Sähköinen arkisto- ja tiedonohjausratkaisu ja asiakirjojen digitointi- eli skannauspalvelu

Sarastia Oy

Hankinnan kohteena ovat sähköinen Kansallisarkiston viimeisimmän SÄHKE2-standardin mukainen arkisto- ja tiedonohjausratkaisu sekä fyysisten asiakirjojen digitointi- eli skannauspalvelu Sarastia Oy:n asiakkaille. Sarastia Oy toimii yhteishankintayksikkönä ja kilpailuttaa hankinnan sen omistajille ja asiakkaille.
Sarastia Oy:n asiakkaiden asiakirjoja tulee voida arkistoida SÄHKE2-standardin sähköiseen arkistoon suoraan asiakkaan eri järjestelmistä sekä erillisinä yksittäisinä ja massavienteinä. Lisäksi arkistoon tulee voida arkistoida digitaalista aineistoa ilman SÄHKE2-standardin mukaisuutta. Sähköiseen arkistoon tulee voida digitoida fyysisiä asiakirjoja palveluna.
Hankinnassa tulee erityisesti huomioida kulloinkin ajantasaiset lait, mm. Arkistolaki, Kirjanpitolaki, Julkisen hallinnon tiedonhallintalaki sekä Digitaalisten palvelujen tarjoamista koskeva laki. Lisäksi tarjoajien tulee noudattaa Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2015) sekä Tiedonhallintalautakunnan suosituksia ja ohjeita (esim. Turvallisuusluokiteltavien asiakirjojen käsittely pilvipalveluissa, Suositus asiankäsittelyn metatiedoista, Suositus turvallisuusluokiteltavien asiakirjojen käsittelystä, Suositus tiedonhallintamallista, Suositus asiakirjajulkisuuskuvauksen laatimisesta, Suositus teknisistä rajapinnoista ja katseluyhteyksistä sekä muista tätä hankintaa koskevista suosituksista ja ohjeista). Lisäksi tarjoajan tulee tuntea VAHTI 1/2013 ohjeistus perustason PAKOLLISTEN vaatimusten osalta, joita sopimuskaudella edellytetään.
Kilpailutuksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus ja vertailuperusteena paras hintalaatusuhde.
Hankintasopimus on toistaiseksi voimassa oleva. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta hankintayksikön ja valitun toimittajan välille, vaan sopimuskausi astuu voimaan aikaisintaan sitten, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman, tai kun markkinaoikeus on antanut sopimukselle täytäntöönpanoluvan, ja kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. Mikäli sopimuksen synty viivästyy valitusta tarjoajasta johtuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on hankintayksiköllä oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. Sopimuksen irtisanomisaika on molempien sopijapuolten ja hankintaan sitoutuneiden Sarastian asiakasyhteisöjen (myöhemmin tilaaja) osalta kuusi (6) kuukautta.
Tarjottujen tuotteiden ja palveluiden on täytettävä tämän tarjouspyynnön ehdot ja vaatimukset. Kaikki hinnat on annettava ilman arvonlisäveroa (ALV 0%).

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2022-04-11. Hankinta julkaistiin 2022-03-09.

Kuka? Mitä? Missä?
Hankintojen historia
Päivämäärä Asiakirja
2022-03-09 hankintailmoitus
hankintailmoitus (2022-03-09)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Datapalvelut
Lyhyt kuvaus:
Hankinnan kohteena ovat sähköinen Kansallisarkiston viimeisimmän SÄHKE2-standardin mukainen arkisto- ja tiedonohjausratkaisu sekä fyysisten asiakirjojen digitointi- eli skannauspalvelu Sarastia Oy:n asiakkaille. Sarastia Oy toimii yhteishankintayksikkönä ja kilpailuttaa hankinnan sen omistajille ja asiakkaille. Sarastia Oy:n asiakkaiden asiakirjoja tulee voida arkistoida SÄHKE2-standardin sähköiseen arkistoon suoraan asiakkaan eri järjestelmistä sekä erillisinä yksittäisinä ja massavienteinä. Lisäksi arkistoon tulee voida arkistoida digitaalista aineistoa ilman SÄHKE2-standardin mukaisuutta. Sähköiseen arkistoon tulee voida digitoida fyysisiä asiakirjoja palveluna. Hankinnassa tulee erityisesti huomioida kulloinkin ajantasaiset lait, mm. Arkistolaki, Kirjanpitolaki, Julkisen hallinnon tiedonhallintalaki sekä Digitaalisten palvelujen tarjoamista koskeva laki. Lisäksi tarjoajien tulee noudattaa Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2015) sekä Tiedonhallintalautakunnan suosituksia ja ohjeita (esim. Turvallisuusluokiteltavien asiakirjojen käsittely pilvipalveluissa, Suositus asiankäsittelyn metatiedoista, Suositus turvallisuusluokiteltavien asiakirjojen käsittelystä, Suositus tiedonhallintamallista, Suositus asiakirjajulkisuuskuvauksen laatimisesta, Suositus teknisistä rajapinnoista ja katseluyhteyksistä sekä muista tätä hankintaa koskevista suosituksista ja ohjeista). Lisäksi tarjoajan tulee tuntea VAHTI 1/2013 ohjeistus perustason PAKOLLISTEN vaatimusten osalta, joita sopimuskaudella edellytetään. Kilpailutuksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus ja vertailuperusteena paras hintalaatusuhde. Hankintasopimus on toistaiseksi voimassa oleva. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta hankintayksikön ja valitun toimittajan välille, vaan sopimuskausi astuu voimaan aikaisintaan sitten, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman, tai kun markkinaoikeus on antanut sopimukselle täytäntöönpanoluvan, ja kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. Mikäli sopimuksen synty viivästyy valitusta tarjoajasta johtuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on hankintayksiköllä oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. Sopimuksen irtisanomisaika on molempien sopijapuolten ja hankintaan sitoutuneiden Sarastian asiakasyhteisöjen (myöhemmin tilaaja) osalta kuusi (6) kuukautta. Tarjottujen tuotteiden ja palveluiden on täytettävä tämän tarjouspyynnön ehdot ja vaatimukset. Kaikki hinnat on annettava ilman arvonlisäveroa (ALV 0%).
Näytä lisää
Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Datapalvelut 📦
Lisä-CPV-koodi: Tietokoneverkkopalvelut 📦
Datapalvelut 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Suomi/Finland 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Julkisoikeudellinen yhteisö
Hankintaviranomaisen nimi: Sarastia Oy
Postiosoite: Palokunnankatu 26, 3. krs.
Postinumero: 13100
Postitoimipaikka: Hämeenlinna
Yhteystiedot
Internetosoite: http://www.sarastia.fi 🌏
Sähköposti: tero.niemisto@sarastia.fi 📧
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/taitoa?id=316165&tpk=02c3a7d6-fcda-428d-9d80-d6a9f6009a9e 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/taitoa?id=316165&tpk=02c3a7d6-fcda-428d-9d80-d6a9f6009a9e 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2022-03-09 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2022-04-11 📅
Julkaisupäivä: 2022-03-14 📅
Aloituspäivä: 2022-05-01 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2022/S 051-133054
EUVL-S-numero: 51
Lisätietoja
Lisätietoja hankinnan palvelukuvauksessa ja sopimusluonnoksessa liitteineen.

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:
Hankinnan kohteena ovat sähköinen Kansallisarkiston viimeisimmän SÄHKE2-standardin mukainen arkisto- ja tiedonohjausratkaisu sekä fyysisten asiakirjojen digitointi- eli skannauspalvelu Sarastia Oy:n asiakkaille. Sarastia Oy toimii yhteishankintayksikkönä ja kilpailuttaa hankinnan sen omistajille ja asiakkaille.
Näytä lisää
Sarastia Oy:n asiakkaiden asiakirjoja tulee voida arkistoida SÄHKE2-standardin sähköiseen arkistoon suoraan asiakkaan eri järjestelmistä sekä erillisinä yksittäisinä ja massavienteinä. Lisäksi arkistoon tulee voida arkistoida digitaalista aineistoa ilman SÄHKE2-standardin mukaisuutta. Sähköiseen arkistoon tulee voida digitoida fyysisiä asiakirjoja palveluna.
Näytä lisää
Hankinnassa tulee erityisesti huomioida kulloinkin ajantasaiset lait, mm. Arkistolaki, Kirjanpitolaki, Julkisen hallinnon tiedonhallintalaki sekä Digitaalisten palvelujen tarjoamista koskeva laki. Lisäksi tarjoajien tulee noudattaa Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2015) sekä Tiedonhallintalautakunnan suosituksia ja ohjeita (esim. Turvallisuusluokiteltavien asiakirjojen käsittely pilvipalveluissa, Suositus asiankäsittelyn metatiedoista, Suositus turvallisuusluokiteltavien asiakirjojen käsittelystä, Suositus tiedonhallintamallista, Suositus asiakirjajulkisuuskuvauksen laatimisesta, Suositus teknisistä rajapinnoista ja katseluyhteyksistä sekä muista tätä hankintaa koskevista suosituksista ja ohjeista). Lisäksi tarjoajan tulee tuntea VAHTI 1/2013 ohjeistus perustason PAKOLLISTEN vaatimusten osalta, joita sopimuskaudella edellytetään.
Näytä lisää
Kilpailutuksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus ja vertailuperusteena paras hintalaatusuhde.
Hankintasopimus on toistaiseksi voimassa oleva. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta hankintayksikön ja valitun toimittajan välille, vaan sopimuskausi astuu voimaan aikaisintaan sitten, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman, tai kun markkinaoikeus on antanut sopimukselle täytäntöönpanoluvan, ja kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. Mikäli sopimuksen synty viivästyy valitusta tarjoajasta johtuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on hankintayksiköllä oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. Sopimuksen irtisanomisaika on molempien sopijapuolten ja hankintaan sitoutuneiden Sarastian asiakasyhteisöjen (myöhemmin tilaaja) osalta kuusi (6) kuukautta.
Näytä lisää
Tarjottujen tuotteiden ja palveluiden on täytettävä tämän tarjouspyynnön ehdot ja vaatimukset. Kaikki hinnat on annettava ilman arvonlisäveroa (ALV 0%).
Arvioitu kokonaisarvo: 5 000 000 EUR 💰
Tietoa eristä:
Mikäli molempien osakokonaisuuksien toimittajaksi valitaan sama tarjoaja, pidättää hankintayksikkö oikeuden muodostaa molemmista osakokonaisuuksista yksi sopimus valitun toimittajan kanssa.
Osan nimi: Sähköinen arkistoratkaisu tiedonohjauksella
Osan numero: 1
Lyhyt kuvaus:
Tämä osakokonaisuus koskee pilvipalveluna hankittavaa sähköisen arkistoinnin ja tiedonohjauksen ratkaisua yhteishankintayksikön asiakkaille ns. avaimet käteen -periaatteella tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Tiedonohjausratkaisun tulee integroitua sähköiseen arkistointiin saumattomasti ja oletusarvoisesti. Sähköisen arkiston materiaali perii metatiedon kulloinkin asiakaskohtaisesta tiedonohjausratkaisusta/-ratkaisuista (ts. tilaajalla on oma TOS, joka tulee voida integroida sähköiseen arkistoratkaisuun saumattomasti ja oletusarvoisesti).
Näytä lisää
Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: 1 000 000 EUR 💰
Uudistusten kuvaus:
Sopimus laaditaan toistaiseksi voimassaolevana, tilaajan puolelta kuuden (6) kuukauden, tarjoajan puolelta 12 kuukauden irtisanomisajalla. Koska järjestelmäteknisesti asiaa ei voida kilpailutusjärjestelmässä ilmoittaa, on se ilmoitettu tässä kohdassa tarjouspyyntöä.
Näytä lisää
Lisäksi sopimuskausi voi alkaa ennen 1.5.2022 mikäli hankintapäätös ja sopimusneuvottelut ovat lainvoimaisia ennen em. ajankohtaa.
Vaihtoehtojen kuvaus:
Lisähankinnoilla tarkoitetaan tässä sopimuksessa kaikkia sellaisia palveluita, jotka oleellisesti liittyvät sähköisen arkistointiratkaisun, tiedonohjausratkaisun sekä asiakirjojen digitoinnin toteutukseen, joita ei ole voitu ennakoita kilpailutusvaiheessa riittävällä tarkkuudella. Tällaisia seikkoja ovat esim. järjestelmäalustan vaihtuminen tilaajasta ja tarjoajasta johtumattomista syistä, jotka muodostavat esim. uuden käyttäjälisenssikustannuksen, käyttökoulutuksen jne. Sopimukselle voidaan myös lisätä korvaava ratkaisu / palvelu mikäli se täyttää tarjouspyynnön vaatimukset ja ehdot.
Näytä lisää
Lisähankinnalla EI tarkoiteta kokonaan uuden tai erillisen ratkaisun / palvelun hankintaa. Ts. tämän tarjouspyynnön mukaista sopimusta ei voida laajentaa koskemaan sähköisen arkiston, tiedonohjausratkaisun ja asiakirjojen digitointipalveluiden ulkopuolisia toteutuksia.
Näytä lisää
Lisätietoja: Lisätietoja hankinnan palvelukuvauksessa ja sopimusluonnoksessa liitteineen.
Osan nimi: Asiakirjojen digitointi- eli skannauspalvelu
Osan numero: 2
Lyhyt kuvaus:
Tämä osakokonaisuus koskee palveluna hankittavaa fyysisten asiakirjojen digitointi- ja skannauspalvelua. Lisätietoja tarjouspyynnöstä ja sen liitetiedostoista. Hankintayksikkö korostaa, että tarjoaja huomioi digitointityön laadun (tiedon eheys, luotettavuus, kuvanparannus, OCR tekstintunnistus, tietoturva) osana hävittämiseen tähtäävää digitointia / arkistointia.
Näytä lisää
Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa: 250 000 EUR 💰

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 12:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 2023-04-11 📅
Tarjousten avauspäivä: 2022-04-11 📅
Tarjousten avausaika: 12:01
Paikka: Sarastia Oy, Hämeenlinna
Lisätietoja: Sarastia Oy:n hankinta-asiantuntija(t), avaustilaisuus ei ole julkinen.
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Ominaisuudet ja laatu
Laatukriteeri (painotus): 45
Hinta (painotus): 55
Laatukriteeri (painotus): 30
Hinta (painotus): 70

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 2360731-5
Hankintaviranomaisen nimi: Nurmijärven kunta
Kansallinen rekisterinumero: 9014643-2
Postitoimipaikka: Nurmijärvi
Maa: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Hankintaviranomaisen nimi: Hollolan kunta
Kansallinen rekisterinumero: 0146248-5
Postitoimipaikka: Hollola
Maa: Päijät-Häme 🏙️
Hankintaviranomaisen nimi: Sipoon kunta
Kansallinen rekisterinumero: 0203533-8
Postitoimipaikka: Sipoo
Maa: Helsinki-Uusimaa 🏙️
Hankintaviranomaisen nimi: Lahden kaupunki
Kansallinen rekisterinumero: 0149669-3
Postitoimipaikka: Lahti
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Tero Niemistö
Sähköposti: hankinta@sarastia.fi 📧
Internetosoite: http://www.nurmijarvi.fi/ 🌏
: http://www.hollola.fi 🌏
: http://www.sipoo.fi/ 🌏
: http://www.lahti.fi/ 🌏
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/taitoa?id=316165&tpk=02c3a7d6-fcda-428d-9d80-d6a9f6009a9e 🌏

Viite
Lisätietoja
Tämän tarjouspyynnön perusteella Sarastia Oy:n asiakkaille muodostuu luotettava sopimuskumppani / luotettavat sopimuskumppanit toteuttamaan sähköisen arkistoinnin, tiedonohjauksen ja digitointipalveluiden ratkaisuja ns. avaimet käteen -periaatteella. Asiakas edellyttää, että järjestelmät ja sovellukset ovat sopimuskumppanin vastuulla, joihin asiakas hankkii käyttöoikeuden tarjouspyynnön, solmittavan sopimuksen / solmittavien sopimuksien ja tarjoajan käyttöehtojen mukaisesti.
Näytä lisää
Tällä ilmoituksella on liitteitä/linkkejä osoitteessa https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/public/procurement/67011/notice/95438

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00520
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2022/S 051-133054 (2022-03-09)
Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕
Aiheeseen liittyvät haut 🔍
Alue:
Suomi/Finland Manner-Suomi Helsinki-Uusimaa Helsinki-Uusimaa Etelä-Suomi Päijät-Häme
Tuotteet/palvelut:
Tietotekniset palvelut: neuvonta,... Datapalvelut Tietokoneverkkopalvelut