Ostolaskujärjestelmä SaaS-palveluna Kuntien Hetapalvelut Oy

Kuntien Hetapalvelut Oy

Monetra Oulu Oy, hankintapalvelut pyytää tarjoustanne Kuntien Hetapalvelut Oy:lle (jäljempänä myös "tilaaja") tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.
Hankinnan kohteena on kokonaisratkaisu, joka käsittää ostolaskujen sähköisen käsittelyn, maksun ja ostoreskontran järjestelmä SaaS-palveluna tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatulla tavalla. Tavoitteena on hankkia järjestelmä SaaS -palveluna, jolla Kuntien Hetapalvelut Oy tarjoaa ostolaskujen käsittelyn järjestelmäpalveluita asiakkailleen. Kuntien Hetapalvelut Oy hankkii järjestelmän itselleen, ja käyttää sitä osana taloushallinnon palvelutuotantoaan. Hankinta toteutetaan yhdeltä toimittajalta kokonaispalveluna.
Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Sopimuskausi on toistaiseksi voimassa oleva, ja se on suunniteltu alkavaksi 1.3.2023 valitun toimittajan kanssa, mutta aika on arvio eikä tilaaja sitoudu siihen.
Hankinnasta julkaistiin ennakkoilmoitus hankintailmoitukset.fi ja tarjouspalvelu.fi:ssä 8.9.2022 Ennakkoilmoitus: Ostolaskujärjestelmä SaaS-palveluna Kuntien Hetapalvelut Oy:lle (2022-107799).

Määräaika

Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 2023-01-20. Hankinta julkaistiin 2022-12-16.

Kuka? Mitä? Missä?
Hankintojen historia
Päivämäärä Asiakirja
2022-12-16 hankintailmoitus
2022-12-29 Ilmoitus tehdystä sopimuksesta
hankintailmoitus (2022-12-16)
Kohde
Hankinnan laajuus
Otsikko: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
Viitenumero: Monetra E8/2022
Lyhyt kuvaus:
Monetra Oulu Oy, hankintapalvelut pyytää tarjoustanne Kuntien Hetapalvelut Oy:lle (jäljempänä myös "tilaaja") tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan kohteena on kokonaisratkaisu, joka käsittää ostolaskujen sähköisen käsittelyn, maksun ja ostoreskontran järjestelmä SaaS-palveluna tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatulla tavalla. Tavoitteena on hankkia järjestelmä SaaS -palveluna, jolla Kuntien Hetapalvelut Oy tarjoaa ostolaskujen käsittelyn järjestelmäpalveluita asiakkailleen. Kuntien Hetapalvelut Oy hankkii järjestelmän itselleen, ja käyttää sitä osana taloushallinnon palvelutuotantoaan. Hankinta toteutetaan yhdeltä toimittajalta kokonaispalveluna. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Sopimuskausi on toistaiseksi voimassa oleva, ja se on suunniteltu alkavaksi 1.3.2023 valitun toimittajan kanssa, mutta aika on arvio eikä tilaaja sitoudu siihen. Hankinnasta julkaistiin ennakkoilmoitus hankintailmoitukset.fi ja tarjouspalvelu.fi:ssä 8.9.2022 Ennakkoilmoitus: Ostolaskujärjestelmä SaaS-palveluna Kuntien Hetapalvelut Oy:lle (2022-107799).
Näytä lisää
Ilmoituksen metatiedot
Alkukieli: suomi 🗣️
Asiakirjatyyppi: hankintailmoitus
Sopimuksen luonne: Palvelut
Asetus: Euroopan unioni ja WTO-maat
Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV)
Koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Lisä-CPV-koodi: Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki 📦
Suorituspaikka
NUTS-alue: Pohjois-Pohjanmaa 🏙️

Menettely
Menettelyn tyyppi: Avoin menettely
Tarjouksen tyyppi: Tarjous koskee kaikkia eriä
Myöntämisperusteet
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Maa: Suomi 🇫🇮
Hankintaviranomaisen tyyppi: Alue- tai paikallistason virasto/laitos
Hankintaviranomaisen nimi: Kuntien Hetapalvelut Oy
Postiosoite: Rautatiekatu 21
Postinumero: 84100
Postitoimipaikka: Ylivieska
Yhteystiedot
Internetosoite: https://www.monetra.fi/oulu 🌏
Sähköposti: hankintapalvelut_noreply@monetra.fi 📧
Puhelin: +358 401454701 📞
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/monetra?id=413127&tpk=f7e38854-5f7d-4a34-8fc0-21124d20f0b9 🌏
Osallistumisen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/monetra?id=413127&tpk=f7e38854-5f7d-4a34-8fc0-21124d20f0b9 🌏

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2022-12-16 📅
Tarjousten jättämisen määräaika: 2023-01-20 📅
Julkaisupäivä: 2022-12-21 📅
Aloituspäivä: 2023-03-01 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2022/S 246-712254
Viittaa ilmoitukseen: 2022/S 174-491597
EUVL-S-numero: 246
Lisätietoja
Tarjousten avausajankohta on ilmoitettu sitoumuksitta. Tarjoukset voidaan avata myös ilmoitetun ajankohdan jälkeen. Avaustilaisuus ei ole julkinen.

Kohde
Hankinnan laajuus
Lyhyt kuvaus:
Monetra Oulu Oy, hankintapalvelut pyytää tarjoustanne Kuntien Hetapalvelut Oy:lle (jäljempänä myös "tilaaja") tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.
Hankinnan kohteena on kokonaisratkaisu, joka käsittää ostolaskujen sähköisen käsittelyn, maksun ja ostoreskontran järjestelmä SaaS-palveluna tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatulla tavalla. Tavoitteena on hankkia järjestelmä SaaS -palveluna, jolla Kuntien Hetapalvelut Oy tarjoaa ostolaskujen käsittelyn järjestelmäpalveluita asiakkailleen. Kuntien Hetapalvelut Oy hankkii järjestelmän itselleen, ja käyttää sitä osana taloushallinnon palvelutuotantoaan. Hankinta toteutetaan yhdeltä toimittajalta kokonaispalveluna.
Näytä lisää
Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Sopimuskausi on toistaiseksi voimassa oleva, ja se on suunniteltu alkavaksi 1.3.2023 valitun toimittajan kanssa, mutta aika on arvio eikä tilaaja sitoudu siihen.
Hankinnasta julkaistiin ennakkoilmoitus hankintailmoitukset.fi ja tarjouspalvelu.fi:ssä 8.9.2022 Ennakkoilmoitus: Ostolaskujärjestelmä SaaS-palveluna Kuntien Hetapalvelut Oy:lle (2022-107799).
Arvioitu kokonaisarvo: 450 000 EUR 💰
Lyhyt kuvaus:
HETA on kuntien ja kaupunkien omistama henkilöstö- ja taloushallintoon keskittynyt osakeyhtiö. Tällä hetkellä HETAn omistajia ovat Peruspalvelukuntayhtymä Kallio, Alavieskan kunta, Nivalan kaupunki, Sievin kunta, Kärsämäen kunta, Ylivieskan kaupunki, Siikalatvan kunta, Toholammin kunta, Pyhännän kunta, Hausjärven kunta, Lopen kunta, Rauman kaupunki ja Lestijärven kunta. HETAn toimipisteet sijaitsevat Ylivieskassa ja Nivalassa.
Näytä lisää
Ostolaskujärjestelmän tulee tukea moniasiakasympäristöä, jossa toimii useita toisistaan riippumattomia tahoja ja järjestelmän täytyy myös skaalautua erikokoisten asiakkaiden tarpeisiin.
Hankintaan tulee kuulumaan järjestelmän toteuttamiseen, mukauttamiseen ja ylläpitoon liittyviä asiantuntijapalveluja.
Aikataulu on arvio. Hankinta tullaan tekemään yhdeltä kokonaisvastuulliselta toimittajalta, joka pystyy toimittamaan kokonaisratkaisun pilvipalveluna (SaaS) hankintailmoituksessa ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti.
Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska tarkoitus on hankkia ostolasku -järjestelmä kokonaisratkaisuna siten, että sekä sen käyttöönottoon että ylläpitoon liittyvät palvelut ovat yhteensopivia ja että niiden hallittavuus tämän vuoksi on helppoa ja käytännöllistä.
Näytä lisää
Hankinnan tavoitteena on nimenomaan yhdistää tällä hetkellä loppuasiakkaiden eri järjestelmissä tapahtuvaa ostolaskujen käsittelyn hallintaa samaan, käyttökokemukseltaan yhdenmukaiseen kokonaisuuteen.
Järjestelmälle on asetettu vaatimusmäärittelyssä joitakin vähimmäisvaatimuksia (Liite 1.Pakolliset vaatimukset). Tarjoajaa kehotetaan tutustumaan huolellisesti tarjouspyyntöön ja sen liitteisiin.
Hankinnan kohteena oleva järjestelmä on Kuntien Hetapalvelut Oy:n käyttöön tuleva moniyritysympäristön mahdollistava valmisohjelmisto, joka parametroimalla ja vain vähäisellä ohjelmointityöllä (esim. järjestelmäliittymät) saatetaan vastaamaan tilaajan kuvaamia tarpeita.
Näytä lisää
Kuntien Hetapalveluissa käytettävät järjestelmät vaihtelevat alue- ja asiakaskohtaisesti eli ostolasku-järjestelmän tulee integroitua vaihteleviin järjestelmäympäristöihin palvelukeskusmallin vaatimukset huomioiden. Tavoitteena on, että tuleva ostolasku-järjestelmä kattaisi ostolaskujen tiliöintiin, tarkastukseen ja hyväksyntään liittyvät asiat ja vähentäisi manuaalista työtä.
Näytä lisää
Puitesopimus tehdään kilpailutuksen voittaneen toimijan kanssa kattamaan ensin käyttöönottovaihe, jonka jälkeen siirrytään vaiheittain jatkuvien palveluiden käytön piiriin.
Uudistusten kuvaus:
Hankintasopimus liitteineen astuu voimaan, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet ja on voimassa määräaikaisena sopimuksena neljä (4) vuotta ja sen jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassaolevana irtisanomisehdoin ilman erillistä ilmoitusta.
Näytä lisää
Vaihtoehtojen kuvaus:
Hankintaan sisältyy optiona Toimittajaportaali, eikä sille tarjottua hintaa vertailla.
Mikäli valitulla palveluntuottajalla on tarjota Toimittajaportaali, sen mahdollisesta käyttöönotosta tilaaja ja palveluntuottaja neuvottelevat keskenään myöhemmin.

Menettely
Oikeusperusta: 32014L0024
Tarjousten vastaanottoaika: 09:00
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan jättää: suomi 🗣️
Tarjouksen voimassaoloaika: 2023-03-31 📅
Tarjousten avauspäivä: 2023-01-20 📅
Tarjousten avausaika: 09:10
Paikka: Oulu
Lisätietoja:
Tarjousten avausajankohta on ilmoitettu sitoumuksitta. Tarjoukset voidaan avata myös ilmoitetun ajankohdan jälkeen. Avaustilaisuus ei ole julkinen.

Hankintaviranomainen
Tunnistetiedot
Kansallinen rekisterinumero: 2642777-4
Yhteystiedot
Yhteyspiste: Helena Räisänen
Asiakirjojen URL-osoite: https://tarjouspalvelu.fi/monetra?id=413127&tpk=f7e38854-5f7d-4a34-8fc0-21124d20f0b9 🌏

Viite
Lisätietoja
HANKINTAMENETTELY
Hankintamenettelyssä ei tulla hyväksymään osatarjouksia hankinnan luonteen vuoksi.
Rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjoaja voi jättää vain yhden tarjouksen.
Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska tarkoitus on hankkia ostolasku -järjestelmä kokonaisratkaisuna siten, että sekä sen käyttöönottoon että ylläpitoon liittyvät palvelut ovat yhteensopivia ja että niiden hallittavuus tämän vuoksi on helppoa ja käytännöllistä. Tavoitteena on hankkia kokonaisratkaisu yhdeltä toimittajalta sekä nimenomaan yhdistää tällä hetkellä loppuasiakkaiden eri järjestelmissä tapahtuvaa ostolaskujen käsittelyä samaan käyttökokemukseltaan yhdenmukaiseen kokonaisuuteen.
Näytä lisää
Hankinnassa lopullisen tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus.
Hankintaan sovelletaan Suomen julkisten hankintojen lainsäädäntöä.
Tarjouksen tekemisestä, esittelystä, neuvotteluista tai muusta kilpailutukseen osallistumisesta tai siihen liittyneistä toimenpiteistä ei makseta tarjoajille korvausta.
HANKINTAMENETTELYN KULKU
1. Tarjouspyynnön julkaiseminen
2. Tarjouspyynnöstä esitettyihin kysymyksiin vastaaminen
3. Tarjousten jättämisen määräaika
4. Tarjousten vertailu
5. Hankintapäätös ja päätöksestä ilmoittaminen
6. Hankintasopimuksen solmiminen, joka syntyy vasta sähköisen sopimuksen allekirjoittamisella.
LISÄTIEDOT - SANASTO JA KÄSITTEET
*Tilaaja - on Kuntien Hetapalvelut Oy
*Asiakas - on Kuntien Hetapalveluiden asiakkaat, joille tilaaja tuottaa taloushallinnon palveluita
*Ostolaskujärjestelmä - on järjestelmä, jolla Kuntien Hetapalvelut Oy tuottaa palveluita asiakkailleen
*Käyttöönotto - on sopimuksen mukainen toimitusprojekti, jossa ostolaskujärjestelmä otetaan tilaajan käyttöön pidemmän aikavälin kehittämis -ja ylläpitotavoitteiden mukaisesti
*Hankintasopimus - sopimuskokonaisuus, johon kuuluu Puitesopimus (sopimusjuridinen termi, ei hankintajuridinen), Toimitusprojektisopimus ja Palvelusopimus
*Puitesopimus - sopimus, jossa sovitaan sopimuskokonaisuuden yleisistä ehdoista
*Toimitusprojektisopimus - on järjestelmän toimituksesta ja käyttöönotosta tehtävä toimitussopimus, joka kattaa käyttöönottovaiheen
*Palvelusopimus - on sopimus järjestelmään liittyvästä palvelusta käyttöönottovaiheen jälkeen

Täydentävät tiedot
Arvostelurunko
Nimi: Markkinaoikeus
Postiosoite: Sörnäistenkatu 1
Postitoimipaikka: Helsinki
Postinumero: 00580
Maa: Suomi 🇫🇮
Puhelin: +358 295643300 📞
Sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi 📧
Internetosoite: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus 🌏
Lähde: OJS 2022/S 246-712254 (2022-12-16)
Ilmoitus tehdystä sopimuksesta (2022-12-29)
Kohde
Ilmoituksen metatiedot
Asiakirjatyyppi: Ilmoitus tehdystä sopimuksesta

Menettely
Tarjouksen tyyppi: Ei sovelleta

Viite
Päivämäärät
Lähetyspäivä: 2022-12-29 📅
Julkaisupäivä: 2023-01-03 📅
Tunnisteet
Ilmoituksen numero: 2023/S 002-003601
Viittaa ilmoitukseen: 2022/S 246-712254
EUVL-S-numero: 2
Lisätietoja
Tarjouspyynnön ja sen liitteiden ehtoihin tulee olennaisia muutoksia, jotka vaikuttavat tarjousten vertailuun ja tästä johtuen hankinta keskeytetään.

Menettely
Myöntämisperusteet
Laatukriteeri (nimi): Laatu
Laatukriteeri (painotus): 50
Hinta (painotus): 50
Lähde: OJS 2023/S 002-003601 (2022-12-29)
Uudet hankinnat asiaan liittyvissä luokissa 🆕
Aiheeseen liittyvät haut 🔍
Alue:
Suomi/Finland Manner-Suomi Pohjois- ja Itä-Suomi Pohjois-Pohjanmaa