Toiminnanohjausjärjestelmä

TeeSe Botnia Oy Ab ("Tilaaja")

TeeSe Botnia Oy Ab pyytää yhteishankintayksikkönä tarjouksia toiminnanohjausjärjestelmästä SaaS-palveluna tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatusti.
TeeSe Botnia Oy on tällä hetkellä tiedossa oleva loppuasiakas. Järjestelmän käyttöönottoprojekti käynnistyy välittömästi hankintasopimuksen allekirjoituksen jälkeen. Järjestelmäkokonaisuus taloushallinnon osalta on oltava käyttöönotettavissa Q1/2023 aikana siten, että TeeSe Botnia Oy Ab:n tilikausi 2023 (1.1.2023-31.12.2023) alkaa järjestelmässä. Mahdollisten optioiden käyttöönotto vaiheittain vuoden 2023 aikana.
Tuotannonohjausjärjestelmä koostuu seuraavista osista:
Taloushallinnon osa-alueet
• Kirjanpito
• Myyntilaskutus ja -reskontra
• Ostolaskut (myös laskujen hyväksyntäkierto) ja -reskontra
• Budjetointi
• Käyttöomaisuuskirjanpito
• Raportointi
Optiot:
• Materiaalihallinto
• Hankinta ja osto -prosessi integroitu taloushallintoon
• Myyntitilaukset / verkkokauppa
• Keräily
• Toimitukset (integroitu myyntilaskutukseen)

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2022-08-22. Hankinta julkaistiin 2022-07-05.

Toimittajat

Seuraavat toimittajat mainitaan hankintapäätöksissä tai muissa hankinta-asiakirjoissa:

• Abilita Oy Ab

Kuka?

• TeeSe Botnia Oy Ab ("Tilaaja")

Mitä?

Missä?

• Länsi-Suomi › Pohjanmaa

Hankintojen historia

Päivämäärä	Asiakirja
2022-07-05	hankintailmoitus
2022-10-17	Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

hankintailmoitus (2022-07-05)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Viitenumero: 407222-2022
Lyhyt kuvaus:

TeeSe Botnia Oy Ab pyytää yhteishankintayksikkönä tarjouksia toiminnanohjausjärjestelmästä SaaS-palveluna tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatusti. TeeSe Botnia Oy on tällä hetkellä tiedossa oleva loppuasiakas. Järjestelmän käyttöönottoprojekti käynnistyy välittömästi hankintasopimuksen allekirjoituksen jälkeen. Järjestelmäkokonaisuus taloushallinnon osalta on oltava käyttöönotettavissa Q1/2023 aikana siten, että TeeSe Botnia Oy Ab:n tilikausi 2023 (1.1.2023-31.12.2023) alkaa järjestelmässä. Mahdollisten optioiden käyttöönotto vaiheittain vuoden 2023 aikana. Tuotannonohjausjärjestelmä koostuu seuraavista osista: Taloushallinnon osa-alueet • Kirjanpito • Myyntilaskutus ja -reskontra • Ostolaskut (myös laskujen hyväksyntäkierto) ja -reskontra • Budjetointi • Käyttöomaisuuskirjanpito • Raportointi Optiot: • Materiaalihallinto • Hankinta ja osto -prosessi integroitu taloushallintoon • Myyntitilaukset / verkkokauppa • Keräily • Toimitukset (integroitu myyntilaskutukseen)

Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Lisä-CPV-koodi: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Pohjanmaa 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Muu
Hankintaviranomaisen nimi: TeeSe Botnia Oy Ab ("Tilaaja")
Postiosoite: PL 1014
Postinumero: 65101
Postitoimipaikka: Vaasa
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.teese.fi 🌏
Sähköposti: hankinnat@teese.fi 📧
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/teese?id=407222&tpk=ad965286-cd52-4095-85d9-24c8f446b149 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/teese?id=407222&tpk=ad965286-cd52-4095-85d9-24c8f446b149 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2022-07-05 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2022-08-22 📅
Julkaisupäivä: 2022-07-08 📅
Aloituspäivä: 2022-09-15 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2022/S 130-369660
EUVL-S-numero: 130

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:

TeeSe Botnia Oy Ab pyytää yhteishankintayksikkönä tarjouksia toiminnanohjausjärjestelmästä SaaS-palveluna tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatusti.

TeeSe Botnia Oy on tällä hetkellä tiedossa oleva loppuasiakas. Järjestelmän käyttöönottoprojekti käynnistyy välittömästi hankintasopimuksen allekirjoituksen jälkeen. Järjestelmäkokonaisuus taloushallinnon osalta on oltava käyttöönotettavissa Q1/2023 aikana siten, että TeeSe Botnia Oy Ab:n tilikausi 2023 (1.1.2023-31.12.2023) alkaa järjestelmässä. Mahdollisten optioiden käyttöönotto vaiheittain vuoden 2023 aikana.

Tuotannonohjausjärjestelmä koostuu seuraavista osista:

Taloushallinnon osa-alueet

• Kirjanpito

• Myyntilaskutus ja -reskontra

• Ostolaskut (myös laskujen hyväksyntäkierto) ja -reskontra

• Budjetointi

• Käyttöomaisuuskirjanpito

• Raportointi

Optiot:

• Materiaalihallinto

• Hankinta ja osto -prosessi integroitu taloushallintoon

• Myyntitilaukset / verkkokauppa

• Keräily

• Toimitukset (integroitu myyntilaskutukseen)

Arvioitu kokonaisarvo: 500 000 EUR 💰
Osan nimi: Taloushallinnon järjestelmäkokonaisuus
Osan numero: 1
Lyhyt kuvaus:

Hankinnan kohteena ovat SaaS-palveluna toimiva toiminnanohjausjärjestelmä, joka koostuu seuraavista osa-alueista

1. Taloushallinto

Järjestelmäkokonaisuuden tulee sisältää kaikki seuraavat osakeyhtiön taloushallinnon osa-alueet: kirjanpito, käyttöomaisuuden hallinta, osto- ja myyntireskontra – sisältäen laskujen kierrätyksen, edelleenlaskutus liitteineen (ostojen sekä työtuntien edelleenlaskuttaminen lisättynä määritellyllä katteella), budjetointi ja raportointi.

2. Materiaalihallinto ja hankinnasta maksuun – toiminnallisuus

Osa-alue sisältää kaikki varastotoimintoon vaadittavat toiminnallisuudet sekä verkko-kauppa¬toiminnot sisäisille ja ulkoisille asiakkuuksille. Järjestelmässä voidaan tehdä tilaus, tilauksen tarkistus ja vastaanotto, poikkeamatilanteiden ja reklamaatioiden hallinta sekä ostolaskun kierto ja automaattinen täsmäytys tilaukseen nähden joko itsessään järjestelmässä tai taloushallinnon järjestelmän puolella tai mikäli lasku ei perustu tilaukseen, laskun hyväksyminen, jonka jälkeen lasku menee maksuun. Myyntitapahtumat siirtyvät automaattisesti laskutukseen.

Hankittavan järjestelmän avulla hallitaan TeeSe Botnia Oy Ab:n talous- ja materiaalihallinnon prosesseja mahdollisimman pitkälle sähköistettyjen työnkulkujen kautta. Uuden järjestelmäkokonaisuuden odotetaan helpottavan prosessien läpivientiä helppokäyttöisten selainpohjaisten ja mobiiliskaalautuvien käyttöliittymien sekä lisääntyvän automaation avulla. Ohjelmasta tulee saada raportteja hankinnan johtamiseksi ja mittaamiseksi. Prosessin tulee myös toimia SaaS-periaatteella ja siinä tulee olla mobiilitoiminnot vähintäänkin hankintaehdotusten hyväksyntä, tavaran/palvelun vastaanotto- ja laskun asiatarkastus- ja hyväksyntäominaisuuksille.

Hankintaan arvioidaan sisältyvän joka osa-alueen kohdalla

- järjestelmän käyttöönotto- ja toimitusprojekti

- järjestelmän käyttöoikeus

- järjestelmän tuki- ja ylläpitopalvelut

- järjestelmään liittyviä asiantuntijapalveluita

Kaikkiin osa-alueisiin sisältyy ko. osa-alueen raportointivaatimuksia.

Hankittavan järjestelmän on liittymärajapintojen avulla pystyttävä keskustelemaan muiden TeeSe Botnian järjestelmien kanssa siten, että tietoja käsitellään aina yhden tallennuksen periaatteella.

Liittymärajapinnat tehdään tapauskohtaisesti joko erillisliittyminä tai hyödyntämällä palveluväyläratkaisua. Järjestelmän käyttöoikeuksien on toimittava roolipohjaisesti, joka mahdollistaa tietojen näkymisen ja käsittelyn rajaamisen kunkin käyttäjän työroolin mukaiseksi.

Mikäli hankittava järjestelmä koostuu erillisistä ratkaisuista, on näiden keskusteltava tarvittavilta osiltaan keskenään. Maksatusaineisto tulee voida siirtää ulkoiseen maksatusjärjestelmään. Taloushallinnon sisäisten järjestelmäintegraatioiden toteutus on sisällytettävä käyttöönoton hintaan. Erikseen hinnoiteltava integraatiot nykyisiin lähdejärjestelmiin, mm. Aromi14, CleanNet, Cloudia ja LogiApps.

Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa alustava käyttöönoton projektisuunnitelma, huomioiden TeeSen projektiaikataulun sekä palvelukuvaus, joka sisältää myös rajapinta- ja integraatio-kuvauksen.

Uudistusten kuvaus:

Sopimus solmitaan toistaiseksi voimassa olevana.

Tavoitteellinen sopimuksen alkamisajankohta on 15.9.2022.

Vaihtoehtojen kuvaus:

Toiminnanohjausjärjestelmä voidaan myöhemmin ottaa käyttöön myös muilla TeeSe Botnia Oy:n omistaja-asiakkailla (loppuasiakkailla). Lisätiedot TeeSe Botniasta ja sen asiakkaista on tarjouspyynnön kohdassa "Muut tiedot - Hankintayksikön esittely".

Tilaaja ja loppuasiakkaat varaavat mahdollisuuden tilata valitulta toimittajalta sopimuksen perusteella erikseen ja tarpeen mukaan sopimuksen kohteen toteuttamiseksi tarpeellisia palveluita, ohjelmistoja, ohjelmistopäivityksiä ja laitteita sekä jatkokehitystä, koulutusta, konsultointia ja muita sopimuksen kohteeseen liittyviä asiantuntijapalveluita.

Tarjouspyynnön liitteen 2 Toiminnanohjausjärjestelmä - Vaatimusmäärittelyt välilehdellä 1. Hinnoittelu, tarjoajan on hinnoiteltava jatkokehittämisen ja koulutuspalveluiden hinnat sekä muut liitteellä kysytyt tarjoajan tarjoamat optiot. Myöhemmin voidaan ottaa käyttöön myös optiona materiaalihallinto ja hankinnasta maksuun – toiminnallisuus.

Osan nimi: Optiona Materiaalihallinto ja hankinnasta maksuun – toiminnallisuus
Osan numero: 2
Lyhyt kuvaus:

Liittymärajapinnat tehdään tapauskohtaisesti joko erillisliittyminä tai hyödyntämällä palveluväylä¬ratkaisua. Järjestelmän käyttöoikeuksien on toimittava roolipohjaisesti, joka mahdollistaa tietojen näkymisen ja käsittelyn rajaamisen kunkin käyttäjän työroolin mukaiseksi.

Oikeudelliset, taloudelliset, rahoitukselliset ja tekniset tiedot
Osallistumisehdot
Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa: Vaatimukset hankintaa koskevissa asiakirjoissa määritetyn mukaisesti
Sopimuksen toteuttaminen
Sopimuksen täytäntöönpanoehdot:

Sopimuksen toteuttamiseen liittyvät ehdot on esitetty tarjouspyynnön liitteissä 1. Hankinnan kohteen ja toimintaympäristön kuvaus, 2. Toiminnanohjausjärjestelmä – Vaatimusmäärittely, 3. Tietoturvallisuusliite, 4. Henkilötietojen käsittelyn ehdot, 5. Palvelutasosopimus (SLA), 6. Palvelusopimusluonnoksessa ja 7. Loppuasiakassopimusluonnoksessa, jotka tarjoajan on hyväksyttävä sellaisinaan.

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Puitejärjestelyn perustelut:

Sopimus solmitaan toistaiseksi voimassa olevana. Sopimusaika voi olla pidempi kuin neljä (4) vuotta, sillä hankinnan kohteena on tilaajalta ja toimittajalta merkittäviä alkuvaiheen resursseja vaativa tietojärjestelmän toimitus- ja käyttöönottoprojekti sekä mm. järjestelmän pitkäaikaiset jatkokehitys-, tuki- ja ylläpitopalvelut.

Perustelu yli neljä vuotta kestävälle puitejärjestelylle:

Tarjousten vastaanottoaika: 12:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 12 kuukautta
Tarjousten avauspäivä: 2022-08-22 📅
Tarjousten avausaika: 12:01
Paikka: Avaustilaisuus ei ole julkinen.
Tarjousten avaamisaika voi olla myös muu kuin edellä ilmoitettu ajankohta tarjousajan päättymisen jälkeen.

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 2859365-3
Hankintaviranomaisen nimi: Vaasan kaupunki ("Loppuasiakas")
Kansallinen rekisterinumero: 0209602-6
Postiosoite: PL 3
Maa: Pohjanmaa 🏙️
Muu hankintaviranomaisen tyyppi: Tekninen tukipalveluyhtiö ja yhteishankintayksikkö
Yhteystiedot
Sähköposti: hankintapalvelut@vaasa.fi 📧
Internetosoite: http://www.vaasa.fi 🌏
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/teese?id=407222&tpk=ad965286-cd52-4095-85d9-24c8f446b149 🌏

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2022/S 130-369660 (2022-07-05)

Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2022-10-17)
Kohde
Hankinnan laajuus
Hankinnan kokonaisarvo: 700 000 EUR 💰
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta
Myöntämisperusteet
Alin hinta

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2022-10-17 📅
Julkaisupäivä: 2022-10-21 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2022/S 204-581239
Viittaa ilmoitukseen: 2022/S 130-369660
EUVL-S-numero: 204

Sopimuksen tekeminen
Sopimuksen tekemispäivä: 2022-10-06 📅
Nimi: Abilita Oy Ab
Kansallinen rekisterinumero: 0794748-3
Postiosoite: Paul Hallvarin katu 1
Postitoimipaikka: Pietarsaari
Postinumero: 68600
Maa: Suomi 🇫🇮
Länsi-Suomi 🏙️
Hankinnan kokonaisarvo: 700 000 EUR 💰
Tietoa tarjouskilpailuista
Saatujen tarjousten määrä: 1
Lähde: OJS 2022/S 204-581239 (2022-10-17)

Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕

Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki (>20 uudet hankinnat)