Rekrytointikumppanin haku (rekrytointipalvelut ja -järjestelmä)

Lyhyt kuvaus

Hämeenlinnan kaupunki (jatkossa myös hankintayksikkö / tilaaja) pyytää tarjoustanne rekrytointipalveluista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Sopimuskumppaniksi valitaan yksi tarjoaja.
Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta.
Hankinnan ennakoitu vuosittainen arvonlisäveroton arvo on noin 40 000 - 80 000 euroa. Arvo on arvioitu siten, että rekrytointeja olisi keskimäärin noin 170-180 per vuosi (1.1.2023 alkaen) ja yhden rekrytoinnin keskimääräinen kustannus olisi noin 100-300 euroa. Lisäksi arvoon on arvioitu muuta palvelua vuositasolla enintään 20 000 euroa. Todellinen vuosiarvo voi olla pienempi tai suurempi. Kyseessä on arvio, joka ei sido hankintayksikköä. Hankintayksikkö tekee tilauksia hankintatarpeen ilmetessä ja määrärahojensa puitteissa. Hankinta ei sisällä määräostovelvoitetta hankintayksikölle.
Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska se ei ole tarkoituksenmukaista. Hankintayksikkö tarvitsee sopimuskumppanin, joka tuottaa kokonaispalvelua. Sopimuskumppani voi kuitenkin hankkia tarjouspyynnön mukaisesta kokonaisuudesta osan alihankintana. Hankinnassa ovat optiona Hämeenlinnan kaupungin tytäryhteisöt.

Hankinnan kuvaus

NYKYTILAN KUVAUS
Hämeenlinnan kaupungin rekrytointi perustuu nykyisellään hallinnolliseen järjestelmään sekä manuaaliseen lähijohtajien ja hallintohenkilöstön työhön. Nykyinen palveluntuottaja ylläpitää rekrytointijärjestelmää ja käyttöoikeuksia, sopii hakijoiden rekrytointikeskusteluajat ja hoitaa järjestelmän kautta massaviestinnän hakijoille, sekä viranhaltijapäätökset virkaa hakeneille ja tarvittaessa postituksen virkaan valinnoista. Lisäksi kumppani toimittaa kaupungin asiakirjajärjestelmään kuuluvat rekrytointiasiakirjat, joita ovat muun muassa työpaikkailmoitus ja hakijayhteenveto, sekä virkojen osalta viranhaltijapäätökset.
Nykyisestä järjestelmästä on integraatio TE-palveluihin sekä kaupungin verkkosivuille, joista jälkimmäinen on hallintosäännön mukainen edellytys työpaikan julkiselle haulle.
HANKINNAN TAVOITTEET
Hankinnan tavoitteena on saada Hämeenlinnan kaupungin käyttöön monipuoliset ja joustavat rekrytointipalvelut. Sopimuskumppanin tulee olla rekrytoinnin huippuosaaja ja ymmärtää muuttuvien työnhakumarkkinoiden tarpeet. Rekrytointikumppani valmentaa kaupungin hr-palveluiden asiantuntijoita ja lähijohtajia tekemään vaikuttavaa työnhakijaviestintää ja -markkinointia, sekä tuottamaan laadukasta rekrytointikokemusta. Kumppani toimii myös asiantuntijana tukien lähijohtajia erilaisten rekrytointikampanjoiden toteuttamisessa ja innovoi uusia rekrytointikokeiluja.
Palveluita tukee rekrytointijärjestelmä, joka on sekä hakija- että työnantajanäkökulmasta helppokäyttöinen, tietoturvallinen ja luotettava, ja jonka mobiilikäyttö on mahdollista.
Hakijan tulee saada nykyisellään hakea työpaikkaa mobiilisti. Järjestelmään tulee pystyä kirjaamaan tietoja riittävällä tarkkuudella ilman CV-tietojen toistamista. Järjestelmään on mahdollista kuitenkin liittää hakukirje, CV, video, jne.
Järjestelmässä hyödynnetään automatiikkaa, joka luokittelee hakijoita hakijoiden antamien tietojen mukaisesti tehtävään sopivuuden mukaan (esimerkiksi virkasuhteissa kelpoisuusehtojen täyttyminen). Lisäksi järjestelmä auttaa lähijohtajaa koko rekrytointiprosessin vaiheissa, mahdollistamalla hakijoihin liittyvät kommentit ja lisätietojen kirjaukset rekrytointikeskusteluista tai muusta välivaiheen viestinnästä. Järjestelmän tulee mahdollistaa joukkohakujen toteuttaminen, kun samaan tehtävään haetaan tekijöitä eri yksiköihin samanaikaisesti useamman lähijohtajan toimesta. Kumppani sitoutuu järjestelmän aktiiviseen kehittämiseen ja asiakaskohtainen räätälöinti tulee olla sujuvaa.
Nykyisestä palvelusta halutaan säilyttää myös tulevassa palvelussa TE-sivujen ja kaupungin verkkosivujen integraatio, rekrytointiasiakirjojen saanti joko palveluna, tai suoraan järjestelmästä, sekä käyttäjätunnusten hallinta. Edellä kuvatut halutaan automatisoidusti integraationa.
HUOM!
Tarjoajille korostetaan sitä, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1-2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta).

Arvioitu aikataulu uusien ilmoitusten julkaisemiselle

Kyse ei ole sillä tavalla toistuvasta hankinnasta, että hankinnasta julkaistaisiin uusia hankintailmoituksia sopimuskauden aikana. Rekrytointipalveluita tilataan sopimuskaudella tarpeen mukaan.