytöllä ja sitä myötä käyttömäärien lisääntymisellä tavoitellaan henkilöstön hyvinvointia. Lisäksi henkilöstöetujen tarjoaminen mobiilipalvelussa tukee Oulun kaupungin työnantajakuvaa ja on ekologisesti kestävä ratkaisu.
Aluksi Palvelun piirissä on ainoastaan liikunta-, kulttuuri- ja hierontapalveluita tarjoavat tahot, mutta Tilaaja varaa oikeuden laajentaa Palvelun piiriin myös esimerkiksi työmatka-, lounaspalvelut ja näitä tarjoavat tahot haluamanaan ajankohtana varsinaisen sopimuskauden tai optiokauden aikana.
Oulun kaupungilla on valmiit rajapinnat henkilötietojen siirtoon ja menetelmät uusien, muuttuneiden tai poistettujen henkilötietojen päivittämiseen.
Personec FK:sta ajetaan henkilötiedot csv-tiedostoon, josta vastaanottavan tietojärjestelmän tulee pystyä lukemaan tiedot sisään esim. joka yö. Sarake-erottimena on puolipiste (esim. Sukulainen;Sirpa;Palveluasiantuntija;….). Sarakkeiden tietosisällöstä ja järjestyksestä voidaan sopia tarkemmin käyttöönottovaiheessa.
Tiedostot siirretään sftp-ohjelmistolla Personec FK-palvelimeltamme kohdepalvelimelle. Vastaanottavalla palvelimella tulee olla sftp-palvelinohjelmisto. Palvelin, jolle henkilötiedot siirretään, tulee olla EU:n alueella.
3. Hankinnan vaatimukset
Tilaaja asettaa hankinnan kohteena olevalle palvelulle vaatimukset, jotka on kuvattuna liitteessä 1.
4. Saavutettavuus
Oulun kaupungin verkkosivustoissa ja -palveluissa noudatetaan saavutettavuuskriteereitä.
Tilaajan asettamat vaatimukset on kuvattu hankinnan kohteen kriteereissä.
5. Tietosuoja
Palveluntuottaja noudattaa voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä menettelytapoja ja henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista koskevia säännöksiä.
Palveluntuottaja vastaa siitä, että Palvelu on kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja Sopimuksen vaatimusten mukainen, ottaen erityisesti huomioon, mitä sisäänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta on säädetty.
Henkilötietojen käsittelyn ehdot ovat sopimusluonnoksen liitteenä.
Tilaajalla on oikeus tehdä tai teettää kolmannella osapuolella tietoturva-auditointi.